集团会议管理制度

第1页1会议管理制度（试行稿）1、目的规范会议管理，使公司经营活动中的各种会议，通过合理的组织能够高效率、高质量的进行。2、制度文件的类别定义2.1集团会议管理制度：是强制性要求执行，具有普遍适应性，且相对稳定性质的管理规定。2.2集团会议管理作业规则：是指强制性要求集团员工执行的，但会根据企业经营环境和策略变化，而适时进行调整优化的作业管理类规定。2.3集团会议管理作业文本：是指要求集团员工使用，但员工可以依据实际状况进行优化、带指导性的作业管理类工具。3、会议基本目标要求3.1会前：会议召集人/主持人须明确会议议题，并做好会务及会议资料准备；3.2会中：会议主持人须把握会议方向，控制会议质量，实现会议既定目标成果；3.3会后：会议召集人/相关人须负责《会议纪要》的形成，并跟踪相关人员按《会议纪要》要求完成后续工作。第2页24、会议准备4.1会议计划4.1.1所有的会议召开前都应有会议计划，重要和大型会议应制定书面计划(或方案)。会议计划原则上应包括以下内容：会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议召集人（或部门）、会议组织、参会人员、会议内容、会议日程、会议议程、会议资料清单、会议筹备工作、会议费用预算等。4.1.2例行会议的会议计划在第一次会议确定后，原则上不再变化，如有变化，由会议召集人（或部门）临时通知。小型或非正式会议，以上内容可以简化，由会议召集人（或部门）决定。4.1.3《沿海绿色家园集团固定会议一览表》是根据集团经营环境和策略目标制定的会议计划，定位为集团作业规则类的规定。4.1.4会议计划（或方案），由会议召集人/部门拟定后，报分管领导（年度会议报总裁和集团董事长，大型会议报集团分管会议管理的执行总裁）审批同意后执行。4.2会议通知4.2.1会议召开前，会议召集人/部门应提前通知参会人员，以便做好参会准备。4.2.2会议通知有口头（直接或电话）和文字通知两种形式，小型或非正式会议可采用口头通知；重要和大型会议则应采用电子文本或纸质文本的书面通知（提倡用电子文本）；例行会议除第一次和有变动时通知外，以后可不再通知。第3页34.3会议资料准备4.3.1会议所需要文件由召集人/部门拟制，并报相关领导审核同意。4.3.2重要专题或需研讨的会议，研讨报告或相关资料，会议召集部门或会务组，须考虑参会人员阅读及思考所需的合理时间提前发送或发放给参会人员。4.3.3会议需参会人员准备发言稿或提供相关文件的，应在会议通知时具体说明。4.4会议行政事务准备4.4.1会务筹备：在外地召开的集团重大会议，应成立会议筹备组，会议筹备组负责组织会务工作，并备齐会议所需会议用具；各地区公司/部门的会议，则由各公司/部门会议召集人，自行指定会务筹备人进行会前准备。4.4.2会议室管理：行政事务组负责对会议室的使用进行管理，并负责编写《会议室使用规则》。行政事务组在接到会议室使用申请后，应对使用做合理调配，防止使用上出现使用“重叠”现象。4.4.3会务服务：会议室的卫生、茶水供应由行政事务部负责并提供服务。4.4.4会议场地布置：包括音响效果、灯光效果、座位排列、幻灯片放映测试、广告调幅排放等，集团重大会议由会议筹备组/行政事务组负责，一般会议由会议召集部门/人负责安排。4.4.5会议接待事务：包括交通安排、住宿安排、用餐安排、参观安排、医疗准备等。集团重大会议由会议筹备组/行政事务组负责，一般会议由会议召集部门/人负责安排。4.4.6会议费用预算：会议召集人负责组织对会议费用进行预算，年度第4页4会议费用进入总裁办费用预算，其他会议费用按会议召集人/部门进入部门的预算，各会议须严格将费用控制在预算范围内。5、会间管理5.1会前检查会议前，尤其是重要和大型会议，会议召集人和会务组必须对会议的各项准备工作进行全面检查，包括所有参会人员是否都已通知，会议的文件是否准备完毕，会场内的布置是否合乎要求，各种的会议设施、会议用品是否准备齐备，车辆是否落实，会议录像、照相、新闻记者是否安排到位等，如发现问题，应立即采取补救措施。5.2会议签到5.2.1会议召集人/部门应准备好会议签到册，参会人员到会时应签到。5.2.2各地区应有专门的会议记录本对召开的会议进行签到和记录。5.3会议纪律5.3.1参会人员须遵守会议议程和会议主持人的指令。5.3.2参会人员不得迟到、早退、中途无故退席；因故不能参加会议，必须向会议召集人/主持人请假。5.3.3会议进行时，手机应设置为振动状态，重要电话须接听，应到会议室外接听，严禁在会场内打电话。5.3.4会议期间尊重他人，不打断发言，不私下交谈。5.4会议组织5.4.1会议召集人/主持人，须按会议目的与议程，及时纠正会议中的偏题发挥。控制会议达成会议目标和成果。第5页55.4.2对会议做了充分准备及没有进行会议准备的参会者，主持人要及时作出评估，以培育集团的执行文化。5.4.3会议召集人/主持人，须提倡精短、简要到位的会议文化，控制会议时间，提高会议效率。5.4.4会议在进行问题研讨时，会议主持人引导参会人员畅所欲言，形成开放、对立、统合的会议风气。5.5会议记录5.5.1参会人员应自带笔记本，并做好会议记录。5.5.2有外部客户的重要会议，会务组应为参会者准备好记录本和笔。5.5.3重要和大型会议，会议召集人/主持人应指定专人做好会议记录；若会议分组讨论，还应安排专人记录各组讨论的结果。5.5.4会议记录要求字迹清晰、内容完整，对会议的意见、结论或决定事项，必须准确、详细地记录。5.6会议发言5.6.1会议指定的发言人，应提前做好发言准备，需放幻灯片的演讲稿，应提前交与会务组或会议秘书做放映准备。5.6.2会议发言者应严格控制时间，除会议有安排时间外，一般发言不应超过10分钟，力求使会议开得紧凑、高效。6、会后工作6.1会议纪要6.1.1根据会议规定，应形成“会议纪要”/“决议”的会议，会议记录人（由会议召集人指定）须在会议结束后的两个工作日内，完成“会议纪要”/第6页6“决议”整理，并上报给相关领导审批签发。6.1.2“会议纪要”/“决议”须在会议结束后，五个工作日内，按要求上载集团资讯文档平台/递交相关部门。6.1.3会议纪要未经允许不得外传，如有必要知会其他未参会人员，需签发人同意。6.2会议的贯彻落实6.2.1参加会议的人员，应负责会议精神和内容的转达与贯彻；6.2.2会议纪要/会议成果文件，须按要求由会议召集人或其指定人，送达相关人员、执行跟踪人和执行监督人。6.2.3集团的年度会议及集团指定要求传达的文件，各地区和职能部总经理是当然的传达责任人。6.2.4对于会议纪要/会议成果文件中的决定/决议/工作指令，执行跟踪人须及时进行督办，并将结果准确地向相关领导反馈。6.3会议的品牌宣传6.3.1对重大和大型的会议，集团品牌负责部门应安排录像、照相、录音，记录会议的全过程。6.3.2对外有宣传意义的会议，应邀请新闻记者参加，并跟进达成媒体的正面宣传报道。6.4会议档案6.4.1会议完毕，根据会议类别，集团档案管理负责部门、集团各职能部、各地区档案管理部门、地区相关职能部，应遵循集团档案管理制度，对会议的所有资料进行整理并归档。第7页76.4.2会议资料包括：会议申请、会议计划（方案）、会议通知、发言稿、会议文件、会议记录、会议纪要（决定）及其他会议成果文件、会议费用清单等。6.4.3所有的会议成果文件，须按“沿海绿色家园集团固定会议计划之会议成果文件表”的要求，上传集团资讯系统。7、“固定会议计划”作业规则7.1《集团固定会议计划表》是根据集团经营环境需求安排的会议计划，定位为集团作业规则类的管理规定。7.2《集团固定会议计划表》内的会议安排,是强制性要求召开的会议，属于指令性工作计划，各相关部门和责任人必须遵照实施。（《集团固定会议计划表》详见附件一)7.3“集团固定会议计划表”规定中的会议召开时间，会议召集人可根据参会人员的工作安排，在计划时间区间内，选择合适时间召开。7.4会议计划表中的“时间长度”栏的时间表述，会议主持人可作控制会议时间的参考，但非指令性要求时间，在计划表中，仅作时间统计分析使用。7.5还没有进入房产开发状态公司，对不能按规定召开的会议，须上报执行标准调整申请，经集团分管的管理部门，批准后可按调整规定执行。7.6“集团固定会议计划表”中会议参加人是指基本参加人员，会议召集人可根据实际情况需要，增加参加人员。7.7参会人员相同和会议内容基本相同的周、月、季会议，重叠的时候可以选择合并一起召开，但在会议纪要中须作说明，以免监督评估人产生误解。7.8集团各部、各地区公司，须依据“集团固定会议成果文件表”的要求，形成和按时上报，相应的“会议纪要”或其他会议成果文件。第8页87.9会议纪要/决定是传达会议事项、工作安排、会议主要精神等的正式公文，具有要求强制性执行的效力。8、执行监督、执行评估及奖惩作业规则8.1执行监督与工具执行监督分别通过：地区常董、执行跟踪人、执行监督人、会议成果文件（会议纪要等）上载集团资讯系统、集团内部审计等，三个监督人、两个监督工具来运作。8.2执行评估作业规则8.2.1常董按集团固定会议计划，对地区的会议制度执行进行督察，并通过“常董月报”对地区的会议执行结果进行评估。8.2.2执行跟踪人，对会议形成的纪要（决定），负有督促跟踪完成工作的责任，并通过集团绩效考核路径对经办责任人/部门的工作效果进行评估。8.2.3执行监督人，具有对执行结果进行检查的权力，并通过集团绩效考核路径对经办责任人/部门和执行跟踪人的工作效果进行评估。8.2.4对于要求上载的会议成果文件（会议纪要等），知识管理部通过资讯系统记录进行统计，并进行评估。8.2.5集团的内部审计组通过对各地区、各职能部的会议成果文件（会议纪要等）的档案管理（如会议签到本/会议文件等)进行检查，并对会议制度执行的结果进行评估。8.3考核指标与奖惩作业规则8.3.1会议制度的奖罚作业规则与集团的绩效考核体系挂钩。8.3.2会议制度及规则的执行考核指标，以集团下达的“沿海集团KPI指第9页9标表”为执行标准进行考核和奖惩。8.3.3会议成果文件（会议纪要等）按规定上载集团文档平台，五天内内未完成上载，视违反制度，该会议没有召开处理。9、附件与其他9.1《集团固定会议计划表》作业规则－附件一9.2“会议通知单”作业指导文本－附件二。9.3“会议召开申报单”作业指导文本－附件三。9.4“会议纪要”作业指导文本－附件四。9.5沿海绿色家园集团会议管理制度，由集团知识管理部编制，并负责解释与修订，自颁布之日起执行。沿海绿色家园（集团）有限公司2005年7月1日