销售软件系统使用管理办法

第1页共12页销售软件系统使用管理办法（试行）为确保集团销售软件系统（思源系统）的安全正常运行，特制定本办法。一、销售软件系统数据流转图：二、销售软件系统的角色管理本系统主要分为四类使用人员：1、系统管理员类①集团系统管理员：集团营销管理部配备1名系统管理员。②地区系统管理员：每个地区公司需配备一名系统管理员。结合地区实际情况，系统管理员可兼任业务操作员职位。任职资格：熟悉Windows操作系统平台，具有局域网、广域网管理工作经验，熟悉软件系统结构。第2页共12页主要职责：负责所属地区的系统运行情况监控和该地区的用户管理并协助系统的维护工作。2、业务操作员类：各地区公司结合实际情况可配备一名业务操作员或由系统管理员兼任。任职资格：具备计算机应用、项目管理方面的知识和实践经验，具备SQL数据库基础知识为佳;熟悉并掌握房地产销售业务及流程。主要职责：负责项目资料的初始化工作以及日常与项目相关的数据的调整与更新。负责项目初始录入资料签字稿及数据调整签字稿的完整保存，以备原始资料查询与对照。3、数据录入人员：各地区可大体参照以下人员设置模式①销售代表类：基础客户资料的录入；②现场销控类：销售控制、房间的认购、签约、销售变动等信息的录入；③现场财务类：客户付款记录；④销售经理类：检查监督与调度；⑤销售服务类：面积补差及入伙的办理等。4、管理人员：包括各个地区的市场营销部高经、地区总经理、集团营销管理部以及总裁办成员。主要是利用系统中的报表获取相应的数据与资讯，为管理决策提供支持。第3页共12页三、销售软件系统的运营管理1、在本系统试运行期间原有报表模式维持不变,采用“双轨制”。即：计算机自动生成报表和手工报表同时进行。2、系统采取分级管理方式：地区用户由各地区系统管理员给予每个用户一个帐号及相应的密码，该用户帐号和密码由用户负责保管，用户应当对以其用户帐号进行的所有活动和事件负责；地区系统管理员由集团系统管理员给予其用户帐号和密码，并负责开通管理该地区的所有用户。四、销售软件系统的数据管理销售数据管理是通过思源销售软件系统建立数据库，前端录入数据，后端储存数据，与各项目市场营销部，财务、集团营销管理部连网，根据权限级别开放数据，实现数据共享，包括：成交客户信息、销售进程、价格制定、数据统计、财务收款等多类数据信息。1、销售软件系统数据录入职责：业务操作员①业务操作员录入的项目初始数据须由地区公司总经理和市场营销部高级经理同时签字确认后方可录入。当数据发生变更时须由市场营销部高级经理及以上人员签字确认后方可录入。②初始化阶段准确设定项目的房间资料信息：包括房间的建筑面积、套内建筑面积、公摊面积、房间销售总价、房间销售单价、房间编号和名称、户型、朝向等信息。（业务员推荐房间及现场销控房间认购时均以此为基础）第4页共12页③准确设定项目的基本数据,包括项目、小区、楼栋、开盘时间等基础信息。④及时正确设定付款方案以保证房间生成的认购流程的正确。⑤及时准确设定折扣信息。⑥第一时间完成房间资料的变更：在接到市场营销部高经关于房间信息变更（包括价格表的调整，面积的调整等等）的书面指示后，必须于一天内完成系统中所有相应数据的变更，并做好工作日志，详细记录数据的变更情况及时间。销售代表类①销售代表应该在工作日结束前将当天接待的客户（包括来电与来访）详细资料录入至系统中，最晚不得超过第二个工作日结束时。新客户必须录入至少一个客户事件（首次来电或首次来访），以便得出准确的来电来访量。（来电来访客户须录入的资料集团不作硬性要求，请地区公司市场营销部根据本项目特性制订信息录入要求）②对于成交客户（指签订认购书后），销售代表完成《成交客户调查问卷》后两个工作日内将相关信息录入至销售软件系统。③客户的确认以系统录入的时间先后来判断。如有撞单情况发生，该客户归属于首先录入该客户的销售代表。④在与客户首次接触后，销售代表要保持与客户的密切接触，应定期（3—5天）主动与客户联系，每次与客户联系后，需要将和客户接触的信息，在客户事件中予以录入。在2周内没有记录客户事件的，销售经理有权对这个客户重新分配归属。⑤销售代表必须将其负责的所有的客户，都完整准确地录入系统第5页共12页中，不允许漏报（故意不录入有价值的客户资料）、错报（填写错误的姓名和电话等）和虚报（捏造不存在的客户资料，以及没有和客户联系，却录入客户虚假的客户事件），市场营销部须每个月定期检查销售代表客户资料录入的准确性和完整性。⑥每个销售代表接待的客户数量，跟客户沟通的电话次数，现场接待的次数等，是考察工作量的一个重要指标，与绩效考核挂钩。⑦销售代表在向客户推荐房间时，必须首先查看系统中销售楼盘表（“销售情况”菜单），房间的已售未售状态、房间价格、面积、户型均以系统的楼盘表为准。⑧销售代表每天至少查看一次“我的任务”中提示的催款及事务督办提示，并主动催办自己客户的事务进展情况，协助房款的回收和事务的尽快完成。现场销控类①现场销控员每天检查销售房源的状态，对于房间的保留及不可售房屋信息应及时做出相应操作，确保销售房源信息公布的准确性。②现场销控员应该在工作日结束前完成当日成交房间的录入（包括购房流程的生成与定金的交付）。最晚不得超过当日工作结束时。在客户认购房间时，首先在软件系统中完成认购操作，再进行纸面作业，保证楼盘表销控实时准确。③保证在认购、签约等操作中登记的签约单价、签约总价、签约面积、折扣、按揭成数、业务员、客户等资料，与实际发生情况，以及认购书和合同等纸面作业文档记录的信息完全吻合。销售流程的各个事务的应完成期限、应付款金额等信息，准确且符合各项目的销售第6页共12页管理规定。④对于房间的换房、退房、更名、更改付款方式及折扣等特殊事务的处理必须及时在系统中按相应流程来处理。以保证对特殊事务的管理和得到相关的准确统计报表。⑤在完成房间换房、退房、更名、更改付款方式及折扣等特殊事务的处理后立即通知现场财务完成财务处理并跟踪事务的处理情况。在财务处理完成后办理后续的工作。现场财务类①现场财务应该在工作日结束前将当天的收款信息（如现场每笔收款情况和按揭到账情况，保证交款金额、款项类别、交款人、交款方式、交款时间、票据编号等信息）立即完整准确的录入至系统中，最晚不得超过当日工作结束时。②接到特殊事务处理通知后及时完成相应的财务操作。在完成财务处理后及时通知现场销控。③对于收款时录入错误的信息应采用删除的方式处理、对于需要红冲的数据应在系统中也采用红冲的方式进行处理。销售经理类①每周、每月查看审核《销售明细分析表》《退房明细表》《换房明细表》《来电来访明细表》《销售汇总表》数据。②每周查看销售代表客户的跟踪情况。对超出有效日期没有记录客户事件的客户进行重新分配。第7页共12页2、销售软件系统数据核查及管理职责：系统管理员①保证各人员及角色的权限准确无误。②新员工入职后及时生成账号及分配权限。③根据人员的调动及时的调整权限。④用户的账号和密码符合相应规范。⑤人员的离职应在人事部通知后立即在系统中办理相应的人员离职操作。⑥每天至少检查一遍该地区销售软件系统的使用是否正常，排除用户有意或无意安装影响网速且对工作无实际作用的插件。若发现系统问题应在一小时内告知集团系统管理员并联络该地区的系统实施工程师（思源公司）排除系统故障，跟踪故障结果，并做好工作日志，详细记录系统的运行故障、维护情况及时间。⑦每周检查销售软件系统使用者的电脑IE插件设置，确保系统正常运用。现场销控类①必须每天查看《销售明细分析表》《退房明细表》《换房明细表》《来电来访明细表》的数据记录是否与当天的实际情况一致，对于没有按照规定操作的销售代表作出记录，登记上报销售经理。核查系统与纸面作业的认购书、合同、退房审批表、换房审批表、来电来访登记表等记录的一致性。②必须当周、当月查看《销售明细分析表》《退房明细表》《换房明细表》《来电来访明细表》《销售汇总表》的数据记录是否正确，并第8页共12页与纸面作业的认购书、合同、退房审批表、换房审批表、来电来访登记表等记录进行核对。③在系统并行期间内，在提交手工销售报表前，必须核对手工报表和系统报表的一致性。④当发现客户撞单情况时及时通知销售经理。⑤督办客户手续的办理及催款工作。⑥辅助项目管理人员和销售经理的相关管理工作。现场财务类①当天核对《收退款明细表》《按揭情况列表》中的收退款记录的准确。保证系统的记录和当天的实际业务情况一致，并与原始收款凭证（收据、发票等）核对一致。②每周、每月查看《收退款明细表》《按揭情况列表》的数据。保证同手工表的一致，并与原始收款凭证（收据、发票等）核对一致。③在系统并行期间内，在提交手工财务报表前，必须核对手工报表和系统报表的一致性。④通过《不合理欠款明细表》查看和督促欠款的催办工作。销售经理类①每周、每月查看审核《销售明细分析表》《退房明细表》《换房明细表》《来电来访明细表》《销售汇总表》数据。②每周查看销售代表客户的跟踪情况。对超出有效日期没有记录客户事件的客户进行重新分配。③对撞单的情况进行客户确认分配。第9页共12页④实时检查业务员客户信息录入的情况。要求销售代表录入客户信息及时、全面、合理。⑤对于项目中人员的离职应该及时通知系统管理员以便在系统中做相应的处理。⑥对于已离职销售代表的客户应在离职后2日内，将其客户重新分配到其他销售代表方便这些客户的后续跟踪和服务工作。五、销售软件系统的使用奖惩1、各数据填报人必须在规定的最晚期限内完成数据的录入工作，并保证数据的完备性和准确性。2、销售代表、现场销控、现场财务、业务操作员、系统管理员的绩效考核成绩与系统使用情况密切相关，若未按照规定时间上报数据，或者错报漏报虚报均按有关规定扣分，此项规定由该地区的市场营销部高经及人力资源部高经监督执行。集团营销管理部不定期抽查地区公司系统使用情况。3、销售代表的销售奖金以系统中的成交数据为依据计提，销售代表对于签约客户所记录的客户事件少于3条该销售业绩无效，（特殊情况需有销售经理的说明）；销售经理及市场营销部高经对于系统的监督管理情况也将与其绩效考核成绩挂钩。4、如该系统操作人员涉及聘请的销售代理公司，则该系统的操作情况与销售代理公司的评估进行挂钩。市场营销部负管理责任，与其绩效考核成绩挂钩。5、如因地区公司特殊情况，市场营销部一人须身兼多职者，该负责人同样须按照相应的岗位进行操作并负相应的责任。第10页共12页六、销售软件系统的维护1、本系统使用过程中，出现的需求变更，由集团营销管理部统一协调解决，涉及系统模块及功能模块的修改问题由集团营销管理部协同软件开发公司解决。2、使用人员不得泄漏任何销售软件系统操作程序、登录信息及系统中的数据。3、系统管理员须及时将离职人员的帐号权限封锁，待销售软件系统中该离职人员的相关资料处理完毕后删除其账号，防止公司资源外泄。数据存储在专用服务器上，由专人严格管理，不得随意修改、删除和打印。4、各终端一旦发现计算机病毒，应当立即报告集团网络管理员，由专业技术人员处理。附件一：地区公司销售软件系统考核办法附件二：沿海集团销售软件系统考核办法第11页共12页附件一：地区公司销售软件系统考核办法考评范围考评内容考评标准单项最高分系统运行维护系统运行正常，无病毒，无故障3系统运行环境正确，不安装与系统相冲突的软件、补丁、插件等。2权限新员工入职后生成帐号及分配权限及时、准确2人员调动后系统账号、权限调整及时3用户的帐号和密码符合规范2系统操作人员系统权限清楚、正确。3系统操作初始化项目初始化信息正确（包括房间的建筑面积、套内面积、单价、总价、房间编号、户型、朝向等）4销售过程新客户资料及时（不超过第二天）录入，且至少录入一个客户事件6客户资料录入准确性及完整性，没有漏报、错报和虚报现象6客户资料信息的手工记录与系统报表一致性8认购过程客户认购房间情况录入及时，当天认购信息必须当天录入完毕4客户认购房间录入准确，实际认购发生须与认购书和合同相吻合5销售代表每天查看楼盘表，没有出现重复销售现象8客户认购变更情况（换房、退房、更名、更改付款方式及折扣等）录入及时