印章、合同、重要证件管理制度

印章、合同、重要证件管理制度文件编号：修改/版次：0/1批准：生效日期：一、政策目的印章、合同和重要证件是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章、合同和重要证件的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本制度。二、政策适用范围公司部门的印章、合同和重要证件保管、借出、归还、使用全过程。三、责任部门与权限公司（副）总经理授权由人事行政部全面负责公司的印章、合同和重要证件管理工作，各部门对本部门保管与使用的相关印章、合同、重要证件负有管理责任，（副）总经理对印章、合同、重要证件的保管与作用有决定权。四、主要内容（一）印章、合同和重要证件的领取和保管1、公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取保管，并由人事行政部行政文秘登记签收清单。对外合同原件通常由财务部经理负责保管，对内合同原件通常由人事行政部负责保管，重要证件由公司出纳进行保管。2、印章必须由各保管人妥善保管，不得随意转借他人。3、印章、合同、重要证件持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章、合同、重要证件，须办理归还手续后方可办理离职手续。公司印章、合同、重要证件领取保管流程图（二）印章、合同和重要证件的借用、使用第一、“借用”方面规范1、公司各级人员需借用印章、合同和重要证件须按要求填写《公司物品借用/归还申请表》，经公司相关管理人员审核后方可借用相关物品。2、公司印章、合同和重要证件一般不得外借，内部借用也应严格控制。3、印章、合同和重要证件借用人在使用相关印章、合同和重要主要证件时，应按借用时用途说明进行使用，不得擅自更改用途，否则追究相关使用人的责任。4、合同和重要证件使用保证要核实相关使用目的后方可借出使用，不符合要求的使用申请，有权拒绝使用。第二、“使用”方面规范1、印章保管人应对文件内容上载明的签署情况予以核对，经核对无误后方可盖章，使用人应在《日常办公业务用章记录表》上给予登记。2、涉及法律等重要事项需使用印章、合同和重要证件的，须依有关规定经（副）总经各级和各岗位专人向人事行政部领取相关印章、合同、重要证件行政文秘登记，保管人或部门负责人填写签收清单保管人员离职时，行政文秘负责检查各种印章、合同、重要证件回收情况，重要事项需向（副）总经理汇报理审核签字。3、财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章、合同和重要证件无须经上述程序，销售订单类、对公联络影印件盖红章类，可以直接行章。合同类用章需要部门主管经理进行确认，经过相应的申请程序，批准后方可使用。印章、合同、重要证件借用程序日常办公业务行印程序（四）责任1、印章、合同、重要证件保管人必须妥善保管相关物品，如有遗失，必须及时向公司人事行政部报告。2、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章、合同和重要证件，未经本制度规定的程序，不得擅自使用与外借。3、违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。（五）相关定义印章：是指公司用日常工作需要的各类印记，通常由各职能人员依据实际工作需要进行保管。它包含：公司公章、财务专用章、业务专用章、发票专用章、合同专用章、教辅部公章、教辅发票专用章、人事行政专用章等相关印章。合同：分为对外合同与对内合同，对外合同是指公司与外部相关单位订立的相关契约的正式文本，其正本一般由财务部经理负责保管；对内合同是指公司与内部员工的劳动关系、薪酬分配等相关契约的正式文本，其正本一般由人事行政部负责保管。对外合同包含：业务合同、车辆保险合同、人身意外险合同、办公设备租赁合同、房屋租赁合同等与其它单位签订的相关合同。各级人员借用相关印章、合同、重要证件应填写相关单据部门主管审核人事行政经理审核公司公章与重要用章事项需经（副）总经理审核日常的业务与财务用章印章保管人报部门主管批准后直接行印。行印人员做好相关行印记录，并于每月月底上交本月用印记录给行政部。借用人员向保管人领取相关物品使用完毕后，归还保管人相关物品，并在相关单据上“归还人”栏签字确认，保管人检查物品情况，并确认是否与借出时一致，保管人保存物品与借用凭证，并与每月底交于行政部。重要证件：是指公司经营证照原件，相关税务登记件原件及车辆购置与纳税的登记的原件等，此类原件由公司出纳负责保管，其影印件由人事行政部负责保管。它包含：企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、出版物经营许可证等与公司营业活动有重要相关的证件。五、附则本办法解释权归公司人事行政部。六、附表：1、《公司物品借用/归还申请表》2、《印章、合同、重要证件签收清单》3、《印章借用审批权限表》4、《日常办公业务用章记录表》