远大：制度化生存

远大：制度化生存■本刊记者刘宏君抑扬在人们的眼中，坐落于长沙东郊的远大城如同“乌托邦”。在这里，有名曰“方舟”、“地中海会所”的宾馆；有名为“理想号”的船型的员工俱乐部；还有玻璃结构的金字塔型博物馆和欧式建筑的管理学院。整个工厂一尘不染，那种极度的整洁和秩序是绝对超乎想像的，你甚至见不到一个烟头或一张纸片。大面积的草坪在寒冬中依旧是一片碧绿，草坪里还有音乐系统，并装有地灯。也许你认为这一切似乎太夸张，甚至是“形式主义”，但你必须承认：实现和保持这种环境，不是任何一个企业随随便便就可以做到的。在它的背后，我们已经可以感觉到一个庞大而有效的制度体系的存在。【“我是一个非常严格的人”】“理想号”俱乐部的一楼是一个很大的自助餐厅，从总裁张跃到员工都在这里免费用餐。中餐和晚餐都是八菜一汤，虽然每天要变换花色，但都必须依据一套完整的“远大每周食谱”。餐厅职工必须遵守工作流程与行为规范；餐厅的操作间是透明的，所有人都可以透过玻璃窗看到他们的一举一动。就连员工的用餐时间也有严格的规定。这庞大且有效的制度化体系，是从1996年开始，由一个独立的制度化统筹委员会用了六年多的时间，才逐步建立起来的。“当你建立起一些基本的制度之后，你就会发现还有许多地方都需要规范，也就有了越来越多的制度。”远大总裁张跃说。从今天企业的规范化、制度化到直燃中央空调，似乎难以想像张跃早年学的是西洋油画——一个追求浪漫完美、富于创意的艺术专业。惟一让你有艺术遐想的是他的远大城的设计美轮美奂、精妙绝伦，可以说是张跃的杰作。但浓厚的艺术背景与现今远大这庞大的制度体系居然同出一身，的确让人匪夷所思。据张跃说这与他的个性有关：他从小就是一个做事严谨的人，就连写日记也要改上十遍，因此看到别人写信不用打草稿，他一直十分不解；在张跃当美术老师的时候，他也是像其他学科的教师一样认真备课，认真对每个学生进行摸底后才做出严格的教学计划，尽管学校没有任何要求；其后在他为别人画广告赚钱的时候，他也是一定详细问人家的打算，再把要求一笔一画的写下来，而且也一定要打草稿。“这些习惯是与生俱来的，我一直就是个非常严格的人。”张跃说。【可以失去机会，但不能错】1995年的时候，曾经发生过这样一件事：一台运料汽车在厂区里面漏了油，吃中餐的时候，几百名员工路过那里都看见了一大滩油迹。后来张跃也看到了，马上火冒三丈，下令以这件事情作为公司的典型教材，召开全体管理人员会议来谈这个问题。张跃认为：如果哪一天发现在远大的路面上有一摊油，或者有一摊泥土没有人去打扫，而又恰巧被正在上下班的几百名员工看见了，这将比远大一台机器发生重大质量事故还要严重！因为这会给员工留下一种印象：公司对质量要求不苛刻嘛！那么他在工作中间就可以随便一点，有意无意地可能就会多少犯一点错。试想，一千多个工人当中，七八百个工人都犯一点点错，这对企业的发展乃至生存意味着什么？如果在关键的时刻出这样的问题，整个企业都会被毁掉！所以必须严肃对待，也必须制订严格的制度。对这件事，人们至今仍然印象很深，因此类似的事情后来远大就再也没有发生过。张跃认为：“企业里的事情都是连贯的，哪一件做不好，它都会产生负面影响，无论这件事有多小！”所以，制度一定要严格。“像远大这样的制造企业，如果松散的话就会出问题，尤其像我们这样质量要求苛刻的产品，工作细腻和严谨应该说是它的生命。我们的员工是从四面八方来的，带着各式各样的个性、各式各样的想法、各式各样的习惯，如果说不把它统一、协调到一起，情况真的会很糟糕。”张跃认为万事求源。“每一个过程，尤其是每一个根本性的东西你不能错。你可以进步晚一点，你可以丧失一些机会，但你不能错。这一点我很固执。”【“没有制度是一定要败的”】张跃对制度的推崇确实到了固执，甚至偏执的地步。在远大，从生产到非生产，从大事到小事，每一项工作都精益求精、追求完美。比如：接待外来参观人员，事先要根据对象制定专门的、惟一的接待程序。我们参观团什么时候到哪里参观，由谁领路，参观多长时间，每一个环节都做出了计划，进行精心准备和安排。“我一直觉得一个企业最强的不是它的技术，制度才是决定你这个企业所有活动的基础。有没有完善的制度，对一个企业来说不是好和坏之分，而是成和败之分，要么成要么败！没有制度是一定要败的。”张跃说。张跃认为：如果企业没有制度，在某一段时间也许也能混下去，甚至在某一阶段、某一件事情上还会显得很有效率，但是从长远和整体上来看显然是不行的。所以领导者一定要非常投入地去建立制度体系，非常忘我地去维护这种体系。这种维护有时候是要有决心的，因为任何一件事情都会有负面的东西。也许会有某些事情因为制度不够科学和完备，结果照着做却做错了。但如果没有制度的话，错误犯得还会多一些。确实经常有人说：哎呀，这个制度是不是太苛刻了，你看这件事情就是因为这个制度的限制而办错了。但是我坚决认为这不是制度的错，如果说是它的错的话，那也是由于制度不够周密、不够完善、不够细致造成的。【“每个细节都要标准化”】在张跃眼中，企业整体的每一个活动都是可以无限细分到每一个员工的每一个动作上的，因此对每一个个体细节动作的程序化和标准化就显得异常重要。制度化的好处是降低了管理的成本，提高了效率。更重要的是，这套标准化制度体系减小了在信息传播和命令执行过程中因随意性而造成的损耗和误差。对于远大这种极其强调系统稳定性的工业企业来说，这种管理模式应该是它得以持续稳定发展的关键之一。至少，业务流程的标准化可以使员工在需要重复进行的工作中做到比以往不倒退。在远大，制度无所不包，就连在张跃父母家工作的保姆都有章可循。当我们应邀到他家做客时，他指着两位整齐婷立的姑娘说：“她们是负责家务卫生的。我对她们工作都有评定标准：窗台、书柜，每天擦两次，才能保持清净。”远大有一个独立的制度化统筹委员会，专门负责涉及日常管理方面的各类规章制度的编写，以及各类表格的修订。远大制度化文件涉及了每个远大人的工作、生活和行为规范。到目前为止，公司共有文件496份，计2873条、9000多款，共计60多万字,及应用表格669个，每份表格均附有填表方法、传递方式、批准程序、执行要求等，覆盖每一位员工的每一项活动。每个员工在企业里的每一项活动都可以随时找到相应的表格来指导执行。在车间有工位告示牌，告诉你工作流程、你所担负的责任、你需要完成的任务；在宿舍有环境及生活告示牌，告诉你清洁、用电和作息时间等；如果你要出差，你可以随手从表格箱里拿一张表格，上面有几十项目录：你该带什么东西，该做什么，该汇报什么，都一一注明。记者注意到，负责接待我们这次采访的王小姐，这一次最少也要填三张相应的表格。由于文件分类清晰、条款分明，任何人打开电脑或翻阅目录，只需极少时间就可查到所需的文件内容。而常用的表格可从设于生产、生活场所的数十个表格箱里信手取到；至于常规工作要求，则可从随处可见的“设备告示牌”、“环境告示牌”等看板上读到。【制度，不仅仅是老板的事】远大有关制度规定：不许明知文件有错而不更改，发现文件有错应立即修改，或边修改文件边按正确方法工作；任何人均可提出文件修改申请，履行审批手续后即可更改文件。在远大，制度的建立和完善不仅仅是公司领导和这个统筹委员会的事情，每位员工都直接或间接参与了文件的起草，任何人发现制度中的错误或感觉条文不合理时，都可以提出或参与文件的编制、更改。修改过的文件由相关部门领导审核，公司领导批准，资料室发放。公司制度化统筹委员会指导全过程。为适应公司内外情况的变化，远大公司对受控文件要进行年审，年审合格后方可使用；有的文件一年内甚至要改两三次。另外，某一个部门的创新、某一项技术的创新，只要涉及到相关部门，相关部门就会迅速对相关文件作出相应调整。当公司模式变化不大的时候文件改动得不多，而公司模式变化较大时改动得则比较多。但有一点：远大公司对与员工利益相关的东西和大的原则，不会轻易去动它。这一点会保持相对稳定。【企业文化就在制度里】张跃认为：“一个企业不想长久经营，制度可以不要；如果要长久经营，就必须要有制度；如果你永远是一个小企业，也不需要有制度。企业的制度与企业文化有着直接的因果关系，对待制度的态度是企业文化的重要内容。”当制度内涵未得到员工的心理认同时，制度只是管理者的“文化”，至多只反映管理原则和规范，对员工只是外在的约束。当制度内涵已被员工心理接受，并自觉遵守与维护而形成习惯时，制度也就凝固成为一种文化。在远大，一个普通的销售人员的发货程序是这样的：当客户付清预付款，就要向销售公司下“合同摘要”，“合同摘要”详细地列明了型号、特殊要求等机组情况以便工厂安排生产。接下来，每月15日编制的“机组发货计划表”，以及发货前提交的“准备发货通知单”都会不断提醒他要关注机组发货进程。而“远大供货三落实单”、“提货日期确认书”更要求他把发货及客户付款事宜彻底落实，以免出现任何差错和延迟而影响正常供货。远大的制度化管理在备件管理上也起到了很好的效果。“退库清单”、“发货清单”是备件进出的凭据，而每月20号据售后信息填制的“备件变动月报表”和25号上报的“服务部备件消耗汇总表”都是对一个月备件流动情况的最好反映。以上两个事例只是远大制度化管理的一小部分，但充分地说明了远大的工作流程和管理方法的严谨和精细。而这已经成为员工心中的习惯和原则，而以这些准则为中心的思想正是远大的经营理念。张跃认为：“如果一个企业能持续发展，就必须有它的文化。企业的行为主要表现在规定上面，对规定的重视应该高于一切。所以说想得再好，说得再好，不如写得好。这一点很多企业没有注意到，他们会以结果论英雄，但我以过程论英雄。我认为沉淀下来的东西才真正有价值，包括制度、文件、技术等等，是永远取之不尽的财富。”在他看来，企业的文化只有在人的尊严长河里顺流而下，才会源远流长。而这一切也是建立在制度基础上的。企业文化作为一种新型的管理方式所需要的是一个更为坚实的基础。企业文化建设中，一个符合企业价值观的制度环境是至关重要的。【制度之后的升华】张跃认为：企业管理除了要靠制度外，还必须讲究“自觉性”。后者可以依靠环境，因为人是无时无刻不受环境影响的。要求员工确保产品质量，光靠文件、图纸、质检员等是做不到的。而当员工看到若大的厂区每根草都是整齐的，每一条道路没有一丁点儿脏物，车间每一块地板都没有灰尘，生产、办公、生活设施见不到半点缺损、破旧时，员工们就会下意识觉得自己不能马虎对待手头上的工作。为了培养人们的自觉性，最近远大上下都在进行企业内部互信建设。张跃表示：“讲互信就必须对很多与互信相冲突的文件进行重新思考。比如：现在办一件事动不动就这个签字那个签字，能不能用一种简洁的手续完成大量的经济活动？能否做到几百万甚至上千万的付款都不用老板签字？我们要围绕互信去检查以往所有的制度，改掉不互信的那些规定。搞那么多人签字有什么必要呢？它带来的是互相猜疑，甚至都不负责任，因为大家都签了字嘛。所以以往的各种表格、各种文件要全面改，要将互信精神体现在各项制度中，走上人本的制度文明，纪律文化。”张跃认为：互信建设的目的并不是为了破除制度，而是要人们从内心完全接受这些制度，甚至不用想就会按规定做事。超出我们想像的是，张跃规定：“远大城所有东西都不上锁，包括小卖部、酒吧、员工咖啡厅，不上锁也不登记，全部用自助的方式，24小时开放。自己买东西自己刷卡拿走。”他愿意为此付出500万的代价，但公司自从采取小商品自取购货以来，一个小卖部、四个咖啡厅，比原来收款购物丢失率还要低。甚至新员工的军训也改为自愿。这样做的目的是将外部的规定变成内心的自律，也就消除了他们对抗规定的冲动。是的，仅仅有制度是不够的，制度就需要无微不至的完善；仅仅完善也是不够的，它需要由表及里地升华。但这一切一切的前提和基础都是在制度中求生存。远大如此，广大企业亦如此，你说呢？□责任编辑：杨光文二：三问“制度”【仅有制度就足够？】远大的制度是不是太多了？会不会让人无所适从？张跃认为：真正重视制度的人对自己的制度永远都不会满意，而需要不断地增加和补充。当有了最基本制度的时候，你就会感觉到生产纪律也需要，甚至吃饭也需要制度，而且还不止一条