公路建设项目文件归档规范

ICS93.080P01DB14山西省地方标准DB14/T648—2012公路建设项目文件归档规范2012-02-01发布2012-03-01实施山西省质量技术监督局发布DB14/T648—2012I目次前言............................................................................II引言...........................................................................III1范围..............................................................................12规范性引用文件....................................................................13术语和定义........................................................................14总则..............................................................................25文件的预立卷......................................................................26文件的收集和整理..................................................................37文件的组卷........................................................................58项目档案的审查和移交..............................................................8附录A（规范性附录）文件归档范围、归档单位、份数及保管期限.........................10附录B（资料性附录）单位、分部、分项工程划分方法...................................16附录C（规范性附录）文件的质量要求.................................................20附录D（资料性附录）征地拆迁一览表表样.............................................22附录E（资料性附录）分项工程施工原始文件排列顺序...................................25附录F（资料性附录）试验检测汇总表表样.............................................28附录G（资料性附录）变更一览表和竣工汇总表表样.....................................42附录H（规范性附录）竣工图的相关要求...............................................67附录I（规范性附录）案卷内封面、卷内目录、备考表式样...............................76附录J（资料性附录）施工单位案卷排列顺序...........................................79附录K（资料性附录）办理档案移交手续所需文件.......................................80DB14/T648—2012II前言本标准按照GB/T1.1—2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》的规则编写。本标准由山西省交通运输厅提出并归口。本标准起草单位：山西省公路学会、山西通畅科技有限公司。本标准主要起草人：张润、李松涛、王俊北、郝一锋、陈晓峰、冯尔钢、冯利英、赵丽芳、杨俊明、常德荣、王建平、秦荣旺、宋慧娟、金育蘅、吴鹏、叶举德。DB14/T648—2012III引言根据《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》的规定，公路项目在交工验收前，竣工文件应按公路工程档案管理的有关要求，完成监理资料、施工资料和科研、新技术资料内容的收集、整理及归档工作；在竣工验收前，竣工文件必须完成“公路工程项目文件归档范围”的全部内容，并取得档案单项验收合格的证明材料。长期以来，从文件的收集、整理到竣工文件的编制直至最后形成公路建设项目档案，我省还没有具体、统一的技术标准。为此，我们依据现行的法律法规及国家有关规定和标准，结合山西省公路建设项目特点，制定了本标准，以规范文件归档工作，提高山西省公路建设项目档案的质量。DB14/T648—20121公路建设项目文件归档规范1范围本标准规定了公路建设项目文件预立卷、收集和整理、组卷以及项目档案审查和移交的要求。本标准适用于新建和改扩建高等级公路项目，其它等级公路项目可参照执行。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求JTGF80/1公路工程质量检验评定标准第一册土建工程JTGF80/2公路工程质量检验评定标准第二册机电工程交通档案进馆办法交通运输部交办发〔2007〕436号公路建设项目文件材料立卷归档管理办法交通运输部交办发〔2010〕382号DBJ04-214山西省建筑工程施工资料管理规程3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1公路建设项目文件自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。3.2文件归档遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，经过科学、系统整理而形成项目档案的活动。3.3预立卷文件归档前将文件按类目分卷存放的程序。3.4公路建设项目档案按照项目档案组卷要求，经过鉴定、系统整理并归档的公路建设项目文件。DB14/T648—201224总则4.1公路建设项目文件归档工作实行项目法人负责制。4.2文件应真实反映项目实施全过程，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档。4.3文件归档工作应贯彻集中统一、过程控制、规范管理的原则。4.4项目各参建单位均应配备专职档案管理人员，按照归档范围（见附录A）及时将文件收集齐全并进行预立卷。5文件的预立卷5.1准备5.1.1项目文件可按以下类别实施预立卷：——立项审批文件——设计审批文件——工程准备文件——施工文件——交、竣工验收文件——工程招投标及合同文件——资金管理文件5.1.2各单位应预估相关类别的文件数量，并区别其内容，预先分门别类地拟出案卷目录，编制临时档号，待文件形成后按照目录归入相应的卷盒，填写卷内目录。5.1.3预立卷的案卷目录和临时档号应根据实际情况进行调整。5.2实施5.2.1除施工文件之外的其它类别文件可直接按照附录A文件归档范围的列项进行预立卷。5.2.1.1工程管理文件应按照质量、安全、进度和费用控制文件分别预立卷。5.2.1.2施工准备文件、科研新技术资料和声像资料按照文件所反映内容和时间顺序进行预立卷。5.2.1.3施工质量控制文件应结合单位、分部和分项工程划分(参见附录B)进行预立卷，具体方法如下：a)工程及设计变更文件按照单位工程分别预立卷；b)标准试验资料按单位工程和试验日期先后顺序预立卷；c)工艺试验资料和施工原始文件以分项工程为单元预立卷；d)原材料质量保证文件按单位工程和材料规格预立卷；e)工程质量评定文件按单位工程分别预立卷；f)其它施工质量控制文件单独进行预立卷。5.2.1.4竣工图参照设计图纸顺序进行预立卷；（特）大桥、（特）长隧道和立交工程的竣工图以及竣工表单独立卷；变更设计一览表和变更图纸一并立卷。5.2.1.5监理文件按以下方法预立卷:a）监理计划、细则、规章制度，组织机构和责任划分，试验管理文件，图纸会审记录，巡视记录，监理日志，监理月报分别单独进行预立卷；b）旁站记录、监理通知或指令应与相关部位的工序抽检文件一起预立卷；DB14/T648—20123c）验证、平行试验按试验检测项目分别预立卷；d）工序抽检文件按分项工程进行预立卷；e)工程质量评定及汇总资料单独预立卷；5.2.2进行预立卷的文件质量应满足附录C的要求。6文件的收集和整理6.1立项审批文件项目法人单位应及时将立项审批的文件收集齐全，根据审批事项内在联系分类整理、存档。如项目立项审批文件原件保存在项目主管单位，项目法人可将复印件存档保存。6.2设计审批文件项目设计单位负责将工程勘察、设计基础资料、初步设计及审批文件、专家审查意见及会议纪要、施工图设计及审批文件在项目开工后及时收集齐全，按设计的不同阶段和专业分类整理、存档。6.3工程准备文件征用土地数量一览表、拆迁数量一览表（参见附录D）在交工验收前由项目法人单位完成填报，其它文件在文件形成后由项目法人单位及时收集齐全，按照审批事项及相关手续办理过程分类整理、存档。6.4施工文件6.4.1工程管理文件在文件形成后3个工作日内由各归档单位收集齐全，按照文件所反映问题的有机联系和时间顺序分类整理、存档。6.4.2施工准备文件施工准备文件在签字手续完备、盖章齐全的情况下，由施工单位在3个工作日内将文件收集齐全，分类整理、存档。6.4.3施工质量控制文件6.4.3.1施工质量控制文件在形成后的1个工作日内由施工单位分类整理、存档。6.4.3.2工程和设计变更文件及设计中重大技术问题往来文件、会议纪要应在文件形成后由施工单位按文件编号收集整理、存档。6.4.3.3标准试验资料一般包括标准试验审批表、试验报告和记录，工艺试验资料一般包括施工方案、检测记录和工艺试验总结，原材料质量保证文件一般包括材料报验单、试验报告和记录、出厂合格证明，上述内容均应收集齐全、分类存档。6.4.3.4施工原始文件一般按照分项工程为单元进行收集整理，每个分项工程原始文件一般由以下内容组成：分项开工报告，放样资料，工序检验资料，整改通知（或指令）及回执单，中间交工证书，分项工程质量检验评定表及关键项目的评定计算表。分项工程完成后应将上述文件收集齐全，参照附录E进行排序、存档。DB14/T648—201246.4.3.5工序检验资料一般包括检验申请批复单、检验报告单、检查记录、施工记录、测量记录、试验检测报告和记录，应及时取得监理工程师的签认，按施工顺序排列、存档。6.4.3.6试验检测汇总表（参见附录F）中的原材料试验结果汇总表与相应的原材料试验报告和记录一起立卷，其它检测汇总表以合同段为单元收集整理。6.4.4竣工图表6.4.4.1变更图纸由施工单位负责及时收集整理。6.4.4.2变更设计一览表、设计变更文件与竣工图档号对照一览表和竣工汇总表应由施工单位在交工验收前完成填报和整理，表样参见附录G。6.4.4.3竣工图由施工单位负责编制并加盖竣工图章，应在分项工程完成后7个工作日内，经施工单位技术负责人审查、监理工程师审核并签字确认后，由施工单位收集齐全、存档。6.4.4.4竣工图的折叠应按GB/T10609.3的相关规定执行。6.4.4.5竣工图应能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。竣工图章式样、竣工图表收集内容和要求及竣工图封面、内封面、图框、目录的式样见附录H。6.4.5监理文件6.4.5.1监理单位在负责监督、审查施工单位形成的文件的同时，应及时收集整理自身形成的各种文件。6.4.5.2监理旁站、巡视记录和验证、平行试验及各类独立抽检文件应按照分项工程逐日收集