广东工业大学科研管理系统培训文档

广东工业大学科研管理系统培训文档北京易普拉格科技有限公司[e-mail]2010年1月培训大纲一、系统介绍二、系统演示三、进度说明四、问答时间一、系统介绍1.用户类别介绍2.辅助办公3.科研机构4.科研人员5.成果管理6.科研考核7.学术活动8.年度统计9.系统维护用户类别介绍科研人员:科研人员可以在系统中管理自己的科研项目和科研成果，在线申报项目以及进行中检终结，通过系统接收通知发文，并可以反馈意见等。单位科研秘书:各系部单位对应一名科研秘书，负责本单位的各项科研管理业务。具体包括科研人员、科研项目、科研成果、学术活动等数据的审核管理工作，以及所属单位的科研考核工作和项目申报中检终结工作。科研秘书还可以向所属单位的科研人员发送通知和文件。并接收反馈信息。用户类别介绍科研管理人员：主要是科学技术处工作人员，负责全校各项科研管理业务。科学技术处通过系统可以建立学校的科研管理评价指标，管理全校的科研人员、科研项目、科研成果和学术活动等数据，在线组织科研考核、项目申报与评审、项目中检与终结、年度统计等多项工作。另外科学技术处还可以通过系统发送通知、文件和有关科研动态，负责系统的维护和管理。系统管理员：系统管理员是系统中的超级用户，由系统初始化时自动产生。系统管理员主要用于维护数据，进行各项参数设置等。系统管理员主要有数据备份与恢复、系统日志管理、数据导入导出、角色和权限设置、Email服务器设置、系统参数设置等功能。在线辅助办公网站管理：系统通过网站管理后台，可以设置网站多级栏目，并通过文章发布，在科研网站上发布文章。公文发送:科学技术处能通过网络发送和接受相关公文下属的科研秘书或科研人员，进行信息交流。同时可以通过查看接收情况随时了解公文阅读情况，进一步实现消息再跟踪。消息机制:包括短信服务、电子邮件、消息提醒和通知公告等内容。方便科研人员随时随地进行科研交流。科研机构科研机构：科研机构模块包括院系所、教研室、研究机构、重点研究基地等的管理。系统中将机构分为实体和非实体两种类型。实体单位一般是指系部、各机关处室等，实体机构必须设置科研秘书和科研负责人，所有的科研人员、成果、项目等都按照实体机构进行归口管理。非实体机构一般指的是各种研究机构和研究基地，非实体机构可以依附实体机构进行管理，也可由科学技术处直接管理，可以不设置科研秘书。《机构列表示意图》：人员管理科研人员：科研人员是指对从事科研工作的老师、科研管理人员、相关的科研辅助人员的管理，包括人员库的管理和人员统计两部分。人员库管理：人员库管理通过人员库的管理，科学技术处可以及时掌握学校科研人员的基本情况。人员信息包括的所在机构、姓名、职工号、年龄、性别、职称、职务、学科、学位、学历、学科方向、学术特长和联系方式等。其原始数据可以直接从学校人事管理系统中实时转入所需要的人员信息，也可以从历史数据进行转换并进行及时的更新。人员统计：通过人员统计功能，科学技术处管理人员可以设定各种统计条件，并生成相关的统计分析图(注：在项目、项目经费、科研成果都可以生成相应的统计图)项目管理项目库管理：指对立项后项目进行管理，包括不同来源、不同级别、横向纵向等各类项目。项目主要包括如下一些信息：项目所属机构、名称、分类、类别、性质、级别、立项情况、进行状态、结项情况、成员组成情况、经费情况等。其工作量可以在项目组成员中分配。学校可以自定义项目的分类，及项目子类。并将学校的分类标准和教育部的分类标准进行对接。项目流程管理：包括项目的申报、评审、立项、中检、终结等流程管理。在流程管理中针对学校的管理需求，进行调整，自动上传申报书、中检书、终结信息等。项目经费管理：经费管理是理工类高校科研管理的重点之一，本系统从项目到款经费、年度经费、支出经费进行管理，同时能生成到款分割单，对项目经费进行管理。并能对各种经费情况进行统计。成果管理科研成果：一般可以分为科研论文、著作、获奖、成果转载、鉴定成果、专利等。科研成果的工作量可以在项目组成员中进行分配。论文：论文分为期刊论文、会议论文、研究报告、其他文章四类进行管理，其信息包括基本信息、作者信息、论文收录情况、详细信息等几个方面。论文管理中设定期刊库，论文录入时，第一作者从期刊库中选择发表期刊，则可以自动带入论文的分类以及论文得分等权重。研究报告：在部分学校归于论文报告中进行管理，系统将研究报告单独进行管理。著作：可以分为社科类、理工类等类别。可由学校自由制定，并且可按著作类型等级进行设定，在类别设定时提供按字数和本数绑定权重的功能，为量化考核提供基础。学术活动学术活动：学术活动指学校主办或者参与的学术会议、发表的会议论文、国内国外的学术交流等。对学术活动进行统计管理记录存档，建立完备的学术活动数据库。《学术活动示意图》：科研考核科研考核：主要是通过建立科研工作量的量化指标和设置岗位考核标准，通过对科研项目、科研成果、科研奖励、学术交流等信息的综合分析，计算科研人员和科研单位的科研工作量，由系统所设定信息自动判断是否通过考核。考核流程：设立考核批次-在考核机构表中，针对不同机构进行机构人员考核。年度统计年度统计：教育部每年要组织高校进行科研年度统计工作。年度统计分为科技和社科两部分，并且每年都会派发统计系统。本平台需要兼容教育部统计系统，并能进行同步升级，避免实现信息孤岛，实现业务的统一。《统计报表》示意图：系统维护系统维护：针对于系统中角色及学校定义角色进行权限分配。为科研人员进行角色、帐号、密码、权限分配、自定义代码设置、机构合并与撤消机构进行调动。《系统维护示意图》：二.系统演示用户登录项目管理报表管理科研考核用户登录系统的登录：在浏览器地址栏中输入服务器的系统登录地址后回车，出现系统的网站界面。在管理平台入口输入合法的用户帐号及对应的正确密码点击登录即可进入科研管理系统。如《系统网站界面登录示意图》所示：用户登录如何获得帐号？由本单位科研管理人员通过系统为其建立帐号，默认密码自动取职工号值:用户登录如何修改密码？进入首页界面我们可以看到【首页】按钮右方【密码维护】，点击【密码维护】进入密码修改页面，修改后的密码为用户登录系统默认密码。所示新密码应设置为不超过16个字符的由数字或英文字母组成的、且不易遗忘的密码如图《密码维护示意图所示》：用户登录退出系统：首页界面右上方面为【退出系统】按钮，单击【退出系统】按钮系统自动退出并返回欢迎登录界面。项目管理项目申报：项目申报主要面向纵向项目及其它接口项目的预申报。学校承担的纵向科研项目是需要由项目负责人申报，并由项目主管部门批准立项后才能产生的。科学技术处每年都要组织项目申报工作。申报工作包括科学技术处发布申报信息、科研人员提交申报材料、科学技术处审核申报材料和结束申报四个步骤。单击子菜单“申报信息”进入申报信息列表页面：通过“新增”功能按钮进入申报信息新增页面依次录入所要发布申报信息保存后会在申报信息列表中显示：申报信息列表页面默认是申报中的项目，点击操作字段下的“进入申报”按钮进入申报信息材料列表页面。项目管理项目申报：申报信息列表页面可通过“新增”按钮进行添加申报材料等操作。申报材料信息列表显示信息包括项目名称、申请人、所属单位、申请经费、申请日期、等信息。科学技术处添加的申报材料审核状态默认为学校通过，老师、科研秘书添加的申报材料信息依次为未审核、机构通过。学校审核通过的项目材料信息，科研秘书、科研人员只能查看不能进行修改。机构审核通过的科研人员不能进行修改只能进行查看操作。对于立项的项目科学技术处通过批准立项进行立项操作。如单击项目申报信息材料列表中“操作”字段下的“批准立项”系统自动弹出项目新增页面:项目新增页面包含项目的基本信息、详细信息、统计信息、备注信息等四部分，右上方为保存并添加经费、保存等功能按钮，其功能依次为系统保存自动连接经费到帐情况管理页面、提示“添加项目组成员”、“添加经费到帐”、“新增其他项目”、“返回项目列表”点击“返回项目列表”项目保存到项目立项后的项目列表中。此时的项目申报材料信息列表中的审核状态为批准立项。项目管理项目立项：指对立项后项目进行管理，包括不同来源、不同级别、横向、纵向等各类项目。项目主要包括如下一些信息：项目所属机构、名称、分类、类别、性质、级别、立项情况、进行状态、成员组成情况。其工作量可以在项目组成员中分配。项目管理项目查询：依次单击项目立项-项目查询进入项目查询页面：如图《项目查询页面》所示：包括简单查询、高级查询两部分。项目管理经费到帐查询：单击子菜单“经费查询”进入经费到帐查询页面，例如查询08年1月份到08年5月份到帐情况，输入检索条件点击查询按钮查询后系统显示查询经费到帐信息结果列表页面如图《经费到帐列表示意图》所示：显示以检索信息为条件的所有经费到帐信息结果可通过上方功能按钮进行生成统计报表、导出、查看等操作。项目管理项目结项-项目结项：对于到期项目，科研处通过预警计划提前提醒也可选中项目直接通过通知以短信、电子邮件、公文等方式通知项目负责人进行结项，项目负责人提供实际完成时间、最终的成果形式、结项书等信息进行结项。如《未结项项目示意图》所示：查看项目负责人所提供结项材料，选择已结项项目进入已结项项目列表中，通过结项书字段进行查看结项书如《已结项项目列表示意图》所示：项目管理项目结项-查看未结项项目：通过项目立项中的项目状态：进行中、已完成的来对项目进行结项理，学校需要掌握哪些项目是已完成的哪些是延期的项目，通过项目立项中的结项日期科学技术处确定延期、待结项项目对项目负责人发送通知。系统根据项目立项页面的结项日期，在未结项项目列表显示未结项项目，子菜单“未结项项目”进入未结项项目列表常用报表常用报表-统计报表：单击数据报表页面上的“统计报表”进入报表统计分析页面。教师、科研人员对本人的相关数据记录按照要求选择分析字段及分析对象进行统计生成图表。报表统计分析页面包含分析字段、分析对象、生成图表等三部分，例如以所属单位统计每单位所参与的项目，选择分析字段为所属单位，分析对象：选择项目数.点击统计按钮，系统自动统计显示统计分析报表常用报表常用报表-数据导出：单击列表页面上的“导出”按钮进入导出EXCEL页面。通过列表页面的“列表字段”可以选择生成excel报表字段，并可以编排字段的先后顺序。在导出页面的左边有一个“可选字段”栏，里面列举了可供导出的字段名称，通过中间“选择/删除”栏目中的按钮可以选中或者删除字段选中的字段会在“导出字段”栏里显示。选择好字段后，点击下面的“保存”就可以进行导出excel表了。科研考核创建考核批次新增考核批次选择考核方案录入考核时间点击保存，系统自动返回保存到列表中如图考核批次列表所示：创建考核批次点击操作字段下的开始进行考核科研考核申请考核：点击考核详情字段下的“查看考核情况”可进入机构考核列表：点击考核详情进入人员考核列表：新增考核人员点击保存后自动保存返回到人员考核列表：科研考核查看考核详情：进入人员考核列表点击详细情况打开人员考核详情页面如图所示：科研考核考核结果刷新：每进行一次考核或者更新需要点击刷新按钮否则考核结果显示未考核如图：阶段工作流程