从电子文件到电子档案

从电子文件到电子档案一、概念（一）电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。《档案工作基本术语》DA/T1—2000国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）两者区别在于：后者着重强调了电子文件的形成和来源。（二）电子档案具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。电子档案由内容、结构和背景组成。《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。百度百科二、相关术语定义1、元数据描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。2、电子印章采用数字技术对电子文件加盖的印章。3、数字签名依附于电子档案或在逻辑上与其相连的一个数字标记，表示签名者对档案责任和内容的认可。4、数字水印采用数字技术对电子文件加注的起信息固化作用的标记，可用于鉴别电子文件信息的原始性，起防错、防漏和防调换等作用。5、文件格式电子文件在计算机中的组织和存储方式。6、打包将电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构封装的过程。7、归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。8、背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。9、逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。10、物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。11、真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。12、完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。13、有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。14、捕获指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。15、迁移指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。三、电子文件与电子档案的关系和区别（一）电子文件与电子档案的关系电子档案由电子文件转化而来，但不是所有的电子文件都可以转化为电子档案。电子文件要成为电子档案，则必须具备三个条件：一是具有档案价值，即保存价值。二是经过责任转移过程。电子文件转化成电子档案如同纸质文件转化成档案一般，要经过一系列的手续。首先由立卷部门对应归档的文件给出归档标识，然后系统自动捕获归档信息，档案部门给归档文件赋予相应的档案管理信息，如分类号、档号等，最后归档文件及相关信息进入档案数据库成为电子档案。三是必须完成归档这一环节。在传统档案工作中，归档是文件转换为档案的一个重要环节，归档意味着文件控制权的转移，文件由形成部门转移到了档案部门，不再属于其形成部门的财产。（二）电子文件与电子档案的特点电子文件的两个基本特征：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。1、电子文件的特点（1）数字形态。电子文件是在电子计算机中产生和处理的，其形态是数字化的，电子文件都是以数字编码的形式存在的。（2）管理和利用方便。（3）交互性。即信息与载体具有可分离的性质，其内容存储的位置可变，但内容则不发生任何变化。它还可以通过网络传递给远方的一个或多个接受者，达到资源共享，易使人们对电子文件进行复制、删除和修改等操作。2、电子档案的特点电子档案作为归档后的电子文件，除了具有电子文件这些特点以外，还具有其自身的特点。（1）电子档案必须是经过归档的电子文件。（2）电子档案必须包含元数据和背景信息。（3）电子档案必须包含认证信息。针对保护电子文件的真实性，目前最好的手段是使用电子签名技术。电子签名就是用符号及代码组成电子密码进行签署，代替书写签名或印章，其基本功能是验证文件原文在传输中有无变动并签订或认可签名人的身份和数据电文的内容信息。2004年8月24日《电子签名法》生效，电子文件与纸质文件一样具有同等法律效力。因此，只有拥有合法电子签名的电子文件原件归档后才能形成真正的电子档案，才具有档案保存价值。（4）电子档案是经过封装的电子文件。人们在工作中形成的电子文件的格式是多种多样的，档案部门在保存电子档案时，首先要考虑电子档案的可靠性及其长期保存问题，因此，工作中的电子文件格式并不一定能满足电子档案管理的要求，所以，在电子文件向档案部门移交时，档案部门会按照电子档案的管理规范将电子文件进行格式的转换，即将电子文件数据对象、元数据、认证信息统一封装在一起，形成能够长期保存的电子档案格式。综上所述，电子档案=电子文件+元数据+认证信息+封装形式。电子文件和电子档案属于两个不同的概念，二者有联系也有区别，决不能将二者混为一谈，也不能相互替代。电子文件的价值在于它的现行效力，而电子档案的价值在于它的保存查考作用。四、电子文件封装国家档案局在2009年发布了DA/T48-2009《基于XML的电子文件封装规范》，其中对EEP进行了定义：“封装电子文件全部数据及其元数据的数据单元，是英文'ElectronicrecordsEncapsulationPackage'的首字母缩写”。这就使EEP成为国家档案局推荐使用的电子文件封装方式，同时也是文书类电子文件（档案）长期保存的目标封装方式。封装被国内外档案界普遍认为是保持电子文件内容数据和元数据可靠联系的最有效方法，而EEP封装技术则是严格遵循DA/T48的规定来规范电子文件的封装过程，为电子文件提供统一的封装格式，保证电子文件及其元数据的完整合一性，实现电子文件的自包含、自描述和自证明，做到封装文件格式和计算机的软硬件无关，利于电子文件长期保存、交换和利用。近日，重庆市思源软件有限公司按照国家档案局发布的《基于XML的电子文件封装规范》DA/T48-2009行业标准，成功开发了电子档案封装系统。该系统对文书、业务、照片等电子文件进行标准格式封装，并嵌入CA认证机制，保证了电子档案的“三性”，即真实性、完整性、有效性，能满足电子档案实现文件交换、长期保存和利用的相关要求。（一）采集OA系统的相关数据，保证电子档案信息完整性。在电子文件管理过程中，需要维护电子文件元数据与数据的可靠联系。电子档案封装系统通过访问OA系统数据，实现文书类电子文件在公文流转及存档过程中的信息（元数据）收集，包括文书电子文件在OA公文流转过程中形成的流转步骤信息、操作人员信息、时间信息、审核意见信息、公文历次修改痕迹版本等元数据，涵盖了电子文件从拟稿、审稿、核稿、签发、登记、打印、归档等一系列真实的形成过程。同时，该系统通过封装的方法，按照规定的封装格式和要求，将收集到的原本分散存在的各种元数据信息，与档案电子文件打包在一起，最终形成完整的电子档案进行长期保存。（二）嵌入CA认证机制，保证电子档案真实性。为保证电子档案在交换、保存、利用过程中不被随意篡改，重庆市思源软件有限公司在电子档案封装系统中引入了CA认证机制。该系统利用公安CA认证中心资源，只有使用指定档案管理员的CA认证key，才能进行有效封装，封装的档案真实性才被认可，这也是电子档案移交时通过档案部门验证的必要条件。（三）开发标准的档案阅读器嵌入OA与各业务系统之中，使电子档案可脱离原系统环境独立调用，实现电子档案的长期有效利用。封装后的电子档案具有专门的档案阅读器，如在OA系统中用户只需双击电子档案文件，即可自动打开阅读器查看电子档案所有内容和信息，如档案编码、题名、形成机构、责任者、电子文件类型、原文（含形成过程历次版本及修改痕迹）。档案目录信息（包括档号、主题词、题名、件号、密级、拟稿人、保管期限、归档年度、成文日期、文号等）、业务行为信息（包括文件拟稿、审稿、核稿、签发、发文登记、打印、归档入库等行为的参与人员、时间、行为描述等信息）、数字签名信息、封包结构信息等内容也一目了然。电子档案封装系统支持批量封装和个别文件封装，档案管理人员只需按照提示选择档案门类、归档年度，即可自动采集档案文件元数据，进行批量或个别封装打包操作，生成封装文件自动保存在指定文件目录下。生成的档案封装文件以标准XML格式存在，可以直接移交进馆，并能被档案馆自动识别和阅读。五、电子文件的归档归档是指，将具有保存价值的电子文件转化为档案的过程。《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）电子文件可以转化为电子档案，这一必要条件就是“归档”。《电子文件管理教程》（冯慧玲主编）一书中对电子文件归档的定义是“将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移”。作为档案管理的电子信息必须要经过一个归档过程处理后才能称之为电子档案，否则，只能称其为文件。电子档案涉及的“档案源”包括：电子化的实体档案（照片、扫描件、影像等多媒体数据文件），档案化的电子信息（版式数据文件），结构化的数据库（从应用中卸载，且能够加载重用的数据库文件）等。《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：(一)归档要求文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。(二)鉴定1、电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。2、归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。3、电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。4、电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。（三）归档时间逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。（四）检测在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。（五）归档电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。1、逻辑归档将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。2、物理归档（1）凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。（2）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。（3）本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。（4）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应