一电子文档的移交

一电子文档的移交电子文件的归档，要求文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档要求的电子文件向档案部门移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。1.电子文件的归档程序1)确定经审核的电子文件的最终版本。2)收集积累;3)编制目录;4)整理归档电子文件;5)鉴定归档电子文件;6)检测归档电子文件;7)编制规定归档说明;8)存入磁盘等存储载体;9)复制备份;10)确定载体标志。2.电子文件的归档方法1)物理归档物理归档是指各部门将自身形成的电子文件存储在各种载体中移交给档案室保管，归档人员首先要对文件进行整理，然后确定保管期限等档案属性，最后录入存储载体，归档后可存放在别处。具体方式主要有压缩归档和备份归档两种。①压缩归档，经过一段时间积累,采用数字压缩工具，对电子计算机网络上应归档的电子文件,进行压缩操作，录入存储载体。这种方法对之后的电子档案管理有利。但是，采用压缩工具及其过程要有统一的要求，以保证此项工作前后的一致性和延续。②备份归档一般在电子计算机网络环境下采用，将归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件录入存储载体。2)逻辑归档。逻辑归档是指各部门将自身形成的电子文件，通过联机的计算机网络传输给档案室，或按要求进入网络规定的档案室地址。逻辑归档是在计算机网络上联机实现的电子文件信息的归档，这种归档是一种非实体性的归档方式。逻辑归档是在网络条件下进行的归档部门和文件各形成单位都是网络上的节点，为了安全和可靠，对于在网络中已逻辑归档的电子文件，应该随后完成其脱机下载的物理归档过程。3.电子文件的归档范围。电子文件的归档应将反映单位主要活动具有考查利用价值的电子文件滑入归档范围内，并应注意包括相应的支持软件和相关数据。确定电子文件的归档范围要全面系统，确保文件收集的齐全完整。除了作为归档主体的电子文件外，还应考虑工作活动中产生的其他载体、形式的文件，如纸质文件声音文件和图像文件等。另外，在电子文件生成、运行过程中对电子文件有支持作用的各种命令文件和操作系统文件，也应同电子文件一起归档，以保持电子文件的有效性和可读性。4.电子文档的归档时间《电子文件归档和管理规范规定》规定，逻辑归档可实时进行物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。逻辑归档应对电子文件定期归档或随办随归。逻辑归档后的物理位置保持不变，故在电子文件完成处理程序后，可尽快实施归档。实行物理归档的单位，在形成部门完成了收集、积累，鉴定后可定期归档。实行电子文件与纸质文件“双套制”归档的单位，应注意两种文件归档时间的协调，以便于处置和查找利用的对应。电子文件易于复制，因此尽早归档不会对电子文件信息检索利用造成影响;电子文件有一篇新流动性等特点，尽早归档还有利于对电子文件的管理和控制，一般认为，电子文件应在年度，或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档（称为阶段归档），因涉及电子文件的技术环境条件，以及存储载体的质量、寿命等问题，归档时间以不超过3个月为宜。5.电子文件的归档要求1)电子文件的逻辑归档按照归档鉴定标志进行，将管理权从网络移交档案部门，其归档工作，除存储格式的位置不变外，其他均应参照国家文件归档的有关规定执行。2)把带有归档标志的电子文件集中拷贝之内就性强的载体，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密的电子文件则应解密后再完成上述工作。3)推荐采用的载体，按优先顺序分别是只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。4)存储电子文件的载体上或包装盒上应贴有标签，标签内应填写档号、题名、密级、保管期限，硬件环境及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁止写入状态。5)将相应的电子文件机读目录、软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。6)需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的基础目录存在同一类载体中。如果采用专用软件，应将软件及相关数据存在同一载体中。7)原电子文件载体完成电子文件归档后，在其形成部门保留时间至少为一年。8)在网络上进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述规定规程完成物理归档。二、电子文件的移交。电子文件归档后按有关规定移交纸档案馆（室）进行集中保管。1.检验电子文件归档交前，应先进行检验。档案保管部门应配备满足电子文件进行读取处理的设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。检验项目包括：载体有无划痕，是否清洁；文件有无病毒；核对电子档案的完整性、有效性和审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。2.移交手续验收合格后档案管理部门应填写电子档案接收检验登记表，并签字盖章。登记表一式两份，一份交电子文件，形成单位一份自存。三、电子档案的鉴定销毁电子档案在实施鉴定销毁时，应注意以下事项：1)电子档案的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。2)二，电子档案的销毁，应在办理审批手续后，才可实施。3)三非密保电子档案可进行逻辑删除，属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除的材质中，须连同存储载体销毁，并在网络上彻底清除。四、电子档案的保管电子档案的保管除了遵循纸质档案相同的要求外，还应注意符合电子档案的特殊保管条件，具体表现为：归档载体应设置成禁止写入状态，不得擦、划、触摸记录涂层；电子档案所处的环境温度应在17—20%摄氏度，相对湿度应在35%—45%；电子档案存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。为了保证有效性电子档案保管时还应注意做好下列保管措施：1)每满一年对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的电子档案读取处理设备更新情况，进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保存时间不少于三年。2)对磁性载体每满两年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。3)磁性载体中的电子档案每四年转存一次。原载体同时保留时间不少于四年。4)定期检验的结果应填入“电子档案管理登记表”。在电子档案保管中，应注意采取备份措施，以防止因系统故障、升级、计算机病毒，操作失误，以及各种天灾人祸等因素造成的危害。五、电子档案的利用为了保证实体和信息的安全电子档案在利用过程中应遵循以下有关规定：1)未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件，封存载体不得外借。2)利用时应使用拷贝件。3)利用时要遵守保密规定。对有保密要求的电子档案，联网利用时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。4)利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。电子档案的利用方式主要有三种。一种是拷贝。针对利用者的需求，电子档案管理部门可以提供磁带、磁盘、光盘等载体拷贝件，将利用者所需的电子档案信息以通用、标准的存储格式提供给利用者。二是网络传输。通过局域网或互联网实现电子档案信息的在线传递，以满足利用需求。采用这种方式提供电子文件信息时，不涉及电子档案实体，快捷简便，成本几乎为零，无论传输电子档案信息数量多少，提供者与利用者距离远近，都可轻点鼠标迅速完成。三，是直接阅览。利用者在电子档案提供利用部门或网络上亲自查找，并通过电脑等阅览工具利用电子档案信息，可实现多人同时利用一份电子档案和按利用者需求加载数据。