集团档案管理制度

档案管理目录1、集团档案管理范围及类目设置-----------------------12、集团档案管理职责分工--------------------------------33、集团各门类档案的归档要求-------------------------44、集团各门类档案的管理制度--------------------65、集团档案的借阅制度--------------------------------116、集团档案库房制度与保密制度--------------------147、集团档案销毁制度-----------------------------------158、集团各门类档案收集范围表---------------------169、集团档案管理网络图-------------------------------342档案管理制度第一章目的第一条为更好地贯彻政府档案管理有关法规，做好整个集团的档案管理工作，使档案资料在得到完整、系统、规范、安全保管的基础上，得到充分、有效的利用，保障集团的业务发展，特制定本规定。第二条本规定适用于集团所属各职能部门、各控股项目集团，相关各合资合作集团参照执行。2.范围与类目设置：2.1本规定涉及集团综合文书类（党群工作类、行政管理类、经营管理类、会计档案类、企业职工档案类、名人档案类）、基本建设类（工程建设文件、工程监理文件、工程施工文件及竣工验收文件）、实物类、声像类及图书类五大类档案资料的收集归档、使用管理的内容和程序。2.2类目设置2.2.1一级类目：按照北京市《档案管理法》，结合集团自身情况，企业的档案共设置1、综合文书类（党群工作类、行政管理类、经营管理类、会计档案类、企业职工档案类）2、基本建设类（工程建设类、监理文件、施工文件、设计文件）3、实物类4、声像类5、图书类五个一级类目。（具体类目设置详见附件1—4）2.2.2二级类目设置：按照集团的实际情况一级类目作以下二级类目设置：(1)、综合文书类的二级类目设置：党群工作类、行政管理类、经营管理类、会计档案类、企业职工档案类（2）、基本建设类的二级类目按工程项目设置：同一工程项目内包含：A工程建设文件B工程监理文件、C工程施工文件及D竣工验收文件四个二级类目。（3）、实物类的二级类目设置：奖品实物档案、印信实物档案、名人字画实物档案、集团发展中的有纪念意义的其它实物。（4）、声像类档案的二级类目设置：照片实物档案、盘片、录音、录像实物档案（5）、图书类二级类目设置：业务类、管理类、旅游类、建筑类及其它类2．2．3三级类目设置：按照集团的实际情况，二级类目作以下三级类目设置：（1）、党群工作类设置：党务工作、工会工作、宣传工作三个三级类目。（2）、行政管理类设置：行政事务、人事管理、审计工作、法律事务、后勤福利五个三级3类目。（3）、经营管理类设置：计划统计、财务管理、资金管理、董事会、监事会、工商管理、企业管理、项目管理、客户管理、房产管理十个三级类目。（4）、会计档案类设置：凭证、帐册、账务报告、其它四个三级类目。（5）、企业职工档案类设置：在职员档案、离职员工档案二个三级类目。2.2.4一个二级类目的内容不能同时交叉出现在两个以上的一级类目中。3.类目编号3.1编号原则3.1.1一级类目的编号一律采用阿拉伯数字，其表示为：1综合文书类2基本建设类3实物类4声像类3.1.2二、三级类目采用阿拉伯数字隶属编号。3.1.3类目与类目之间采用“·”圆点间隔号断开。3.1.4分类号与案卷顺序号之间采用“—”（横杆）符号连接。3.2类目标识的确定3.2.1综合文书档案类(即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、会计档案类、企业职工档案类)，其编写方法如下。X·X·X·X--XXX顺序号年号三级类目二级类目一级类目例如：党群工作类中的党务工作“1·1·1·2001-001”。经营管理类中的工商管理“1·3·6·2001-0013.2.2为了便于集团的档案管理,做到统一规范化,各个集团我们各给一代号：集团名称集团代号企业T014A公司T02B公司T03C公司T043.2.3基本建设类档号不设年号，按北京市城建档案的组卷标准进行编号，编写方法如下：X·X·XX—XXX顺序号类别编号项目集团（集团代号代替）一级类目例如：北京汇洋天成立项文件：2·T13·A1—001按集团分年度顺序排列，按属类流水号编制。4.职责分工4.1档案工作主管领导：集团行政办公室主任作为集团档案室主管领导，代表集团总经理负责组织集团档案管理制度的制定、执行和督促检查。对企业档案管理工作负有领导责任。4.2档案主管部门：企业办公室作为集团档案管理的主管部门。负责根据政府相关规定，拟定集团档案管理制度，督促检查制度的落实情况，指导相关单位的档案管理工作，并具体负责统一保管集团的重要综合文书类档案和工程类档案。4.3集团档案主管部门负责人：负责档案主管部门工作的领导，负责组织档案管理制度的拟定，以及档案管理工作的检查、监督和指导。对集团总部档案管理工作负有归口管理责任。4.4企业档案室设档案主管，对集团档案管理工作负有监督指导责任，对重要档案资料负有直接管理责任。具体包括：4.4.1负责集中、统一管理本集团的全部档案。指导、检查、监督、协助部门档案管理员做好各门类档案的形成、立卷、归档，按时完成档案的接收、移交工作。4.4.2负责企业档案管理制度的拟定。4.4.3对接收入库的各门类档案进行分类、整理、编制多种检索工具，为集团各项工作服务。4.4.4熟习室藏档案内容。开发档案信息资源，热情、准确、及时地为利用者提供档案调阅及档案的催还工作。4.4.5负责向领导提供需销毁档案清册，经批准后参加监销工作。4.4.6负责企业档案库房的建立、管护工作,维护档案的完整、系统与安全。54.4.7负责项目集团档案管理网络的建立,并对其进行业务培训和监督指导。4.4.8部门领导交办的其它工作。4.5集团所属各部门和项目集团负责人：对本部门、本项目集团所有档案资料的管理工作负有直接领导责任。4.6根据项目的规模情况，各项目集团设专职资料员，其它情况下则按照由各项目设定的兼职档案管理人员进行资料管理，各项目专职资料员对项目档案管理工作负有监督指导责任，对移交前的重要档案资料负有直接管理责任。具体包括：4.6.1接受集团档案室档案主管档案业务方面的监督、指导。4.6.2负责收集、整理、保管本项目重要基建文件，并形成电子目录，按照规定及时向集团档案室做好移交工作。4.6.3负责工程竣工档案的监督、编制并参与报建，对各专业施工图纸的保管与发放工作。4.6.4负责监督和检查各参建单位工程资料的形成、积累和立卷工作。4.7集团各部设兼职档案管理员，暂时由各部行政助理或行政秘书担任，职责如下：4.7.1兼职档案员要热爱档案工作，工作积极、认真、负责，熟悉本部门业务。4.7.2兼职档案员依据各部门档案归档范围的要求，负责管理、收集本部门的文件资料，力求使本部门文件保持齐全、完整。4.7.3兼职档案员应随时对已阅办的文件及时进行收集整理，对所收文件进行登记、检查完整情况，按规定时间向档案室主管移交。4.7.4个人不得擅自带走和销毁文件，不得长期保存原件和积压文件。4.7.5因工作外出，应指定他人负责代理工作，工作调动时，要办理文件交接手续。4.7.6兼职档案员在做好本部门文件资料归档工作的同时，还要做好本部的资料积累工作（包括实物档案以及领导外出开会带回的有保留价值的文件材料），及时集中移交档案室保管。4.8各位员工作为各种档案资料的第一经手人，应认真妥善保存工作中形成的各种档案资料，及时做好向专兼职档案管理员移交工作。5.内容5.1档案管理总则5.1.1档案管理工作是企业知识管理和基础管理工作的重要组成部分，是维护集团经济利益、合法权益、保留历史真实面貌的一项不可或缺的工作。为适应集团业务发展的需要，加强信息的归集、整理和流通，档案管理工作将作为一项重要内容纳入集团各级经营管理人员、专业技术人员的职责范围和有关人员的岗位责任制。5.1.2集团的档案全部归集团所有，任何单位和个人都不得私自保存；集团全体员工都有责6任支持集团档案系统的工作，严守机密，确保集团档案的完整和安全。5.1.3为保证档案资料的完整、准确、系统、安全和有效利用，由集团档案室作为集团档案主管部门，对重要档案资料实行定期收集、统一管理。5.2档案归档要求5.2.1综合文书类档案归档要求5.2.1.1集团的文件资料是伴随集团的开发、经营活动及其管理工作而形成的，它是真实记载和反映集团各项活动的原始记录。每位经理、员工都有义务和责任及时将日常工作中形成的文件资料交于专、兼职档案管理员，由其向档案主管部门移交。5.2.1.2集团在日常运作中，要遵循经营管理、工程建设等各项工作和文书处理的程序进行收集、整理、预立卷归档。5.2.1.3每一年度各项目公司由专职或兼职档案员对在各项活动中产生的管理性文件材料进行收集整理，经部门负责人审核后，于次年三月底之前填写一式二份移交清册向集团档案室移交；存本部门的文件资料于次年四月底之前完成组卷工作。5.2.2工程类档案（基建档案）归档要求5.2.2.1工程类档案是集团档案全宗的重要组成部分，它包括工程建设的前期、设计、施工、竣工等阶段过程中形成的具有保管价值的文字、图纸、照片等材料。5.2.2.2工程类档案由各项目公司负责，具体工作由各项目公司专职或兼职档案员完成，集团档案室档案主管提供业务指导。5.2.2.3工程类档案在项目结束后按每个阶段进行收集。5.2.2.4工程类档案整理工作在项目竣工后，按阶段将项目所形成的文字材料和图纸（包括照片、底片、录像和磁盘、光盘）加以整理、进行分类组卷，组成保管单位，填写保管期限，由负责人员审核后，三十天到三个月内移交集团档案室归档。5.2.2.5工程类档案保管期限按国家有关规定进行划定，所有项目工程类档案均由集团档案室保存。5.2.3声像类档案归档要求5.2.3.1归档的声像材料必须原版、原件。5.2.3.2归档的声像材料要齐全、完整。照片、录音、录像、应说明时间、地点、事由、人物、摄影者。照片与底片的影像要相符。特别重要的照片无底片时也应归档。采用数码相机拍摄的照片，经筛选后，将电子版及文字说明一并移交。填写移交目录一式两份，双方在移交目录上签字。75.2.4实物类档案归档要求5.2.4.1奖品实物档案一般应同时有批准单位要求填报的表格、批复等文字材料，此类材料按文书材料归档。实物上未表明获奖名称的，应附说明，内容包括获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。5.2.4.2印章归档时应附印模一式两份。并分别由移交人、接收人签字。5.2.4.3物品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、收受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。5.2.4.4发现认为有保留价值的、能反映集团发展历程的物品，经档案室认定后即可归档。6.各门类档案的管理制度6.1综合文书类管理制度：6.1.1目的：为了加强集团档案工作建设，实现档案工作规范化，提高科学管理水平，有效地为本集团各项工作服务。依据《北京市档案管理实施细则》的规定，特制定集团文书档案归档制度。6.1.2集团档案室负责对集团生产经营业务运作中所形成的文书资料的收集、整理和归档工作进行监督、指导。6.1.3文书档案的管理原则：文件资料的收集、管理坚持职能部门负责制度。两个以上的业务部门共用承办所形成的文件资料，由最后承办部门归档。本集团同外单位联合制发的文件，由集团主办部门立卷6.1.4归档范围（详见文书档案归档范围）：1、集团自身形成的直接反映本集团主要工作活动的资料。2、集团下属各公司报送具有参考价值的文件资料。3、非隶属机关颁发的本单位执行的文件及与本单位联系、协商工作重要来往文件。4、集团各部门在工作活动中形成的全部文书资料，均由档案室实行集中统一管理和保管。任何单位和个人不得据为己有，以维护集团档案的完整与安全，便于各项工作利用。6.1.5不归档综合文书资料范围1、集团文