部门说明书与授权体系设计

中天路桥有限公司二O一一年十二月郭锋部门说明书与授权体系设计第一部分部门职能理论概述1.部门职能理论概述部门职能设计的含义部门职能设计的原则部门职能设计的步骤1.1部门职能设计的含义思考部门存在的目的是什么？为什么这个部门存在？本部门与其他部门在职能上最明显的区别是什么？部门在公司层面上的分工是什么？部门进行的一些主要活动的目的是什么？公司需要我们提供什么样的工作成果？部门最终提交给其他部门的结果是什么？1.1部门职能设计的含义含义为部门岗位设置、人员编制及岗位职责提供指导明确各部门各自应承担的职责，实现企业总体职能消除部门职能之间的真空地带和交叉地带文字化规范化生存职能保健职能超越职能123专——领域专家分工清晰化ⅠⅡⅢ1.1部门职能设计的意义1.2部门职能设计的原则清晰性原则对部门职能的模块化表述辅之以跨部门流程图重点界定重叠或模糊的部门职能准确性原则职能描述准确，与部门实际职能相一致用词准确，简单明了，通俗易懂逻辑性强，不易产生歧义导向性原则在部门职能设计的过程中，对部门职能的职责和功能的各个关键职能方面进行了清晰的描述，可以引导部门人员明确自己在履行职能方面的重点和不足1.3部门职能设计的步骤问题诊断部门内访谈流程分析编制初稿编制修订部门内讨论部门外讨论定稿颁布部门说明书编制及操作培训第二部分组织分工与合作员工离职流程分工LCWJ/01/0701/0703员工离职流程1/1会计员相关人员审计部员工直接上级聘用专员相关人员聘用专员是否经营单位负责人和财务负责人离职填写员工离职登记表办理薪酬、罚款、赔偿金等的结算组织办理工作交接、资料交接和信息交接办理物品交接办理费用报销和借款结算Y员工离职登记表交接记录资料员工离职审计流程1.工作移交包括正在办理未完成的工作和待办的工作等；2.资料移交包括文件资料和电子资料等；3.信息移交包括与工作有关的客户信息、社会关系信息以及电脑、软件、电子文档、邮箱等各类密码等。4.所有移交事项应有书面记录，由交、接双方和监交人共同签字。结束N物品移交包括公司统一配给的工作和生活用品，以及由于工作关系由其保管或借用的其他物品。前期策划流程分工LCWJ/01/1107/0101前期策划实施流程1/1生产管理部经理前期工作组组长审核人前期工作组组长生产管理部经理总经理前期工作组组长收到市场经营部发出的中标告知书后请示总经理指定前期工作组组长人选审批填写前期工作组审批表，提名前期工作组组员人选Y前期工作组审批表N1、工作组组员不少于3人，不超过7人；2、项目部管理团队已经明确情况下，其成员应应尽可能参加。组织实施现场考察、原材料考察、技术方案研讨等工作前期策划报告书组织编制前期策划报告书草案，并要求考察组成员签字确认审核并提出具体意见前期工作组组长由生产总监或技术总监担任组织工作组成员对审核意见进行论证，形成正式前期策划报告书审核人为未担任前期工作组组长的生产总监或技术总监组织前期策划交底其他主要职能分工示例财务会计部负责风险资产的识别与分类生产管理部负责风险资产的归口统一管理风险资产管理固定资产管理绩效管理综合管理部负责总部及分支机构车辆及行政类固定资产的管理设备物资部负责固定资产的归口统一管理总经理办公室负责公司组织绩效的归口统一管理人力资源部负责公司员工个人绩效的归口统一管理第三部分职能职责分解技术1.0职能职责的逐级分解1.1总体职能分解为系统职能战略环境技术规模企业生命周期人员素质权变因素参考系行业典型职能确定公司总体职能结合调整1.1.1如何提炼总体职能1.1总体职能分解为系统职能路桥施工企业具有资金、设备物资、人力资源等资源整合能力，不断承接优质工程业务按时保质保量交付符合业主要求的工程，并产生企业利润通过较强的技术职能能及及不断完善的管理来保障满足客户需求能力的稳定性中天路桥业务关键职能生产关键职能行政管理关键职能技术关键职能财务关键职能2.0职能职责的逐级分解2.1系统职能分解为部门职能部门设置依据价值链规定企业管理组织在总体上应采取的横向分工形式，从而提出部门设计的框架。配置职权。主要是直线职权与职能职权的设计及职能部门综合化问题。解决每项管理业务特别是那些具有争议的业务工作究竟应归属于哪个部门，使框架设计细化。2.2系统职能分解为部门职能生产管理设备物资管理利利润润基础设施管理人力资源管理财务审计管理行政后勤管理管理辅助活动生产活动技术研发技术研发工程管理市场开拓业务管理3.0职能职责的逐级分解思考关键职能的提示问题为了达到以上目的，我们主要是通过哪些活动来形成结果？本部门独有的职能或与其他部门有明显区别的活动有哪些？占用工时最多或贡献最多最主要的活动是哪些？与本部门其他活动相对独立、功能上没有重叠的活动有哪些？3.1部门职能分解为职能模块3.1部门职能分解为职能模块•模块是一个相对独立的整体。职能模块与模块之间，就工作流程和性质的关联度而言，具有较大的独立性。虽然彼此又有一定的关联度，但如果进行组织架构重新设计或部门职能重组时，可以视情进行调整。•在同一职能模块内的职能细则与细则之间的关联度较大，往往是同一件事情不同的工序或步骤，一般情况下不宜分拆，否则就会破坏一件工作的完整性和连续性，也容易出现同一件工作似乎在由不同的两个部门承担。•在进行组织架构或部门调整时，尽可能将职能模块连同其所包括的职能细则一起调整，避免将职能细则单独调整。3.2部门职能分解为职能模块组织职能职能调整组织职能是否有必要增加新的职能是否有必要弱化某些职能是否有必要细化某些职能是否有必要简化某些职能增加弱化细化简化职能层次的划分4.0职能职责的逐级分解4.1职能模块分解为职能细则•每一项细则都是一项“任务”，即都是描述如何完成一个可以衡量的结果，责任部门对该项“结果”负责。同时，也应注意该项细则是具有可操作性的。•既然细则描述的是一个“结果”，那么理论上任何结果性的工作都是可以有记录的，也就意味着每一项细则都必须有见证文档或表单，以记录该项“任务”的确进行了。4.2职能模块分解为职能细则职能模块职能细则见证文档/表单制度管理构建制度体系并实施动态管理制度体系清单组织拟定各项具体制度并予以动态完善年度颁布制度清单、年度完成率组织对执行相关人员实施制度培训岗前培训登记表、内部集中培训资料组织实施对制度执行情况的监督检查制度执行审查通知、整改单、过失单、制度修订提案表建立制度文本规范并予以动态完善制度汇编5.0职能职责的逐级分解第四部分授权管理授权理论概述授权的概念和意义授权的发展趋势授权的原则1.授权的概念和意义思考授权的目的是什么？我是否百务缠身，经常加班？作为高管，我是否无暇关注组织的发展战略？我是否相信只有自己能做好这项工作？我怕下属捅漏子，最终自己承担责任？我不愿授权，是因为我害怕失去控制？我避免授权，是因为下属做没有我的效率高？1.授权的概念和意义历史反思《三国志》：“蜀国正事无巨细，亮皆独志之。”运筹帷幄，决胜千里！事必躬亲、鞠躬尽瘁！一生劳顿却功名难成！——为什么？？？1.授权的概念和意义重要性授权是企业管理的一个重要环节是主管必须掌握的必要管理技巧是实现领导目标的需要是提高领导及组织效率的需要是组织协调性与均衡性、稳定性的需要概念授权是上级向下级委派权力，下级在一定的监督下完成任务过程中有相当的自主权和行动权。上级有指挥和监督之权，下级有报告和完成任务的责任。1.授权的概念和意义意义提高部属的主观能动性自己可得到解脱本人生产力可得到延伸部属可得到发展机会对部属的激励和信任可提高部属的责任心可达到优势互补可使气氛和谐2.授权的发展趋势趋势一组织结构的优化金字塔型组织变为园形网络组织组织处于动态、变革的环境中管理幅度由垂直型向扁平型发展金字塔圆形网络2.授权的发展趋势垂直型专制严密监控官僚倾向权力多层次控制范围窄沟通路径长授权容易协作沟通畅通权力层次少控制范围宽扁平型2.授权的发展趋势趋势二管理者角色的变迁中天集团从战略层面调整管理策略，成立中天控股集团，形成核心的最高决策机构。控股集团下辖中天建设集团、中天房产集团、中天装饰集团及专门的子公司管理机构。管理者的职责是什么？——管理是通过他人完成工作的一种程序或艺术。——管理不是“做事”的方法，而是“让人做事”的艺术。领导的战略选择！只做自己该做的事，不做下属该做的事。——松下幸之助2.授权的发展趋势趋势三现在的员工与10年前的员工有太多不同：更富有个性和表现愿望，不再循规蹈矩；追求更广泛的价值，不为升迁而任劳任怨；渴望被尊重，高薪留不住被轻视；为小团队的共同目标奋斗，讨厌庞大组织；喜欢合作、全身心投入，团队氛围和宽松环境；更富创造力和创新意识结论：不仅仅是企业高层要授权，中层主管更要学会授权！2.授权的发展趋势内部趋势下属的权力领导的权力第一层领导保留绝大部分权力第二层下属行动前，应得到领导批准第三层下属自取方法，定期向领导报告第四层下属不用经常向领导报告※当企业渐渐接近参与式管理时，会采用第三、第四层的放权程度3.授权的原则与注意事项授权过度：放弃权力授权不足：负担过重保证职责和权力相符授权要完整、彻底授权要有层次及程序给予适当协助和培训让员工充分参与授权避免逆授权或权力回流授权要有控制和监管授权原则寻求授权适度的平衡点，做到放而不乱2.授权的原则与注意事项注意事项授权不是领导人拱手让权，撒手不顾；授权不是下级为所欲为，滥用自由。授权必须有完善的监控体系。这就是授权管理的“底线”标杆观。底线以上的缺口，无紧急且危险的威胁；底线以下的漏洞，却会导致船只沉没。因此，只要在底线之上，获得授权的下级，可以尽情挥洒，可以自行作主，当机立断，造成些许漏洞也不妨。底线之下的失误，则可能危害组织的发展。太阳每天都是新的，愿我们拥有一个更美好的开始！