配件管理制度

配件管理制度配件管理234主要内容56平价调拨三包技改入库管理出库管理采购流程17退货管理1.按先进先出制度定置摆放（可根据发货要求）按供应商及商品做好明显实物标识卡2.配件仓库中的原厂件、副厂件件、呆滞件、待处理、不合格件必须与正常商品严格隔离，并做好醒目标识3.对需要返回厂家的呆滞件、待处理件、不合格件更换，经配件主管核实，并将返回清单以纸质或邮件的方式发给配件应对的财务人员，由配件计划员与供应商进行商务洽谈，财务人员与供应商进行账务函接4.仓库管理员要做好防火、防潮、防盗工作，对库存物资的安全负责，否则承担相应的责任1.配件现场管理每日下班前对摆设仓库场地外的物料，与商帅系统核对月末由仓库负责人组织人员对所有库存商品进行抽盘，编制盘点表，并与帐面余额核对年中和年终仓库管理负责人应协同财务部和其他有关部门对公司库存商品进行全面盘点，编制盘点表，并与商帅帐面余额核对详细的管理制度参照《仓库盘点管理制度》2.配件盘点配件采购单录入配件采购（采购人员）配件采购申请市场需求（客户+库存）配件审批流程通过审核（配件部负责人）付款（财务部）打印入账（仓管）客户购货配件金额大于2000元时，应与客户签订购销合同各所管辖地区的服务负责人于每月25号前提交月度所需的配件临时采购：单次采购总额5，000元以上交总经理审批，单次采购总额20，000元以上交总裁签批实际采购价格与采购审批单价有差异需提交书面报告经配件部经理审批，报呈财务备案。采购单价超过已审批单价的10%，同时递交总经理审批采购流程注意事项常规、易损配件以45天周转量上限，下限为15天耗用量，结合历史使用量（前半年平均耗用量为依据）、上游优惠政策及年度指标设定为安全库存量配件采购通过货运公司运送，或异地取货，采购人员和相关收货人员应对采购的配件与提货单进行核对，如发现数量不符，货不对版，配件损坏，出现差异时，报领导处理异常情况配件采购负责对供应商进行追索，并将追索前情况、索赔后的结果报备财务配件采购通过货运公司或其他运输方式，由我司付运费的，先由配件部备用金支付，于每周星期一递交结算运费单据到财务部结算并补足备用金采购流程注意事项1.入库时仓库管理员负责清点实物数量，进行外观验收，同时要关注商品的价格、规格、型号、数量是否与订单一致，货物名称及编号是否统一2.所有采购行为的结算方式在商帅系统均采用“挂帐结算”方式3.商帅系统入库单位名称要准确，采购单打印后，不得随意更改，并不得重复打印，如需重新打印，必须征得配件经理同意，并及时通知财务部。4.在商帅系统严格区分原生产厂家同名或作用一致的非原厂生产的配件，配件部负责人在原厂件物料编码后加W，以便于识别原厂件与非原厂件，分开存放。1.配件入库2.配件入库审核6.配件部负责人审核通过后，在《采购入库单》上签字确认，并交由仓库管理人员当天在商帅系统办理入库手续5.配件部负责人在收到配件部助理交来《采购入库单》时，核对配件提（送）货单内容与打印的《采购入账单》是否一致，并在当天内在商帅系统进行审核7.仓库管理人员发现差异时，应立即向配件部负责人报告，由配件部负责人书面说明原因，交由服务总监跟进8.仓管采购单入账后，仓管人员必须当天将仓库红联留下，其余四联交配件助理，财务采购统计绿联由财务部，配件管理人员每周周一上午到配件助理处取，财务付款白联作为采购付款申请依据1.配件专员每月5号前与供应商核对上月配件采购应付账款明细及总额，并制表2.提交至配件部负责人及服务部长/总监进行审核，批复3.提交付款申请单，在每月10日前呈报财务管理部进行审核，执行付款申请流程3.应付账款4.财务管理部将货款转账至客户银行账号仓管出库并审核签字配件销售人员签字确认审核（配件部负责人）配件助理填制出库单打印收款（财务）11.明确销售负责人，销售负责人对单据须妥善保管，并有催促收款的责任2.单据出库时须服务人员签字确认，仓管签字，配件主管审核，财务复查，以上人员的签字确认；仓管并在系统作“入账”操作3.根据客户应收款状况，核定每个客户的逾期货款额，对逾期半年以上客户不允许发货4.若配件销售货款超过规定回款期限，因特殊原因需发货客户，须服务总监签字确认，并明确逾期应收款的回款日期注意事项商帅系统《销售出库单》在业务系统上采取“挂帐结算”方式在《销售出库单》的“销售类型”栏上填写出库单业务类型（祥见销售类型分类规范）注意事项保外维修项目1.服务工程师凭《维修派工单》领用维修业务所需的材料，派工单需注明合同编号、整机型号、车架号、维修项目、预算领用材料等重要信息2.因保外维修项目未签订合同而发生的领用配件费用，一律按正常销售处理，因此而造成的项目核算差异及后续的相关问题，由领用人及相关负责人承担责任，并乐捐20元/笔3.保外维修项目完工，项目负责人需二个工作日内填制《维修业务完工单》及《耗用材料明细清单》交财务备案1.必须附有使用部门经理已审核通过的《工作联系单》，填写信息必须准确，必须包含销售合同号、整机型号、赠送客户及配件金额，填制日期等重要信息2.其他销售及服务赠送需服务总监及销售总监签批，大于5000元，需总经理批准3.无偿维修业务《工作联系单》同时须填写维修车辆的整机编号，并注明使用用途赠送、设备无偿维修赠送、设备无偿维修5.赠送配件发出后由配件部落实客户是否实际收到实物，并需在发出七个工作日内将赠送的单据（《销售出库单》、《工作联系函》、客户签收《维修服务确认函》）交财务部现场会计，财务部现场会计一个工作日核销4.根据“谁收益谁承担”原则，客户栏：所属部门收益填写所属部门，耗用材料成本由收益部门承担样车维修1.样车需保养及维修时，凭《工作联系单》领用材料，单据中列明维修车型号、整机编号、维修项目、维修人员及维修期限，以便核准维修费用核算，并要求服务部总监签字确认样车维修原因3.因特殊情况不能前事提供《工作联系单》须在二个工作日内补办手续4.样车移动及调拨参照《和合集团整机管理制度》场地摆放样车的配件拆卸1.因驻外配件仓库库存不能满足维修服务需求，综合管理员向服务总监书面申请拆卸样车的配件名称及数量，批准后同时向平台经理报备2.综合管理员将审批后书面报告扫描发送总公司的配件部，配件部接到报告后立即按原采购成本办理入库手续，注明拆卸样车车架号，并同时开具平价调拨单到使用分公司3.综合管理员开具相关出库单据，注明拆装样车整机编号4.所管辖服务负责人向总仓库申请补回的拆卸配件5.“谁拆卸谁安装”的原则，拆卸人须在二个工作内将拆卸配件装回样车销售出库后跟踪1.对于非月结客户，服务工程师需在7个工作日内负责回收货款2.对服务工程师配件应收货款大于公司与其核定销售授信额度时，配件部有权取消对其配件销售权利3.服务维修工程师在维修业务完成，当日应向客户取服务费及配件销售等款项总额，并与客户签订《维修服务确认函》；若服务维修工程师在现场全额未收或收取部分款项的客户，客户须在《维修服务确认函》签字确认，并明确回款时间销售出库后跟踪4.服务维修工程师在收到《维修服务确认函》，在总公司本部二个工作日内原件交到服务助理，由配件助理转交现场配件会计确认5.在外的服务维修人员二个工作日内交分公司综合管理员，由分公司综合管理员传真到该公司配件助理，由配件助理转交现场配件会计确认6.分公司服务助理统一每周一将原件快递现场配件会计1.驻外的服务工程师收取维修服务及配件货款，二天内交回综合管理员，综合管理员填制一式三联《应收账款确认函》，财务、综合管理员及服务工程师各存一联2.各公司的综合管理员在规定时间内将收取货款存入公司统一银行账户，并填写应收账款的明细清单及《应收账款确认表》财务联扫描回财务部应收账款每周周五上午12：00每月最后一天上午12：00留存金额大于1万元当天仓管出库并审核签字配件销售人员签字确认审核（配件部负责人）配件助理填制出库单打印三包服务（厂家技术改选）服务助理对厂家旧件货款追索三包旧件回收三包旧件退厂家收款（财务）或冲抵货款旧件需回司三包旧件旧件不需回司（包含滤芯，油品，及当地销售的大臂等配件）旧件专员打退库单配件部检验旧件三包旧件回司服务专员索赔现场会计核销1.三包维修业务旧件需回司，服务索赔专员在三包维修服务出库时开具的《三包初步确认表》签字确认2.并列明A、三包维修业务范围的配件；B、三包维修业务的旧件是否需回司及是否属于索赔件3.对于须回司的三包旧件，配件助理根据服务索赔专员签字确认单，开具《销售退货单》，并注明XXX订单三包旧件退回4.对于不属于回司的三包旧件，配件助理根据服务索赔专员签字确认单，开具《销售退货单》，并注明XXX订单三包旧件不需返司三包旧件处理注意事项5.三包旧件回收时间，维修服务完工后十个工作日内退回仓库；驻外退回分公司仓库在月末前十天退回总部仓库，未设超过期限按正常销售处理6.分公司综合管理员在月末前十天将存放三包旧件退回总部仓库，未及时退回造成损失由综合管理员承担7.维修工程师将退回三包旧件交配件仓库，仓库管理人员检验是否属于原厂的配件。不属于原厂生产的配件，由维修工程师自行与客户洽谈货款追索8.属于原厂旧配件，维修工程师及仓库管理人员在《销售退货单》签字确认，仓库管理人员留绿联、黄联，仓库管理人员当天须在商帅系统办理出货手续，三包旧件处理注意事项9.维修服务工程师凭《销售退货单》当天负责通知项目服务索赔专员三包旧件回收情况，服务索赔专员收到《销售退货单》当天与4008客服专员核对保内设备情况10.服务索赔专员确认三包件须在于每月月末前五个工作日对索赔工作处理完毕(厂家规定时间长的除外），否则因由索赔而造成的损失由服务索赔专员承担11.由服务索赔专员当月七个工作日前通知配件助理将三包旧件退回厂家，商帅系统仓库选择XXX三包仓库，配件助理凭项目服务索赔助理的返厂配件清单，开具《销售出库单》三包旧件处理注意事项项目服务助理与厂家衔接应收款项，并通知财务确定款项是否到账财务确认款项已收到，由财务出纳应当天在业务系统作收款确认配件回款总仓仓管出库并审核签字打印总仓配件助理填制出库单分公司申请审核（配件部负责人）总仓仓管发货分公司入库各分公司对于三包、厂家技术改造业务旧件回收，服务维修人员将旧件退回分公司,由分公司仓库管理员统一接收入库在月末终止前10天分公司仓库管理员将三包旧件统一调回公司总部3.对于须回司的三包旧件，配件助理根据服务索赔专员签字确认单，开具《销售退货单》，并注明XXX订单三包旧件退回4.对于不属于回司的三包旧件，配件助理根据服务索赔专员签字确认单，开具《销售退货单》，并注明XXX订单三包旧件不需返司平价调拨注意事项各分公司对于三包、厂家技术改造业务旧件回收，服务维修人员将旧件退回分公司,由分公司仓库管理员统一接收入库在月末终止前10天分公司仓库管理员将三包旧件统一调回公司总部平价调拨注意事项打印审核（配件部负责人）仓库管理员检验服务维修工程师配件退回配件退回录入入账（仓管）销账（财务部）1.服务维修业务发生后，产生配件退回，由仓库管理员检验配件是否属于我司发出的配件2.配件录单员录入《销售退货单》注明《销售出库单》单据编号及退货原因，配件负责人审核，仓库管理员入账，以上人员须签字确认3.不属于原厂生产的配件，由服务维修工程师自行与客户洽谈货款追索4.由于服务维修工程师工作失误造成的退货损失（包括配件成本、运费等相关费用），技服人员承担20%损失，公司承担80%损失退货注意事项