文件控制管理规范

适用区域：ALL文件识别号：CI/13-CX001-2016(C/0)文件控制管理规范.doc第1页共9页SAIC-YT/QD文件控制管理规范1、目的、编制、范围：为了保证公司各区域与物流运作管理相关的质量管理体系第三、四阶文件的编制、更新及管理符合质量管理体系规范及公司管理需求,对文件的编制、评审、批准、发放、培训、使用、更改、作废和收回等环节进行有效控制，确保相关区域及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料，以推进各项工作的标准化和持续改进，上汽（烟台）实业有限公司青岛分公司持续改善部特编制此文件，对公司质量管理体系的相关文件管理规定如下：2.术语：2.1本文件术语引用自ISO9001：2000质量管理体系和上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）；2.2公司部门划分：运作部、计划&物控部、持续改善部、综合管理部、生产管理部、仓储运输部、标准化推进办公室；公司区域/职能块划分：运作部：LOC-GA、LOC-BD、整车RDC、厂外RDC、LOC-PT，计划&物控部:接收数据组、接收验证班、单证组、发运班、对账组、发动机物流数据小组；持续改善部：规划块、生产管理部：包装、质量、综合管理部：行政块、安全管理办公室：安全块、体系块。2.3各类型文件含义：2.3.1程序支持规范性文件：是程序文件的具体展开，描述为实施程序文件活动具体途径的文件。它一般涉及多个区域，但不涉及技术的细节。内容包括5W1H,即开展活动的目的（Why）、做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。此类文件属于质量管理体系文件的第三阶文件。（程序文件：质量管理体系文件的第二阶文件，描述实施质量管理体系所需的相互联系的过程和活动。上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）已包括质量管理体系所要求的程序文件。）2.3.2管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。它可以是区域内文件也可以为跨区域文件，为质量管理体系的第三阶文件。2.3.3作业文件：详细的作业活动的描述文件，内容涉及技术的细节（如：流程、STS/TIS、技术/操作要求&规范等）。作业文件一般只涉及一个区域，有时也涉及多个区域，但它强调的是产品或作业过程的规范性，而程序支持规范性文件强调的是区域间的沟通、联络、协调。作业文件为质量管理体系的第三阶文件。2.3.4外来文件：（各类标准和必要的参考资料及顾客提供的技术文件），为质量管理体系第三阶文件。2.3.5记录：为完成的活动或达到的结果提供客观依据的文件。记录为质量管理体系的第四阶文件。适用区域：ALL文件识别号：CI/13-CX001-2016(C/0)文件控制管理规范.doc第2页共9页SAIC-YT/QD3.职责3.1文件主要使用/涉及人员或文件主要业务归口人员负责文件的编制及维护，保证文件与现场运作、管理的一致性。3.2文件编制区域主管/经理负责文件的审核/批准，文件使用/涉及区域相关负责人或业务归口人进行文件的评审及会签。同时负责本区域相关文件的定期评审及协调、改善推动工作。3.3各区域质量体系文件协调人（后文简称区域协调人）负责定期或必要时本区域/职能块内文件编制、评审的组织及协调工作和一般性的跨区域/职能块文件的编制、评审的组织、协调工作；负责本区域受控文件原件的保管和区域内发放工作，并负责保证本区域内受控文件培训、目视及操作管理的规范性督导和推进。3.4体系工程师负责特别的（比较复杂的）跨区域/职能块文件的编制、评审的组织和协调；负责对公司文件原件的存档及对受控文件的发放回收。同时，定期评审各区域受控文件的存档、培训及操作管理是否符合文件规范，并出具相关报告。3.5班组长组织班组内文件的编制、更改及班组人员的培训工作，接受培训人员填写培训记录。各工段长监督辖内班组的培训执行情况，培训记录由工段内负责存档。3.6记录文件格式由各相关区域业务归口负责人自行编制、区域主管及经理评审批准，管理并由上一级领导监督实施。4.规定4.1文件分类本文件所涉及质量管理体系文件主要包括:1）程序支持规范性文件；2）管理文件；3）作业文件（如：流程、STS/TIS、技术/操作要求&规范等）；4）外来文件；5）质量管理体系文件所要求的记录。4.2文件编写、更改及废止4.2.1程序支持规范性文件、管理文件、作业文件由主要业务归口人员或文件使用/涉及人员负责编制文件草稿，格式、内容等按照《受控文件格式标准》规定执行。4.2.2质量体系文件修改规范作业文件：STS/TIS有轻微更改的在原文件上用签字笔进行划改即可，并在更改记录中将填写更改原因，并签字培训。但需在两周内完善成电子版，其他文件除外。4.2.3文件使用/涉及区域相关负责人评审后，由编制人员将更改（如需）完毕文件的电子版交与体系工程师对文件统一编号。4.2.4文件编制人员在已编号书面文件及《发文审批单》“编制”栏签字，并呈交区域主管在“审核”栏签字、适用区域：ALL文件识别号：CI/13-CX001-2016(C/0)文件控制管理规范.doc第3页共9页SAIC-YT/QD区域经理在“批准”栏签字。若文件内容涉及其他区域，还需由相关区域经理、主管、工程师“会签”。注：只程序支持规范性文件、管理文件、文件发放时需签署《发文审批单》。4.2.5区域/职能块内文件由文件编制/维护归口人或区域协调人、区域负责人经评估确认需新增、更改、作废文件，由区域协调人提报书面更改或废止申请至体系工程师后进行后续操作；一般性跨区域/职能块文件的编制、更改需由文件编制/维护归口人所在区域的区域协调人提报体系工程师，或提议区域的区域协调人联系文件编制/维护归口区域的协调人并提报体系工程师后进行操作管理（注：此类文件评审中发现涉及其他区域的操作内容不符合规范和标准，追究文件编制/维护区域责任）。特别的跨区域/职能块文件由体系工程师协调文件主要归口区域协调人，由归口区域协调人组织、协调文件业务归口人员进行操作。文件更改、换版按照编写、评审、修改、编号、审批、发布流程进行。作废/销毁文件不得再行使用（但可供参考）。4.3文件保存、分发：4.3.1体系工程师对签字完毕的《发文审批单》及书面签字版文件原件统一存档，并及时更新《受控文件清单》。4.3.2受控文件以区域（运作部）或部门（其它部门）为单位进行下发：体系工程师按照《发文审批单》发放范围及数量影印适当份数，加盖红色受控章后发放至文件涉及/使用区域，即会签区域。文件收文单位需在《文件发放回收记录》上签收。“受控”、“作废”等印章由体系工程师专门保管。4.3.3各区域应建立文件签收记录，凡接收/分发的文件及各质量记录均需存档、记录（文件属会签、传阅者不在此限）。记录文件由各相关区域自行编号、保管。4.3.4各类质量文件的保存期限，如无特殊情况一般记录报表至少保存二年，有特殊情况者可根据实际情况具体确认。4.4文件的废止、收回、销毁：4.4.1文件修订及废止时，应由体系工程师按照《文件发放回收记录》回收旧版文件并予以统一销毁。各区域不得保有旧版及作废文件，在接收最新版文件的同时将旧版本文件退还给体系工程师并签字确认，双方均需做好相关回收记录。更改及废止文件时，旧版失效文件原则上应于颁布后五天内回收完毕。4.4.2体系工程师需将存档的原件加盖作废章、注明作废日期，与有效受控文件隔离后长期存放。4.4.3逾保存期限的记录文件，可由各类文件保管单位自行销毁。4.5文件的档案管理4.5.1各区域盖受控章的文件原件须由各区域协调人现场管理。4.5.2现场作业场所贴置、目视的受控文件为盖红色受控章文件，禁止使用复印件。4.5.3各区域须于每一受控文件档案册内建立目录（含文件名称、编号及入档日期等）以利迅速寻找及便于与体系工程师每月发出的文件最新版次一览表核对，以确保所使用为最新资料。4.5.4体系工程师每月1次《受控文件最新版次一览表》，供各使用单位核对其使用是否为最新资料。4.5.5各区域受控文件原件如发现有缺页、破损，字迹模糊，不得以影印方式自行处理，应到体系工程师处填写《文件发放回收记录》，重新领取一份新文件，破损的文件同时回收作废，新文件仍沿用原文件分发号。4.5.6任何人均不得于正式文件上加以标记或书写任何文字、符号。适用区域：ALL文件识别号：CI/13-CX001-2016(C/0)文件控制管理规范.doc第4页共9页SAIC-YT/QD4.5.7文件查/借阅规定：所有受控文件原件一律不外借，因工作需要需查阅，需经标准化推进办公室经理批准，在体系工程师处查阅；如需长期借阅，由借阅者先填写《文件借阅记录表》由持续改善部经理审核签字后，体系工程师提供复印件。4.5.8文件持有者应妥善保管文件，保持其清晰、完整，调离岗位时必须将所持有的文件交回所在区域，否则不予办理调动手续。4.6文件的培训及实施4.6.1培训文件发放当日由班组长组织班组内人员进行培训学习，接受培训人员填写培训记录。与受控文件有关的岗位在收到文件当日必须培训完毕，其它岗位在不影响使用的前提下两天内培训结束。班组长要对培训效果进行评估以保证员工掌握文件内容。各工段长监督辖内班组的培训执行情况，培训记录由工段内负责存档。4.6.2实施4.6.2.1从接收到受控文件的当日起，相关岗位要按照新流程内容操作。4.6.2.2发放到工段的有效受控文件应以工段为单位负责管理，工段长对文件有效性负责。4.7文件的评审4.7.1班组长每周回顾评审一份文件，工段长、工程师、主管每半月回顾评审一份文件，区域（副）经理每月回顾评审一份文件；4.7.2各区域协调人、各文件编制/维护归口负责人对文件进行定期或不定期（必要时）评审，确保文件与实际操作、管理的一致性；4.7.3标准化推进办公室每年组织对文件评审一次，评审要填写“文件评审报告”并存档管理。4.7.4文件评审后如需要修改，按文件编制、更改、作废流程操作。4.8文件的编号4.8.1所有受控文件都应有标准且唯一的编号，并标示在文件的指定位置。4.8.2三阶文件的编号规则如下：XX/XX–XXXXX–XXXX(X/X)①
部门代码：代码部门代码部门MO运作部IT计划&物控部CI持续改善部CM综合管理部MM生产管理部FSC财务结算中心SPO标准化推进办公室（安全管理办公室）ST仓储运输部⑤年号④文件顺序号③文件类别代码②区域/职能块代码①编制/发文部门代码⑥版本号适用区域：ALL文件识别号：CI/13-CX001-2016(C/0)文件控制管理规范.doc第5页共9页SAIC-YT/QD②区域/职能块代码：用2位阿拉伯数字表示，如下：③文件类别代码：④文件顺序号：用3位阿拉伯数字表示,如001、002，文件顺序号以部门、区域/职能块及年份为分类标准进行排列，不考虑文件类别，即同年份编制的同一区域/职能块内的文件即使类别不同，编码时也依数字顺序堆加号码。如同一文件不同年份的更改，则对文件进行重新编码，原版本和编码的文件作废存档。⑤年号：编制年份，4位长度，如:2012。⑥版本号：“26个英文字母/一位数字”。以年度为单位划分，新编制文件统一为A版，年度内换版只需更换数字；如2012年度发布的第一版文件为A/0版，第二版为A/1版，如不同年份的更改则以B、C、D……顺序类推，如2013年度此文件有新版本，文件前边的编码变更的同时，版本分别更改为B/0、B/1版，原版本和编码的文件作废存档。4.8.3记录文件的编号XX/XX-XXXXX-XXXX(X)（记录出自的三阶文件的编号）-XXX（流水号）流水号：用3位阿拉伯数字表示,如001、002。4.9受控文件其他要求执行上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》之《文件控制程序、记录控制程序》（过程编号：S-01）5相关流程：5.1跨区域/职能块文件控制流程；5.2区域内/职能块内文件控制流程；代码代表区域代码代表区域01LOC-GA02LOC-BD03整车RDC