采购管理制度

采购管理制度上海知是网络科技有限公司2目录采购计划与预算总则附则采购订约方式与付款方式供应商及价格审核规定采购方式及流程交期管理规定采购品质管理规定3采购计划与预算总则附则采购订约方式与付款方式供应商及价格审核规定采购方式及流程交期管理规定采购品质管理规定目录4第一条制定目的：①规范公司采购的计划制定、预算编制流程，配合公司预算制度的推行；②规范采购方式，制定询价、议价流程，从而达成降低成本之宗旨；③规范采购作业流程，确保采购工作顺畅；④规范采购品质管理，避免物品、服务采购发生品质问题；⑤规范采购交货期限管理，保障采购物品、服务及时交付；⑥规范采购付款方式，确保用款安全。第一章总则5第二条适用范围公司采购的项目包括(不仅限于)下列采购项目：①公用事业如电话及电信服务的购买及租用；②办公设施(包括各种办公家具、电脑及周边设备，如打印机、扫描仪、调制解调器等，网络设备如交换机、路由器等，以及在上述设备上运行的系统软件、应用软件)的购买及租用；③房屋、仓库、车辆的购买及租用；④市场活动代理、会务代理服务；⑤宣传资料、学术资料等文稿、图片服务；⑥礼品定制；⑦保险。第三条权责单位行政处负责规章制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。第一章总则6采购计划与预算总则附则采购订约方式与付款方式供应商及价格审核规定采购方式及流程交期管理规定采购品质管理规定目录7第四条采购计划的作用编制采购计划有下列作用：①预估物品使用数量、交期、防止断供。②避免库存过多、资金积压、空间浪费。③配合公司市场、销售计划之达成。④配合公司资金运用、周转。⑤指导采购工作。第二章采购计划与预算8第五条采购计划编制(一)采购计划各部门拟定本部门各种物品、服务等之年度需求计划，填写《部门物品、服务需求计划表》(见附件PCHS-01)。行政处汇总各部门之年度需求计划，编制公司年度采购计划，填写《公司物品、服务采购计划表》(见附件PCHS-02)。(二)采购计划编制注意事项采购计划要避免过于乐观或保守，应注意的事项有：①公司年度物品、服务等需求的必要性。②市场计划之可行性和可预见问题。③物品标准成本之影响。④保障需求与降低库存之平衡。⑤采购价格和市场供需之可能变化。第二章采购计划与预算9第六条采购预算编制规定①采购预算分为物品、服务需求预算与物品、服务采购预算。②本年底预计库存中之可用物品应计入次年度之物品需求预算，但不列入物品采购预算；次年度预计库存不列入物品需求预算，但应列入物品采购预算。③同类物品不必细分(如不同规格之U盘)而以总用量预算。④物品采购预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况。⑤采购预算应以付款季度为编列依据。⑥采购预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势。第二章采购计划与预算10采购计划与预算总则附则采购订约方式与付款方式供应商及价格审核规定采购方式及流程交期管理规定采购品质管理规定目录11第一节采购方式规定第七条采购方式确定依据采购承办部门根据下列因素确定最有利之采购方式：①物品、服务使用状况。②物品、服务需求数量。③物品、服务需求频率。④市场供需状况。⑤价格。第三章采购方式及流程12第一节采购方式规定第八条采购方式公司物品、服务采购方式一般有下列几种：①集中计划采购公司通用性物品及服务，以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购。②合约采购经常使用之物品及服务，采购承办部门应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物品供应来源，简化采购作业。采购方法同上，依定时或定量之方式进行采购。(如：数据情报)③一般采购除①②之外的物品或服务。第三章采购方式及流程13第三章采购方式及流程第九条请购的提出①物品、服务申请部门依需要状况、库存数量、请购前置期(见《请购前置期限表》(附件PCHS-03))等要求，开立《采购项目申请表》(附件PCHS-04,其中：《采购项目申请表A》适用于非固定资产及计算机软件类，《采购项目申请表B》适用于固定资产及计算机软件类)。②《采购项目申请表》中应在“采购明细”一栏注明物品或服务的具体要求(比如物品的名称、型号、规格、数量、等级等；服务的内容、级别、项目明细等)，依请购核准权限送呈相关人员审批。③《采购项目申请表》原件送交采购承办部门，自存复印件。④交期相同的同一类物品，或内容相同的同一类服务，请购部门应填具在同一份项目申请表中。⑤不满足请购前置期要求的请购视为紧急请购。⑥紧急请购时，请购部门应于备注栏注明，并加盖“紧急”章。第二节请购规定14第三章采购方式及流程第十条请购核准权限①请购核准权限根据请购的种类和金额的不同而设定。(见《请购核准权限表》(附件PCHS-05))。②紧急请购，由总经理核准。③预算外请购，由总经理核准。第十一条请购的撤消①已开具《采购项目申请表》，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式逐级呈原核准人，并转采购承办部门，必要时应先口头知会采购承办部门。②请购部门回收《采购项目申请表》，并加盖“撤消”章。③采购承办部门接获通知后，立即停止一切采购动作。④未能及时停止采购时，采购承办部门应通知原请购部门并协商善后工作。第二节请购规定15第十二条询价①一般情况下，采购承办部门应选择至少三家符合条件的供应商作为询价对象。②确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况及地区会务代理服务，不受①条所限。③凡属合约采购项目，采购承办部门依合约之价格核价，不需另询价。合约条件发生重大变化除外。④凡属可作成本分析之采购项目，采购承办部门应要求供应商作成本分析，以作议价之参考。⑤选择询价或采购的对象，一般情况下，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择。⑥询价后，应确认各家供应商报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。第三章采购方式及流程第三节询价、议价16第十三条议价①询价后，选择两家以上供应商进行交互议价。②议价时应注意品质、交期、服务兼顾。第十四条询价、议价注意事项以下状况采购承办部门应加强与供应商议价：①市场价格下跌或有下跌趋势时。②采购频率明显增加时。③本次采购数量大于前次时。④有同样品质、服务之供应商提供更低价格时。⑤根据公司策略需要降低采购成本时。⑥其他有利条件时。第三章采购方式及流程第三节询价、议价17第十五条其他注意事项①专业物品或服务项目，采购承办部门应会同申请部门共同询价与议价。②供应商提供报价之物品规格与请购规格不同或属代用品时，采购承办部门应送请购部门确认后方可议价。③所采购物品或服务项目由多项可单独报价之子项时，应分别进行单项和总和询价，并填写《比价项目明细表》(见附件PCHS-06)。非比价项目一并填入《比价项目明细表》，但不参与比价。第三章采购方式及流程第三节询价、议价18第十六条呈核及核准①采购人员询价、议价完成后，于《采购确认表》(见附件PCHS-07)上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明。②根据询价、议价结果及议价有效期限拟订供应商与交付期限，依采购核准权限逐级呈核。第三章采购方式及流程第四节采购审批及执行19第十七条订购作业①对于物品类采购，由采购承办部门根据经核准之《采购项目申请表》及《采购确认表》，拟《订购单》(见附件PCHS-08)或订购合同或要求供应商提供供货单或销售合同，走合同审批流程(参见《合同管理制度》)。②对于服务类采购，由请购部门根据经核准之《采购项目申请表》及《采购确认表》，拟订购合同或要求供应商提供销售合同，走合同审批流程(参见《合同管理制度》)。③订购物品或服务之项目应与《采购确认表》及《比价项目明细表》中所请购物品或服务之项目一致。如因任何原因需要调整项目内容或者调整项目单价，而且所调整项目的单价上涨超过10%，需重新填报《采购确认表》及《比价项目明细表》，走询价、比价、议价审批流程。如所需调整不改变请购物品或服务之项目，只是相同项目下数量上的增减，在不影响单价的前提下，采购承办部门获取请购部门书面确认后，可以继续走后续流程。④采购人员应控制采购交期，及时向供应商跟催交付进度。第三章采购方式及流程第四节采购审批及执行20第十八条采购承办(一)以下采购由公司行政处集中承办：①公司总部、办事处公用事业如电话及电信服务的购买及租用；②公司总部、办事处办公设施的购买及租用；③公司总部、办事处办公房屋、仓库、车辆的购买及租用；④公司资产安全保险；⑤全国性市场活动代理服务，国际、国内会务代理服务；⑥宣传资料、学术资料等文稿、图片服务；⑦公司礼品定制。(二)以下采购由各申请部门自主承办：①联络处公用事业如电话及电信服务的购买及租用；②联络处办公用品、办公设施的购买及租用；③联络处办公房屋、仓库的租用；④地区性市场活动代理服务，地区会务代理服务。(三)公司员工劳动保险的购买由人事处承办。第三章采购方式及流程第四节采购审批及执行21第十九条验收与付款①依相关检验与入库规定(见《库房管理制度》)进行验收工作。②依财务管理规定(见《资金管理制度》)，办理供应商付款工作。第三章采购方式及流程第四节采购审批及执行22采购计划与预算总则附则采购订约方式与付款方式供应商及价格审核规定采购方式及流程交期管理规定采购品质管理规定目录23第二十条报价依据①请购部门提供物品、服务之规格、品级要求，作为采购承办部门成本分析之基础，也作为供应商报价之依据。②非标准物品或服务之请购，一般由供应商先提供样品或服务项目明细，供请购部门确认可用后，方予报价。第四章供应商及价格审核规定24第二十一条供应商确认及价格审核①采购承办部门一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据。②供应商根据请购部门对物品或服务的规格要求，于规定期限内提交报价单。③采购承办人拟订供应商及价格，以《采购确认表》呈申请部门负责人确认。④采购承办人递交经申请部门确认的《采购确认表》，报采购部门负责人审核。⑤采购部门负责人认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，必要时可亲自与供应商议价。第四章供应商及价格审核规定25第二十二条价格调查①采购承办部门必须经常收集市场供应信息资料，作为降低成本之依据。②公司各有关单位，均有义务协助提供价格信息，以利采购承办部门比价参考。③在同等价格、品质条件下，涨跌后采购应优先考虑与原供应商合作。第四章供应商及价格审核规定26采购计划与预算总则附则采购订约方式与付款方式供应商及价格审核规定采购方式及流程交期管理规定采购品质管理规定目录27第二十三条物品、服务订购前，应在订购单或订购合同内予以下明确规定：①订购物品、服务之规格、等级、技术要求等。②各种检验规范、标准或适用规格。③所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。第二十四条合格供应商之选择物品、服务采购，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件：①经本公司供应商调查，列入合格供应商名列。②提供的样品经本公司确认合格。③类似物品、服务以往采购之良好记录。④同行业中之信誉良好者。第五章采购品质管理规定28第二十五条物品品质保证协定物品类采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，公司可根据需要要求供应商承诺下列品质保证：①厂商品质管理体系需符合必要之品质保证系统(如ISO9000体系等)。②所提供之产品，通过必要之产品认证(如UL、TUV、CCEE等等)。③供应商应随货送交其出货品质检验合格记录。④保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付。第五章采购品质管理规定29第二十六条物品进货验收规定供应商提供之物品，必须经过本公司采购承办、请购、仓库等部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项：①确认订购单核对供应商之交货单与本公司之订购单或订购合同。②确认供应商对有两家以上供应商之物品，应确认物品来源有无错误或混乱。③确认送到日期用以确定厂商是否如期交货。④确认物品的名称与规格避免交货错误之发生。⑤清点数量确认交货数量与进货验收单及数量是否一致。第五章采购品质管理规定30⑥品质检验品管部门依进料检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合品质要求。