以信息化为手段提供档案信息利用

以信息化为手段提供档案信息利用以信息化为手段，提供档案信息利用，是做好档案保护工作，最大限度延长档案使用寿命，减少实体档案受损程度的有效手段；是提高档案工作效率，减轻档案工作人员劳动强度，提高档案工作服务水平的现实需要；是做好档案备份工作，抵御保管过程中的灾害风险，确保档案资源永久留存的重要保障。为此，我院在2012年重点开展了档案信息网上利用工作的探索，取得了丰硕的成果，为档案信息化工作奠定了又一坚实的基础。一、确立长期发展目标，稳步推进档案信息化建设档案信息化建设是一项长期而艰巨的基础性工作，不仅需要软件开发的投入，而且还需要档案数字化信息的积累。为此，我院确立了分步实施的长期发展目标，稳步推进档案信息化建设。第一步：开发档案管理软件，实施纸质档案数字化。我院通过六年的努力，于2011年完成了数字化档案管理系统的开发应用和285万页纸质档案的扫描挂接，著录各类档案案卷级、文件级信息111万条，建立起集诉讼案件立卷归档、各类档案信息著录、维护、鉴定、编目、数字化、信息利用、档案统计和归档管理等为一体的数字化档案管理信息平台。第二步:推行档案信息网上利用，实现档案利用无纸化。2012年我院开展了档案信息网上利用工作的探索，取得了良好的效果，积累了初步的经验。预计用五年时间培养起全院干警档案信息网上利用的习惯，完善档案信息网上利用的制度和软件功能，完成库存诉讼、文书档案的全文数字化，基本实现档案利用无纸化。第三步：挖掘档案信息利用潜能，实现信息利用常态化。预计在五年后将档案工作的重点，逐步转移到研究挖掘档案信息利用潜能上来，实现信息利用常态化，努力为各项检察业务的开展提供优质高效的服务。二、提高档案利用意识，逐步推广利用网络化手段今年我院开展档案信息网上利用工作，面临的首要难题是如何提高全院干警档案利用的意识，如何转变全院干警档案利用的习惯。为此，我们一方面为全院干警提供最周到的服务。一是编制详尽的系统操作说明，并置于系统的首页，方便干警查询；二是下发通知，告知权限，并将开展档案信息网上利用的通知、权限配置表、权限审批表置于档案信息网醒目位置，方便干警执行；三是广泛开展系统运用培训，在日常档案利用接待过程中，注重网上信息利用的指导和宣传，希望在潜移默化中、在口口相传中让全院干警自觉认识和接受档案信息网上利用的便利。另一方面利用现有机制，为全院干警创造更多档案信息网上利用的需求。一是结合诉讼案件网上归档结案工作的全覆盖和档案管理岗位目标考核机制，向职能部门领导和办案部门全体人员开放诉讼档案归档效率统计查询、诉讼档案移交查询和归档预警查询权限，使其能实时查询诉讼档案的移交、接收和超期归档、退卷情况等详细信息，既方便了各部门对归档结案工作的管理，又提高了系统应用的人气水平。二是在档案利用接待过程中，注意掌握利用需求，通过分级审批开放临时权限机制，主动提供档案信息网上利用。如在掌握了预防处建立行贿档案要扫描相关档案材料的需求后，开放临时权限，预防处通过网上查阅诉讼档案数字化信息595件次，既减轻了档案部门利用接待工作的压力，又为部门提供了优质高效的服务。三是及时总结经验，明确下阶段工作目标。据系统统计数据提示，今年以来，参与网上信息利用的处室与部门有十八个，减去尚未联网的外设部门8个，参与率为86％。各部门网上利用档案信息3083件次，比档案室现场接待利用高出了1469件次，占利用总数的66％，初步显现了档案信息网上利用的需求和潜力。明年，我院要继续加大宣传力度，完善档案信息利用统计功能，加强对张江院、临港院等外设部门的指导和服务，努力推动档案信息网上利用工作向前发展。三、强化档案保密意识，筑牢档案信息化安全防线今年我院开展档案信息网上利用工作，面临的第二个难题是如何提高全院干警的档案保密意识，如何筑牢档案信息化安全防线。为此，我们一方面通过构筑制度安全防线，确保档案信息安全。一是组织开展档案法律法规的学习，对重点对象、重点内容开展学习教育活动，提高依法治档的意识和能力；二是组织修改完善了档案管理岗位目标考核制度、档案安全管理应急预案，从制度机制上保障了档案法律法规的贯彻实施；三是根据国家档案局《关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知》要求，及时对档案数字化和档案信息化服务外包情况进行了自查，终止了档案数字化外包合同，重新审核签订了档案信息化外包服务合同和保密协议，并向新区档案局报送了外包工作备案表；另一方面通过构筑网络安全防线，确保档案信息安全。一是将档案信息安全管理纳入全院风险管理的重点部门之一，由院保密部门和技术部门协同参与档案专用服务器和计算机保密安全管理；二是设置信息利用两道安全防线，第一道防线：配置全院档案管理系统应用权限，分为角色群固定权限和分级审批开放临时权限两种。第二道防线：开展权限配置和密码管理专项检查，协同院保密委定期开展保密安全检查，与全院干警和其他涉密人员、涉密机构签订保密协议；三是通过技术手段，确保数据安全。第一严禁数据随意下载和上传，每台涉密计算机都安装了保密管理软件，从技术上保证了外部信息无法上传，内部信息无法下载；第二档案专用服务器和档案管理系统由技术人员专人管理和运行维护，我院与相关人员和机构签订了严格的保密协议；第三做好档案数据安全备份，并根据形势发展需要，与软件开发公司签订了脱机备份和异地备份的协议。四、挖掘档案信息资源，主动服务于各项检察业务今年我院开展档案信息网上利用工作，面临的第三个难题是如何缓解不断增长的档案信息利用需求和所能提供的档案信息资源的相对不足之间的矛盾，努力挖掘档案信息资源，主动服务于各项检察业务。为此，我们一方面通过整合现有信息资源，增加档案数据库容量。今年，我院通过督促软件公司尽快完成原南汇区院档案数据迁移项目，完成了原南汇区院各类档案信息与我院数字化档案管理系统数据的整合，实现了档案数据的统一管理。另一方面通过加快增量和存量档案信息著录维护和档案数字化进度，增加档案数据库容量。今年著录各类档案案卷级、文件级信息175257条，扫描档案362075页。今年，还修改完善了归档预警、检索利用、线索初查案件档案整理等功能，增加了刑事被害人救助案件整理、检察技术档案管理等功能模块。通过完善系统功能，优化了数据库信息结构和查询条件。今后，我院还将继续努力，不断总结档案信息网上利用的经验和各部门提供的需求，为实现档案信息化建设的第三步任务：挖掘档案信息利用潜能，实现信息利用常态化积累基础。浦东新区检察院