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**公路竣工文件材料编制办法二〇一〇年*月*日目录第一章各单位在资料归档工作中各自的责任和工作内容…………1第二章档案资料收集整理的基本要求………………………………4第三章档案文件的立卷方法及立卷格式……………………………5第四章施工原始资料组卷说明及注意事项…………………………9第五章竣工图的编制…………………………………………………69第六章电子影像档案…………………………………………………82附件1：工程档案的收集单位、收集内容及完成时间………………86附件2：立卷格式………………………………………………………92附件3：公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表……………981为了指导**公路在管理、监理、施工过程中及时、准确、完整地收集整理项目建设中各种档案资料，并规范完成竣工文件材料的立卷归档工作。按照工程档案资料收集整理及档案管理相关要求，结合本项目实际情况，特编制本办法。第一章各单位在资料归档工作中各自的责任和工作内容一、建设单位的职责和工作内容（一）对勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作负有管理和领导责任。（二）负责收集、整理、汇集成册如下档案资料1、竣（交）工验收文件2、单项工程交工验收文件3、建设依据及上级有关指示4、征地拆迁资料5、工程管理文件6、支付报表7、财务决算文件8、工程决算文件9、项目审计文件10、科研及新技术应用资料11、其他文件二、监理单位的职责和工作内容（一）对本单位及所辖合同段档案资料的归档标准和管理文件精神负有上承下达、贯彻落实的责任。（二）对施工单位日常施工资料的真实性、完整性进行检查。2（三）对表格填写中的问题给予解答。如表格中有产生歧义及疑问的地方，应及时向业主或总监理工程师办公室请示，并将答复及时反馈各施工单位。（四）完成监理独立抽检资料和独立评定资料以及所辖合同段的档案资料工作进行检查、督导、汇总和移交。（五）收集、整理、汇集成册如下档案资料1、监理管理文件2、工程质量控制文件3、工程进度计划管理文件4、工程合同管理文件5、工程抽检资料6、其它资料7、以上文件类归档资料以类别为单元、按时间先后顺序排列，施工抽检资料以工序为单元、按时间先后顺序排列，以分项、分部、单位、标段工程为轴线、按200～260页左右为标准汇集成册，并制做扉页、卷内目录、卷内备考表，电子版经检查验收合格后，将上述三项的电子版及竣工资料移交资料管理部门。三、施工单位的职责和工作内容（一）对本合同段档案资料的形成、积累、收集、整理、汇集、成册及移交工作负有直接责任。（二）对颁布的归档标准和管理办法，要融会贯通、领会执行。（三）独立完成施工原始记录，应保证施工原始记录的完整性和真实性，做到填写无空项、漏项，签字齐全规范。（四）独立完成试验资料、评定资料，符合规范及业主对内业资料的相关要求。3（五）工作中要注意解决涉及各种规范的各种问题，做到日结日清，为日后交工验收顺利进行奠定良好的基础。（六）收集、整理、汇集成册如下档案资料1、提供变更文件及竣工图表。2、工程管理文件3、施工质量控制文件4、施工安全及文明施工文件5、进度控制文件6、计量支付文件7、合同管理文件8、施工原始记录9、缺陷责任期资料（竣工验收前收集）10、以上文件类归档资料以类别为单元、按时间先后顺序排列，施工自检资料以工序为单元、按时间先后顺序排列，以分项、分部、单位、标段工程为轴线、按200～260页左右为标准汇集成册，并制做扉页、卷内目录、卷内备考表，电子版经检查合格后，将上述三项的电子版及竣工资料移交资料管理部门。四、各参建单位档案的收集（一）竣工档案资料内容繁杂，数量大，载体形式多样，涉及文件、资料、图标、照片等，且贯穿工程建设全过程，因此竣工文件资料的收集编制应该从工程实施的起初就开始，与工程建设同步进行，对工程进行有效的控制，保证第一手资料的齐全、完整、系统。（二）建设前期各参建单位成立文件管理小组，学习和讨论编制办法；建设过程中建立完善相应管理制度，配备档案管理人员；建设后期做好系统自查、整理、汇编工作。4（三）各施工单位在施工过程中应采用统一规定的各种原始记录、试验等检查表格。形成的各类原始记录、表格、承包人上报文及批文、工程变更等，其内容要求相关当事人签字，规范填写检查意见。需经监理工程师签证的须有监理确认意见方为有效。（四）具体收集内容及完成时间，见附件1。第二章档案资料收集整理的基本要求一、建设、施工、监理单位归档的文件及工程各种原始资料应为原件，施工、监理等单位需要自行归档保管的资料可为复印件。二、归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合，填写内容符合工程勘察设计、施工、监理等方面的技术规范，标准和规程，符合项目管理归档资料的各种统一要求。三、归档资料应采用耐久性强的黑色碳素墨水、签字笔书写。禁止使用圆珠笔，铅笔，复写纸，红色墨水等易退色，易挥发等不易长期保存的材料书写。传真件应附一份复印件一同归档。四、各类文件及资料的纸张应采用韧力大，抗折耐酸，能够长期保存的纸张，幅面尺寸规格为A4幅面（210mm×297mm）。五、各类图纸一般为A3幅面（297mm×420mm），竣工图纸一般要求采用CAD制图，应字迹清楚，结构部位明确，图表整洁，标注齐全，签字手续完备。六、照片、录音、录像带中影像应清晰且保证其保存的有效性，电子文件应使用不可擦除性光盘。七、现场办公的口头通知、领导指示以及其它各类等事项应以相应资料为依据，完善签字盖章。有关变更草图和复印图纸应出正式图纸。5八、保持复印机和打印机等办公设备正常工作，一旦发现有划痕及黑斑等情况时应及时更换部件（如硒鼓等）。第三章工程档案文件立卷方法及立卷格式一、立卷的文件材料应按照时间顺序或施工顺序进行排序，保持卷内文件的有机联系，便于文件材料的保管和使用。二、根据文件材料产生的情况，可按单位、分部、分项或结构部位等组卷。一般厚度不超过3厘米（200～260页左右），装订线应统一在距文件左侧边缘一公分处。三、立卷方法（一）按文件材料类别由各相关单位分别进行收集整理1、项目依据性文件材料：按工程立项，工可研报告，环境保护等问题组卷。2、设计基础性文件材料：按工程、水文地质，勘察设计，勘察报告，重要土岩样说明，水文气象等问题组卷。3、工程设计文件材料：按初步设计，施工图设计，变更设计，设计概算、预算，公路用地图等问题组卷。4、工程管理文件材料：按项目管理，征地拆迁，招投标，合同管理等问题组卷。5、施工管理文件材料：按合同段，施工顺序分类组卷。如施工管理（进度计划管理），技术管理，质量检查，试验检测等问题组卷。编排时按类别而非发文号来编排。6、监理文件材料：按标段，施工顺序分类组卷。如监理管理，进度计划，技术管理，质量控制，计量与支付，费用与合同管理等问题组卷。67、交（竣）工文件材料：按综合性工作，质量检测，交工报告，竣工图表，财务管理等组卷。8、科学研究文件材料：按课题立项，研究试验，总结鉴定，成果申报，奖励和推广应用等阶段组卷。9、来往类文件按问题种类组卷，可先按年度收集齐全，再按问题分类。10、各施工、监理单位在整理归档文件材料时可剔除的文件有：（1）临时性文件材料；（2）日常检查的通知等文件材料；（3）单位内部抄送文件材料；（4）非隶属单位的文件材料；（5）重复性文件材料；普发性文件的抄送单位可以不归档，由发文单位和主送单位分别归档。涉及到本单位费用的文件，抄送文件也要归档。（6）转发的上级单位普发性文件材料；（7）成立的一些与本项目无关机构的文件；（8）没有涉及本单位且与本单位无密切关系的文件。（二）对于一份文件几个问题或多个事情的处理。对于一份文件涉及几个合同段和几个问题的一般归在第一个合同段主要问题（按路基、桥涵、隧道等专业划分）所在的卷中。涉及一个合同段和几个问题的一般归在主要问题（按路基、路面、桥梁、隧道、涵洞等专业划分）所在的卷中。但第一个合同段（或问题）的案卷题名必须体现出几个合同段（或问题）的内容（无需复制后分别归档）。（三）卷内文件的排序。管理性文件材料按问题，时间或重要程度排序；施工文件材料按工序，时间，检测步骤进行排序。一般文字7在前、图样在后，批复在前、请示在后；文件在前、附件在后，正件在前、定（草）稿在后，转发文在前、被转发文在后。避免出现逻辑错误及时间矛盾。（四）施工自检记录及监理抽检记录按专业性质及单位、分部、分项工程分类组卷。四、立卷格式案卷由案卷封面、卷内文件目录、文件材料、卷内备考表和卷脊组成。（具体格式见附件2）（一）案卷封面及组成1、档案馆号：（）2、档号：（）3、案卷题名：应简明扼要，准确地反映出卷内文件的内容。包括公路线路项目名称、起止桩号、单位工程（分部、分项）名称及文件名称，项目名称应与批准的立项名称相符。4、立卷单位：指案卷形成的单位或工作部门。5、起止日期：卷内文件形成的起止日期（卷内最早一份文件的日期至最晚一份文件的日期）。6、保管期限：依据有关规定填写组卷时划定的保管期限，主要分为永久、长期、短期三种，长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下（包括十五年），长期与永久类保管的文件材料应分开组卷，不得混装。保管期限详见交通部交办发[2001]390号文。（见附件3）7、密级：暂不填写。（二）卷内目录卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注组成，排在文件材料首页之前，不编页号。81、序号：指卷内文件排列的位置号，一份文件、一道工序所组成的一套文件、一个结构、一个部位或段落一个号，用阿拉伯数字由1依次编号。2、文件编号：即发文号（一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写时应照实抄录，不得省略）、图号或设备、项目代号；联合发文填写几个发文单位的文号或主发单位的文号。施工原始记录、监理抽检记录等可不填写文件编号。3、责任者：即文件的发文机关或署名者。一般使用全称或通用标准简称，不能使用“本部”、“本局”等含义不明、难以判断的简称。联合发文的在主发文单位（机构）后加等几个单位。4、文件材料题名：应填写文件材料标题的全称。无标题或标题不能说明文件内容的（如会议纪要、通知、指令等）原标题照写但需另自拟标题外面加上中括号，会议记录需重新拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。文件材料题名内容填写时要顶格。5、日期：填写文件材料的形成日期。时间用8位数表示，填写时省略年月日用8位阿拉伯数字表示，如二00九年三月十一日，可表示为20090311。施工原始记录，监理抽捡表等工序文件材料按结构、部位打印目录时，可以明确日期的填写到日，不能明确日期的填写到月。6、页号：填写每份文件的起止页号（包括文件公文处理单）。如果归档文件符合档案要求的成册（合订本）材料，已编写页号的在卷内目录中填写本册首页在本卷内排列次序的位置页号，备注栏注明从某页至某页为合订本一册。页号用打码机重新打码编号，统一使用黑色油墨，每卷页号由1开始。文件材料正面打印在右下角，反面打印在左下角，距底边和侧边15mm，空白页不编号。97、备注：填写归档文件需要补充或说明的情况。（三）卷内备考表备考表排列在卷内文件材料尾页之后，不编页号。其内容应标明卷内文件材料的总页数，各类文件的页数，以及立卷单位对案卷情况的说明。1、立卷人：文件材料整理组卷人手写签名。2、检查人：由组卷单位技术负责人检查手写签名。3、立卷时间：填写完成案卷的日期。4、检查时间：填写检查案卷完成的日期。5、互见号：反映同一内容而形式不同且另行保管的文件材料保管单位的档号（可暂不填写）。（四）卷脊卷脊由保管期限、档号、案卷题名组成，粘贴在文件材料盒脊背。案卷题名从右至左竖行排列，首行空两字。（五）案卷的装订案卷装订前应对破损文件材料进行修复，并拆除文件材料上的订书钉、回形针等。横向表格材料应把表头向左边方向。装订采用三孔一线方法，装订线左边距10mm,孔距8cm，应右下整齐，兼顾左侧。第四章施工原始资料组卷说明及注意事项一、组卷说明以标段及单位工程为框架,以分项工程结合分部工程为单元编排目录和组卷的原则，结合试验及工序过程中质量检测来编排。对于分项工程施工