工程造价咨询信息化管理及档案管理规则

工程造价咨询信息化管理及档案管理规则第一章总则第一条为了规范我省工程造价咨询服务信息化和档案管理工作，明确工作责任，维护各方合法权益，提高造价咨询业务质量，根据本省实际情况，特制定本规则。第二条工程造价咨询信息化管理包括工程造价信息数据库的建立、工程造价软件使用及咨询企业管理系统的建立，利用计算机及网络通信技术为工程造价咨询信息化管理服务。第三条工程造价咨询信息化管理应贯穿建设工程项目的全过程，包括投资估算、设计概算、施工图预算、合同价确定、工程计量与支付及竣工结（决）算，对所收集的工程造价信息资料应及时处理，并应用于工程造价的确定、审核及成本分析等环节。第四条工程造价咨询档案是指咨询企业从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。工程造价咨询企业完成咨询业务后必须逐项建立档案。第五条造价咨询档案原则上由项目负责人负责整理归档，项目负责人必须在咨询报告出具后30日内将完整的档案资料移交档案室；档案管理员负责造价咨询档案的接收、装订立卷、保管、提供查阅等工作，档案管理人员必须在档案移交后90日内将档案装订归档，并保证归档后档案的完整、安全。第二章归档原则及内容第六条造价咨询档案立卷必须遵循以下原则：1．遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；2．正确分析和鉴别文件材料的保存价值，确定保管期限，工程造价咨询档案一般定为短期。咨询合同约定有特殊要求的可定为长期或永久；3．按委托项目分别立卷；4．卷内文件材料应真实、完整，审批和签章手续完备；5．卷内文件材料的制作和书写必须规范、清晰，益于长期保存和查阅。第七条造价咨询档案归档材料主要由咨询成果报告、咨询依据文件、其他文件三部分组成。1．咨询成果报告（1）咨询报告书正本原件(含附件)；（2）签发人签发的报告书底稿；（3）技术文件及工作底稿（各类分析说明文件、计算书、工料分析表等）。2．咨询依据文件：（1）委托方提供资料清单(清单应注明委托单位名称及项目名称)（附样1）；（2）项目建议书或批件（投资估算编审）；（3）设计方案及初步设计文件（设计概算编审）；（4）工程招标文件（含工程量清单）、设计交底纪要、招标答疑（工程量清单、招标控制价、投标报价、结算编审）；（5）工程承包合同、中标通知书、补充协议（结算编制、造价控制）；（6）送审工程概、预、决算书；（7）施工单位送审的工程结算书（结算审核）；（8）设计变更单、施工签证（结算编审）；（9）工程竣工验收凭证（结算编审）；（10）甲供材料、设备明细单（结算、决算编制）；（11）会议纪要、文函；（12）安全文明施工措施费测定表（结算审核）；（13）其他材料：各种调查材料、采集数据、取证资料等。3．其他文件（1）工程造价咨询合同或司法鉴定委托书；（2）工程造价咨询项目工作交办单（附样5）；（3）工程造价咨询项目实施方案（附样6）；（4）工程造价咨询质量控制流程单（附样7）；（5）工程造价咨询项目回访与总结（附样8）；（6）备考表；立卷情况说明：卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，由档案管理人员填写。（7）封底。工程施工图和竣工图一般不纳入归档范围。如设计变更单和施工签证较多，可用清单形式归档，原件由委托方保存。第三章立卷编目及装订要求第八条造价咨询档案案卷必须按以下要求编目1．案卷页号编写：正面在页面右下角编写，背面在左下角编写；单面书写的文件材料，空白面不编页号；案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。2．案卷封面的编制（附样2）。（1）立卷咨询企业全称；（2）咨询业务类别：分为建设项目建议书及项目可行性研究、项目经济评价报告；投资估算、设计概算、施工图预算、工程量清单、招标控制价、投标报价、工程结算、工程决算的编制与审核；工程造价鉴定；项目实施阶段造价跟踪控制等；（3）案卷标题：指咨询项目的全称；（4）时间：指卷内文件材料所属的起止年月；（5）保管期限：分为短期（10年）、长期（20年）、永久三类。（6）件、页数：“件”指卷内文件材料的总件数；“页数”指卷内文件材料的总页数；（7）归档号：可按咨询企业制定的规则编排，也可按档案立卷年份＋分类代码＋流水号组合成归档号；（8）全宗号、目录号、案卷号：指应移交当地政府档案馆保存的档案，由档案馆编排。3．卷内文件目录编写（附样3）。（1）序号：以卷内文件排列先后顺次填写序号；（2）文号：文件制发单位的发文字号；（3）作者：文件制发单位或个人；（4）内容：即文件的标题。文件没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，但需外加“〈〉”号；（5）日期：文件形成的年、月、日；（6）页号：卷内文件所在之页的页码；（7）备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。4．卷内备考表编写（附样4）。（1）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，由档案管理人员填写；（2）立卷人：由立卷者签名；（3）检查人：由案卷质量审查者签名；（4）立卷时间：指完成立卷的时间。第九条造价咨询档案案卷须按以下要求装订1．案卷装订排列：案卷封面－卷内文件目录－文件材料－备考表－封底。2．卷内文件目录、备考表应采用A4规格用纸，封面、封底宜采用120克至150克牛皮纸。3．单卷厚度超过40mm的，可分卷立卷。第四章信息化管理要求第十条工程造价咨询企业应利用现代化的信息管理手段，自行建立或充分利用市场已有的有关工程造价信息和工程项目各阶段积累的工程价格信息，建立并完善工程造价信息数据库，主要包括政策法规、工程计价依据、市场价格、工程造价指标数据库等。造价咨询成果文件除以纸面形式存档，还需以电子文档形式存入专用电脑或光盘；有条件的单位，可以按照上述要求将有关资料扫描后同步建立电子档案。第十一条工程造价咨询企业应通过现场和非现场两种渠道，建立可靠的信息来源途径，随时掌握工程计价在不同阶段和不同时期的人工、材料、机械、设备等价格信息的变化，利用编码体系，做好信息获取、分析整理、信息利用、信息更新及信息淘汰。第十二条工程造价咨询企业应遵循统一化、标准化、网络化的原则，应在工程项目各阶段有效应用工程造价软件，主要包括基础数据软件、工程造价编审软件、招投标管理软件、全过程造价控制软件等。第十三条工程造价咨询企业应逐步建立项目管理系统和企业管理系统，项目管理系统涉及咨询合同管理、咨询的核心业务管理等。企业管理系统在项目管理系统基础上，考虑办公自动化、人力资源及财务管理内容等。第五章附则第十四条本规则由浙江省建设工程造价管理总站负责解释。第十五条本规则自2010年3月1日起执行。附样1：委托人提供资料清单附样2：卷宗封面附样3：卷内文件目录附样4：备考表附样5：工程造价咨询项目任务交办单附样6：工程造价咨询项目实施方案附样7：工程造价咨询质量控制流程单附样8：工程造价咨询项目回访与总结附样1：委托人提供资料清单建设单位：工程名称：第页，共页序号提供资料内容份数/页是否原件咨询企业签收归还委托方备注签收日期签收人归还日期接收人1工程招标文件2补充招标文件3图纸交底答疑纪要4投标报价文件5询标澄清文件6工程发承包合同7中标通知书8补充施工合同协议书9图纸会审纪要10送审工程概、预算书11施工单位送审的工程结算书12施工单位工程量计算底稿13设计变更、施工签证14隐蔽工程和中间验收记录15地质勘探报告16打桩记录17质量评定表18竣工验收记录19质量评定表20开工报告21竣工报告22甲供材料、设备明细单23会议纪要、文函24安全文明施工措施费测定表25图纸附样2（咨询企业名称）（咨询业务类别）（案卷标题）自年月至年月保管期限本卷共件页归档号全宗号目录号案卷号附样3：卷内文件目录咨询成果文号：第页，共页序号资料类型题名（内容）页码备注附样4：备考表本卷情况说明：立卷人：检查人：立卷时间：附样5工程造价咨询项目工作交办单项目名称项目计划编号项目总投资承办部门咨询范围、咨询目标咨询企业指定项目负责人及相关人员项目开始时间计划完成时间委托单位交代事项咨询操作中需注意的重点、难点相关单位及联系人单位分类单位名称联系人联系人电话委托单位建设单位施工单位设计单位监理单位公司领导签发：部门经理承接：编制日期：年月日注：1.本表一式三份（项目负责人、部门经理、公司领导各一份）。2.部门经理应在收到本表后三天之内，由项目负责人编制并报批《建设工程项目咨询实施方案》。附样6工程造价咨询项目实施方案项目名称项目计划编号项目总投资万元实施方案编制依据咨询范围、咨询目标项目负责人咨询报告初稿时间咨询人员组成及分工姓名分工内容备注项目实施计划安排咨询操作过程中重点、难点的具体实施措施部门经理审批意见：企业负责人审批意见：项目负责人：编制日期：年月日注：本表一式三份（项目负责人、部门经理、办公室各一份）。附样7工程造价咨询质量控制流程单编号：工程名称咨询类别建设单位合同编号约定作业期年月日至年月日项目负责人专业咨询人员姓名专业资格姓名专业资格1.2.3.4.自校意见专业咨询人员1签名（并盖资格章）：日期年月日专业咨询人员2签名（并盖资格章）：日期年月日专业组负责人签名（并盖资格章）：日期年月日复核意见项目负责人签名（并盖资格章）：日期年月日审核意见技术负责人签名（并盖资格章）：日期年月日注：此表格填写不下可另附页。附样8：工程造价咨询项目回访与总结一、委托方评价意见您对公司在项目（合同编号：，成果报告书编号：）工程造价咨询服务工程中：1、对咨询人员服务态度和工作进度、效率的评价：□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意2、对咨询人员执业道德的评价：□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意3、对咨询人员专业技术水平的评价：□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意4、对咨询人员表达、协调、沟通能力的评价：□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意5、对咨询项目实施方案及项目专业技术人员配备的评价：□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意6、对咨询人员执行相关执业规程和工作制度的评价：□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意7、对咨询成果报告及附属技术文件质量的评价：□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意8、对咨询服务收费合理性的评价：□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意9、对咨询合同履行情况的评价：□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意10、对造价咨询（控制）实际达到的目标、效果的评价：□优秀□良好□一般□较差□极差依据以上1-10项评价结果，您对咨询服务的总体评价：□很满意□满意□一般□不太满意□很不满意请您说明对咨询服务的总体评价及存在问题的具体说明：工程造价咨询业务委托人（公章）年月日（注：总体评价为很不满意需说明理由或分项评价结果有半数以上为很不满意）二、咨询企业总结（咨询服务总结应在完成回访活动的基础上进行。总结应全面归纳分析咨询服务的优缺点和经验教训，将存在的问题纳入质量改进目标，提出相应的解决措施与方法，并形成总结报告交技术负责人审阅。技术负责人应了解和掌握本单位的咨询技术特点，在咨询服务回访与总结的基础上归纳出共性问题，采取相应解决措施，并制订出针对性的业务培训与业务建设计划，使咨询业务质量、水平和成效不断提高。）