项目组文档管理实施办法

第1页共6页项目组文档管理实施办法项目组文档是项目组在各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史记录，是项目组在整个项目建设周期中形成的一种重要资源。包括项目前期启动、采办、建造、完工、项目关闭各阶段中形成的全部文件资料（包括纸载体和电子版文件）。1.文档模板根据公司统一要求，项目组对外联络主要使用备忘录。2.文件编号规则1.1日常往来函件第2页共6页1.2合同采办文件3.确定文档归档范围在文档的处理工作中，正确划定项目文档的归档范围是保证项目文档齐全完整，符合质量标准要求的关键环节和重要措施，同时建立统一的归档制度，以便对项目的全部文档实行集中、统一管理。第3页共6页1.1需要归档文件——记录项目建造周期、具有查考利用价值的文件；1.2需要归档文件——在项目运作过程中生成的文件、上级部门发来的需要贯彻执行的文件和其他机构涉及重要问题的文件等；1.3不需归档文件——相互抄送、无须办理归档和为参考利用而收集来的文件、重复文件以及其他一些不再具有查考利用价值的事务性、临时性文件。4.文档分类办法1.1按部门——按控制部、合同采办部、HSE部对日常往来函件进行分类；1.2按名称——根据项目组文件不同名称分类，主要用于管理文件，如会议纪要、周月报、安全检查等；1.3按专业——按船体、电气、轮机专业对工程技术资料进行分类；1.4按性质——按预审、退审、详细设计等不同阶段性质对技术资料进行分类；1.5按接收机关——将项目组与采油公司机关（上级单位）的来往文件分类，如海油发展对项目组可研批复文件。5.文件科学排列确定好文件分类后，需要对文件夹内的文件进行排序，使其条理化、系统化，方便日常的管理和利用。上级机关文件在前，本项目组的文件在后，来文和复文，复文在前，来文在后；正文和附件，正文在前，附件中后，正文在前，原稿在后。第4页共6页6.进行文件夹编目1.1编页（张）号——将文件夹内排列好的文件按照顺序编上页（张）号，以固定他们在案卷内的位置，明确案卷内文件的数量，便于保护和查找利用，通常在文件的右上角编著阿拉伯数字；1.2编制文件夹文件目录——文件夹目录相当于文件的明细表，放于文件夹首页，包括每件文件的排列序号、题目、编号（文件号或图号），责任人（直接编制人员或部门）、编制日期、备注等。7.文件归档要求1.1文件形成者熟悉文件的内容，挑选有价值的文件存档；1.2文件形成部门负责本部门的日常往来函件归档；1.3项目组行政助理全面负责文档管理工作，收到文件第一时间严格按照文档分类要求进行归档。8.文件夹目录1.1前期资料前期资料项目报批和审批文件项目立项报告、任务书向总公司的请示和批文与地方政府及相关单位往来文件1.2管理文件备忘录控制部备忘录（收文/发文）单独成夹技术部备忘录（收文/发文）单独成夹HSE部备忘录（收文/发文）单独成夹第5页共6页合同采办部备忘录（收文/发文）存在在合同中会议纪要现场会议纪要单独成夹塘沽周电话例会纪要保存电子版其他专项会议纪要单独成夹周、月、年报项目周、月、年报保存电子版项目总结项目总结单独成册安全检查记录现场安全检查记录单独成夹质量检验报告现场质量检验单独成夹培训记录现场培训记录项目组内部培训1.3合同采办文件项目合同项目建造招标策略采办策略招标书投标书资格预审、评标记录、报批及批复工程合同采办合同报关文件验货报告（复印件/传真件）变更申请变更审批文件第6页共6页合同变更付款申请及记录1.4计划费用文件计划费用文件收支计划表生产建设计划项目总体计划实施策略1.5工程技术资料设计院预审图纸轮机专业单独成夹船体专业单独成夹电气专业单独成夹CCS退审图纸轮机专业单独成夹船体专业单独成夹电气专业单独成夹详细设计图纸轮机专业单独成夹船体专业单独成夹电气专业单独成夹完工图轮机专业单独成夹船体专业单独成夹电气专业单独成夹厂家设备资料通导、溢油回收等设备单独成册