马钢股份公司设备部备件供方管理办法

马钢股份公司设备部备件供方管理办法（试行稿）1总则1.1目的为加强马钢采购供应链的资源管理，不断完善和规范马钢采购渠道，降低马钢战略采购成本，保证设备部对马钢供方能有效控制，并且充分有效地保证由马钢股份公司设备部负责采购的物资（以下统称为“备件”）满足股份公司生产的需要，必须对供方向本公司提供满足规定要求之产品的能力进行评价、选择和管理，特制订本办法。1.2供方概念1.2.1合格供方：指列入批准的年度合格供方名册的供应商和通过新增供方资格审批后增补到年度合格供方名册中的试用供应商。合格供方由：AA类供方：战略合作伙伴关系（待开发）、A类供方：重要合作伙伴关系、B类供方：一般合作伙伴、C类供方：简单贸易关系。1.2.2D类供方：非常用供方类（限量采购）。1.2.3X类供方：试用供方。1.2.4一次性采购供方：指由使用部门提出的或因特殊采购急需、而现有供方中确实无法满足采购需求，同时所购备件是非常用品种时，需建立一次性采购供需关系的供应商。对于一次性采购或不常发生采购的备件的供方，不列入合格供方名册。1.2.5供方基本档案资料包括：《备件供方质量保证能力调查表》、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法人证书或法人授权委托证书、质量管理体系认证书。若属非法人分支机构，还需另附其法人单位的有关资料。属特殊行业、国家规定需生产经营许可证的供应商，必须附有有效期内的生产经营许可证复印件。1.3适用范围本管理办法适用股份公司各级备件管理部门，及为马钢提供备件的生产商与流通商。2主要职责2.1负责备件供应的供方的审查评价管理工作；2.1.1负责汇总整理并提出下一年度供方的名单及业务范围2.1.2负责新增供方的能力审查及手续报批；2.1.3负责制订实施和完善A、B、C类和AA类战略合作伙伴关系供方的开发、控制管理工作。2.2负责对供方按期交付能力进行监控和管理并组织对供方进行质量评价及认可备案工作；2.3负责制订完善和实施供方质量体系现场审核和评价管理程序：主要是“关键备件”（特指对本公司生产的最终产品的质量密切相关的备件）的定期或随时对供方进行能力评价和质量体系控制。并且每年应负责组织对部分相对比较重要的供方进行实地考察和在现场进行能力、质量体系评价工作；2.4负责跟踪供方产品质量和收集用户评价意见：定期或随时对“关键备件”进行产品质量监督和提出质量状况信息反馈报告，用来对供方实施其产品质量保障能力的评价和质量指导；2.5负责审核发布当年“关键备件清单”，并对关键备件的合格供方进行重点控制管理；2.6负责供方档案的建立与管理工作。3供方的评价3.1评价方式3.1.1供方评价可采取以下不同的方式进行：1）对供方质量保证能力的调查可采取信函调查，现场审核确认、产品试用评价等；2）根据供方提供产品的进厂检验、使用情况、质量证明文件等资料进行评审；3）由供方提供近期所获得的国际质量体系标准认证的证明资料。4）任何一种方式的评价活动，应留有评价记录。3.1.2对供方进行评价时应该掌握的主要资料：1）该企业的设备及人员状况；2）该企业的生产制造能力和技术水平及检验、化验能力；3）该企业的产品质量管理状况（即企业内部是否有产品质量保障体系、或是否已取得了何种国际质量体系标准的认证）；4）有合法的生产经营资质，能提供1.2.5条款要求内容；5）有良好的应急保证供应能力；6）能跟踪其产品的使用情况，及时处理质量异议，并根据使用情况持续改进。7）能够配合马钢贯彻三标一体化标准。3.2评价机构3.2.１参与现场能力评价的人员可以由下列单位的代表组成非常用D类供方参与年度评价，或由备件计划科根据供方情况提出晋级申请，组织评价后报备件外委工作小组审批：1）、管理、采购部门的代表；2）、使用单位的代表；3）、专业技术部门的代表；4）、质量监督检验部门的代表；3.3评价要素3.3.１评价要素包括：供方实绩、质量情况、价格水平、合同履约、服务情况、异议处理、用户意见、应急处理、生产制造能力、检验能力、技术能力、创新情况等。3.4评价标准3.4.１供方评价按评价标准进行（评价标准见附表）。3.4.２评价按评价要素由各厂或相关部门进行打分，设备部备件外委工作小组进行综合评议，评定结果分A、B、C、AA类供方四个等级。D类供方由备件管理科计划员提出申请、组织考察通过后报备件外委工作小组审批，评定结果为D类的将限量采购。AA类战略合作伙伴关系供方专题选择与评估。3.4.３任何一种方式的评价活动都应该留有评价记录。评价记录由设备部备件管理科负责保管。3.5评价要求3.5.1关键备件：设备部在次年的第一季度将各使用单位按期或随时填报的各类质量信息反馈表格进行汇总，并且结合本部门的管理对供方的评价意见，由设备部组织的供方评价小组对提供关键备件的供方进行综合评价，形成最终评价结果。1）供方评价小组以设备部的备件管理人员为主组成，可以根据当时的评价内容，分别吸收使用单位、专业技术部门、质量检验部门的代表参加。2）设备部应及时将有质量过失的质量评价结果通告相应的供方。3.5.2设备部每年应该对其有业务往来的所有供方提供的满足使用要求的产品之能力进行一次综合评价和确认工作。评估结果是下一年度合格供方的依据，当年新增供方在下一年度进行评价。3.5.3管理科负责组织年度供方的评审工作。年度评价结果为不合格的单位的供方列入拟取消供应资格名册。管理科应根据当年供货实绩、结合采购计划对需新增的试用供方列出清单并注明理由进行汇总，管理科根据新增的试用供方审批规定及合格供方年度评价，整理出《拟定下年度合格供方名册》及有关资料报部领导审批，形成下年度合格供方名册。3.5.4每个月动态收集备件价格、质量、交货期、售后服务、合同兑现情况等信息。4供方的管理4.1供方层次的确定4.1.1A类供方：重要合作伙伴关系、产品属于资源性或垄断性产品，综合评分90分以上且通过ISO认证、业务量得分不小于4分为A类供方、数量控制在50家。4.1.2B类供方：一般合作伙伴的确定是有一年以上马钢业绩。综合评分75分以上为B类供方。数量控制在200家。4.1.3C类供方：简单贸易关系的确定要通过调查或考察、资质审核、能力评估。综合评分60分以上为C类供方。4.1.4D类供方：非常用供方（限量及品种采购）。具备合格供方条件的，可以由备件管理科相应专业计划员在年度评价前提出申请，对其进行综合评价。4.1.5X类试用供方：业务范围申请试用的品种。4.1.6AA类战略合作伙伴的确定标准：1）要有与马钢真诚合作的意愿及互惠双赢的基础；2）要有与马钢共同研发的基础；3）资质与能力达到马钢的要求实现优势互补；4）要有与马钢责任、义务、利益共担的承诺或协议；5）要通过ISO9000质量体系认证；6）要有二年以上马钢业绩，并且年度评估为“A”通过部备件外委领导小组审批。4.2新增试用供方的推荐及审批程序4.2.1新增试用供方的推荐及审批程序见：“试用供方推荐管理办法”。4.3供方的管理要求4.3.1由设备部建立“马钢股份公司备件供应合格供方名册”及其简要档案（以下简称“合格供方名册”），对其编制“供方单位代码”并录入计算机管理系统。4.3.2设备部应定期（每年至少一次）将提供关键备件的供方名单全部委托给其产品的使用单位进行产品质量评价。使用单位将质量评价结果按时反馈到设备部汇总。1）使用单位按规定的表格对供方的产品使用情况如实进行填写。2）使用单位根据关键备件在现场的实际质量状况，随时可向设备部填报“备件质量信息反馈表”，由设备部负责处理备件质量异议问题。4.3.3设备部定期组织（每年至少一次）挑选若干家其产品对本股份公司的最终产品有相当影响程度的供方，上门进行现场的能力评价工作和质量体系现场审核。4.3.4关键备件的供方应在A类或B类合格供方内选择。4.3.5对代理严格控制、原则上不采用代理方式。4.3.6所有备件不能转包、主要工序不得外委次要工序外委量小于总量的30%。4.3.7供方制造的成套件由设备部指定供方并进行分项报价和核价。4.3.8一次性（临时）供方的管理由备件供应员提出申请经备件计划员审核后报备件外委工作小组审批,一次性合同由备件管理科编制采购号。4.4供方的变更4.4.1供方的变更须由供方提供变更申请表及变更后供方营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相应资料原件核对无误后上报。4.4.2供方名称的变更审批程序为：备件管理科各专业计划员审核《合格供方变更审核表》报备件外委工作小组、审批通过后进行变更。4.4.3供方的税号、帐号以及其他财务信息发生变更的变更审批程序为：由备件管理科交财务科审核进行变更。4.4.4供方的名称变更通知原则上须加盖新旧企业公章、新旧合同专用章、新旧财务专用章；提供资料包括上级主管部门或当地工商部门的变更登记证明材料、新旧组织机构代码证、新的营业执照和税务登记证、其他需提供的更新资料。4.4.5供方的其他信息变更通知须加盖公章，提供资料为发生变更的有关资料，经备件管理科审批后生效。4.4.6供方变更的信息资料及审批手续及时归档。4.4.7涉及到供方财务信息的变更由备件管理科负责通知财务。4.4.8供方变更有疑问的需进行现场调查。4.5供方资格的取消1供方因产品质量问题：严重影响生产、造成重大经济损失的。2拖期交货影响生产（每年有二次不按合同规定的数量、时间等要求供货的）、建设或造成严重经济损失的。3在市场竞争中失去质量、价格、服务优势的供方实行优胜劣汰的管理模式。。4供方质量保证能力复查结论差，限期整改又不能满意的供应商。4.5.5采取不正当竞争手段扰乱马钢备件采购和管理秩序的。4.5.6未通过马钢合格供方资格审查的。4.5.7D类供方供货周期在二年内未发生业务关系的。4.5.8马钢其他部门认为应取消供应资格的。4.5.9除认定的委托代理采购外，委托的业务全部转包外委。4.6供方的业务控制4.6.1供方严格按供货范围进行控制。4.6.2委托采购按备件管理要求核定的量进行控制。4.6.3新增供方按申请的品种进行控制。4.6.4D类供方限量80万元，年业务量超出额度续订合同应报外委小组审批。5档案管理5.1合格供方应根据其企业性质分生产型、流通型填写《供方调查表》，并由管理科负责输入马钢合格供方档案计算机系统。5.2合格供方档案实行动态管理，应对供方信息变更情况及时维护更新。5.3供方档案属内部档案材料，必须严肃、认真保管，不可外泄。6本文件规定记录用表及资料6.1《备件供方质量保证能力调查表》6.2《合格供方名册》6.3《合格供方审批表》6.4《合格供方推荐表》6.5《合格供方变更审核表》6.6《合格供方年度评审表》6.7《备件试用申请表》6.8《备件试用结果报告单》6.9《试用供方审核表》6.10《马钢备件供方设备能力调查表》6.11《供方评价标准》6.12“关键备件清单”6.13“备件质量信息反馈表”6.14质量记录7其他7.1本办法（细则）由马钢股份公司设备部负责解释。供方评价标准（试行稿）供方评估按评价要素和评价标准采用5分制进行。序评价要素备件得分评估部门A1供方年业务量200万100万50万50万5430～2A2质量情况未发生质量异议5管理科质量问题发生率1次4质量问题发生率2次3有严重质量问题并影响生产或发生率1%0A3价格水平低于计划指导价5％以上5管理科低于计划指导价5％以下4与计划指导价同等3高于计划指导价价格0～2A4合同履约未发生合同欠交5供应科合同欠交1次4合同欠交1次3合同欠交影响马钢生产或检修0A5服务情况经常主动提供现场服务和技术支持5管理科供应科按要求提供现场服务和技术支持4较少提供现场服务和技术支持3基本不提供现场服务和技术支持0A6异议处理能及时处理发生的质量异议5管理科使用部门按要求在规定时间内处理完质量异议的4处理质量异议有拖期现象的3未及时处理造成用户不满意或影响生产的0A7用户意见受到现场书面评审2次以上满意的5使用部门用户无不满意意见的受到用户书面评审1次4既没有满意也没有不满意意见的无书面评审2受到用户书面评审1次以上不满意的