金碧物业有限公司分公司档案管理办法

第1页共35页金碧物业有限公司分公司档案管理办法为全面加强金碧物业有限公司各分公司档案管理工作，确保分公司有关各类档案资料充分、有效利用，实现档案资料管理工作规范化和标准化，特制定本办法。第一章总则第一条本管理办法所称的档案资料是指金碧物业有限公司各地区分公司及下属各客户服务中心成立以来，在经营、管理工作和活动中形成的，具有查阅、利用价值的各种形式(纸质、电子、声像、实物等)资质证照、文书、公文、公函、合同、图纸、业户资料、以及音像、图表等档案资料。第二条档案资料工作的基本原则：集中统一管理金碧物业有限公司各分公司及各下属客户服务中心有关存档资料档案，维护档案资料的完整和安全，便于各项工作的开展和利用。第三条具体归档范围、归档时间、保管期限及审批权限详见附件一《金碧物业有限公司分公司档案资料归档范围及审批权限参考表》。第二章权责第四条档案管理机构分为三个不同层级：集团物业管理中心、物业分公司和客户服务中心，根据三者的需要分别保存档案和资料。第五条物业管理中心在集团档案中心的指导下，对其内部档案进行保存、利用和管理，制定有关档案管理的方针、政策和指导意见等，并可根据权限和有关规定统一保管或调用、复制各物业分公司或各客户服务中心的有关档案和资料。第2页共35页第六条各物业分公司档案资料工作归口于地区地产公司档案中心指导、监督、检查，同时接受集团物业管理中心、档案中心的检查、监督和指导。第七条物业分公司对本部档案室进行直接的管理，同时对下属各客户服务中心的档案管理工作进行业务指导和监管，并承担分公司总部及有关客户服务中心档案工作的管理责任，并可根据权限和有关规定统一保管或调用各客户服务中心的有关资料。第八条客户服务中心负责所属楼盘的有关档案工作，承担管理责任。第三章人员配备和工作岗位职责第九条物业分公司档案采取分级管理模式，即物业分公司档案室和下属各客户服务中心档案室。物业分公司主要收集和保管分公司级别物业档案和物业资料，下属各客户服务中心具体管理各自的物业档案和资料。各物业分公司及下属各客服中心均需设立独立档案室。第十条各物业分公司须配备档案管理的专责人员，下属各客户服务中心根据自身实际情况，须指定专人负责或配置兼职档案管理员（一般由行政人员兼管），具体管理本客服服务中心日常档案资料。第十一条档案资料专员岗位职责1.物业分公司档案资料工作人员主要职责有：（1）贯彻执行《档案法》、《恒大地产集团档案管理制度》、《金碧物业有限公司分公司档案管理办法》等法律和规章制度，熟练掌握档案资料业务知识，并负责起草和完善物业分公司及下属各客户服务中心档案资料管理工作相关规章制度；（2）统筹规划并负责物业分公司各类档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加强档案工作规范化、标准化、制度化建设；第3页共35页（3）督促分公司各部门及下属各客户服务中心档案资料的移交工作。监督落实同步归档制度，接收和保管集团各部门以及地产地区公司移交的档案资料，进行整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展档案资料归档和利用工作；（4）负责对下属各客户服务中心档案资料工作人员或兼职档案资料工作人员的培训工作，并定期（每月至少一次）检查、监督、指导和考核各客户服务中心档案资料管理工作；（5）做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全；负责档案资料的借阅、登记、统计；同时完成上级安排的其它相关工作任务。2.客户服务中心档案工作人员主要职责有：（1）负责客户服务中心档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、统计和提供利用工作，并按要求做好档案资料的保密工作；（2）做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全。并完成物业分公司档案室交待的其他相关工作任务。第四章档案资料的收集和整理第十二条集团物业管理中心统一管理的档案资料为：1.各物业分公司经营活动中重要投资决策、各种重大工作计划与总结、主要费用预算方案、主要工程图纸备份、人事档案（总经理助理以上员工电子版及纸质版人事档案，各物业分公司普通员工电子版人事档案）、对业主的年度收支公告、招投标资料等；2.各物业分公司所涉及的重大事件及法律案件及下属客户服务中心所涉及的重大法律案件的文件材料，主要指整个事件过程材料或从立案、审案到结案的过程中形成的所有法律文书和公文；3.反映各物业分公司重要活动的报刊、简摘、分公司组织沿革、发展史第4页共35页（含文字资料及图片资料等）、分公司大事记等。第十三条物业分公司主要统一收集和管理公司级别物业档案和物业资料：1.物业分公司公章和相关证照由物业分公司统一管理；2.文件、公函、工作计划和上级来文、国家与当地有关的法律法规等档案资料。主要指集团公司、地区地产公司、物业管理中心领导签字的各类批示，以分公司及职能部门等名义发出或制定的文件以及与分公司职能有密切关系或由分公司承担有关责任并需要执行的重要文件；3．重大、突发事件的处理资料。主要包括楼宇、交通、治安、公共配套设备设施等方面及自然灾害的突发重大事件的经过和处理过程记录及相关材料；4．合同档案、管理监察档案、资产档案资料等。主要包括分公司所签订的合同资料，监察职能部门对分公司进行检查的书面及取证材料以及分公司固定资产相关材料；5.人事档案资料；6.实物、声像类档案，包括各种电子档案。在实际工作中，实物、声像档案资料比较少，根据使用频率及重要性选择自行存放或移交分公司档案室，自行保管时要注意保护完整性；7、荣誉类档案；8.其他档案资料。第十四条各客户服务中心管理自身楼盘、业主和经营相关的档案和资料：1.客户服务中心业务章及相关证照由客服中心自行管理；2.小区基本情况材料（1）房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格；（2）技术资料，包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审第5页共35页记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料；（3）接管资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、接管文件。3、业户档案资料（包括维修基金档案资料）主要有入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料以及装修申请表等。由于日常工作的需要，业户档案资料一般存放于各个客户服务中心。因此，业户档案资料的管理是各客户服务中心档案工作的重点。对于业户资料必须妥善保管并及时更新。具体收集整理要求如下：（1）业户档案资料包括：业户姓名、地址、收楼时间、面积等,根据具体需要，选择将档案袋装进档案盒内，并将业户的档案袋按楼层号、房间号的先后顺序排列。在盒上面备有相应档案标签，将制作好的档案标签贴在档案盒（夹）的侧立面距顶部3CM位置上，并把档案盒排列在档案柜中。档案柜必须加锁封存；（2）及时做好业户档案的跟踪、更新工作。当发生情况变化时，如通讯电话联络方式发生变化时；业户发生更替时，档案管理人员应将变化情况记录在业户档案中，及时做好业户档案资料的更新；（3）借阅方面，业户档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须履行档案借阅审批手续，并经主管领导签字确认后方可查阅，业户档案应永久保存；（4）具备电脑办公系统的可以将各业户资料输入电脑，建立业户电子档案进行管理。同时做好电子档案的更新。4、日常管理服务资料（1）各部门日常的各种往来函件、值班记录，各种内部通启等文书资料的管理。（2）人事管理相关材料。客户服务中心人员设置、招聘、培训、定岗定编、调配、变迁文件、人事劳资文件、技术职称等文件。第6页共35页（3）物业经营管理材料。各客户服务中心经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、委外、合作文件。（4）设备档案管理，包括设备的标识、设备台帐和设备资料等。（5）工程图纸档案资料。可分为：建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、供配电施工图、消防施工图、空调系统图。各类图纸分装不同档案盒并在盒面上制作标签，注明图纸的单位，名称、日期等。（6）物业租赁材料。包括租赁合同、租赁审批材料、物业权属证明材料、房屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、委托书、公证书、证明、报告、分户图等。（7）各客户服务中心或个人参加各种活动材料。包括但不限于奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品。5.小区创优档案资料及社区文化资料。包括但不限于企业内部评比创优资料、行业内评比资料、省市级评比创优资料、国家级评比创优资料；企业ISO9000认证及其它认证材料等。第五章档案资料的移交和归档要求第十五条移交前资料管理1.各客户服务中心的档案资料在移交前由各客服中心档案资料员负责存档管理；2.各客户服务中心必须设置档案的固定存放处，并将档案资料分类存放入不同的档案袋（盒）内，客户服务中心档案资料员对应归档资料的完整、完好负责；3.各客户服务中心存放的档案资料根据自己的使用频率和密级性，把档案资料分类存放，并可定期（暂定半年一次）向物业分公司档案室进行一次移交。对于自己保存的档案资料，按类别和年限两级分类分柜存放。第7页共35页第十六条移交：各客户服务中心暂时不用并需要长期保存的档案可定期移交物业分公司档案室保存，主要包括实物档案、声像档案等，资料类档案由各客服中心自行保存不需移交（移交相关表格请参见附件二《档案移交书》、附件三《档案移交案卷目录表》、附件四《卷内目录》）1.资料归档前各客户服务中心档案资料管理员须按类整理好，并填写档案资料移交表，履行移交手续；2.移交时，物业分公司和各客户服务中心档案资料管理员须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接双方在移交清单上签字，并加盖部门公章；3.移交清单一式两份，物业分公司和各客户服务中心交接人各留存一份；4.对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案资料，没有档案室签字确认，行政人事部门不得办理调离手续。第十七条归档要求：以下主要是指档案类归档内容的归档要求，资料类档案归档时要求按日期分类装订，以方便自行保存、查阅即可1.各物业分公司及下属客服中心按照本管理办法的归档范围及归档日期要求及时、准确、规范地进行归档；2.归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；归档案卷应进行分类、排列，并加盖档号章、装盒、编制档案目录；3.幅面一般采用标准A4型（297mmx210mm)，图样折叠时标题栏露在右下角。非A4图幅图纸可以通过粘贴及折叠方式，横向按手风琴式折叠成A4规格，竖向按顺时针方向向内折，图纸应采用国家标准图幅，图表栏露在外面；4.文件书写和载体材料应能耐久保存，如使用碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔、签字笔等，不能使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔和圆珠笔，字迹应清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；第8页共35页5.归档的文件原则上一律为原件（除归档范围表中列明为复印件外），要尽量追加原件，必要时复印件并加盖红章注明原件存放处，凡有原件的文件，不能以复印件归档；6.热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处；7.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；8．归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来；9.声像类、实物类档案资料要清晰完整、符合集团档案中心规定的归档规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等文字信息，电子文件应有相应的纸质文件材料一并保存。第六章归档档案资料检查第十八条物业分公司的档案资料工作应纳入日常管理当中。第十九条物业分公司负责检查、监督、指导并考核各客户服务中心档案资料的管理工作。统计汇总下属各客服中心归档资料目录清单，定期对下属各客服服务中心档案的归档工作进行实地检查，主要检查其归档资料完整性、及时性、准确性，并对检查结果进行记录。第二十条物业分公司所属的档案资料管理工作接受集团地区地产公司档案室和物业管理中心的检查、监督和指导。集团物业管理中心不定期对各物业分公司的档案管理工作进行抽查或实地检查，包括各物业分公司档案管理、分公司对下属楼盘档案监督检查情况、移交档案的及时性等方面。各物业分