采供部规章制度

杭州宏都宾馆采供部HangzhouCapitalstarhotelStockingDept.1部门概述采供部是宾馆的物资采供部门，担负宾馆日常经营管理所需的办公用品、客房用品、设备设施零配件、工程维修材料、食品原辅料及酒水、各类重要活动所需物资等的采购职责，并为相关部门采购部分特殊物品事宜提供参考性意见。采供部负责宾馆物流系统的运行、维护，并有责任将其不断完善、发展，以适应宾馆经营管理实际需要。同时，建立与之配套的供应商名单，并按照一定的服务、合作标准、指标定期对其进行考核，优胜劣汰，以始终保证宾馆物资供应链的正常运作。采供部对市场上物资的价格浮动情况始终保持高度关注，并根据宾馆需要及时与供应商进行协调，在保证质量的前提下，实现较为合理的性价比指数。采供部负责管理、维护宾馆的物资供应体系，履行物料验收、发放职能，对仓库实行科学化管理，合理调配各类仓库物资的库存及进出顺序，将库存物资的资金占用比率和物资损失率控制在合理的范围内。采供部负责汇总宾馆各部门的物资采购计划，并根据实际库存进行适当调整，上报宾馆管理当局批准。杭州宏都宾馆采供部HangzhouCapitalstarhotelStockingDept.2部门组织结构总共：7人经理（1人）物料采购（1人）食品采购（1人）驾驶员兼采购（1人）仓库领班（1人）物料仓管员（1人）食品、酒水仓管员（1人）杭州宏都宾馆采供部HangzhouCapitalstarhotelStockingDept.3岗位职责DUTIES&RESPONSIBILITIES杭州宏都宾馆采供部HangzhouCapitalstarhotelStockingDept.4APPROVEDBY：DATE：批准人：采供部经理日期：TITLELEVEL职务：采供部经理级别：部门经理DEPARTMENTSECTION部门：财务部工作区域：办公室REPORTINGREPORTINGTO：报告内容：报告：采供部经理LINE：SUPERVISES：管理范围：采供部……………………………………………………………………………………………………JOBSUMMARY：工作摘要：全面负责宾馆采供部的日常管理工作，保证按时、按质、按量，并以合理的价格满足各部门的供应要求。DUTIES&RESPONSIBILITIES：岗位职责：1、主持采供部全面工作，提出酒店物资供应计划，报总经理批准后组织实施，确保各项采购供应任务完成。2、调查研究酒店各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保酒店物资的正常供应。3、主持或辅助总经理进行大型采购业务的洽谈，检查并维护与供应商的良好关系。4、要熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资采购和质量要求负有领导责任。5、按计划完成酒店各类物资的采购任务，有效地控制和监督物品的出入库手续和数量，及时解决有关技术问题，压缩费用开支。6、服从酒店领导的工作安排，并协调好采供部和其他部门的关系。7、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制；教育并监督部门人员在从事各项工作中不贪污、不贿赂、遵纪守法，认真完成酒店的工作计划和任务。杭州宏都宾馆采供部HangzhouCapitalstarhotelStockingDept.5APPROVEDBY：DATE：批准人：采供部经理日期：TITLELEVEL职务：采购员级别：员工DEPARTMENTSECTION部门：采供部工作区域：办公室REPORTINGREPORTINGTO：报告内容：报告：采供部经理LINE：SUPERVISES：管理范围：……………………………………………………………………………………………………JOBSUMMARY：工作摘要：根据部门经理的安排，实施具体采购任务。DUTIES&RESPONSIBILITIES：岗位职责：1、供应商的寻找和开发。2、建立供应商资料与价格记录。3、对供应商品的价格、品质、交货日期、能力进行审核评价，确定供应商是否有稳定的供货能力。4、了解酒店各部门物资的使用情况，认真核实各部门的请购计划，然后根据仓库存货情况拟订采购计划，并做好物资使用计划，防止库存物资积压。5、对酒店各部门物资采购要合理安排采购顺序，积极配合各部门工作，对采购物资进行分类。6、决定采购方式和方法，制定合理采购程序。7、对物资交货日期以及交货进度合理控制。8、对异常的数量、质量物资进行上报并提出处理意见。9、进行付款整理、审查工作，做到不拖账、不挂账，严格遵循酒店财务制度，做好采购报账、清账等工作。10、对市场行情进行经常性调查。杭州宏都宾馆采供部HangzhouCapitalstarhotelStockingDept.6APPROVEDBY：DATE：批准人：财务部经理日期：TITLELEVEL职务：仓管员级别：DEPARTMENTSECTION部门：采供部工作区域：仓库REPORTINGREPORTINGTO：报告内容：报告：采供部经理LINE：SUPERVISES：管理范围：……………………………………………………………………………………………………JOBSUMMARY：工作摘要：负责货物的进出质量把关和保管工作DUTIES&RESPONSIBILITIES：岗位职责：1、做好仓库日常管理事务，经常检查仓库内的温度、湿度，确保仓库贮存条件。2、做好各种安全防患工作，确保货仓安全，避免发生各类事故。3、与验收员履行交接手续，确保次品或有问题物资不得入库。4、定期进行账实核对核查工作，健全仓库保管账目。5、严格遵守仓库保管纪律，有责任对违反仓库保管纪律的其他人员进行教育。6、对酒店物资出库要遵循酒店工作程序，接到出库单后及时准备出库物资，并办理好相关出库手续。7、定期对仓库进行盘点，发现物资残损或变质、短少等应及时查明原因，及时提出处理意见，报上级审查。杭州宏都宾馆采供部HangzhouCapitalstarhotelStockingDept.7工作清单WORKINGLIST杭州宏都宾馆采供部HangzhouCapitalstarhotelStockingDept.8DEPTDUTIES所属部门：采供部负责岗位：采购经理WORKINGTASK工作任务：负责酒店物资供应……………………………………………………………………………………………………WORKINGLIST工作清单：1、穿好制服2、打卡3、对上一天各部门的各类库存物资统计表进行分析，列出本日急需采购的物资，安排采购员联系供应商进行采购。4、检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资采购和质量要求负有监督责任。5、监督检查各采购员的采购进程以及对采购物资的价格控制。6、教育采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系。7、在每天的部门经理例会中，对采购落实情况进行汇报与沟通。8、调查、咨询酒店物资行情，比较市场供应价格，寻找新的供应商。9、做好本部门的其它工作任务。10、打卡杭州宏都宾馆采供部HangzhouCapitalstarhotelStockingDept.9DEPTDUTIES所属部门：采供部负责岗位：采购员WORKINGTASK工作任务：负责酒店物资供应……………………………………………………………………………………………………WORKINGLIST工作清单：1、穿好制服2、打卡3、了解部门物资需求及各种物资的市场信息，比值论价，降低费用开支。4、与供应商建立良好的关系，完成酒店采购任务。5、对各部门急用物资优先安排采购，并及时与供货单位联系。6、及时与申购部门联系，落实物资的规格、型号、数量、避免差错。7、履行财务制度，对购进的一切物资应办理进仓手续，手续办妥后，及时到财务报账，不得拖账，挂账。8、与仓库取得联系，落实当天物资实际到货的品种、规格、数量，并把好质量关。9、完成采购经理交办的其它任务。10、打卡。杭州宏都宾馆采供部HangzhouCapitalstarhotelStockingDept.10DEPTDUTIES所属部门：采供部负责岗位：仓库管理员WORKINGTASK工作任务：负责酒店物资保管……………………………………………………………………………………………………WORKINGLIST工作清单：1、穿好制服2、打卡3、查看昨日仓库物资领用情况、物资库存量，对补仓物资及时进行信息的传递。4、对每日进仓物资按程序办理验收、清点手续，做到入库单与实际收货一致性。5、对出仓物资按程序办理出仓手续，并及时输入电脑入账。6、保持仓库清洁卫生，科学合理地堆放物品。7、每月月末进行实物盘点，做到账实相符，对账实不符的物资进行上报。服从分配，按时完成领导指派的其它任务。8、下班前关好门窗、水电，检查是否存在安全隐患，在确保安全无误的情况下方可离开。9、打卡。杭州宏都宾馆采供部HangzhouCapitalstarhotelStockingDept.11操作程序及工作流程POLICY&PROCEDURE杭州宏都宾馆采供部HangzhouCapitalstarhotelStockingDept.12DEPT：SECTION所属部门：采供部工作区域：SUBJECT：工作内容：申请用款及报销……………………………………………………………………………………………………PROCEDURES：操作程序：（一）申请用款操作程序1、各部门所申请使用的资金必须是经财务部核定报总经理批准后在资金使用计划内的款项，特殊情况除外。2、需要使用资金和银行转帐支票以及其他付款方式结算时，首先由经办人向本部门经理提出申请，得到同意后，填写用款申请单并注明用款方式。经部门经理签署意见后依次呈送财务部经理和总经理签名批准。经办人凭批准的用款申请单到财务部出纳员处办理借（领）现金和银行转帐支票等手续。3、可办理用款申请单的经办人员由各部门事先确定，并将名单通知财务部备案。财务依据名单给以接洽。经办人员应按要求逐栏填写用款申请单，字迹清楚端正。如领用支票金额填写准确，对方单位名称应提供全称，尽量避免发生差错。4、备用金、差旅费的申请用款程序按其各自的规定进行办理。（二）报销操作程序1、用款使用后进行现金报销结算时，需将发票整理齐全。如果发票数量较多，应按票面金额大小分类粘贴，以利复核（如公路交通费、停车费、各种车票等）。发票若附有入库单和鲜活直送单时，入库单必须有采购员、验收员（仓库保管员）、餐饮成本核算员、餐厅厨师长、餐饮部经理五人签名有效。采供部与食品、饮料、鲜活直送品供应商的结算，按宾馆与供应商所签订的付款期限进行，结算审批手续按支票领用和现金报销操作程序执行。入库单和鲜活直送单作为报销凭证一并附上。发票前粘贴费用报销单。2、经办人员填写费用报销单报销现金时，应注意发票金额与报销金额必须一致，字迹清楚端正，大小写不得有误，逐栏填写不留空格，空白的栏目作划线处理。由经办人在发票背面签名并写明用途，然后请本部门经理签名初审，初审后依次呈请财务部经理、总经理审批。办妥审批手续的报销单方可到财务部取款。杭州宏都宾馆采供部HangzhouCapitalstarhotelStockingDept.133、报销现金的发票如金额较小，可把几张发票置放一起，使用一张费用报销单。未使用费用报销单的发票不予办理报销。4、使用支票购货的发票应连同入库单在交回财务部前，先由经办人在发票背面签名，再请本部门经理在发票背面签名确认，然后交财务部销号入账，若本次报销发票超过申请用款金额10%时，应再呈请财务部经理和总经理加以签名审核后交财务部。使用备用金人员的购货发票也因填写费用报销单，经本部门经理初审后依次呈请财务部经理、总经理审批，方可交财务部出纳人员报销。5、出纳员管理规定财务部出纳员在领发、支付现金和支票时，必须严格执行有关规章制度，认真仔细把关，不得超出职权范围擅自越位。如有此类情况一经发现，即严肃处理，情节严重的将追究法律责任。杭州