第3章-数据库和表

第3章数据库和表Access概述Access是Microsoft公司开发的关系型数据库管理系统产品。作为Office套件的组成部分，Access具有与Word、Excel、PowerPoint等软件类似的操作界面和使用环境，应用很广泛。Access的特点完备的数据库窗口Access数据库窗口由三个部分组成：功能区、Backstage视图和导航窗格。应用主题实现了专业设计使用主题工具可以快速设置、修改数据库外观，以制作出美观的窗体界面、表格和报表。Access的特点更高的安全性提供了经过改进的安全模型，其中包括新的加密技术和对第三方加密产品的支持。强大的网络功能可以使用Access和SharePoint设计和发布Web数据库，用户可以在Web浏览器中使用Web数据库。加强了信息共享和协同工作的能力。Access的特点新的数据类型和控件新增了计算字段、多值字段和添加附件字段；备注字段允许存储格式文本并支持修订历史记录；提供了用于选取日期的日历。强化的智能特性Access的智能特性表现在各个方面，其中表达式生成器表现更为突出，用户不需要花费时间来考虑有关的语法和参数问题，在输入时，表达式的智能特性为用户提供了所需要的所有信息。Access的特点更方便的宏设计Access提供了一个全新的宏设计器，可以更加高效地工作，减少编码错误，并轻松地组合更复杂的逻辑以创建功能强大的应用程序。重新设计并整合宏操作，通过操作目录窗口把宏分类组织，使得运行宏操作更加方便。Access的启动与退出启动Access关闭并退出Access无论何时退出Access，系统都将自动保存对数据的更改。Access数据库的结构Access数据库对象共有6类不同的子对象，它们分别是表、查询、窗体、报表、宏和模块。表是数据库的核心与基础，存放着数据库中的全部数据；报表、查询都是从数据表中获得信息，以满足用户特定的需求；窗体可以提供良好的用户操作界面，通过它可以直接或间接地调用宏或模块，实现对数据的综合处理。表对象表是数据库中用来存储数据的对象，是整个数据库系统的基础。Access允许一个数据库包含多个表，通过在表之间建立“关系”，可以将不同表中的数据联系起来，以供用户使用。在表中，数据以行和列的形式保存。查询对象通过查询，可以按照一定的条件或准则从一个或多个表中筛选出需要的字段和记录，并将它们集中起来，形成动态数据集，这个动态数据集将显示在虚拟数据表中，以供用户浏览、打印和编辑。窗体对象窗体是用户和数据库联系的一种界面，它是Access数据库对象中最具灵活性的一个对象，其数据源可以是表或查询。可以将数据库中的表链接到窗体中，利用窗体作为输入记录的界面，或将表中的记录提取到窗体上供用户浏览和编辑处理；可以在窗体中使用宏，把Access的各个对象方便地联系起来；还可以在窗体中插入命令按钮，编制事件过程代码以实现对数据库应用的程序控制。报表对象报表是用打印格式展示数据的一种有效方式。在Access中，如果要打印输出数据或与数据相关的图表，可以使用报表对象。利用报表可以将需要的数据从数据库中提取出来，并在进行分析和计算的基础上，将数据以格式化的方式发送到打印机。宏对象宏的意思是指一个或多个操作的集合，其中每个操作都可以实现特定的功能。宏可以使需要多个指令连续执行的任务能够通过一条指令自动完成，而这条指令就被称为宏。模块对象模块是将VBA的声明和过程作为一个单元进行保存的集合，即程序的集合。设置模块对象的过程也就是使用VBA编写程序的过程。尽管Access是面向对象的数据库管理系统，但其在针对对象进行程序设计时，必须使用结构化程序设计思想。每一个模块由若干个过程组成，而每一个过程都应该是一个子程序（Sub）过程或一个函数（Function）过程。Access用户界面Access2010的用户界面主要由三个部件构成：功能区，是一个包含多组命令且横跨程序窗口顶部的带状选项卡区域；Backstage视图，是功能区的“文件”选项卡上显示的命令集合；导航窗格，是Access程序窗口左侧的窗格，可以在其中使用数据库对象。功能区功能区是替代Access之前的版本中存在的菜单和工具栏的主要功能。它主要有多个选项卡组成，这些选项卡上有多个按钮组。功能区选项卡含有：将相关常用命令分组在一起的主选项卡、只在使用时才出现的上下文选项卡，以及快速访问工具栏。Backstage视图Backstage视图是Access2010中的新功能。它包含应用于整个数据库的命令和信息（如“压缩和修复”），以及早期版本中“文件”菜单的命令（如“打印”）。在Backstage视图中，可以创建新数据库、打开现有数据库、通过SharePointServer将数据库发布到Web，以及执行很多文件和数据库维护任务。导航窗格导航窗格可用于组织归类数据库对象，并且是打开或更改数据库对象设计的主要方式。在导航窗格中，数据库按类别和组进行组织。可以从多种组织选项中进行选择，还可以在导航窗格中创建自己的自定义组织方案。选项设置—默认文件格式的设置Access默认的文件格式是ACCDB。默认的文件格式是Access2007，如果需要更改文件的默认格式，可以通过“Access选项”对话框来进行设置。在“常规”选项卡下可设置数据库的文件格式和默认保存位置。数据表外观定义在“Access选项”对话框的“数据表”选项卡中，可以定义数据表的外观效果，如网格线显示方式、单元格效果及默认字体等对象设计器定义在“对象设计器”选项卡中，可以更改用于设计数据库对象的默认设置。如表设计时的默认字段、文本字段和数字字段的大小等；查询设计时，是否显示表名称、是否自动联接、查询的字体等；窗体和报表等模板的使用等。帮助系统使用帮助的方法从目录中，选择帮助主题，逐步进入查看帮助内容；在帮助窗口的关键字搜索栏中输入要搜索的关键词，通过搜索找到相关的帮助信息；在某个对象窗口，选中要查看帮助的关键字，然后按F1键，打开帮助窗口，显示搜索的帮助信息。示例数据库在Access2010中，带有多个示例数据库，其中有代表性的有：罗斯文数据库和慈善捐赠Web数据库，它们是非常好的帮助示例。在帮助系统中，很多示例都来自于这两个数据库。初学者可以通过学习它，掌握Access数据库的相关概念，通过模仿，可以掌握Access的相关操作方法。创建数据库Access创建数据库有两种方法：一种是创建空白数据库，另一种是使用模板创建数据库。打开数据库双击数据库文件在Access中通过工具栏的“打开”按钮或“文件”菜单的“打开”命令关闭数据库单击数据库窗口的“关闭”按钮；单击“文件”菜单的“关闭”命令；双击数据库窗口的控制按钮；关闭Access工作窗口；按Alt+F4组合键。创建数据表数据表是Access数据库的基础，是存储数据的地方，它在数据库中占有重要的地位。数据表包括两个部分：表结构和表内容。Access数据类型在设计数据表结构时，需要定义表中字段所使用的数据类型。Access常用的数据类型有：文本、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、备忘录、OLE对象、超级链接、附件、计算等。文本文本数据类型所使用的对象是文本、数字和其他可显示的符号及其组合。文本数据类型是Access系统的默认数据类型，默认的字段大小是50，最多可以容纳255个字符。字段的最多可容纳字符数可以通过设置“字段大小”属性来进行设置。备忘录备忘录数据类型可以解决文本数据类型无法解决的问题，用于存储长文本和数字的组合或具有RTF格式的文本。备忘录数据类型字段最多可存储65535个字符；以编程方式输入数据时最大存储为2GB的字符。数字数字数据类型可以用来存储需要进行算术运算的数据类型。数字数据类型可以通过“字段大小”属性来进行进一步的设置。系统默认的数字类型是长整型，但Access可以对多种数据类型进行设置。数字数据类型表数字类型值范围小数位数字段长度字节0~255无1字节整型-32768~32767无2字节长整型-2147483648~2147483647无4字节单精度-3.4×1038~3.4×103874字节双精度-1.79734×10308~1.79734×10308158字节小数有效数值位为18位8字节日期/时间日期/时间型数据类型是用于存储日期、时间或日期时间组合的。日期/时间字段的长度为8字节。日期/时间型数据可以在“格式”属性中根据不同的需要进行显示格式的设置。可设置的类型有常规日期、长日期、中日期、短日期、长时间、中时间和短时间等。货币货币数据类型是用于存储货币值的。在数据输入时，不需要输入货币符号和千分位分隔符，Access会自动显示相应的符号，并添加2位小数到货币型字段中。货币型字段的长度为8字节。在计算期间禁止四舍五入。自动编号自动编号数据类型是一个特殊的数据类型，用于在添加记录时自动插入的唯一顺序（每次递增1）或随机编号。自动编号型字段的长度为4字节，保存的是一个长整型数据。每个表中只能有一个自动编号型字段。是/否是/否数据类型是针对只包含两种不同取值的字段而设置的。是/否型字段数据常用来表示逻辑判断的结果。字段长度为1位。是/否数据类型是针对只包含两种不同取值的字段而设置的。例如，是/否（Yes/No）、真/假（True/False）、开/关（On/Off），又称为布尔型数据。OLE对象OLE对象数据类型是指字段允许链接或嵌入其他应用程序所创建的文档、图片文件等。例如，Word文档、Excel工作簿、图像、声音或其他二进制数据等。链接是指数据库中保存该链接对象的访问路径，而链接的对象依然保存在原文件中；嵌入是指将对象放置在数据库中。OLE对象字段最大长度为1GB，但它受磁盘空间的限制；以编程方式输入数据时为2GB的字符存储。超级链接超级链接数据类型用于存放超级链接地址。超级链接型字段包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合。附件附件用于存放图片、图像、二进制文件、Office文件等。是用于存放图像和任意类型的二进制文件的首先数据类型。对于压缩的附件，最大为2GB；未压缩的附件，最大容量约为700KB。计算计算字段用于显示计算结果，计算时必须引用本表里的其他字段。可以使用表达式生成器来创建计算字段。计算字段的字段长度为8字节。查阅向导查阅向导用于为用户提供一个字段内容列表，可以在组合框中选择所列内容作为字段内容。查阅向导可以显示如下两种数据来源：从已有的表或查询中查阅数据列表，表或查询中的所有更新均会反映到数据列表中；存储一组不可更改的固定值列表。创建表在Access中，常用的创建数据表的操作方法有如下几种：直接插入一个空表；使用设计视图创建表；从其他数据源导入或链接到表；根据SharePoint列表创建表。表规范属性最大值属性最大值表名的字符个数64表中的索引个数32字段名的字符个数64索引中的字段个数10表中字段个数255有效性消息的字符个数255打开表的个数2048有效性规则的字符个数2048表的大小2GB减去系统对象需要的空间表或字段说明的字符个数255文本字段的字符个数255字段属性设置的字符个数255字段名命名规则由字母、汉字、数字、空格及其他非保留字符组成，不得以空格开头。保留字符包括：圆点（.）、惊叹号（!）、方括号（[]）、重音符号（`）和ASCII码值在0~31的控制字符；字段名长度不得超过64个字符；同一个数据表的字段名称不能相同。字段名的命名规则虽然允许使用空格和一些其他符号，但通常在定义数据表时，为了方便使用，字段名中不要使用空格。利用数据表视图创建表如果新建一个空白数据库，当数据库创建成功后，系统将自动进入数据表创建视图；如果在一个已创建的数据库中创建一个新的数据表，即可切换到“创建”功能选项卡，在“表格”组中单击“表”命令按钮，即可在数据表视图下创建一个新的数据表。利用设计视图创建表设计视图是显示表结构的常用视图，在该视