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公文处理培训行文规则常见问题公文写作常见问题公文格式常见问题二○一一年十月二十七日公文无处不在孙金龙王明方任免干部公文无处不在会议通知公文无处不在印发文件制定政策公文无处不在部署工作联系工作公文无处不在浙江兰溪退休教师郭家喜（右）在档案馆查找民办教师待遇的“红头文件”。公文无处不在安徽省合肥市图书馆内，工作人员正在整理馆藏“红头文件”。公文无处不在山东济南市市民正在复印所需的“红头文件”。放假通知中秋写成端午,四川巴中市政府3官员免职（2008年）公文代表形象公文代表形象汉川怪事：政府红头文件下达喝酒任务湖北省汉川市下达“喝酒红头文件”，将喝酒指标分解到各部门，完不成任务的将会受到通报批评。公文代表形象2009年3月，湖北省公安县下发了一份“抽烟文件”，规定全县一年计划抽烟23000余条，未完成用烟计划的单位将被扣减公用经费。曝光两个月后，这份文件被废除。河南沁阳市为了吸引投资，出台红头文件规定投资5000万元以上或符合其他条件的外地客商，可享受本地开车违法不罚款、娱乐场所消费不受查、子女就学不审核等待遇。江西南昌红谷滩新区出台“窗帘红头文件”，要求所有临街建筑物外露窗帘必须用纯白色.河南漯河裴城镇政府发布“玉米红头文件”，要求农户收割玉米须先缴费办“砍伐证”和准运证。公文（文字）代表形象故宫博物院赠警方锦旗被指有错字（2011年5月）公文处理的法规、规定中央、国家层面《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》《国家行政机关公文格式》国务院国资委《国务院国有资产监督管理委员会公文处理暂行办法》安徽省《安徽省党的机关公文处理办法》？《安徽省行政机关公文处理实施细则》省国资委《安徽省人民政府省国资委公文处理实施办法(试行)》？公文制发常见问题行文规则常见问题公文写作常见问题公文格式常见问题公文制发常见问题行文规则常见问题一是上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系，一般在上下一级之间。二是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。三是平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。四是非隶属关系，指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系。行文关系行文方向上行文，指公文向上级机关单位运行。上行文有报告和请示等。下行文，指公文向下级机关单位运行。下行的公文较多。平行文，指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知等都可以平行。泛行文，指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。行文规则常见问题—行文关系欠妥例如：有的单位机械地按照《条例》、《国家办法》和《细则》的有关规定，向没有直接隶属关系的主管部门行文时，因为认识上的片面，使用函。行文规则常见问题—行文关系欠妥提示：行文关系根据隶属关系和职权范围确定。应当指出的是，有些单位（如集团公司与省交通运输厅、省国土资源厅、省林业厅、省环保局等有关厅局）虽然不存在隶属关系，但从职权范围上（工程设计、土地、林地审批）讲是业务主管关系。行文规则常见问题—行文关系欠妥提示：行文关系根据隶属关系和职权范围确定。应当指出的是，有些单位（如集团公司与省交通运输厅、省国土资源厅、省林业厅、省环保局等有关厅局）虽然不存在隶属关系，但从职权范围上（工程设计、土地、林地审批）讲是业务主管关系。行文规则常见问题—党政不分所谓“党政不分”是指党的文件和行政文件互发文件。例如：某单位以公司名义向集团公司党委报送党的工作方面的请示。提示：公司、公司党组织应根据各自的隶属关系和职权范围行文。为沟通信息，党政可以相互抄送公文。公司行政文件不得有向党组织发指示、交任务的内容。行文规则常见问题—越级行文所谓“越级行文”，是指本级单位越过自己的直接上级单位向更高一级的单位行文。越级行文，违反了行文规则和办事程序。逐级行文体现了集中统一、分级管理、一级对一级负责的原则，使政令统一，避免政出多门、多头领导和多头指挥。对于越级行文上级单位一般都不予受理，会作退文处理，影响办事效率。提醒：在发生重大事故、突发事件、重大自然灾害等特殊情况下，可越级行文。在越级行文时，必须同时抄送被越过的上级单位。行文规则常见问题—多头请示所谓多头请示是指就同一事项，同时或分别向多个单位（部门）请示。例如：有的单位报送请示性公文写多个主送单位，或同一个请示变换主送单位分别报送。行文规则常见问题—多头请示提示：请示一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式。请示的主送单位应当是请示单位的直属上级或请示事项的主要负责单位。多头请示会使办理单位（部门）产生交叉，不利于问题的协调，影响办事效率。如果请示事项按规定应有多个单位（部门）共同审核办理，应主送主办单位，由主办单位协调其他单位研究办理。行文规则常见问题—一文多事所谓一文多事是指一件请示中有多个主旨的情况。例如：有的单位报送集团公司的请示件中，文中涉及互不相关的多个事项。案例提示：请示应当一文一事。如果一件请示中涉及互不相关的多个事项，不利于上级单位办理和答复，从而影响问题的及时解决。行文规则常见问题—向领导个人报文例如：有的单位认为文件只有直接送到上级单位领导手中，才能引起领导的重视，即无论请示、意见或报告均直接行文主送有关领导。提示：除上级单位领导直接交办的事项外（举例），不得以单位名义向领导个人报送公文。对上级单位领导直接交办的事项，反馈有关办理结果或情况时，可直接报告，并同时抄送该上级单位。行文规则常见问题—请示与报告不分例如：“请示”、“报告”文种混用，如“关于申请批准……事项的报告”、“关于请予解决……事项的申请报告”；汇报工作的报告中，夹带需上级批准后才能实施的事项等。行文规则常见问题—请示与报告不分请示、报告的区别“请示”和“报告”是两个不同的文种。从行文功能看，“请示”主要是请求批准、指示和解决问题，“报告”主要是汇报情况、反映问题、答复上级机关的询问。从处理方式看，“请示”属办件，需要办理、批复，“报告”属阅件，可不回复；若报告中夹带请示事项，则很容易误事。从时限要求看，“请示”应在事前行文，“报告”主要是反馈办理结果或报告有关情况，一般是事后报告。从行文特点看，“请示”要求单一性、时效性和隶属性，“报告”则要求体现陈述性和广泛性。行文规则常见问题—报告夹带请示事项如何处理例如：有的单位在向集团公司报送某材料的同时，提出请集团公司帮助解决相关问题，或在汇报工作的报告中的“下一步工作打算”或“拟采取的措施”部分，夹带需上级单位批准后才能实现的事项。行文规则常见问题—报告夹带请示事项如何处理提示：报告中不应有需上级单位批准后才能实施的事项，“拟采取的措施”在表述上应为“我们将××××（怎样做）”，而不应是“建议××××（怎样做）”。若在汇报工作的同时需解决某些问题，应将报告内容和请示内容分开，形成两个文件上报；或以请示公文为主，将报告内容作为附件，以便上级单位了解有关情况。行文规则常见问题—报告夹带请示事项如何处理报告中不得夹带请示或需要办理的建议事项。行文规则常见问题—内设部门对外行文例如：在公文处理实践中，常出现内设部门对外行文等不规范现象。公文制发常见问题公文写作常见问题公文写作常见问题—主旨不明所谓“主旨不明”是指公文主旨表达不符合单一、鲜明、确切的要求。例如：某一公文中表达了多层意思，但未明确真正的主旨（案例1、案例2）；拟文者的态度不明，肯定、否定或表扬、批评，模棱两可，含糊不清。再如：有的单位向集团公司请示企业改革重组事项，但由于历史遗留问题较多，报来的请示不仅包括重组方案，还包括需解决的若干子企业的个案等诸多事项，难以操作。提示：草拟公文前，首先要确定主旨，要将主旨直截了当、准确地表达清楚，并尽可能地通过标题清晰地表达行文主旨，以引起受文单位的重视。公文写作常见问题—层次不清例如：某一请示件中，反映“基本情况”的部分中含有需解决问题的建议，而在“有关意见或建议”部分中又阐述了存在的问题及解决该问题的必要性等，或“请示事项”与其他内容揉杂在一起，未作为相对独立的部分明确表述，使上级单位在办理过程中，需要重新归纳。提示：安排公文结构时，应当按不同文种的要求和特点，采取恰当的结构方式，并注意对相同部分（意思）加以集中，不同的部分（意思）加以区分。公文写作常见问题—逻辑混乱例如：语序失当：“我公司召开安全生产会议，董事长和其他公司的领导出席会议。”前后矛盾：“我公司严格遵守与贵行签订的协议，恪守信用，如期归还了所欠贵行的2亿元贷款本息。由于……我公司已无力筹集资金按计划还贷，特商请贵行延期……”概念不清：“集团公司党委、各级党组织”、“集团公司和集团各单位”前后不一致：“各营运公司”、“各管理公司”。同一公文中同一概念的表述不一致。公文写作常见问题—逻辑混乱提示：一句话如有若干连续的词语（如领导姓名、单位和部门名称等），一段文字中如有若干连续的语句，就必须按照一定的逻辑顺序（如由远及近、由近及远、由浅入深等）排列。拟写文稿时，语意表述要准确、概念要界定清楚（如集团与集团公司、集团各级党组织与集团公司党委）。公文写作常见问题—语言文字欠推敲语法不当搭配不当：“理顺产权”（关系）、“加大管理”（力度，或者改为加强管理）主语缺失：“由于今年原材料价格上涨，使我公司成本费用大幅度增长。”前半部分是是一个介宾短语构成状语，不可以当主语，可删去前半句的“由于”，或删除后半句的“使”。重复使用同义词：“这是非常至关重要的问题。”（“非常重要”与“至关重要”是同义词），“大约50%左右”公文写作常见问题—语言文字欠推敲选择性句式前后不统一：“我们能否迅速发展，关键在于加速培养一批高素质员工队伍。”前半句谈了两个方面的问题，而后半句只谈了一个方面，应在“加速”前加“能否”介词位置不当。“改革公费医疗制度的问题，对于广大人民群众并不是一下子就能接受的。”此句主语应是“广大人民群众”，因此“对于”应放在句首。公文写作常见问题—语言文字欠推敲用词不准词义把握不准：“截止5月底，集团公司资产总额达到360亿元。”“这句话中，截止”应该为“截至”或“截止到”。滥用模糊词语，使公文失去严肃性和真实性。时间表述含糊尽量少用“去年”、“明年”、“下一年”等时间代名词，而应用具体年份，如“2011年”。年份随意简写，如09年、10年、11年等，应写全。公文写作常见问题—语言文字欠推敲数字（数量）表达不规范数值范围不规范：“4—6%”应改为“4%—6%”。数字使用形式不恰当：“三、四天”应改为“三四天”，“20世纪八十年代”应改为“20世纪80年代”等。公文写作常见问题—语言文字欠推敲提示：《出版物上数字用法的规定》中明确规定，在表述年代时应当使用阿拉伯数字，如“1998年”、“20世纪80年代”。在表示概数时，邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如“三四天”。在公文中，10以上的数字及分数，原则上应使用阿拉伯数字表述，如11、1/3；整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要注意同一文稿中上下文的统一。公文写作常见问题—语言文字欠推敲综合提示：公文中使用数字应注意以下几个方面：公文中使用数字的基本要求公文中使用数字必须用汉字的情形公文中使用数字必须使用阿拉伯数字的情形公文写作常见问题—语言文字欠推敲公文中使用数字的基本要求：公文中使用数字，首先要实事求是，准确无误；数字来源应可靠、权威；统计口径应统一，具有可比性。公文中的数字除按要求必须使用汉字外，凡是阿拉伯数字书写得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字。遇特殊情形，或者为避免歧解，可以灵活变通，但全篇体例应相对统一。公文写作常见问题—语言文字欠推敲公文中的数字使用汉字的情况主要有：行政公文的成文日期。部分结构层次序数，即第一、二层次序数（一、（一））。整数一到十，如果不是计量和统计数