青荣铁路建设项目档案管理办法

青荣城际铁路工程建设项目档案管理办法目录第一章总则....................................................1第二章制定依据................................................2第三章适用范围................................................3第四章项目文件管理............................................3第五章项目文件的形成..........................................5第六章项目文件的组成与内容....................................6第七章项目文件整理与案卷质量标准要求..........................8第八章项目文件的交接手续和份数...............................11第九章附则...................................................14附件一：铁路建设项目档案归档范围内容表.......................15附件二：竣工文件分送单位和数量表.............................21附件三：工程文件组卷原则、方法和质量要求…………………………….30附件四：监理档案案卷标题……………………………………………….441青荣城际铁路工程建设项目档案管理办法第一章总则第一条根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28－2002）规定，按照原铁道部《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443－2010）和相关规范、办法要求，结合新建青岛至荣成城际铁路（以下简称青荣铁路）工程实际，制定《青荣城际铁路工程建设项目档案管理办法》。第二条青荣铁路建设项目档案，是指在青荣铁路建设过程中形成的，如实反映工程立项、实施过程和建设项目实体状况，经过鉴定、整理并归档的项目文件，即青荣铁路建设项目在评估、立项、审批、招投标、勘察、设计、土地征用、施工、监理、竣工验收、联调联试等全过程中形成的文字、图表、声像等全部文件，以及与纸质文件材料相对应的电子文件。按照《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443－2010）和《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档[2002]8号）等规定中各专业所包含的内容，青荣铁路建设项目档案文件内容和责任分工是：建设管理（A类）、由建设单位负责编制，勘察设计（B类）、由勘察设计单位负责编制，施工（C类）和竣工验收（E类）、由建设单位组织，施工单位负责编制，监理（D类）由监理单位负责编制。第三条青荣铁路建设项目文件，是项目建设的真实记录和形成建设项目档案的主体，是反映工程项目建设全过程的有效载体，是质2量责任追溯，建设项目稽查、审计、监督、管理、验收的重要凭证，也是建设项目运营后进行维修、养护、改造、管理的基础文件材料。第四条青荣铁路建设项目文件的收集、整理，应贯穿于工程建成项目的全过程（含前文件的归档），与工程进度同步进行。必须坚持科学认真、实事求是的态度，认真做好日常文件材料的积累、形成、整理、编制、立卷等工作，在工程竣工验收时，及时提交系统、完整、真实、准确，具有可追溯性的项目文件，并在规定时间内向有关各方移交归档。第二章制定依据第五条青荣铁路建设项目档案的收集、分类、整理（组卷）、编目、归档、移交等工作依照以下国家法律、法规及铁路行业标准执行：1.《中华人民共和国档案法》；2.《中华人民共和国档案法实施办法》；3.《铁路建设工程项目资料管理规程》（TB10443－2010）；4.《建设工程监理规范》（GB/T50319－2000）；5.《铁路建设工程监理规范》（TB10402－2007）；6.《关于发布客运专线铁路路基工程施工质量验收暂行标准等五项铁路工程建设标准的通知》（铁建设[2005]160号）；7.《铁路科学技术档案分类与代码》（TB1588－2005）；8.《铁路建设项目竣工验收交接办法》（铁建设[2008]23号）；9.《铁路系统文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（铁3档史[2010]204号）；10.《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档[2002]8号）；11.《铁路建设项目档案验收办法》（铁档史[2011]110号）；12.《铁路建设项目竣工建设用地验收交接办法》（铁运[2008]158号）；13.《关于转发〈城市建设档案归属与流向暂行办法〉的通知》（办档[1998]10号）；14.《关于做好客运专线工程总结的通知》（铁建设函[2009]672号）。15.《关于加强铁路房屋档案管理的通知》（办档[2007]43号）。第三章适用范围第六条本办法适用于青荣铁路建设所有工程项目，包括站前、站后及配套工程，安全质量管理，物资设备管理，财务管理，征地拆迁管理，竣工验收、市政配套等。第四章项目文件管理第七条青荣铁路建设项目文件归档、日常管理和利用工作由青荣城际铁路有限责任公司（以下简称“公司”）综合部负责，包括公司档案室规划建设，档案管理办法的修订完善，档案管理政策、法规文件订购、发放、组织学习、档案盒（袋、夹）统一标准，统一目录制定，建设项目应归档管理的文件由公司各部门、参建单位按照有关4标准要求整理组卷后向综合部档案室移交归档。综合部、计财部、工管部、安质部、物资部、征迁部归口管理。项目文件日常管理实行归口管理原则，谁形成（收文处理）文件，谁收集、整理、归档。公司综合部除做好本部门工作外，负责全部档案管理工作监督、业务指导和定期检查工作。各监理单位除负责本单位工作外，还负责所辖标段施工、第三方检测等所有档案的检查和审核把关，牵头组织向建设单位移交。施工、施工图审核、第三方检测、外方质量代表等单位负责编制、整理、组卷。公司综合部负责组织汇总归档工作。设计单位要根据需要配合做好档案资料的归档工作第八条各设计、施工、监理、第三方检测、外方质量代表、施工审核等单位应由项目总体、总工程师、总监理工程师或指定负责人负责此项工作。设专人负责项目文件的收集、整理、立卷、安全保管和移交工作，并派人配合公司综合部完成项目档案整理上架工作，确保达到档案正式验收要求。确保工程项目建设与合资铁路公司运营的有序衔接。档案管理人员不得随意更换，如确需调整，应报建指同意。第九条公司各部门、监理单位在施工中要督促检查施工单位项目阶段性文件（竣工文件、验收文件）形成、管理，编制质量和完整性、准确性，与工程项目其它管理内容一并考核，并负责向公司提交业务范围内的专项报告。第十条各参建单位必须按期移交完整齐全的项目文件，对其真实性、准确性、完整性负责。项目文件不齐全、不完整、不真实，与实际不符者，不能验收交接，不能进行末次验工计价，并追究原设计、施工、监理单位及有关人员的责任。公司各部门档案管理人员要切实负起责任，末次验工计价需有公司各部门档案管理人员意见和签字。5第五章项目文件的形成第十一条青荣铁路建设项目文件的收集、整理、编目、归档、移交，应做到“三同步”，即：在布置施工任务的同时布置项目文件编制任务；在布置工程施工进度的同时布置项目文件的收集任务；在布置工程验收交接的同时布置项目文件的移交任务。由于工作不到位，工程开工以来没有按照上述要求完成的，本办法下达后整改，在2013年8月底前补办完成。各类资料的形成来源，由各部门、参建单位根据本规定要求收集。第十二条各参建单位要按照各专业项目文件编制内容，随时做好变更设计图纸修改、文件收集和积累工作，注意收集施工中采用的新工艺、新材料、新方法、新技术，特殊地质、重点难点的科技攻关项目，地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案，以及工程隐蔽部位的文件材料，并根据变更设计的要求，及时修改施工图，填写工程日志，做到科学准确、符合实际。第十三条各单项工程的技术负责人，要将施工过程中形成的各种检查证、试验报告、原材料（或设备）出厂合格证及各种施工记录等原始材料，按工程项目和内容分别放在案卷（盒、袋、夹）内，以防文件材料的散失和损坏。第十四条为避免造成浪费，现有的卷皮、卷盒应继续使用。对已经形成的案卷，除不符合要求的之外可不变。6第六章项目文件的归档范围与内容第十五条青荣铁路建设项目文件是指反应工程项目立项、审批、设计、审计、招投标、技术状态、物质形成、技术指标、质量（包括质量事故及对质量具有追溯作用的）、性能等信息的文件均应纲入归档范围。一般分由综合部分和专业部分两大类。专业部分由线路、路基、桥梁、涵洞、隧道、站场、动车（车辆）、给排水、通信、信息（客服）、信号、电力、电气化、房建、环境保护与水土保持、铁路用地等专业组成（详见附件三）。各专业未包括或不能包括进去的，可以纳入综合部分。第十六条公司各部门档案管理人员，根据本部门工作分工和档案内容，原则上工管部负责设计、施工、咨询等单位，安质部负责监理、外方质量代表、第三方检测等单位档案归口管理。物资、财务、综合部做好所负责专业档案归口管理。第十七条由公司工管部牵头，设计、施工单位配合，按照原铁道部办公厅《关于转发〈城市建设档案归属与流向暂行办法〉的通知》（办档[1998]10号）的要求，向工程所在地（青岛、烟台、威海三市）的城建档案馆报送有关城市建设档案。内容包括：1．城市规划区范围内的铁路各种地下管网补测成果档案；各种房屋建筑室外给排水、燃气、供热等管线网络图；车站总平面布置图、地下管线径路图和竣工验收证书。2．城市规划区内的铁路线路、桥梁、隧道总平面布置图，桥梁平面、立面竣工图，线路、隧道的纵断面图和标准横断面图及有关说明。报送城建档案馆的项目文件均提供副本。归档文件应符合城建档7案馆的要求和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）的规定。属既有线改造的工程，可不向所在地城建档案馆报送。第十八条青荣铁路建设项目应向中国铁路总公司、济南铁路局档案馆进馆。内容包括：（一）验收证书、建交表和工程总结。（二）竣工图底图。1．线路平面图、纵断面图，平、纵断面缩图，铁路用地总平面图。2．特大桥（500m以上）和大桥（100～500m）平面图、立面图、桥址平面图、梁部和墩台结构图（梁图采用标准图时，只在目录中注明标准图号和编制单位）。3．隧道的横、纵断面图和主要结构图。4．各车站（城阳、即墨北、莱西北、莱阳、海阳北、桃村北、官庄、烟台南、牟平、威海北、威海、文登东、荣成站）平面布置图，通信、信息（客服）、信号、防灾监控、电力、电气化、给排水、站房等平面布置图、竣工图，各种管线布置图，主要车间设备布置及安装图。具体要求详见附件二。第十九条征购土地、拆迁补偿等原始凭证，由公司征迁部组织施工单位分类组卷，归入土地管理档案，交公司档案部门永久保存。相关财务档案，由公司计财部按财务规定归档保存。第二十条监理文件纳入项目文件综合部分，由各监理单位负责编制，由公司安质部负责审核。第二十一条各专业所采用的通用图、标准图归档时，原则上只归档采用实施张页，原图标内容不变，单独组卷。8第二十二条施工过程中形成的各种变更、洽商记录文件，随项目文件材料组入各参建单位工程项目案卷中。第七章项目文件整理与案卷质量标准要求第二十三条项目文件形成后，必须按文件材料形成规律和成套性特点，保持文件之间的有机联系，先按专业、再按单项工程，合理组卷。项目文件整理方法和案卷质量要求如下：1．在组卷时，应先区分专业，然后按单位工程为单元组成若干个卷（即盒）。2．单位工程一般按开工报告、竣工报告（验收记录）、施工日志、工程数量、变更设计通知单、单位工程质量评定文件等部分组成，要科学排序，文字在前，图纸在后。3．原材料、成品、半成品等合格证和复检报告，按照单位工程集中组卷，按照材料品种排列组卷。4．组卷时，要考虑运营维修管辖区段；不是一个维修管辖区段的工程，不能组为一卷。5．通信、信息（客服）、信号、电力、电气化、给排水、房建、铁路用地等专业的项目文件，应将站场与区间分别组卷，正线与联