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内部资料严禁外传注意保密1/35北京通联集团文件通联（财）字［2013］第002号文件关于下发《通联集团费用开支管理制度》的通知通联集团所属各单位：根据《通联集团财务管理制度体系》的文件精神，结合所属各单位的实际情况，特制订《通联集团费用开支管理制度》，现随文下发给你们，希望各单位认真组织学习，并切实贯彻执行。特此通知附件：《通联集团费用开支管理制度》二〇一三年十一月一日报送：通联集团董事办抄送：通联集团总部各部门，集团所属各单位，集团财务部通联集团费用开支管理制度目录内部资料严禁外传注意保密2/35一、目的二、范围三、名词解释3.1费用3.2利润中心四、职责五、管理制度5.1费用控制的原则5.2日常费用的控制5.3费用控制的反馈与分析5.4费用的审批程序5.5费用报销的要求5.6费用的分类及核算要求六、费用报销管理细则6.1费用报销流程图6.2一般费用报销要求6.2.1办公用品费报销6.2.2业务招待费报销6.2.3出差申请及差旅费报销6.3借支类费用报销要求6.3.1借支资格6.3.2借支管理6.3.3借支冲账6.4报销单注意事项6.4.1费用报销单或差旅费报销单的填列方法6.4.2报销单粘贴方法七．其他相关规定八.附件附表1、采购申请单内部资料严禁外传注意保密3/35附表2、出差审批单附表3、借支单附表4、出差地区分类附表5、资金支付审批表（预算外）一、目的：为进一步规范集团费用管理工作，指导、监督费用开支，为集团各所属单位提供费用控制依据，特制订本规定。内部资料严禁外传注意保密4/35二、范围：2.1适用范围：本规定适用于通联集团（拟设）总部各中心、各部门；各控股公司；下属各子公司、分公司、分部。2.2发布范围：通联集团（拟设）总部各中心、各部门；各控股公司；下属各子公司、各分公司、分部。三、名词解释：3.1费用：集团为销售商品、提供劳务等日常活动所发生的经济利益的流出。费用具有如下基本特征：一是，费用最终会导致集团资源的减少，具体表现为集团的资金支出，或者表现为资产的消耗；二是，费用最终会减少集团的所有者权益。3.2利润中心：集团内部有独立或相对独立的产品或劳务生产经营决策权的各所属公司或部门，能通过生产经营决策，对本单位的盈利施加影响，为集团增加经济效益，如子公司、分公司或具有独立经营权的各部门等。是既对成本负责又对收入和利润负责的责任中心。四、职责：4.1集团所属各单位会计按授权负责所在单位的费用预算、费用开支的执行、监督工作。。4.2集团所属各单位财务经理负责所在单位日常费用开支的审核、指导、监督，以及费用预算的组织、跟进、上报工作。4.3集团所属各单位总经理负责按授权对分公司费用预算、费用开支进行审批工作。内部资料严禁外传注意保密5/354.4集团集团财务中心经理/财务总监负责集团总部以及集团所属各单位日常费用开支的指导、监督、分析及上报工作，及费用预算的组织、跟踪、分析和通报工作，并完善集团费用开支管理制度。4.5集团集团总经理负责按授权对总部所属部门、集团所属各单位直属部门及归口管理的费用项目的预算、费用开支进行审批及监督。4.6总部董事办(负责审批所有计划外费用；新开分、子公司预算由董事办审批，新进项目预算由对口利润中心总负责人与集团财务中心共同审批，若与集团财务中心有分歧，报董事办审批。集团总经理集团财务中心五、管理制度：5.1费用控制的原则5.1.1计划管理：集团的所有费用开支（本文所指费用开支包括直接形成费用的开支以及先形成资产，然后以摊销、折旧等形式形成费用的各类资本性支出，主要是现金流部分，下同）一律纳入计划管理，计划内用款按照授权体系进行签批，计划外的用款履行报批手续，严禁无计划、无报批的费用开支；5.1.2总额或总费用率控制：集团总部将核定后的各所属单位费用开支总额以及各项目的开支总额或总费用率下发。所属各单位根据总额按月、按项目、按单位进行分解使用。使用时，当月结余额度可以调剂到下月使用，但未经批准当月不准预支下月或以后月份的额内部资料严禁外传注意保密6/35度，各项目之间也不允许调剂额度使用；5.1.3专户管理：各所属单位需设立专门的费用账户对各项费用开支进行管理。各所属单位所有的费用开支必须、且只能从此专用账户支出，此账户严禁支付其它任何与单位无关的支出；5.1.4专人管理、分级监控：总部设立财务经理、财务副经理，集团所属各单位设立会计，实行专人管理、分级监控。会计负责报表的报送、日常的费用监控以及月末的费用分析等工作。对于计划外、超计划且未经总部授权人员审批的费用开支，会计必须拒绝签字支付，任何人不得干涉；对于违反规定，乱支乱用的，会计必须逐级反映，直至解决。总部财务经理、财务副经理对各所属单位会计进行监督、指导，并对各单位费用开支情况实行监控，及时汇报资金使用情况；5.1.5授权管理：总部及各所属单位的费用开支，在计划管理、总额控制的前提下，实行授权管理的规定。凡计划内的用款，必须由相关各级领导按照授权权限审批后，方能支付；凡计划外的用款，必须报送总部董事办审批后方能支付。未经授权擅自签批的，视为无效。5.2日常费用的控制5.2.1费用账户的日常管理5.2.1.1各单位所有的费用开支必须且只能从费用专户支出，此账户专门用于各单位费用支出，严禁用于支付其它任何无关事项；5.2.1.2各分部所开立的费用专户原则上必须使用基本账户（可以提取备用金），使用一般账户的各单位经与银行协商若可随时提取现金亦可将其做为费用专户；内部资料严禁外传注意保密7/355.2.1.3各单位用于费用开支的备用金应按照费用预算计划根据日常开支需要随时在费用账户中提取。5.2.2费用帐户资金的日常拨付5.2.2.1费用帐户资金的拨付，实行“按月总额控制，按周分次拨付”的原则；5.2.2.2各分部应严格按照预算及授权权限进行费用的使用及报批，违反相关规定的，会计、出纳有权拒付。5.3费用控制的反馈与分析各单位每月应做出费用决算表及详细分析报送集团财务中心和各单位总经理/负责人。集团财务中心汇总后报董事办、集团总经理，并根据各单位费用的控制情况进行集团内通报。各单位财务部还应按费用各归口管理部门以及费用进度，对所在单位总经理和各职能部门负责人进行通报。5.4费用的审批程序5.4.1计划内费用的审批程序5.4.1.1总部的审批程序：经手人持原始凭证→部门主管/经理审核签字→总账会计审核签字→财务中心副经理签字→财务中心经理/总监签字→集团总经理签字→出纳审核手续、付款.(集团总经理的费用由集团董事办负责审批)；5.4.1.2各单位的审批程序：经手人持原始凭证→部门主管/经理审核签字→会计审核签字→财务经理审核签字→总经理审核签字→出纳审核手续、付款。内部资料严禁外传注意保密8/355.4.2计划外费用审批程序5.4.2.1程序为：费用使用部门填制《预算外资金支付审批表》（须经所在单位财务部签署意见）→所在单位总经理审核签字→集团财务中心审核→集团总经理审核→总部董事办审批→各单位财务部按审批结果执行并备案→集团财务中心备案（各单位对于超预算费用需附上详细的分析）；5.4.2.2预算外费用审批后，将审批单附在原始凭证后按正常手续审批报销。5.5费用报销的要求5.5.1报销费用必须以合理、合法、真实的原始凭证为依据，确实无法取得正式发票的费用支出，应由经手人说明原因，附书面说明，并由集团总经理或各所在单位总经理签字，报集团财务中心经理/总监审核后，方可用相同金额的其它正规发票按制度报销。公司严禁无票报销。5.5.2原始凭证不得涂抹、刮擦，内容和项目必须齐全。5.5.3原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，手续必须完备。5.5.4会计要严格遵守费用报销制度，认真审核各种凭证，对不符合要求的凭证应拒绝予以报销，否则需承担相应金额的责任并从下月工资中扣发。5.5.5费用报销严禁分拆，属于同一项目、同一时间或同一性质的费用按照单笔费用报销。差旅费应按出差目的地顺序、事项，按次序填写费用报销单并粘贴票据。相关票据的背面需注明时间、地点、内部资料严禁外传注意保密9/35事项；招待费应按招待事项分别填写报销单，相关票据背面需注明时间、招待项目、参与人员、证明人等。5.5.6费用报销经手人适用从高原则。如招待费，在参加人员中，应由其中最高职位的人员填制费用报销单报销。5.6费用的分类及核算要求5.6.1租赁费：为经营活动进行的租赁所产生的费用，如营业场所租赁费、为员工提供住宿的宿舍租赁费、机械设备租赁费等；5.6.2水电费：为经营活动发生的房屋租赁所需的水、电、气、供暖和制冷等费用，个人承担的部分除外；5.6.3物业管理费：为经营活动发生的房屋租赁所需的物业管理费开支，个人承担的部分除外；5.6.4工资：每月根据绩效考核计算的应该发放的员工工资，不应扣除员工承担的社保费及个人赔款等项目；5.6.5.工资附加费:按照规定比例，以工资总额为计提基数计提的职工福利费、职工教育经费、工会经费等；5.6.6社保：公司承担的在职员工部分；5.6.7福利费：员工加班餐费补助、公司发放的节庆过节费/品以及组织员工活动所产生的费用；5.6.8开办费：公司筹建期间（筹建之日-试运行日）的人员工资、差旅费、广告费、交际应酬费、培训费、资讯调查费、装修费、办公费（含印刷费）、注册登记费及不计入固定资产和无形资产构建成本的汇兑损益和利息支出；内部资料严禁外传注意保密10/355.6.9.办公费：办公用品、笔墨纸张、帐表票卡、名片、书报、硒鼓、碳粉、电脑耗材（如U盘等）、邮寄费、招聘费等；5.6.10交通差旅费：5.6.10.1交通费：因公务或加班而发生的市内交通费-地铁、公交、出租车费；5.6.10.2差旅费：因公出差或实习培训发生的往返交通费、住宿费、订票费、出差补贴等；5.6.11业务招待费：在日常工作中因公请客发生的餐费、礼品赠品费和其它为客户发生的费用，不包括召开专项办公会议、新闻发布会等发生的餐费、礼品礼金费；5.6.12汽车使用费：公司所属车辆发生的保险、维修保养、过路过桥、汽油费及临时租用车辆发生的费用；5.6.13财产保险：为固定资产（不包括汽车）和流动资产缴纳的各种保险费；5.6.14维修费：为维护修理固定资产、低值易耗品而发生的劳务费、材料费等；5.6.15网络费：宽带、光纤费用；5.6.16网站建设费：网站建设、维护发生的各项支出；5.6.17通讯费：支付的固定电话费、移动电话费、入网费、电话初装费等；5.6.18低值易耗品摊销：低值易耗品是指单位价值在100元内部资料严禁外传注意保密11/35以上2000元以下，且使用年限在一年以上的各种财产物资按规定计算摊销的费用，包括办公家具用具、包装物、展台展架以及其它价值不很大，但使用时间长，有必要作为阶段性资产、分期计入费用的各种财产物资；5.6.19宣传费：各种媒体宣传及参加大型展览等所发生的费用；5.6.20会务培训费：以各机构的名义组织召开的年会、季会及不定期会议所发生的费用及各类培训发生的费用；5.6.21咨询费：工商、税务、银行年检费、各种会费、年费等；5.6.22诉讼费:因法律纠纷而发生的相关费用,含公司所聘用律师的提成；5.6.23费用性税费：印花税、房产税等；5.6.24税金：佣金税、营业税、增值税、企业所得税等；5.6.25其他:不能准确纳入上述科目中核算的其他项目。为了保证集团总部及所属各单位费用核算的统一性，便于对费用进行归集和考核，费用项目的划分和费用二级明细科目名称必须按总部要求设置，禁止私自改动。各单位根据实际情况，如有必要增加二级科目，必须上报集团财务中心，并说明增加的原因及核算的内容，经总部批准后，方可设置。对于三级科目，总部原则上要求按照部门设置，各单位根据自身的需要可灵活掌握。内部资料严禁外传注意保密12/35六、费用报销管理细则：6.1费用报销流程图：报销人为普通员工时：报销人为部门主管/副经理/经理时：报销人为总经理时：流程说明：6.1.1报销人按照实际业务发生情况，填制费用报销单，将费用报销单交直接上级主管审核；6.1.2上级主管