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国际商务英语函电InternationalBusinessEnglishCorrespondenceBasics国际商务英语函电I.AnIntroductiontotheCourse1.WhatisBusinessEnglish?2.BusinessEnglishvs.GeneralEnglish3.InternationalBusinessEnglishCorrespondence国际商务英语函电1.WhatisBusinessEnglish?BusinessEnglishfocusesonvocabularyandtopicsusedintheworldsofbusiness,trade,finance,andinternationalrelations.Italsoreferstothecommunicationskillsusedintheworkplace,andfocusesonthelanguageandskillsneededfortypicalbusinesscommunicationsuchaspresentations,negotiations,meetings,smalltalk,socializing,correspondence,reportwriting,andsoon.PeoplestudybusinessEnglishforverypracticalreasons:toimprovetheirworkperformance,enhancetheirprospectsforpromotion,orinordertofindajob.国际商务英语函电2.BusinessEnglishvs.GeneralEnglishPeoplestudyEnglishfordifferentpurposes.ThusEnglishfallsintotwocategories:EnglishforGeneralPurposes(EGP)andEnglishforSpecificPurpose(ESP).BusinessEnglishisapartofESPandcanbeconsideredaspecialismwithinEnglishlanguagelearningandteaching.ItimpliesthedefinitionofaspecificlanguagecorpusandemphasisonparticularkindsofcommunicationinspecificcontextwhileGeneralEnglishmayencompassthebroadvocabularyandvarietiesofstylesfoundinliteratureandothergeneralreadingandintheworldofentertainmentandthemedia.Individualsmayhaveinterestintheculture;desiretotravelorliveabroad;afeelingthatlanguageskillswillbeusefulorleadtobetterjobprospects.国际商务英语函电3.InternationalBusinessEnglishCorrespondenceInternationalbusinessconsistsoftransactionsthataredevisedandcarriedoutacrossnationalborderstosatisfytheobjectivesofindividualsandorganizations.Correspondencemeanscommunication.Whenpeopledobusinessattheinternationallevel,theyneedtocommunicatewitheachotherthroughletters,faxes,e-mails,telephones,onlinechattingtoolsandsomeothermodernmeans.Lettershavebeentheprincipleandtraditionalchannelsbybusinessfirmstoexchangemessagesforalongtime.Emailscanbeconsideredtheelectronicversionoftheletter.TodayE-mailhasbecomeaprimarysourceofcommunicationintheworkplace.Therefore,thiscoursefocusesonwritinggoodbusinesslettersinthecontextofinternationalbusiness.Ininternationaltrade,abusinessletternotonlyservesasabusinessdocument,butalsoprovidesapermanentrecord.Successfulbusinessletterscanfacilitatepositiveandpromisingbusinessdealings.Thiscourseisintendedtodevelopskillsofwritinggoodbusinessletter.国际商务英语函电作为国际商务往来经常使用的联系方式，是开展对外经济贸易业务和有关商务活动的重要工具。正确地掌握外贸英语函电的基本知识，并能熟练地加以运用，是经贸英语专业学生从事外经、外贸行业必须具备的职业技能。通过学习外贸实务中各种英文业务函件和传真以及其它文件的写作格式，商业、术语和各种不同的表达方法，使学生在提高英语水平的同时，熟练掌握对外贸易业务中的基本技能，培养和提高他们的对外贸易业务工作能力。该课程是一门理论与实践结合紧密的应用性学科。国际商务英语函电国际商务英语函电WritingApproachesforBusinessEnglishLettersWritingApproachesforBusinessEnglishLetters环节建立业务关系环节询盘与报盘业务的成交开头句1.信息来源与目的1.提及信件1.提及信件正文2.自我介绍或产品介绍2.索要与寄送商品目录/样品/目录单等2.寄送定单或确认订单结束语3.客气的结束语3.良好愿望的表达3.良好愿望的表达直接式结构－－用于传递令人满意或中性信息的信函国际商务英语函电间接式结构－－传递令人失望的消息的商务信函尽量减少读者的不悦环节还盘拒绝付款方式要求修改信用证申诉和索赔开头句1.提及信件1.提及信件1.提及信件1.提及信件正文2.拒绝执行或接受3.说明缘由4.提出补救方法2.拒绝执行或接受3.说明缘由4.提出补救方法2.找出信用证错误3.说明缘由4.提出修改2.发现问题3.说明缘由4.提出补救方法结束语5.客气的结束语5.客气的结束语5.客气的结束语5.良好愿望的表达国际商务英语函电2.WritingPrinciplesforBusinessEnglishLettersTomakeyourwritingeffective,youmayfollowsomegenerallyacceptedprinciples.Sincealltheseprinciplesarebegunwiththeletter“C”,theycanbesummedupas7Cs,i.e.Clarity,Consideration,Courtesy,Completeness,Conciseness,ConcretenessandCorrectness.1）清晰(clarity)清楚是英语应用文最重要的语言特点。商务文书应主题突出，层次分明，可读性强。其内容应明白易懂，无模棱两可、含糊不清、陈词滥调等现象。为了表达的清晰性，有时需要附上范例、说明、图示等。例如：“bimonthly”一词具有两种含义，一种是“一月两次”，另一种是“每两月一次”，因此应避免使用这类具有双重意义的词。2）体谅(consideration)体谅，即多从对方角度出发(you-attitude)，理解并体谅对方的需求、愿望、感情，着重正面、肯定地谈问题，尽量避免从否定角度谈。3）礼貌(courtesy)写商务文书应本着真诚体贴、有礼有节、不卑不亢的态度。表达方式应委婉、积极，措词得当。将命令式改为请求式或使用虚拟语气表示请求等多种方式以表达礼貌。尽速答复对方也是礼貌的表现，体现了对客户的尊重。国际商务英语函电4）完整(completeness)在商务英语使用过程中，我们应力求内容完整。商务英语篇章的完整性特点要求商务英语文书涵盖写信人希望收信人做出积极反应的一切情况及问题，或者回答对方来信提出的全部问题或要求。如在报盘时，需要写清商品、价格、交货时间及付款方式等。5）简洁(conciseness)简明指的是尽可能地用精辟的文字清楚地表达你需要表达的内容，而又毫不损坏完整、具体和礼貌。各种商务信函应当在涵盖各种必须陈述的信息的基础上做到言简意赅、文字简洁，其语言形式要简单、直接、明了，避免使用笼统的陈旧的商业术语、怪词、难词和长句，尽量多地使用熟悉的短词和口语体词。完整性和简洁性两个特点相互制约，相辅相成。6）具体(concreteness)商务文书应力求具体、明确、形象，力避含糊，空泛、抽象。在给对方做出明确反应的信或答复对方的要求或问题的信中，尤其需要做到表述具体化。特别是合同、协议、通知、广告和需要做出具体答复像报盘、询问交易条款等的信函时，需要使用具体的事实和数据。在名词和动词的使用上，多使用意义明确的词。7）正确(correctness)所谓正确，并非仅指语法、标点和词的拼写这些基本要素。商务文书内容(如事实、数据等)必须以准确的语言和商务套语加以表达，不得出半分差错，否则会给自己公司带来重大经济损失。国际商务英语函电国际商务英语函电1.LayoutofBusinessLetterAformalbusinessletterconsistsoffourteenpartsinwhichninepartsareessentialandfivepartsareoptional.ANineimportantpartsLetterheadDateInsideAddressSalutationSubjectLineBodyoftheLetterComplimentaryCloseSignatureEnclosure国际商务英语函电Letterheadisoftenprintedonqualitypaperbeforehand.Itincludestheessentialparticularsaboutthewriter:thecompanies’name,postaladdressandzip-code,telephoneandfacsimilenumbers,websites,etc.Youcanseeexamplesbelow:信头：发信人公司的名称、地址、传真或电话号码。Sample1(1)Theletterhead国际商务英语函电国际商务英语函电FollowingaresomeofnamesoftradeorganizationsinChina:•ChinaNationalCereals,oils&FoodstuffsImp/ExpCorp.中国粮油食品进出口公司•ChinaNationalConstructionMaterialsImp/ExpCorp.中国建材进出口公司•ChinaNationalArts&CraftsImp/ExpCorp.中国工艺品进出口公司•ChinaNationalMetals&MineralsImp/ExpCorp.中国五金矿产进出口公司•ChinaNationalTextilesImp/Exp