青海省司法厅关于印发《青海省基层司法所业务档案管理办法》的通知

青海省司法厅关于印发《青海省基层司法所业务档案管理办法》的通知西宁市、海东地区、各自治州司法局：为进一步提高司法所规范化建设水平，规范基层司法所业务档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》的规定，现将《青海省基层司法所业务档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。附件：《青海省基层司法所业务档案管理办法》附件：青海省基层司法所业务档案管理办法第一章总则第一条为进一步规范全省司法所工作业务档案，提升司法所规范化建设水平，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》和《青海省司法厅关于印发司法所工作职责和规范化司法所创建工作考核评定办法的通知》等有关规定，结合司法所工作实际，制定本办法。第二条司法所业务档案，是指司法所在履行业务职能活动中形成并归档的具有查考利用价值的文字、图表、声像等不同形式或载体的文件材料，是司法所工作的真实记录。第三条依据职责，司法所业务档案应分为以下八类：1.人民调解工作档案；2.协助基层政府处理社会矛盾纠纷工作档案;3.社区矫正工作档案;4.安置帮教工作档案;5.基层法律服务工作档案;6.为基层政府提供司法建议工作档案;7.普法依法治理工作档案;8.日常管理工作档案。第四条司法所长是档案管理的第一责任人。司法所应指定专人负责档案材料的整理收集和立卷归档，做好本所档案的接收、保管、利用和销毁工作。档案管理人员和公文承办人员要搞好协作，密切配合，做好档案管理工作。档案管理人员调离岗位时，应在司法所长的监督下，办理档案移交手续。第五条司法所应建立档案室，设置档案柜，业务档案实行集中统一管理，做到科学合理、及时分卷、定期归档。第二章文件材料的立卷和归档第六条各项工作形成的文件材料，凡是具有保存价值的均应立卷归档。案卷中的各种文字材料，必须用钢笔或者毛笔书写，打印件要和底稿同时立卷。第七条立卷就是将零散的文件材料，根据它们之间的联系，系统地组成案卷。案卷内文件材料必须完整。第八条在归档的文件中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，统一收纳。第九条不同年度的文件一般不得合并立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；其它文件材料的立卷应按成文的年代为准；基层法律服务业务档案应按照《乡镇法律服务所业务档案管理办法》规定执行。第十条卷内文件应按照相互之间的联系排列，批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发件在前，被转发件在后；原件在前，复制件在后；其它文件材料依其形成规律，按有关规定排列。同一性质的几个具体问题的文件组成一卷时，可按重要程度、日期、作者、地区等办法排列。会议文件按重要程度结合形成顺序排列。第十一条卷内文件材料应按工作程序的客观进程或时间顺序进行排列，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角手写或打号机编号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。第十二条卷内材料涉及国家秘密或当事人商业秘密、个人隐私的，该卷应列为密卷，归档时在案卷封面左上角加盖密卷章。刑释解教人员的安置帮教、社区矫正类涉及人员名单及个案情况的案卷为三类密级案卷。第十三条文件材料在装订前要进一步整理。卷面为A4纸型（210㎜×297㎜），材料大于卷面的要加以折叠，小于卷面的要加贴补纸。案卷一般应采用三孔一线的方法装订；也可以“件”为单位进行整理，方法不局限三孔一线，只要符合档案保护要求即可。第十四条立卷人可用钢笔、毛笔或计算机打印等方式逐项填写案卷封面及卷内目录。卷内目录按卷内材料的排列顺序逐项登记，不得漏项。第十五条司法所立卷归档的案卷资料，应按照案卷封面、卷宗目录、卷内材料、备存表、卷底的顺序排列。档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式按《文书档案案卷格式》执行。其它门类和载体的档案案卷格式应按有关规定执行。第十六条案卷一年归档一次，管理人员应在本年第一季度内将上一年的案卷整理完毕。第三章档案的管理第十七条档案室负责接收司法所在工作活动中形成的全部档案。档案应在立卷的基础上进行分类、加工整理和保管。第十八条档案按年度、类别有序排列上架。第十九条档案室必须门窗坚固，注意做好防盗、防火、防虫、防潮等工作，室内严禁存放易燃、易爆及其它危险物品。第二十条文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年，具体办法参见《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。保管期限从该卷立卷后下一年起算。第二十一条具有永久和长期保存价值的档案，如破损和字迹模糊应及时进行修补和复制。第二十二条档案室必须建立检查制度，对档案数量、保管情况定期检查，每年普遍检查一次，特别重要的档案应随时逐件检查，并将检查结果报司法所长。第二十三条档案室应建立登记、统计制度，对档案的收进、移出、保管和利用等情况进行登记和统计，并应及时建立档案目录、卡片、索引等检索工具。第四章档案的利用第二十四条档案室应根据工作需要建立档案借阅登记簿。本单位人员借阅档案，必须办理登记手续。外单位人员借阅档案需持介绍信，经司法所长同意后，方可借阅。第二十五条借阅人员应对所借阅档案材料的完整、保密负责，不得拆装、调换、污损、勾划、转借和私自摘录、复制。第二十六条档案的借阅一般不超过7日，到期不能归还时，应向档案管理人员办理续借手续，档案管理人员对借出的档案应负责催还。第二十七条档案管理人员对借出的案卷及时办理登记和归还后的注销手续。第五章档案的鉴定和销毁第二十八条档案管理人员应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定定期对已过期的案卷进行审查，对仍具有保存价值的档案经鉴定后应当延长保存期限，对确无保存价值的案卷予以销毁。鉴定工作由司法所长和档案管理人员共同进行。第二十九条销毁档案材料，必须登记造册并提出销毁报告，并报上级司法局，经书面批准后予以销毁。第三十条档案销毁时应注意保密，司法所应指定专人监销，监销人应在销毁清册上签字。第六章机构撤销变动时档案材料的处理第三十一条司法所机构撤销或变动时，应将文件材料整理立卷，并将档案整体移交至上级司法局保管。第七章附则第三十二条本办法自印发之日起执行。