电子文件

第一章电子文件产生与发展的社会背景第一节信息技术的历史演变与文档工作一、信息技术的定义：凡是能扩展人的信息功能的技术，都是信息技术。从当代的角度来看，它主要是指利用电子计算机和现代通信手段实现获取信息、传递信息、存储信息、处理信息、显示信息、分配信息等的相关技术。二、与文档工作相关的信息技术工具：1、文档物质载体工具：纸张、金石、龟甲、竹简、木牍2、文档信息记录符号工具：文字、图像、声音三、信息技术的历史演变的三个阶段：1、无技术工具时代（无文档时代）：在信息管理与传播领域里，在文档工作之前，人类首先经历一个无体外物质工具时代，称“示现时代”（示现媒介即面对面传递信息的媒介，如口语和表情、动作、眼神等非语言符号，是由人体感官或器官本身来执行功能的媒介系统，没有任何物质工具参与信息的传递过程。）又称“口语时代”。2.单一再现技术工具时代及其文档工作：这一时代产生的信息记录与传播工具包括文字、印刷、摄影及其相关载体等。再现时代的技术工具具有很强的单一性，因此称之为再现技术工具时代，其特点如下：1)在信息记录与接受的过程中只需用单一技术工具；2)其所采用的物质载体具有较强的单一性，纸张就是纸张，胶片就是胶片，他们之间不存在互通；3)记录手段存在单一性，绘画、文字、摄影等直接表现信息内容，在他们之上并不存在类似数码的另一层次的表现手段；4)由于信息记录手段的不同，其可分为手抄时期的文档工作与印刷时期的文档工作。3.叠加技术工具时代的文档工作：主要是指计算机时代，特点如下：1)信息技术与传播的工具主要依赖于计算机；2)绘画、文字、声像等记录工具之上，又有了数字、数字化，实现了传统工具的集合——多媒体；3)载体可以多种选择，以往信息与载体——对应关系被打破，信息记录与传播走向全新时代。第二节现代信息技术的产生与发展1.电子计算机发展过程2.电子计算机趋势3.计算机网络：凡是将公布在不同地理位置上的具有独立性能的多台计算机，终端及其附属端设备，用通信设备和通信线路连接起来，再配有相应的网络软件，以实现计算机资源共享的系统。第三节电子文件的来源一、办公领域电子文件的产生：（办公领域是电子文件最主要来源）1.办公自动化（OfficeAutomation）:是一个动态的、开放的、发展的系统，是文档数字化，无纸化办公以及文件传输的电子模拟的实现过程，简称OA。2.办公自动化模式：1)事务型办公自动化系统（初级阶段）：无网络，只对文字进行单一处理2)管理型办公自动化系统（中级阶段）：具有通讯功能的多机网络，完整数据库3)辅助决策型办公自动化系统（高级阶段）：综合了事务和管理型的全部功能，专家系统和人工智能水平。二、生产领域电子文件的产生：生产领域电子文件的产生与发展的社会背景，主要是指计算机辅助设计与制造CAD:Computer-aideddesign;CAM:Computer-aidedmanufacturing三、电子商务领域中电子文件产生：1.电子商务（ElectronticCommerce/InternetCommerce）简称（EC/IC）,是发生在开放网络Internet上的商家与商家，商家与消费者之间的商业贸易。2.电子商务产生的电子文件：1）电子合同：通过数据电文达成的非纸质的数字化合同2）电子支付：是一种电子信息传递，支付方式有银行卡、电子货币、电子支票、网上银行。第二章电子文件概述第一节电子文件的演变历程一、四个阶段：1.草稿性电子文件阶段电子文件仅起到形成纸质文件的工具，先形成电子文件，再形成纸质文件。2.辅助性电子文件阶段纸质文件为正本，电子文件为副本，电子文件的效力比上一个阶段有所提升。3.正式电子文件阶段电子文件为正本、纸质文件为副本，电子文件的法律效力被确认。纸质文件只在某些情况下使用。4.无纸电子文件阶段将不存在纸质文件。我国大多数单位的电子文件管理处于第二、第三阶段，在这个时期，纸质文件和电子文件共存，归档时采用双套制。第二节电子文件的概念一、文件：1.概念：文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收和记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景、和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。2.该定义说明了文件的特点：文件是提供凭证的记录信息。文件必须具有内容、背景与结构。文件与记录方式无关二、电子文件：1.概念：电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。2.电子文件的文件属性：活动伴生性；直接约束性；法定证据性3.电子文件的两种属性或两种特征：数字信息是电子文件的技术属性，而文件是电子文件的功能属性。从逻辑上讲，电子文件是数字信息和文件的交集，它是具有文件功能的数字信息，又以数字信息为技术特征的文件。第三节电子文件要素分析电子文件的两大要素：一、内容、背景及结构要素文件（Records)数字信息(files)电子文件ElectronicRecords二、元数据要素：1.元数据：数据的数据，是指描述电子文件数据属性的数据。描述书名、出版者、出版日期、存储信息、阅读工具2.数据的数据：第一个数据所代表的含义是“信息对象”，第二个数据则是指为理解信息资源而存储的有关信息，即元数据。3.电子文件的背景信息与元数据：背景信息：这份文件是谁起草，哪些人参加办理过程，做过什么样的修改，在什么时间元数据：计算机文件的格式、大小、用什么编辑、查看软件，一定程度上，元数据包含着背景信息。4.元数据可由人编制，也可由程序自动完成。由人编制的分为信息作者和专家编制，计算机程序由计算机索引。5.元数据分为静态元数据——不会更改，和动态元数据——可追加和变更6.元数据也是数据，元数据自身也可以成为被描述的对象，那些描述它的数据就是元数据7.元数据的某些特点，使元数据能以以下方式存储：1)一体式（捆绑在一起不可分开）；分体式（元数据与对象分开，但又相互联系）；混合式（重要的不可分，一般性可分开）2)采用哪种方式，在与机构自身的管理背景及管理的成分与效用8.元数据信息的功能：1)提供了对文件的全面描述2)保障文件的真实性、完整性和可读性3)记录电子文件的形成、整理和利用过程4)维持文件之间的历史信息联结5)采用标准和通用格式，可间接反映文件内容，降低电子文件管理风险；6)支持文件信息的组织和查询，方便档案信息资源的聚类管理和深度开发；7)支持文件的全程控制，支持文件管理流程的集中与优化。可作为分布式数字档案馆中信息组织的工具和纽带；支持系统间的互操作性。9.我国元数据管理实例：1)元数据分布式管理：指的是在各单位设立自己的元数据库，将元数据库保存在使用单位本地。优点及不足：①管理个性化内容②更安全、更便捷③实现内部资源共享④对单位来说投入较大⑤各单位涉及标准统一的问题2）元数据集中式管理：指的是将各单位分散的元数据集中存储。优点及不足：①对于档案局来说，可规范各单位元数据内容和格式②对于相关单位来说，免去了元数据库建设、元数据封装等工作③元数据耐用受到限制④无法实现本单位自主元数据设定第四节电子文件的类型及特点一、按信息存在的形式分类：1．文本文件（Text），或称为字（表）处理文件2．数据文件（Data），亦可称为数据库电子文件3．图形文件（Graphic）4．图像文件（Image）5．影像文件（Video）6．声音文件（Audio7．命令文件，亦称计算机程序护(Program)二、按文件的功能分类：可分为主文件、支持性、辅助性和工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。支持性文件主要是指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理软件、图形软件，多媒体软件等。辅助性和工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。三、按文件的生成方式分类可分为计算机系统中直接生成的原始文件（原生性的文件）和将纸质和将纸质或其他形体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件（再生性电子文件）。四、按组成方式划分：1)简单文件：仅由一种格式组成。在数据结构中，数据之间没有逻辑关系2)复合文件：含有多个独立数据流或索引信息的文件3)复杂文件：含有多种数据类型（声音、动画、视频等）五、产生的工作领域划分：1)社会性电子文件2)科技性电子文件3)家庭性电子文件六、电子文件的特点：1)信息的非人工识读性2)系统依赖性3)信息与特定载体之间的分离性4)信息易变性5)信息存储的高密度性6)多种信息媒体的集成性7)信息组织的多维性8)物理与逻辑结构的分离性9)信息的可操作性第五节电子文件生命周期一、文件生命周期理论：文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程；这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段；文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象，保存场所和管理形式之间存在一种对应关系。二、电子文件生命周期：设计阶段是指电子文件系统的设计、开发和安装阶段；形成阶段是指每一份电子文件在电子环境中产生出来的过程；维护阶段则是指对于形成后的电子文件的技术维护和保管。三、根据目前的认识，电子文件生命周期理论的基本思想主要有如下方面：（1）电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统之中；（2）这一过程依电子文件的功能和价值形态的变化可以划分为若干阶段（如现行期、半现行期、非现行期），不同阶段之间没有明确的界限，处于后阶段的电子文件有向前阶段转化的可能；（3）电子文件在每一阶段因其特定的功能和价值形态而具有不同的服务对象和服务方式，但电子文件的阶段性与其物理位置、保存场所没有对应关系；（4）对电子文件生命全程的管理和监控措施应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中。四、文件连续体理论：1.意义：首先，文件连续体理论拓宽了文件生命周期理论对文件和文件保管体系研究的可能范围，这将有助于了解档案工作者和文件工作者当前实际工作的状况以及档案和文件使用的情况。其次，提醒我们文件形成和文件保管具有同等重要的作用，文件（档案）保管是日常事务及管理职能与职能活动过程的组成而不是其终结。最后，文件连续体理论强调跨越文件保存机构间的合作，尤其是在有紧密联系但又互相隔离的档案管理和文件管理业务方面的合作，对推进文档一体化管理具有重大理论指导意义。文件连续体理论揭示了文件管理和档案管理正朝着一体化的方向发展，对今后档案管理的方向、模式、职能机构设置将有深远的指导意义。2.文件连续体理论与文件生命周期理论的比较：1)相同：文件连续体理论实质上只是对文件生命周期理论的修正或补充，而非革命和突破。深入比较二者，可以看出二者的研究目的都是通过描述文件运动的客观过程来揭示文件运动的规律，从而找到文件管理的有效方法；它们都以广义文件概念为基础，并且都体现了文件运动的连续性和整体性2)不同：从研究角度看，文件生命周期理论主要从文件自身出发，考察文件以形成直至销毁或永久保存的运动过程和规律，而文件连续体理论则选择了文件保管形式这一研究视角，考察文件以最小保管单位直到组成最大保管单位的运动过程和规律。从研究方法看，文件生命周期主要运用于平面、单维的研究方法，直线考察文件的运动过程及规律，而文件连续体理论主要运用立体的、多维的研究方法，全方位地考察文件运动过程的运动规律。从侧重点上，文件生命周期理论比较侧重于文件实体的研究，即随着文件价值的变化，文件实体应该保存在什么地方、如何管理，而文件连续体理论则把文件和生成文件的活动紧密联系在一起，他的重点不是文件本身，而是文件背后业务和业务环境之间的互动。第三章电子文件的鉴定与归档第一节电子文件的收集一、收集时的几点要求：1．应收集电子文件的定稿2．保证电子文件不被非正常改动3．确保无明确归属电子文件的安全保存4．应收集与电子文件处理有关的参数和管理数据5．对不同类型和格式的电子文件，收集时应采用不同的措施6．确保文本电子文件的存储格式7．对于扫描的图像电子文件的格式要进行统一8．图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据9．视频和多媒体电子文件使用通用格式10．声音文件，应同时收集其属性标识、参数和