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四川品正联合装饰工程有限公司采购物资管理制度流程示意图11目的22适用范围33职责44工作程序55材料管理66材料出入库77采购报账管理88相关文件记录9目录CONTENTS流程示意图9.按合同付款方式付款8.发票、入库单交验7.货物接收6.采购订单5.采购合同4.询/报价与货源确定3.采购申请2.采购计划编制1.工程项目施工清标整理1目的1.1为了规范公司工程项目采购程序及审核流程；1.2为公司储备、选择合适的供应商；1.3最终目的：保证所有材料采购的品种、数量、质量都能满足项目施工的要求。2适用范围2.1适用于公司工程项目原辅材料、设施设备、量测仪器等材料物资采购；2.2适用于项目施工过程中，加工定制件产品的采购（金额超1000元以上）。2.3适用于公司软装项目家具、饰品等材料物资采购。3职责全面负责公司经营所需的原辅材料，设施设备以及消耗品的采购，保证公司的正常运转，力求降低库存、降低成本。3.1工程部负责工程原辅材料、设施设备、量测仪器、器具等物资的采购管理工作；3.2软装部负责工程软装项目家具、饰品等物资的采购管理工作。3.3工程部、软装部负责选择、评审、确认可选供应商（包括业主指定的供应商）。3.4工程部、软装部负责监督材料的入库及使用情况，定期对保管物资的检查。3.5经常与项目现场施工管理人员联系，及时供应材料，确保施工进度；4工作程序4.1供货商的挑选1寻求与公司合作的供应商家须提交自身相关资质证明材料、经营项目类别、经营业绩，以申请供货备选。2工程部、软装部材料主管负责核实供应商所提交的资料，在供货商家相关资料上写明意见，经分管副总经理审批，列入被认可供应商合作伙伴行列。3为公司长期发展和建立合作关系考虑、工程部、软装部材料主管应负责将有价值供应商家信息分类存档，并输入电脑供随时查阅和选用。同时每月提供一份三家以上商家相同规格材料的价格，供公司参考决策。4.2采购1采购权限工程部统一实施对工程项目施工所需物资【包含但不限于主材、辅材、零星采购、设施设备等】的采购、实施对施工过程中加工件的定制；软装部对工程项目施工所需软装饰品【包含但不限于家具、饰品】的采购，任何未经许可的部门和个人不得擅自采买项目所需物资和定制所需物件。2采购申请工程项目施工合同一经签订，各部门应及时作出应对、安排工程相关造价人员、材料主管人员对施工项目进行清标，列出项目所需主要材料物资清单，项目部经理根据清单列表，按施工所需时间先后顺序编制采购计划并提出材料申请表，上报工程部、软装部材料主管。(有一些工程项目因为应急、回头客、关系呀等等的原因也存在先做工程后签合同或不签合同的,但采买的程序也应一样适用）3材料采购计划材料采购计划各项目部应该提前3天提出，写清楚材料数量、规格、品牌质量要求、标注使用地，交工程部采购。开列采购单上未注明相关参数（如品名、规格型号、使用要求等）造成采购员无法判别的，采购员有权拒绝采购，但应及时通知项目部，由此产生的费用及损失由项目经理承担（包括通知时的电话费、二次采购的交通费、采购人员的工资、误工损失等间接费用）。4计划的变更A采购材料申请表一经上报原则上不允许变更。（要求尽量真实、清晰）B特殊情况（诸如场地、设计环境改变）如需变更应及时书面通知工程部材料主管说明原因，报分管副总经理批准4.3询价根据材料申请表，材料主管向可选供应商家发出询价邀请函进行询价。A询价过程的同时也要根据商家距离问询运输方式和成本，包送货还是不包送？这也是一笔不可小视的费用B现有配送货物方式：A专车送货、B快递送货、C火车发运、D空运。C价格含税与否？建筑业税制改革“营改增”以后的对材料、劳务等获取发票的要求越来越多，税收比例从3%~17%不等，价格含税不？也是要先于定价前落实。我国在推行增值税的过程中，商品逐步从含税演变为不含税，采购在询价，议价时一定要知晓报价中是否含税？4.4议价材料主管综合分析供应商家的报价,选择条件优惠的、合适的供应家商进行议价。（多作比较）4.5评审决议材料主管根据议价结果，选择至少3家适合的商家报价制定《物资采购会审表》上报给分管经理，提交公司领导班子会议评审，选定供应商。4.6合同制定与签订1合同制订材料主管会同财务部相关人员负责拟定《物资采购合同》,报分管副总经理审核。2合同签订《物资采购合同》经总经理审批签署正式生效,原件交财务部进行登记存档管理。4.7合同执行与变更1合同自生效日起开始执行。材料主管负责与供应商联系发货，通知项目现场材料的验收及入库工作。2履行材料采购合同过程中，若有变更需求，就变更内容与供应商重新签订补充合同。补充合同与原合同同样具有法律效应，是原合同的一部分。5材料管理5.1现场材料管理1、施工所需各类材料，自进入施工现场保管、使用后直至工程竣工余料清退出现场前均属于施工现场材料管理的范畴；2、在施工平面图中应标明各种料具存放的位置；3、项目部材料员必须按施工用料计划严格进行验收，并做好验收记录，有关资料必须齐全；4、现场的库存材料应账物相符，定期进行材料盘点；5、施工用料发放规定：a施工现场必须建立限额发料办法和履行出入库手续；b在施工用料中的主要材料和大宗材料必须建立台帐；c凡超限额用料必须查清原因，及时进行材料核算。5.2进场材料质量验收1、对进场材料的规格、外观、性能、数量要认真验收把关；2、建立健全物资进场验收办法，确保材料达到标准要求，满足工程要求；3、对进入现场的各种材料、成品、半成品要索取产品质量合格证，建立合格登记台帐；4、对合格材料的保管要根据其性质做好防护措施，保证材料在保管过程中不发生质量问题；5、对不合格质量、规格、数量要求的材料设备有权拒绝验收，并报有关负责人。5.3限额领退料1、严格执行限额领料办法，做到领料有手续；2、健全班组领料台帐，完善制度；3、领料额度应根据施工预算及实际需要由工长、材料组长共同研究提出意见，项目经理批准执行；4、材料员每月一次统计结算；5、材料领出后，由班组负责使用和保管，材料员必须按保管和使用要求对班组进行跟踪检查、监督（克服管供不管用的现象）；6、在领、发（或退）料过程中，双方必须办理相关手续，注明用料单位工程和班组材料名称、规格、数量及领用日期、批准人等，双方需签字认可；7、搞好限额领料考评，节约有奖、超用有罚。5.4库房管理1、健全仓库管理办法，严格遵守进、发料办法，做到进料按规定验收，发料按发料单；2、科学管理，按规格品种分别堆放；3、做到帐、物、卡相符合；4、不得将易燃、易爆危险品与其他材料混放；5、做好季节性预防措施；6、保持库房干净、卫生；7、做好库房的防火工作。6材料出入库为规范材料的验收入库、发运、领用以及退库、退货等环节衔接，安全、保质、有序地供应材料，满足施工需要。6.1材料的验收入库采购员购回的材料须经工程项目经理（对质量负责）和保管员（对数量负责）验收签字后方可报销，项目经理对不符合采购要求的材料（即与材料采购计划要求不符，以及票据清单未注明相关参数要求致使无法判别的）有权拒收，因此造成的后果，由采购员承担。6.2材料领用工队领用材料应由项目材料员或指定专人开具领料单，注明使用部位，交保管员复核无误后发料；对当日未用完的材料，工队应及时退回，不得丢弃或据为己有，否则库管员有权按办法给予处罚。对于有虚报虚领者，处以材料总价3倍的罚款。6.3材料的退库、退货材料在入库前发生退货，未造成损失或间接费用发生的，由采购员协同财务部退货（金额较小时由采购员直接办理）；发生损失或间接费用的，由采购员注明原因报公司处理；材料在入库后发生退货的，由保管员开具红字退货单，按上述程序操作。工程完工后，工地剩余材料应先分类清理：有退货协议的，按协议退货；不能退货但别的工地可以使用的，发往别的工地，但需注明原因并上报公司；对工地不需用的材料退回公司库房。材料的退库、退货均应注明原因、责任及有关损失情况，由当事人及时向公司发回书面报告，请求处理，未及时报告或不报告者，将追究当事人的责任。7采购报账管理7.1工程部材料主管在材料进场后验收后，联系供货商家收取送货单据（送货单，运单，过磅单等），查验送货是否按采购订单所需供货，有无漏单，查验进场材料有无项目负责人签收，有无按要求办理入库手续。7.2工程部材料主管按公司《财务报销制度》的款项支付流程和费用报销流程规定，根据审核无误的采购订单、商家送货单证及开具的合法有效的发票、项目部和库房保管员签字齐全的入库手续，填列款项支付凭证或报销凭证，由财务部安排资金给予支付或报销。8相关文件记录8.1供应商家统计表18.2原材料/设备采购申请表28.3物资采购会审表38.4材料出/入库单4材料内部调拨单/转账单5材料报废申请单6合同会签单7谢谢各位！！！品正联合装饰财务部2015.07.24