金色假日酒店办公室管理制度

金色假日酒店办公室管理制度金色假日酒店是由金三元新世纪投资有限公司开发，并特聘请建国国际管理公司所管理，是具有国际性的四星级酒店，可接待不同国籍不同层次的客人。周边环境优美，空气清新，室内设备设施先进完善，是理想的旅游会议、休闲度假基地。金色假日酒店位于妫川北路西侧总占地面积为28648.37平米，绿化率40%，车位总数60个。酒店拥有416间设备设施完善的标准间、套间、豪华套间等各式客房。客房全部按照四星级标准装修，具有国内、国际直播电话、语音信箱、迷你冰箱、卫星电视和闭路电视演播系统，宽带接入等客房配套设施，24小时提供中西餐的送餐服务，为您提供无限便利。房间内配套的客用品均按五星级酒店标准配备，高档、优质。金色假日酒店经营理念：吸纳世界酒店业先进管理精髓，融合东方文化特色，坚持以人为本、诚信求实、开拓创新的经营理念，打造精品商务酒店品牌。1、办公室主任岗位职责2、办公规范管理制度3、电话接听规范制度4、特殊来电处理制度5、打电话规范管理制度6、来宾接待制度7、办公区管理制度8、节假日值班管理制度9、会议室、接待室使用管理制度10、会议准备制度11、会议记录管理制度12、会议工作人员服务制度13、会议纪要管理制度14、办公设备管理制度15、印章管理制度16、公文收发管理制度17、文件复印管理制度18、档案管理制度19、文件借阅管理制度20、文件保管制度21、司机管理制度22、司机交通事故处理制度23、车辆卫生管理制度24、车辆维修保养制度25、公务用车管理制度26、办公用品发放管理制度27、办公区仪容仪表管理制度办公室管理制度办公室主任岗位职责1、协助办公室总经理做好酒店日常行政事务管理工作，对酒店总经理负责；2、协助酒店总经理制定酒店经营计划、经营方针、政策，并严格履行监督、催办、落实之责；3、监督检查酒店会议、会议纪要及下发的文件落实情况，并根据具体情况下发《催办通知书》，履行催办职责；4、代表总经理协调各部门之间工作关系，及时调和部门之间不和谐因素，建立适应经营需要的营业系统；5、根据酒店总经理和酒店经营需要，具体组织和安排酒店及部门级会议，发放会议通知单；6、具体负责酒店及部门级会议记录，并根据会议记录内容，及时整理《会议纪要》，交总经理审阅后下发有关部门；7、负责和组织酒店日常工作报告、计划、总结、请示、通知、会议记录、会议纪要等各种文件的起草、审核、打印、收发及存档保管等工作；8、协助酒店总经理及各部门经理起草、制定酒店有关经营管理规章制度，并履行监督职责；9、负责办公室所辖车辆及司机日常工作管理，并根据酒店具体情况，制定相应车辆及司机管理办法；10、根据财务部相关费用支出规定，负责审核、监督职能部门日常办公费用支出、报销工作；11、负责酒店营业、税务、车辆等各种证照申请、注册、年检、更换手续办理工作；12、负责酒店办公家具、电话、传真、电脑、复印等设备使用、安装、管理和调配工作；13、协助酒店总经理做好对当地政府有关行政管理部门联络及公关协调工作，使酒店保持畅通的外界渠道；14、代表酒店参加当地政府有关行政管理部门召开的各种会议，并及时向总经理汇报、落实有关会议精神；15、对酒店总经理办公室日常来访、来电、来文等事务及总经理办公室内勤工作进行管理；16、完成酒店总经理交办的其它工作。办公规范管理制度1、酒店所有工作人员必须按规定佩带工作牌或胸卡；2、按酒店职员着装规定，男性职员穿黑色或蓝色西装，女性职员穿黑色或蓝色裙装；3、办公区桌椅摆放规范（1）办公桌面除办公用品、用具、电脑、电话以外，不得摆放其它物品；（2）边桌除文件盒、电脑外无其它物品；（3）电脑放在边桌上，主机放在边桌下部右侧；（4）推柜放在边桌底部左侧，柜面面向办公椅方向。4、语言规范（1）日常用语：您好，欢迎光临，早、晚上好，再见，请问，请关照，谢谢；（2）电话用语：您好，办公室（部），请问，麻烦您，谢谢，再见；（3）接待用语：您好，您有事吗？您稍等，您请坐，请喝水，我通报一下，对不起，请您登记，谢谢。5、行为规范（1）工作时间不得串岗，影响他人工作；（2）在工作时间不得做与工作无关的事务；（3）不得在办公区内整理仪容仪表；（4）不得随意在办公区内会客，以免影响他人工作；（5）工作时间不得接待个人来访；（6）在会客室接待公事来访，必须事先请示，，批准后方可在接待室接待来宾；（7）不得利用办公电脑上网聊天；（8）不得在办公时间拨打私人电话；（9）不得私自复印酒店或其它部门文件；（10）部门经理批准后方可外出办理公务；（11）不得私拿用公用物品或送人。接听电话规范管理制度1、办公室人员一定要留守电话，有事离开时，应委托他人看守或待接电话，不得空岗；2、听见铃声应即刻接听电话，在工作较忙情况下，电话铃声三声，必须接听电话；3、接听电话前要发自内心的笑一笑，将自身情绪调整到最佳状态，让来电方感到亲切；4、如果正在处理事情，或者正在接听电话，也要立即接听打进的电话，告诉对方稍后片刻，或记下对方电话号码，稍后回电；5、如果因为工作较忙而稍微迟缓接听来电，因该向对方表示歉意，说声“让您久等了”：6、接听电话时，要主动自报酒店名称、部门或个人姓名，让来电方确认是否打错电话或找对人；7、对方要找的人不在时，仔细询问对方，是否希望留言或转告，切勿立即挂断电话，让对方感觉没有礼貌、修养；8、在听不清对方讲话时，切忌“喂喂”或大声叫嚷，应该客气地请对方重复一遍，予以确认；9、如果来电突然中断，应立即挂上，等候对方重拨电话，电话重新接通后要主动表示歉意，同时说明通话中断的可能原因；10、与来电方通话完毕时，根据具体情况，向对方表示感谢，等对方先挂断电话后，再轻轻放下话筒；11、电话机边要备有《电话记录本.》和记录用笔，随时记录来电着姓名、电话号码和来电要点，并向对方复述一遍，避免出现记录错误。附：1、电话记录表样本2、电话留言条样本电话记录表来电人单位来电人姓名来电人电话号码来电时间来电内容记录人姓名年月日电话留言条先生（女士）：今接到给您的来电，具体内容如下：来电人姓名：电话号码：来电人单位：来电时间：月日（星期）时分具体事项：口请您回电话口有事您商量口他还会在月日（星期）时分来电话口他在月日（星期）时分上门拜访口请您月日（星期）时分参加会议口有文件和资料交给您口具体留言：电话接听人：留言时间：年月日时分特殊来电处理制度1、处理日常来电时，首先了解清楚对方的身份和来电意图，不得轻易说出上司在场或有空接听电话；2、如果对方不愿表明身份，切他要找的人又不愿接听电话，可以明确告诉对方，真“对不起”，您要找的人暂时不在，不知我能为您做些什么；3、未弄清来电方意图，不要轻易让上司接听电话，以免上司没有思想准备，措手不及；4、根据外界来电事项，电话接听人确定由谁来接听电话或处理来电事项，轻易不要让上司接听电话，干扰上司工作；5、如果上司不在现场，要礼貌的请对方留言，并请对方放心，本人一定及时转交上司。不要简单回绝对方，以免对方误会或反感；6、如果上司工作忙无暇接听电话时，要坦诚的告诉对方，同时征询对方，是否可以由其它人接听电话。7、如果上司拒绝接听电话，电话接听人就要设法打打圆场，告之对方“真抱歉”，某人刚刚离开，不要让对方觉得难堪或不按；8、无法决定或无具体人接听来电时，要准确记录来电内容及电话号码，事后与上司商量好了再回电。打电话规范管理制度1、打电话前必须准备好与人通话事项具体内容，弄清拨打电话目的和意义；2、有必要时，要草拟通话提纲，避免通话时产生疏漏，影响或消弱通话质量；3、打电话前，准备好记录用笔和记录本，以备通话时记录对方陈述的电话内容；4、认真确认对方电话号码、酒店名称、部门、接电话人姓名、职位等是否正确；5、必要时，充分准备与通话内容相关的资料，以备准确回答对方提出的各种问题；6、打电话前要发自内心的笑一笑，将自身情绪调整到最佳状态，让对方感到亲切；7、电话接通时，要主动向对方问好，报出自己姓名、单位、部门，并说“麻烦您”，请您帮我找找某某先生或女士接听电话，对方应诺时，要对对方说声“谢谢”；8、对方承办人接听电话时，要按事先拟好的通话提纲，有条理的陈述通话内容；9、与对方通话时，要注意语言、语调及讲话节奏运用，尽可能让对方听得清楚和感到亲切；10、对方告之的有关事项，要仔细记录，并向对方复述、确认一遍，以免记错或出现差错；11、如委托对方留言或转达时，一定要记录转达人姓名及所属部门等情况，备查。来宾接待制度1、接待人员在宾客来访前一天，提醒有关部门、有关人员、准备接待宾客来访及接洽相关事宜；2、接待来宾人员必须主动、热情、笑脸相迎，并用诚挚语言表达“欢迎光临”之意；3、按来宾进入顺序，逐一让座，并及时送上茶水，请来宾“休息片刻”，在谈正事，不要让来宾感到穷困和尴尬；4、对未经预约而来访的不速之客，确认来访者身份和来意后，对来宾“稍候片刻”，及时请示有关领导，是否接见；5、常客来访，如果领导不愿接见，接待人员运用圆滑手段回绝，避免出现难堪场面；6、对不熟悉的来宾，接待人员核实来宾身份后，向来宾的到来表示“诚挚欢迎”，并及时通报相关人员接见；7、在接收来宾名片时，一定要用双手接过，认真看一遍，并称呼来宾职位，表示“欢迎光临”；8、如果来宾约见人在酒店，接待人员请来宾“稍候片刻”，随后通报有关人员接见；9、如果来宾约见者不在酒店，可以对来宾坦诚相告，“实在不凑巧，他外出办事了，您看怎么办”；10、因接见人忙于工作或开会，接待人员要坦诚相告之会议所需时间，由来宾决定是否等候，并积极招待来宾；11、每位接待人员，必须认真接待来宾，让来宾高兴而来，带着对酒店美好的印象而归；12、来宾告辞时，接待人员必须及时起身向来宾道别，并引路相送至门口。办公区管理制度1、为加强管理，维护办公区正常办公秩序，凡未经事先预约或批准，外来人员一律不得进入办公区；2、内部工作人员不得随意出入其它办公室，因公进入也不得长时间逗留，以免影响他人办公；3、未经有关领导批准，任何人不得随意动用办公室办公设备、用品、资料；4、禁止酒店职员在工作或休息时间带小孩出入办公区，影响办公正常秩序；5、每天下班后，任何人不得出入办公区，或者滞留办公区内聊天及办理私事；节假日值班管理制度1、办公室根据酒店人员编制及职员个人情况，合理编排《节假日值班表》；2、所有参加值班人员必须按《节假日值班表》排班顺序参加节假日值班，履行值班职责；3、值班人员在节假日值班期间，按国家节假日加班的有关规定，给予相应倍数加班工资补贴；4、值班人员必须规定在酒店办公室接待室值班，在本部门办公室值班，按离岗行为论处；5、值班人员必须认真坚守工作岗位，随时处理值班期间发生的一切事物；6、值班人员仔细阅读上班值班记录，完成上班交办的事物；7、及时向主管领导汇报超越值班管理权限的重大问题，并根据领导的指示处理所遇问题；8、负责节假日值办司机、车辆管理，为酒店特殊情况下的公务用车派遣车辆；9、监督、检查营业区营业及管理人员值班状况，发现问题及时做出处理；10、认真检查办公区有无治安、防火、防盗等安全隐患；11、值班期间发生和处理的一切问题，必须详细填写《节假日值班记录》，备查。会议室、接待室使用管理制度1、办公室负责会议室，接待室日常管理工作；2、凡属酒店级会议，来宾接待等公务活动，可以优先使用会议室、接待室；3、部门级会议、来宾接待等公务活动，经办公室批准，履行相关手续后方可使用会议室；4、任何人和部门不得随意搬动、借用会议室、接待室家具及其它一切用品；5、会议、接待活动结束时，办公室主任现场验收会议室、接待室家具、物品有无缺损；6、会议室、接待室使用完毕后，使用部门必须恢复室内原有规范标准和风貌；7、使用会议室、接待室部门必须按规定严格履行使用申请、审批、登记手续；8、未经相关领导及办公室批准，任何部门不得私自使用或出入会议室和接待室。会议准备制度1、酒店领导按照会议的性质、目的及需要，确定会议级别决定参加、列席会议人员名单；2、明确确定适合会议召开的具体时间，保证所有与会人员能够按时、安心参加会议；3、注意避免会议召开期间与