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致远互联采购管理解决方案致远协同管理平台整体解决方案之业务篇_采购管理北京致远互联软件股份有限公司2020年6月22日致远互联采购管理解决方案目录1采购管理............................................................................................................11.1概述与分析.................................................................................................11.2方案框架....................................................................................................21.3模块与功能.................................................................................................31.3.1采购模式组织支撑..............................................................................41.3.2采购门户............................................................................................51.3.3采购需求管理.....................................................................................71.3.4采购立项管理.....................................................................................91.3.5采购寻源管理...................................................................................111.3.6采购执行管理...................................................................................191.3.7采购报表..........................................................................................211.4方案价值..................................................................................................221.5客户案例..................................................................................................221.5.1重庆国际复合材料有限公司（简称CPIC）.......................................221.5.2中美联泰大都会人寿保险有限公司....................................................25致远互联采购管理解决方案概述与分析在现代企业的管理中，采购已显得越来越重要。一般情况下，企业产品的成本中外购部分占了较大的比例。因此，零部件及原材料采购的成功在一定程度上影响着企业的竞争力大小，采购与采购管理已经成为企业竞争优势的来源之一。在公司业务的开展中，重要性主要体现在以下几个方面：1.采购物资在数量、质量、时间上出现问题，将直接影响交货期。2.采购物资在价格上偏高，将直接加大产品成本，影响销售竞争力。3.采购物资仓储管理不到位，将直接影响企业资金的流动。特别是对于工程类、商贸类企业由于采购、外协的比重大，采购管理的意义就更加重大了。当今企业面对宏观经济不景气，需求低迷的大环境，更加关注内部管理，希望间接的实现向成本要效益的预期。在企业运营当中，采购管理主要存在以下几个难题。1.信息不能共享。由于组织之间信息私有化、未经集成，采购信息没有实现有效共享，包括采购方与供应方之间、企业采购部门与相关部门之间以及管理者与实施者之间。2.采供双方未建立稳定的协作关系。这是旧的采购模式造成的，它们以临时的或短期的合作机制为主，造成了竞争多于合作，进而导致了采购过程的不确定性。3.与预测和物料需求计划结合不紧，即不能有效根据生产需要组织采购，实现物料的供应计划与当前需求的平衡，并与企业的库存投资和策略相一致。4.无法跟踪采购情况，包括请购单处理、采购单处理、询价单报价单处理；运输处理、收货处理、质量控制等。5.缺乏制约（采购事务的授权、签发、批准、执行和记录没有进行职务分类），容易导致暗箱操作。缺乏对供应商的评价和管理。致远互联采购管理解决方案页总之，由于不通畅的信息以及落后的采购模式，在市场需求发生变化时，采购方不能改变已经提供给供应方的采购合同，企业响应用户需求的能力迟钝。1.2方案框架1.目标：阳光采购：按照“公开、透明、科学”和“采购、执行、监管分立”的原则，依靠科学化、合理化的采购制度和监管制度，有效避免采购过程中的暗箱操作。降低成本：通过汇总各分公司分散采购需求，实现集中采购，提高议价优势，通过引入合适的供应商，合理的竞价议价谈判，有效降低采购成本。规范内控：通过信息化手段规范采购流程，完善合法、合规的招投标业务流程，加强审批流程控制和数据统计分析，强化对采购业务的管控与监督。统一管理：集团与供应商统一平台，统一授权，协作对接，可以使与供应商对接的业务更加规范，确保供应商质量，逐步提高供应商整体水平。提高效率：优化采购流程，实现采购部门与供应商在线协同，保证沟通的高效、准确减少事务性工作，减少人为差错，实现无纸化办公。2.方案框架通过协同办公平台的采购管理模块，可以将采购的发起部门、采购执行部门以及相关合作部门纳入协作体系，从采购需求管理、采购立项、采购寻源、采购执行到报表分析全都融入平台当中，明确各个岗位的职责，全过程可视化，历史可追溯，从而实现全组织，采购过程全生命周期管理。根据需求部门采购商品特致远互联采购管理解决方案页点，存在战略物资采购、MRO采购、生产原材料采购和工程型采购四种类型，需要与供应商达成四种合作策略，如下：根据合作策略不同，采购管理应用支持集中采购和分散采购的模式，灵活匹配，可以预制多种采购流程与规范，同时通过平台支撑“泛组织”协作模式，集团、供应商和社会组织都可以参与到公司的采购业务当中，加强内外部协作与信息采集，实现产业链的打通，提高采购响应速度，为最优采购提供基础。采购管理模块是一个开放的系统，通过主流底层技术和多级的权限控制体系，规范的国际标准接口，可以打通ERP系统和其他业务系统，实现一站式的电子信息处理，避免信息录入错误和信息孤岛的出现，同时，协同办公平台自身业务模块间可以实现无缝衔接，轻松贯穿。真正实现组织内部协同、产业链协同和社会化协同的大格局，为企业战略制定与精准执行保驾护航。1.3模块与功能下图展示了系统一体化整合后的逻辑关系和应用属性，为集团企业、供应商、社会团体和异构系统提供协同贯穿。通过协同办公平台松耦合机制，可以针对企业对于采购管理的要求和深度进行伸缩延展，保证信息化建设投入的持续性和延展性。致远互联采购管理解决方案采购模式组织支撑采购管理最重要的是根据不同层级不同部门的采购需求，制定科学的采购策略，这就需要保证信息在组织间传递无衰减，同时在采购执行过程中，针对不通类型的商品需要采取集团采购和区域独立采购的模式，以控制采购品的质量和采购成本，这就需要进行采购信息的上报与下级授权（如下图所示）。而对于供应商来讲，实现内外协同又需要一套平台统一，管理逻辑分离，相对独立的组织支撑平台。致远互联采购管理解决方案页致远组织引擎不仅能够支撑企业内部采购部门对于采购模式的要求，通过完整的组织权限和管理体系，保障信息畅通和权责的独立，同时，支撑在一个平台中，为供应商提供逻辑独立的空间和组织引擎，将组织的上下游视为一个整体纳入管理，提高了采购响应效率，又通过逻辑分离保证了各自的信息安全。1.3.2采购门户1.采购部管理门户采购管理人员登录到企业内部的协同办公平台拥有专属的采购管理门户，该门户包含了与采购相关的流程、待办、报表与文档，管理人员也是通过该门户与供应商进行协同交流。功能模块自动列出与本岗位权限相关的按钮，例如请购审核、采购计划、订购统计等功能，方便操作。致远互联采购管理解决方案供应商内部门户针对上文提到，致远可为供应商提供逻辑分离的组织支撑引擎，一同匹配了供应商独立的办公门户，该门户是与集团公司进行信息接收、采购沟通、事务处理、投标文件递交、收发货查询和信息查看的窗口，通过门户达到事务提醒、信息聚焦、提高办事效率的目的。3.移动办公门户致远推出的采购管理平台同时支持移动办公形式，无论内部员工还是供应商都可以通过手机移动端或者微信获取最新的采购事宜办理，采购咨询的查看，利用碎片时间处理工作。致远互联采购管理解决方案采购需求管理采购项目的起点来源于需求，一方面可以从业务开展过程中按需发起，也可以根据ERP的生产计划进行采购的发起及信息推送。下图展示的是业务员打开电脑，获取的来自于ERP推送过来需要采购的物品信息，同时可以打开查看具体的采购内容。当然，对于按需发起的物品采购时，可以填写物料请购单发起，请见下图，致远互联采购管理解决方案页详细记录请购信息，准确执行请购流程。为了不断提高采购部门的服务满意度，了解各业务部门和职工对采购商品和采购部门的要求，采购部也可发出二维码调查，收集评估信息，为更好的制定采购计划做准备。致远互联采购管理解决方案采购立项管理采购立项阶段需要针对之前提报的采购需求进行分类和评估，成立采购项目进行采购寻源前的准备。对所采购的物料进行分析决策，制定供应商准入资格，判断是否采用招标，或是采用询价和竞价的形式，通过相关部门负责人的决策，完成立项，最终形成采购预案。致远互联采购管理解决方案页如果采用招标的形式进行供应商的选择，就可以着手进行招标前的策划工作了。采购部业务员根据采购计划的物资种类、数量、采购金额，依据组织的有关规定，编制招标计划，确定“招标方式”并提请上级领导审批。招标计划审批完成后系统自动生成招标管控表，招标办管理员及组织相关监督部门实时可以查看招标进度。致远互联采购管理解决方案页包括查询同类物资历史数据、已有或潜在供应商的查找及鉴别；技术交流，初步确定参与投标的供应商，并实时上报完成情况，招标监督管理员可以实时查询招标进度。1.3.5采购寻源管理进入采购寻源阶段，需要根据之前制定的采购方案寻找合格的供应商，包括符合资质的新供应商和新产品的供应商。寻源可以采用招标、谈判、询价和竞价的方式，选择相关的流程，组建评审小组。如下图所例：招标招标是指采购方作为招标方，事先提出采购的条件和要求，邀请众多企业参致远互联采购管理解决方案页加投标，然后由采购方按照规定的程序和标准一次性