酒店管理财务酒店应收账款管理制度与坏账准备的提取(

1叶予舜二〇一二年十一月二十四日星期六酒店管理财务酒店应收账款管理制度与坏账准备的提取酒店发生应收账款的主要原因是扩大销售，增强竞争力，因此对应收账款管理的目标就是及时回收客人所欠的消费款，求得利润最大化。应收账款是酒店的一项现金投放，是为了扩大销售和盈利而进行的投资，而投资肯定要发生成本，这就需要在应收账款信用政策所增加的盈利和这种政策的成本之间做出权衡。只有当应收账款所增加的盈利超过所增加的成本时，才应当鼓励客人赊账消费；如果赊账消费有着良好的盈利前景，就应当放宽信用条件扩大赊销面。为确保应收账款的安全性和回收的及时性，建立一套行之有效的应收账款防范机制，并加强应收账款的日常管理就显得尤为重要。随着中国（内地）酒店业客源市场竞争的不断加剧，中大型高星级酒店的应收账款可谓是与日俱增。某酒店为了争取更多的潜在客源，留住老顾客，照顾客人的面子问题，近两年来该酒店签订的协议挂账单位达到了270多家，前台临时挂账的S账中挂张数也达到100多户。应收账款是酒店采用赊销方式销售客房和餐饮或提供对客服务而向客户收取的一种款项，作为酒店营运资金管理的一项重要内容，应收款项管理的好坏直接影响酒店营业资金的周转和经济效益。它是酒店一项长期的，制度化的工作。因此，这就要求我们加强对应收账款的管理，加速它的周转，使酒店在市场竞争中能更好的发挥应收账款的商业信用作用。应收账款管理作为酒店营运资金管理的重要方面已越来越引起酒店管理者的重视，甚至成为酒店管理当局必要攻破的一门“必修课”。2叶予舜二〇一二年十一月二十四日星期六一、对目前酒店业应收账款的现状分析１．应收款占用资金比重逐年增加，应收账款余额不断扩大据调查，中国（内地）酒店应收账款占流动资金的比重大致在３０％以上，酒店逾期应收账款总额比率高达２０％以上，与发达市场经济国家的水平存在较大差距。由此在很大程度上加大了酒店的经营风险，一旦坏账范围进一步扩大，将直接影响到酒店的资产质量，导致经济效益的滑坡。如某酒店七月份月应收账款累计余额563.65万元，与上月相比增加了32.39万元，提高6.09%，当月新增应收账款514.23万元，当月收回应收账款481.84万元，应收账款回收率为85%。本月应收账款周转率为1.01，上月应收账款周转率为0.86。根据以上数据，说明债务人施欠时间长，资信度低，；同时也说明酒店催收帐款力度有待加强，防止呆帐甚至坏帐发生，以免造成流动资产不流动，这对酒店正常的经营是很不利的。２．应收账款多采用账外备查的办法许多酒店在应收账款的管理上多采取账外备查的办法，酒店为了推迟交纳营业税往往采取将客人的记账消费金额暂时不入账，待实际收到款项后再作营业收00.00万元100.00万元200.00万元300.00万元400.00万元500.00万元600.00万元营业收入累计应收账款当月新增应收账款当月收回应收账款10年6月、7月应收账款对比6月7月3叶予舜二〇一二年十一月二十四日星期六入入账，在未收到消费款之前由各营业部门分管散客临时挂账的消费账单，由财务部掌管协议记账单位的消费账单，并分别负责进行催讨。这样不仅有悖权责发生制的会计核算原则，而且极易导致消费账单不慎遗失，或收回账款不及时上报甚至监守自盗的舞弊现象，造成酒店应收账款居高不下的原因可以从两个方面来归纳：（１）酒店经营环境的影响一方面是扩大市场份额的需要，在激烈竞争的市场经济中，赊销成为酒店扩大销售的主要竞争手段。另一方面是部分消费者故意拖欠账款，诚信缺失。（２）酒店自身的问题从主观上中国（内地）酒店管理者普遍只重销售而忽视包括应收账款管理在内的内部管理，而客观上他们对于应收账款管理无论是经验还是理论都十分缺乏。二、应收账款对酒店的影响高额的应收款直接影响酒店的现金流入，直接引发财务危机酒店通过赊销不断扩大销售，而赊销的背后就是不断上升的应收账款，很多酒店在具有良好的盈利状况下，因应收账款管理不善而面临财务危机。中国（内地）许多酒店包括一些经营状况良好的上市酒店经常出现有利润、无现金，账面状况不错却资金匮乏的状况。应收账款的坏账风险对酒店盈利状况的影响逾期应收账款对酒店的危害直接体现在坏账风险上，据统计逾期应收账款在一年以上的，其追账成功率在５０％以下，应收账款逾期时间越长，成功回收的概率就越低，逾期时间超过三年的，回收账款的概率几乎为零。在中国（内地）众多大型酒店中，实际已成坏4叶予舜二〇一二年十一月二十四日星期六账但未作坏账处理的情况普遍存在。1)大量的应收账款会影响企业流动资金的周转。应收账款是资金流通的缓冲形式，但是，大量应收账款的存在导致企业大量流动资金被不合理占用，也会影响商品流通的顺利实现，从而影响企业再生产过程的实现。企业在赊销产品时，发出存货，货款却不能同时收回，而企业对逾期不还款的客户不能采取相应措施，致使企业流动资金被大量占用，长此以往必将影响企业流动资金的周转，使企业货币资金短缺，从而影响企业的正常开支和正常生产经营。如果应收账款被长期拖欠，既会影响企业资金周转与有效利用还会增加企业的利息支出和为催收欠款而发生的各种费用。如果应收账款最终成为坏账，企业将遭受更大的损失。2)应收账款夸大了企业经营成果，使企业存在亏损。目前，中国（内地）企业确认收入时遵循权责发生制原则，发生赊销的账务处理为，借记“应收账款”科目，贷记“营业收入”科目，将赊销收入全部记入当期收入，因此，企业本期利润的增加并不能表示本期实现的现金流入。根据谨慎原则，企业可根据实际情况对应收账款自行计提坏账准备，但在实务中，为了便于纳税，有关法规中明确规定，计提比例一般为3‰～5‰。如果企业应收账款大量存在，坏账的可能性也会随之增加，即实际发生的坏账损失可能远远超过提取的坏账准备。这样等于夸大了企业的经营成果，对可能发生的损失不能充分估计。3)应收账款增加了企业现金流出的损失从赊销的账务处理可以看出赊销虽然使企业产生了较多的收入，增加了利润，但没使企业的现金流入增加，反而使企业不得不垫付资金来缴纳各种税金和费用，5叶予舜二〇一二年十一月二十四日星期六加大了企业的现金流出。4)应收账款增加了企业资金的机会成本企业应收账款所占用的资金，客观上要求在经营中加速周转，得到回报，但由于应收账款，特别是逾期应收账款的比例在不断上升，致使大量资金被沉淀，借款时间被延长，增加了利息费用。被占用的资金丧失了其时间价值也就是赢利机会,大大降低了企业资金的有效利用率，从而增加了资金的机会成本。三、加强应收账款管理的对策(一)建立一套行之有效的应收账款防范机制应收账款管理首先应从源头控制，防患于未然，因而酒店管理当局应当用心研究，及时建立起一三、加强应收账款管理的对策套符合酒店实际的应收账款防范机制。1）结合情况，确定适用的信用政策，谨慎选择客户酒店应该量体裁衣，选择和确定适合自己的信用政策。政策里必须明确赊销客户的范围、赊销客户的信用标准、赊销客户的资深调查、信用等级、信用担保范围、赊销额度、审批程序以及酒店内部担保人和责任人的风险防范措施等等。通过制定可操作性的信用政策，方能确保酒店信用政策合理、合法和规范的运作。由需挂账消费的单位提出申请，酒店销售人员及财务有关人员需对该单位进行信用评估和审核，酒店可以利用信用评估机构、银行、财税部门等以及其单位在舟山本地的影响力，知名度和美誉度等资料作为依据。以及该单位在本酒店消费结算情况和舟山其他酒店消费结算情况综合分析后获得客户的信用资料。在此基础上，根据对客户信用资料的分析，确定出信用比较好的单位批准同意其在酒店挂账消费，对同意挂账消费的客户，酒店会与单位签订一份酒店协议，明确允许挂6叶予舜二〇一二年十一月二十四日星期六账的的最高限额和每月的结算期限、有效签单人的亲笔签字笔迹、违约的责任，并由双方负责人签字盖单位公章，履行了以上手续后，挂账消费方可实施。2）建立健全适合酒店应收账款管理办法为了进一步规范酒店应收账款管理，保证资金周转顺畅，避免呆账、死账的出现。并结合本地的实际情况，特制定本办法：（1）收银员拿到客人签字账单后，必须马上核对挂账协议，是否就是协议单位及有效签单人，字迹是否属实、清楚，金额是否正确。若签字账单存在上述问题，款项有该收银员负责收回，无法收回的，负赔偿责任。（2）如果是协议单位，但不是有效签单人，应该向此单位的有效签单人联系，询问是否有此人，能否签单。（3）个人一律不能签字挂账，原则上不允许签字挂账，有特殊情况，关系单位或关系人需要挂账的，遇有这种情况，必须要餐厅经理或者销售经理以上担保，才能签单。挂账金额不得超过5,000元，并由担保人负责，其他人无权担保挂账。（4）吧台之间账单传递：当班收银员必须做好账单的传递，不得延误。若出现因传递不及时造成遗失等现象，由该收银员全部赔偿并作违纪处理。（5）酒店审计人员审核后退回吧台的账单，因收银员工作责任心不强造成的签字不清、不实而形成的欠款，由该经办收银员补办手续，若出现呆账、死账，由该收银员全部赔偿。3）建立客户动态资源管理系统专门的信用管理部门必须对客户进行风险管理，其目的是防患于未然。动态监督客户尤其是核心客户，了解客户的资信情况，给客户建立资信档案并根据收集的信息进行动态管理这就是客户的动态资源管理。调查的渠道一般包括：公关营销部门业务员掌握的客户资料、管理人员的实地考察、客户的其他供应商调查的情况、网络数据和其他公开的信息渠道。调查的内容主要有：客户的品质、能7叶予舜二〇一二年十一月二十四日星期六力、资本、抵押和条件（“５Ｃ”系统），客户与酒店往来的历史记录，客户的规模、财务状况、发展前景、行业的风险程度等等。(二)建立应收账款的监控体系1）财务部门对应收账款的分析管理财务部门应定期对应收账款的回收情况、账龄等情况进行分析，而不能将所有责任都交给信用小组及公关营销部和前台营业部门，这是内控制度的重要环节能。财务部门应编制一定期间的赊销客户的销售、赊销、收账、账龄分析表及分析资料报给酒店高层管理者。2）发挥内部审计的监督作用内部审计在应收账款管理中的监督作用主要体现在两个方面：一是不断完善监控体系，改善内控制度；二是检查内控制度的执行情况，检查有无异常应收账款现象，有无重大差错、玩忽职守、内部舞弊、故意不收回账款等情况，确保应收账款的回收。3）信用部门和营业部门应进行应收账款跟踪管理服务。从赊销过程一开始，到应收账款到期日前，对客户进行跟踪、监督，从而确保客户正常支付所欠消费款，最大限度地降低逾期账款的发生率。通过应收账款跟踪管理服务，保持与客户经常联系，提醒付款到期日，催促付款，可以发现酒店产品和服务的质量和账款结算上存在的问题和纠纷，以便做出相应的对策，维护与客户的良好关系。同时也会使客户感觉到债权人施加的合理压力，客户一般不会轻易推迟付款，极大地提高应收账款的回收率。通过应收账款跟踪管理服务，可以快速识别应收账款的逾期风险，以便选择有效的催讨手段。在工作中，信用8叶予舜二〇一二年十一月二十四日星期六部门和营业部门要互相配合，分清各自在跟踪服务中的职责，达到相互监督相互促进，提高应收账款回收率和赊销的实际效果。(三)规范应收账款的日常管理，对应收账款在销售的事前、事中、事后进行有效控制（１）建立客户档案，进行有效的信用评估和跟踪记录（２）事前控制：签约到提供酒店产品或服务）从初识客户到维护老客户，业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况，选择信用良好的客户进行交易。（３）事中控制（提供酒店产品或服务到收款）①消费账单查询，账款跟踪。每次消费记账时，收银员必须与客户消费协议保持核对，确认签字有效人，以免事后不必要的账务纠纷与投诉；酒店对客户提供产品或服务后，就应该启动监控程序，根据不同的信用等级实施不同的收账策略，在账款形成的早期进行适度催收，同时注意保持跟客户良好的合作关系（由收账员或公关营销人员或客户经理进行全程跟踪）收账策略如下：A.Ａ类客户，按协议约定的时间收款B.Ｂ类客户，最好预付一部分消费款C.Ｃ类客户，必须预付一部分消费款D.Ｄ类客户，散客必须以现金或信用卡即时结算回款记录，账龄分析。财