项目档案编制与管理办法

项目档案编制与管理办法第一章总则第一条根据《公司档案管理暂行办法》，结合公司的实际经营特点，制定本办法。第二条公司所有项目档案均属密级档案，依项目的技术先进性和时效性保密期至少3年。第三条公司项目档案管理由综合管理部负责。第四条综合管理部设专职档案员负责项目档案的管理工作。第五条本办法适用于公司全体员工。第二章档案管理第六条文件资料交接要求1、业务人员接受企业资料，应及时移交档案员，移交前应填写归档文件移交清单(移交清单由档案员设计)。确认无误后，双方签字，以备查考。2、企业送交资料规格应符合要求，即纸张规格为A4。3、文件资料应完整、不掉页少张，不破损，不缺头少尾。4、所送文件资料中，需加盖公章的材料应盖公章。5、档案员接收资料后，应及时登记整理、分类、归档。第七条文件资料的整理与归档档案员接受企业所送交的完整资料(一式三份)，应按规定整理顺序进行整理。一份归档；一份用于业务员借阅使用；一份银行备用。(一)排列顺序Ⅰ类企业申请贷款担保基本资料根据业务部门所拟定的“企业申请担保需提交的文件清单”，结合文件的内容，制定归档资料的排列顺序：(1)委托担保申请书。(2)企业申请担保推荐信。(3)项目可行性报告、项目建议书(包括：企业概况、技术和管理人员介绍、机构设置、投资项目或产品介绍〔技术和市场分析〕及销售预测成本预测、项目的回报率及经济效益初步分析)。(4)企业营业执照副本及复印件(应有当期的工商年检章)；(5)企业法人代码证书复印件或组织机构代码证复印件；(6)企业税务登记证；(7)企业贷款证复印件数；(8)新技术企业认证书；(9)公司章程及复印件；(10)注册验资报告复印件；(11)近两年会计(审计)事务所验证的财务报表；(12)近期三个月的资产负债表；(13)近期三个月的损益表；(14)近期三个月的现金流量表；(15)期末会计科目余额表；(16)财务报表编制说明；(17)用款商业计划；(18)企业主要产品技术专利证书，获奖证书等复印件；(19)企业土地使用证或租赁合同；(20)有效期内的未完成的和将要发生的业务合同复印件；(21)企业法人资格证明及身份证复印件；(22)具体经办人员授权书及身份证复印件；(23)董事会决定的对外借款、担保抵押、质押等决议；(24)与申请担保项目有关的其它材料。注：以上资料中(3)、(9)—(17)、(20)项为“机密级”文件。Ⅱ类评审期间的文件资料(1)评审报告及到企业收集的文件报表；(2)专家委员会意见；(3)决策委员会决定；注：以上资料中(1)—(4)项为“机密级”文件。Ⅲ类签约阶段形成的资料(1)《项目担保意向书》复印件；(2)项目贷款承诺书；(3)被保证人交纳担保费、评审费收据；(4)抵押物、质押物的清单、权属凭证、证明性文件、保险单据；(5)抵押物、质押物权属凭证收据；(6)担保合同：保证合同、委托担保合同、反担保抵(质)押合同；(7)贷款展期：展期还款协议书及反担保文件；(8)注册资金担保：注册资金保函复印件、注册资金担保协议书；(9)合同文本审批呈报单；注：以上资料中(1)—(10)项为“机密级”文件。Ⅲ类监管期文件(1)企业资金状况表；(2)企业工商、税务变更、经营、人事管理变化迁址的说明；(3)监管记录；(4)担保项目监管意向书；(5)担保项目后评价报告；注：以上资料中(1)—(5)项为“机密级”文件。Ⅳ类代偿、追偿阶段的文件资料(1)代偿通知(贷款银行向本公司发出)；(2)《担保项目代偿通知书》复印件(本公司向被保证人发出)；(3)项目监管记录；(4)追偿诉讼申请表；(5)诉讼中形成的法律文件；担保物、追偿物日常管理处分记录；第三方保证人履约记录；(6)坏帐核销申请表；(7)担保项目后评价；注：以上资料中(1)—(7)项为“机密级”文件。(二)文件编页号卷内每一份文件均应编页号(只对有文件内容的页面进行编号)。(三)卷内目录的填写卷内材料经过分类排列后，应逐类、逐份、逐项进行目录登记，目录登记应注明材料的名称，材料的形成时间，材料的份数，页数，密级，保密期限(保密期限自归档时标明的制发日算起，未标明制发日的自到密级或保密期限确认通知之日算起)。(四)装订用装订机将已整理好的材料打眼(左边1cm处，三个，眼距9cm)，穿线。(五)填写案卷封面内容包括：企业名称或项目名称、档号、时间。(六)资料装盒将装订好的材料放入档案盒中。(七)填写脊背标签内容包括企业名称或项目名称、档号。(八)排架按照分类排架法进行排架，档案柜外标明柜号。(九)填写案卷总目录内容包括：总顺序号，资料接收日期、企业名称或项目名称、项目领域、担保/投资金额、归档时间、份数、页数、档号、档案柜号、已做项目编号、备注。(十)填写分类目录内容包括：分类序号、归档时间、企业名称或项目名称、项目领域、担保/投资金额、份数、页数、档号、已做项目编号、档案柜号、备注。(十一)编制档号根据××市科学技术委员会编辑的《促进高新技术产业发展政策文件汇编》中“××市高新技术及其产品的认定原则和目录”，结合担保公司代码编制方法及本单位具体业务情况，制定三级档案分类系统：①以企业申请担保或投资两种不同业务作为一级分类；②担保业务以申报项目所属领域(或产业类别)作为二级分类。投资业务：项目投资以投资项目领域为二级分类；金融投资以投资管理方式(长期投资、短期投资)为二级分类。③以归档先后顺序排列顺序号。一级分类：担保或投资D-担保T-担保二级分类：(一)担保项目所属领域D-01——电子信息技术及产品D-02——激光、光电子技术及产品D-03——机电一体化技术与产品D-04——生命科学和生物工程技术D-05——新材料技术及其产品D-06——新能源技术和高效节能技术及产品D-07——环境科学和劳动保护新技术D-08——新型建筑材料结构体系施工技术D-09——精细化工技术D-10——新药物及生物医学工程D-11——核应用技术D-12——地球科学、空间技术、海洋技术及其产品D-13——有高效益的新技术及上述领域之外的高新技术D-14——非新技术(二)投资项目所属领域T-01——电子信息技术及产品T-02——激光、光电子技术及产品T-03——机电一体化技术与产品T-04——生命科学和生物工程技术T-05——新材料技术及其产品T-06——新能源技术和高效节能技术及产品T-07——环境科学和劳动保护新技术T-08——新型建筑材料结构体系施工技术T-09——精细化工技术T-10——新药物及生物医学工程T-11——核应用技术T-12——地球科学、空间技术、海洋技术及其产品T-13——有高效益的新技术及上述领域之外的高新技术T-14——非新技术(三)金融管理投资方式T-15——长期投资T-16——短期投资三级分类：以归档的顺序流水排列如：某企业申请650万贷款担保用于一环保项目产品开发，该企业为接受同类业务档案流水排列的第五位，其档案号D-06005。第八条资料归档制度1、归档范围：按照我公司制订的“企业申请担保需提交的文件清单”中所规定的文件及项目初审、评审、后监管过程中形成的有效文件一律归档。2、归档时间：接到企业资料后即清点、分类、整理、归档。初审、评审、后监管等文件应随时归档。3、归档份数：每种材料归档一份。4、归档要求：文件要先用优质材料，不用铅笔、普通圆珠笔书写，应用计算机打印，或复印件，纸张规格要求为A4纸。传真文件应复印后归档复印件。第九条项目档案查阅制度1、本公司项目档案服务对象为公司内部工作人员，原则上一律不对外借阅。特殊情况需向外单位提供时，必须经总经理批准。公司档案不对公司外的任何个人借阅。2、查阅档案时要按要求办理查阅手续。查阅时应填写查阅登记单，档案管理员将核对所查文件的查阅范围、密级、份数、明细目录后提供查阅。3、查阅范围：查阅机密级档案必须由具体项目负责人经所在部门经理签字，再由总经理核准后方可查阅；查阅秘密级必须由具体项目负责人经所在部门经理签字，再由主管副总经理核准后方可查阅。4、查阅其他部门的档案必须经归档部门同意并由本部门经理及档案所属部门经理签字批准后，再根据查阅手续进行查阅。5、查阅专柜保管的法律反担保文件、档案必须由法律监管部项目负责人经部门经理或总经理批准后方可查阅，未经批准不对任何人提供查阅服务。6、所借档案材料只限在单位查阅，不允许带出单位。7、所查阅档案材料中凡涉及机密级文件内容，不允许复印。因业务需要，确需复印不涉及机密内容的部分资料，应由项目负责人经部门经理或总经理批准后交档案员进行登记复印。8、查阅时间：每天上午8：30—下午5：30，如特殊需要须主管领导签批。9、档案应按时归还，归还时档案员与查阅人双方应核实档案份数、明细目录，检查档案有无损坏，填写交还登记后由档案员收回。10、对于所查档案，应注意爱护保管，不得批划、污损、涂改、抽拆等，如有以上行为将按泄密进行处罚。第三章附则第十条本办法经经理办公会讨论通过，补充、修改时同。第十一条本办法由综合管理部负责解释。第十二条本办法自下发之日起施行。附件(1)：资料移交清单企业名称序号资料名称份数页数移交人：接收人：2000年月日附件(2)：卷内目录类别序号资料名称资料制成时间份数页数备注年月日I类类附件(3)：项目档案查阅单年月日所在部门查阅人查阅档案名称部门签字公司领导签字归还时间归还校验备注档案员：