顾客财产管理制度

受控状态：分发号：XXXX物业管理有限公司顾客财产管理制度文件编号：GT-ZC-7.5.1编制：质量管理部审核：批准：生效日期：年月日顾客财产管理制度目录1、GT-ZC-7.5.1-1空置房管理规定2、GT-ZC-7.5.1-2邮件收发管理规范XXXXX物业管理有限公司文件编号：GT-ZC-7.5.1-1空置房管理规定版本/页次：A/0页次：1/1空置房管理规定为了加强对空置房的管理，确保管理符合委托规定要求，更好地满足顾客需要，特制订此规定。1、本公司空关房有两类：一类是开发公司托管的售前空关房；另一类是业主售后未领房或需离开较长时间不住的住宅。2、业主委托管的空关房，由管理处主任负责签订相关协议或有偿/委托服务联系单，约定空关房的管理要求，并组织相关人员按此要求及时提供规定的服务。3、空关房管理就是保持房屋的质量，包括室内水、电设施完好、场地整洁，墙面无积尘、蜘蛛网，以及满足委托管理协议上的其它管理要求。4、空关房的清洁打扫，由管理处派员进行，一般每月不少于两次，如发生异常情况引起不卫生现象，应组织及时清扫，以保持空关房良好的卫生状况。5、空关房的钥匙由专人（一般由管理处主任或其委派人）保管，进入空关房打扫、检查，必须向保管人员领用空关房钥匙，工作结束后及时归还。钥匙的领用、归还都应做好登记，便于必要时查询。6、空关房的检查由管理处主任或委派专人负责，每月不少于两次，时间间隔不超过半个月。检查时应对空关房的门、锁、铝合金窗、管道、水表、电表等情况进行检查，并做好《空关房检查记录》。7、空关房检查中如发现房屋、设施情况异常，应将情况如实填写在《空关房检查记录》中，并立即向主管领导汇报，属管理处范围内该维修的应及时通知有关部门或人员进行维修，并做好维修记录。如有必要，还应向空关房业主通报情况，征询意见。8、离开空关房前，必须关好每扇门窗，切断电源，以确保安全。9、空关房管理任务结束交还（交付）业主前，管理处负责人应对空关房设施和清洁卫生状况作一次全面检查，确保达到协议规定的管理要求。如有不足之处，应组织力量在交还（交付）前纠正。10、空关房交还（交付）时，应向托管者讲清该空关房设施和清洁卫生状况。在交还（交付）钥匙的同时，做好托管单位（业主）签收意见工作。XXXXX物业管理有限公司文件编号：GT-ZC-7.5.1-2邮件收发管理规范版本/页次：A/0页次：1/2邮件收发管理规范1目的为规范小区信件、快递、邮件、报刊的收发管理，减少发送差错，特制定本办法。2适用范围本办法适用于本公司管理的各小区。3职责设有专职收发人员的小区，信件、快递、邮件、报刊的收发管理，由专职人员负责，休息天由当班保安员负责；没有专职收发人员的小区，信件、快递、邮件、报刊的收发管理，由小区保安队长负责管理，具体由当班保安员操作。4报刊的收发管理4.1报刊的接收4.1.1小区信报快递、邮件管理责任人（指专职收发人员和无收发员小区的保安队长）应于上月末制定本小区报刊订阅统计表，便于核对分发，在订阅期超过前询问订户是否续订或需代办，以免漏订。4.1.2收到报刊后，应对照发送部门的发送联系单和订阅统计表进行核对，准确无误后方能由收发员或当班保安签收，并做好签收记录。如发现送来的报刊数与订阅数不符，就应填写报刊投递差错记录，在“差错情况”栏中写明报刊名称、差错情况、纠正办法、并让报刊投递员签字确认。当班责任人应跟踪差错纠正情况，并在纠正后，记明纠正情况，同时在“确认人”栏内签字确认差错已被纠正。4.1.3发现送来的报刊、杂志多于订阅数时，应与报刊投递员核实是否有新订户还未将订阅情况通知管理处，如有此情况，应及时与业主核对后，补上统计表；如无此情况，应与报刊投递员说明。4.2报刊的暂存保管与分发4.2.1收到报刊后应存放于固定位置，妥善保管，不能随意摆放在桌上或其他可随意拿到的地方，避免丢失或受到污损。4.2.2暂时存放的报刊、杂志，应妥善保管，不得随意翻阅，更不能在报刊、杂志上涂写。对有珍藏意义的报刊、杂志更要加强保管，确保在暂存期间不受到损坏或污染。4.2.3报刊杂志的分发有集中报刊箱的小区,由专职收发人员或当班保安应在早晚两次,应按订阅登记表对号分别送入信报箱；无集中信报箱的小区,应分送到户业主的信报箱或业主手中。暂无法分送的报刊杂志，应由报刊收发管理责任人负责保管，在有送达可能的当天，送给订阅的业主，并说明情况。4.3信件、邮件的收发管理4.3.1送到小区的信件、邮件应核对地址、姓名及信件、邮件情况，确认无误后，按邮局规定签收。4.3.2小区收到业主信件、贺卡或邮件，必须妥善保管，防止遗失，上面的邮XXXXX物业管理有限公司文件编号：GT-ZC-7.5.1-2邮件收发管理规范版本/页次：A/0页次：2/2票不得随意撕下。4.3.3因邮局原因如错送后转送到本小区等，而拖延信件、邮件的递送时间、或邮件表面已被他人涂画、污损的，接收人应及时用文字说明，并请投递人员签字后才能接收，并按规定送交业主或投入业主信报箱。4.3.4不能投入信报箱的较大邮件或包裹，应在收到后妥善保管，并填写相关通知单投入信报箱或张贴于固定的信息栏，通知业主前来领取。5快件的收发管理5.1各小区的快递邮件由值班门卫保安员负责接收，在收件人栏内签名代收，同时在公司的“快递邮件接收、传送记录”上做好收件登记。5.2收到快递邮件后，应由当班保安员立即传送。有专门负责传递邮件、报刊人员的小区，当班保安员应将收到的快递邮件送交给负责传递人员，交、收双方均应在“快递邮件接收、传送记录”上签字，同时注明时间。传送人员应立即将快递邮件送至收件人家，请收件人在“传送记录”上签收，并及时将签收好的“传送记录”交还给保安值班室。如遇传送人员休息或不在，应由当班保安员直接将快递邮件送至收件人家，并请业主家收件人在“接收、传送记录”上签收。5.3如遇收到快递邮件时当班保安员只有一名时，应立即呼叫其他保安人员，将刚收到的快件按上述规定程序送至业主家。5.4如收到快递邮件当天，收件人家中无人时，应由传送人员（传送人员休息时由当班保安员）负责妥善保管邮件，保证不丢失、不受损坏。交接班时要将情况在交接班记录和口头交接清楚。邮件代管期间，应随时和收件业主家电话联系，一旦业主回家，立即将邮件按上述程序传送给业主。5.5任何人不得将快递邮件随意放在值班桌上，更不允许无故拖延传送时间。如发生失职或邮件损坏、遗失，应追究当事人责任。6相关记录6.1《小区业主报刊订阅登记表》GT-QR-0901406.2《小区报刊接收记录》GT-QR-0901416.3《小区报刊发送差错记录》GT-QR-0901426.4《小区邮件传递收发记录》GT-QR-090134