第六章 会议管理

第六章会议管理第一节会前准备一．会议概说会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。作为会展业的重要组成部分，大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有特殊作用，但目前国内学术界和实业界都存在一个误区，即人们在提起会展经济时，往往忽视会议的重要性，或把会议看得不及展览会重要。会议，又称集会或聚会，是有领导、有组织地使人们聚集在一起，对某些议题进行商议或讨论的集会。会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。开会，同人们关系极为密切；而组织安排会议，则同秘书部门、秘书人员的关系极为密切。现代会议早已超出了单一的政府会议格局，正朝着多元化方向发展，很多都是直接带有商业目的并能产生巨大经济效益的，如各种高峰论坛、专家培训会议等。会议的一般操作原理为：会议的主办者制定举办会议的计划并委托给承办者，承办者（可以是专业会议组织者即PCO、公司的会议与奖励旅行部等）将围绕既定的主题进行精心设计，并在市场上联系会议的买家（即目标与会者）、相关人员（如政府官员、演讲嘉宾等）以及举办场所，最后接待会议或将业务包给与会公司。在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行的集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式。在各项工作中，会议通常发挥着种种极其重要的作用：其一，它是实现决策民主化的必要手段；其二，它是实施有效领导、有效管理、有效经营的重要工具；其三，它是贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动的有效方法；其四，它是保持接触、建立联络、结交朋友的基本途径。由于会议发挥着不同的作用，因此便有着多种类型的划分。通常来说，会议有如下层次的划分：1.按照举办单位划分按照举办单位的性质不同，可将会议分为三大类，分别为公司类会议、协会类会议和其他组织会议。公司类会议的规模不一，小到几个人，大到上千人。会议是公司内部信息传递的最基本方式之一，因此公司类会议的数量是极其庞大的。公司会议通常是以管理、协调和技术等为主题，具体可分为销售会议、经销商会议、技术会议、管理者会议及股东会议等。协会类会议因人数和性质不同，他们的规模从小型地区性组织、省市级协会到全国性协会乃至国际性协会不等。协会大致可分为行业协会、专业和科学协会、教育协会和技术协会等类型。其中，行业协会被认为是会议业最值得争取的市场之一，因为协会的成员多为业内成功管理人员。协会类会议常常与展览结合举行。例如，我国定期举行的旅游交易会每次都吸引着大批来自全国各地乃至境外旅游企业的参与。其他组织会议的典型代表是政府机构会议，在省市一级，中小规模的政府机构会议的召开是十分频繁的。2..按会议规模划分根据会议的规模即参加会议的人数的多少，可将会议分为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议。小型会议：出席人数少则几人，多则几十人，但不超过100人；中型会议：出席人数在100—1000人之间；大型会议：人数在1000—10000人之间；特大型会议：人数在10000人以上，例如：节日聚会、庆祝大会等。3.按照会议的性质和内容划分按照会议的性质和内容划分，可分为年会、专业会议、代表会议、论坛、座谈会、讲座、研讨会等等。如年会，年会是某一特定主题展开讨论的聚会，议题涉及政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。年会通常包括一次全体会议和几个小组会议。年会可以单独召开，也可以附带展示会。多数年会是周期性的，最常见的周期是一年一次。参加年会全体会议的人员通常比较多，一般要租用大型宴会厅或会议厅。小组会议上讨论的是具体问题，所租用的是小会议室。又如培训性会议，一般至少要用一天的时间，多则几周。这类培训会议所需要特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授。4.按照会议活动特征划分按照会议活动特征划分，可分为商务型会议、度假型会议、展销会议、文化交流会议、政治会议等。如商务型会议，一些公司、企业因其业务和管理工作发展的需要在饭店召开的商务会议。出席这类会议的人员素质较高，一般是企业的管理人员和专业技术人员。他们对饭店设施、环境和服务都有较高的要求，且消费标准高。召开商务会议一般选择与公司形象大体一致或更高层次的饭店，如大型企业或跨国公司一般都选择当地最高星级的饭店。商务型会议在饭店召开常与宴会相结合，会议效率高、会期短。又如政治性会议，国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题召开的各种会议。会议可根据其内容采用大会和分组讨论等形式。5.其他划分方法（1）按照会议形式划分，可划分两种：一种是有会有议的，多数会议属于这种类型；另一种是会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。（2）按照时间划分。可划分为定期性会议和不定期性会议，还可以划分为多次性会议和一次性会议。定期性会议也叫例会，到定期时间如无特殊情况必须召开，不定期会议则视情况灵活掌握，必要时随时召开。多次会议是指需要开两次以上的会议，一次性会议是指只需要开一次的会议。（3）按照会议阶段划分，可划分为预备会议和正式会议。预备会议是整个会议的组成部分，是为正式会议做准备的会议，但在职权和效力上同正式会议有所区别。（4）按照开会手段划分，可划分为常规会议和电子会议，常规会议即传统性的会议，电子会议指电视会议、卫星会议、电脑电话会议、电子计算机会议等。二.秘书与会务工作秘书人员在日常工作中所比不可少的一件事情，就是要组织会议，因此，组织会议自然而然地成为秘书活动的饿有机组成部分之一，在许多情况下，秘书人员往往需要亲自办会。所谓办会，指的是从事会务工作，即负责从会议的筹备直至其结束、善后的一系列具体事项。秘书在负责办会时，必须注意两点：一是办会要认真，奉命办会，就要全力投入，谨慎对待，精心安排，一丝不苟，务必开好会议；二是办会要务实。召开会议，重在解决实际问题。在这一前提下，要争取少开会、开短会，严格控制会议的数量和规模，彻底改善会风。具体来说，会务工作还包括如下特征：（1）服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是为了给会议提供方便条件，做好各项服务工作，保证开好会议。（2）被动性。会务工作的辅助地位决定了它的被动性。（3）事务性。秘书的事务性工作繁杂而琐碎，但正是通过这些工作，保证了会议顺利进行，这种事务性工作中蕴涵着极强的政治性和思想性。（4）综合性。由于会务工作是直接为领导机关等召开的会议服务的，同时会议内容涉及的广泛，所以就要求秘书掌握多种学科的知识，比如管理学、会议服务的自动化、电子化设备的技能和本职工作的业务知识，要求秘书人员成为“通才”、“杂家”，能够从全局出发观察和考虑问题，同时要提高秘书综合性和专业性能力，像写作、记录能力等。会议秘书工作人员的综合能力越强，越有利于提高专业化水平，专业化水平越高，总揽全局的综合能力也就越强。（5）保密性。我国很多事情是通过会议后做出的决定，因而相对于某些事情来说就有很强的机密性，保守会议秘密是会议秘书的工作之一，需要谨慎。（6）时间性。会议是一种有组织有领导的活动，有很强的时间性，秘书工作人员应该有更高的时间观念，决不能出现诸如与会者已到齐，会议记录人员还未到或是会场还未布置好等现象。第二节会前准备工作一.秘书的会前安排工作秘书的会前工作拟订会议工作方案，一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作。1.选定、安排议题议题就是会议讨论的问题、决策的对象。大中型会议的议题由会议领导机关和领导确定。日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导提出，有的由秘书根据领导指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。秘书人员在安排会议议题时应注意以下几个问题：一是经个别领导可审批解决的问题，一般不要安排会议讨论；二是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导审批后，发给有关人员阅读，准备意见；三是临时提出的一般议题，不宜仓促安排，需保证会议质量；四是一次会议议题不能安排过多或过少，要预测出时间，合理安排，一般安排一个主要议题和一两个小议题为宜；五是尽可能将同类性质的议题提交一次会议讨论；六是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。2.拟订会议议程、日程和程序议程，是会议所要通过文件、解决问题的概略安排。用简练的文字逐项写出即可。日程，是在一般时间内会议进行的具体安排，一般采用简短文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可。程序，是一次安排会议按照时间先后或依次安排工作步骤，它可繁可简，可粗可细。议程、日程应当事先发给与会人员，可供参考。程序只供领导主持会议时参考，不发给其他与会人员。3.准备会议文件、报告日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前他通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。4.提出与会人员名单提名与会人员，是一项重要的工作，秘书人员应当掌握以下原则：一是周到、全面。日常工作会议请与会议讨论议题密切相关的人员列席。如临时性会议，属于征求意见性质的，应请有关方面的主要人员和代表参加。属于专业性质的，应请各有关方面主管该项的专家和在该方面有实际经验的人参加。属于纪念、庆祝性质的，应请一些有名望、影响与所纪念、庆祝事项有关的人士及个民主党派人士、各界代表参加；二是宽严适度，准确无误。从有利于工作和便于保密的角度出发，做到提名合情合理，不宽不严，不错提，不陋提；三是会议秘书人员提出的与会名单，需要报请领导审核后放能最后决定。5.编排分组。编组的基本方法有：根据地域编组、根据系统或行业编组；完全按人数编组。在进行编组时，要注意组的数量，规模适中。6.选定、布置会场选择合适的会议场所，必须依据领导核准的会议经费、会议资源以及会议的程序、人数，会议的目的、目标等多方面考虑。一般来说，在选择会场时，应做到以下三点：第一，会场大小适中，以每人平均2—3平方米为宜。太大显得松散，过小则拥挤；第二，会场地点适中；第三，会场附属设施齐全，包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。选择酒店与地点。（见书228页）7.布置会场（见书229页）8.制法会议证件和制订会议须知会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、旁听证等；另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证等。各种证件的内容栏目，大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。会议须知的主要内容包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。9.发布会议通知（见书232页）10.会议秘书工作机构的设置和工作人员的调配（见书233页）二.秘书的会前检查工作会前检查是一项极为重要的工作，它实际上是复查，尤其是重大的政治性会议，会前检查更要高度负责，扎扎实实、仔子细细地进行检查。一般来说，秘书人员的会前检查工作包括如下内容：1.检查住宿情况较大型的会议在开会前一天一定要进行住宿检查。这是为了确保第二天的到会人数没有突发情况发生。在开会前要做好会议报道工作，会议报道工作是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达开会地点并通知会议秘书部门。秘书人员应事先准备好检查登记表，包括时间、地点、房间号、入住人数、入住人姓名、报道情况等。会议报道是会议秘书部门准备掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。2.检查会议文件检查各种会议文件是否准确。如会议讲义、会议资料等。会议讲义是会议全部资料的精要所在，通过良好的编排设计，一本好的会议讲义能最快最好的告诉参加者此次会议的内容，同时会议讲义也是会议留给参加者的一份长期资料，它是参加者会后最有可能再次阅读的资料，因此会议讲义的品质非常重要。3.物品检查确保有足够的铅笔、纸张以及日程表和文件备份。这一部分对于秘书人员极为重要，足以体现秘书的细心程度。同时，准备合适的参考资料是