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1集团物资供应管理办法第一章总则第一条为了加强和规范井矿集团物资供应管理工作，落实计划与采购、监督与检查、指导与协调、服务与管理职能，实现物资供应管理工作的制度化、规范化、标准化、信息化目标。制定物资供应管理办法。第二条物资供应管理办法包括：计划管理、采购管理、仓库管理、消耗定额管理、废旧物资管理、低值易耗品管理、物资统计报表管理。第二章管理体制及职责第三条管理体制一、实行集团公司、矿（厂）两级管理体制。执行对物资集中招标采购、分别派送、分别结算的管理模式。二、物资采购权归集团物资供应分公司，对所有物资实行集中统一管理。三、各矿（厂）供应部门负责采购计划的汇总上报，物资验收、仓储管理、发放及与基层有关的管理事项。第四条物资供应分公司，负责冀中能源集团集中采购目录范围内物资（详见附件）计划的审核、编报及相关事宜，接受冀中能源经贸分公司物资供应部的业务指导，确保相关政策的落实。2第五条物资供应分公司负责本集团其它物资的采购。凡列入井矿集团招标采购目录范围内物资（详见附件），按程序组织招标采购。对其它物资按照定点采购和比值比价的原则进行采购。集团公司对供应商实行统一管理，并负责对各矿（厂）供应部门工作给予指导、管理、监督和检查。第六条集团公司物资仓储由各矿（厂）管理，物资供应分公司统一调剂集团公司各单位的库存物资。第七条特殊物资，经物资供应分公司审核批准，可委托基层供应部门自行采购。第八条物资供应分公司工作职责一、负责贯彻落实上级物资供应管理工作的方针、政策，制定物资供应管理制度和管理办法。二、负责编制集团公司的物资采购计划，组织物资招标采购工作。对供应商实行统一管理。三、负责定期总结、布置、安排集团公司的物资供应管理工作。对集团公司物资供应管理工作进行指导、检查、监督和考核。四、负责集团公司物资平衡调剂、废旧物资管理和仓库管理工作。积极推行物资代储代销。五、负责分管预算指标的落实，检查、分析吨煤材料费消耗指标完成情况，加强全面风险管理，确保完成各项指标。六、负责集团公司供应系统的业务培训工作。七、负责集团公司的物资统计报表和建立物资供应管理信息系3统。八、完成集团公司领导交办的其它工作。第九条供应科工作职责一、接受集团物资供应分公司的业务指导，落实本单位物资供应管理工作。二、负责本单位物资需用计划的编制、汇总，并按时上报集团物资供应分公司。三、负责本单位物资统计报表的编制，按时上报集团物资供应分公司，建立和保管物资统计资料档案。四、加强仓库和现场管理，做好物资的验收、保管、保养、发放和使用，配合上级部门做好物资调拨工作。五、负责制定、落实本单位的储备资金、消耗定额及废旧物资的回收、利用、处理等项管理工作。六、负责本单位物资安全管理工作，建立完善各项安全管理制度，定期进行安全检查，发现问题及时处理。七、完成集团物资供应分公司交办的其它工作。第十条物资供应管理业务流程图4第十一条流程图说明一、区队、车间使用计划：根据月作业计划及材料消耗定额，由区队、车间材料员和工程技术人员负责编制，并报供应科。二、调整汇总：供应科对区队、车间上报的材料计划进行审核、调整并汇总。三、利库调整：供应科汇总区队、车间使用计划后，进行利库，对计划进行核对，形成汇总计划。四、需求计划：供应科对计划进行编制汇总，形成本单位的月需求计划。五、审批：本单位需求计划经供应科长、主管领导审批盖章后，上报集团物资供应分公司。六、汇总：物资供应分公司对各矿、（厂）上报的需用计划进行汇总。2.调整汇总3.利库调整6.供应分公司汇总总7.平衡调剂4.需求计划8.需求计划招标采购定点采购比价采购10.审批11.签订合同13.入库14.保管15.出库1.区、队计划5.审批9.采购计划12.到货验收5七、平衡调剂：物资供应分公司汇总计划后，在集团内部进行平衡调剂。八、需求计划：平衡调剂完毕后，分别编制冀中能源和井矿集团需求计划。九、采购计划：需求计划上报后，物资供应分公司按照物资管理权限，确定物资采购方式。十、审批：物资需用计划，经集团领导审批后，由物资供应分公司组织实施招标采购。十一、签订合同：按规定程序进行招标采购，各单位分别与供应商签订合同。十二、到货验收：到货后，由使用单位组织有关部门或技术人员进行验收。验收无误后，报财务部门按合同规定办理付款手续。十三、入库：验收完毕后，办理入库手续，登账上卡。十四、保管：按照不同物资的保管要求，对设备和材料进行保管。十五、出库：按区队、车间使用计划和物资发放的有关规定发放出库。第三章计划管理第十二条计划的编制一、计划编制的原则：实事求是、保障需用、统筹兼顾、经济有效。6二、计划编制的依据：物资采购计划要根据年度消耗量、前期库存量（含代储代销物资）、合理储备、调剂滞留量确定。年度消耗量的确定要依据生产任务、生产条件、消耗定额、工程计划等综合要素测定，并与年度各矿（厂）生产成本、工程资金计划中有关预算指标相统一。第十三条计划的分类一、按计划提报单位层次可分为：（一）区队、车间物资需用计划（二）矿、（厂）物资需用计划（三）冀中能源招标采购计划（四）井矿集团招标采购计划二、按计划提报时间可分为：（一）年度物资需求计划（含固定资产投资工程计划）（二）半年度物资需求计划（三）月度物资需求计划（四）临时物资需求计划第十四条计划的审核各单位需求计划必须经各矿（厂）领导、主管矿（厂）领导、主管科长、计划员签字及单位盖章后，上报物资供应分公司，并负责组织实施。第十五条计划编制上报时间一、年度物资需求计划：使用单位于上年末11月25日前，上报7物资供应分公司。二、半年度物资需求计划：使用单位于5月25日前，上报物资供应分公司。三、月度物资需求计划：使用单位于每月30日前，上报物资供应分公司。第十六条物资采购供应计划的检查分析一、检查分析时间：计划执行过程完毕后，对计划进行检查分析。二、检查分析的主要内容：（一）物资采购供应计划执行情况分析；（二）物资采购质量与价格分析；（三）物资验收、发放情况分析；（四）物资储备量与资金占用量分析；（五）物资节约与综合利用情况分析。三、检查分析的主要手段是物资的核销。物资核销主要内容：（一）物资的品种：企业消耗的主要物资和消耗量大或易发生问题的物资。（二）物资的使用方向：按生产任务、建设项目等分别核销。（三）物资的消耗数量：主要看各项任务的消耗量与计划需用量是否相符；与消耗定额是否相符，差距有多大，是否合理，什么原因。8（四）核销工作：由各矿（厂）供应部门组织各用料单位逐级审查汇总，同时做出简要文字说明。第十七条需求计划的确认。年、月度正常计划由集团物资供应分公司统一确认，统一纳入物资招标或其它采购范围，临时需求计划由集团物资供应分公司审核后制定采购预案，并实施招标或其它采购。对确认的需求计划，物资供应分公司必须全力组织采购，确保生产、工程建设需要。第十八条各矿（厂）供应部门要增强物资采购计划的准确性、严肃性，任何单位和部门不得无计划订货、无计划结算，供应部门严禁无计划发货，违者严肃追究相关人员的责任。第四章采购管理第十九条采购原则物资采购遵循的原则是：透明、公开、公平、公正。第二十条采购权限一、凡属冀中能源集中招标采购物资，由物资供应分公司汇总上报物资需用计划，由冀中能源经贸分公司集中招标采购。物资供应分公司对其它所需采购物资，除国家规定的专卖物资、属卖方市场物资、无法形成批量物资、指定生产厂供货物资外，均应采取招标方式采购。三、对冀中能源经贸分公司招标采购物资和井矿集团招标采购9物资，物资供应分公司要及时组织各单位分别与供应商签订合同。物资到货后，由各单位进行验收、付款。四、除冀中能源经贸分公司负责招标采购的物资外，其它物资均由物资供应分公司负责招标采购或比价采购。五、特殊情况，物资供应分公司可委托各矿（厂）供应部门进行采购。其它部门不得擅自采购。第二十一条采购方法及方式招标采购采取邀请招标、续标、议标或指定供应商等形式进行采购，招标形式由集团公司招标委员会确定。一、邀请招标。时间可由招标人选择若干供应商向其发出邀请，被邀请的供应商投标竞争，从中选定中标者。二、续标采购。是指纳入招标采购的物资品种因年度计划量中未列足，由采购人按照年度招标价格在中标供应商间补充订货的一种采购方式。三、议标。在采购方优势不强、采取招标采购难以达到预期价位、生产急需等情况下，可以采取议标方式采购。由采购人和供应商之间通过一对一谈判而最终达到采购目的。四、指定供应商采购。对于煤矿专用设备中替代互换性较差、必须使用原厂配件、独家生产、行政管理机关指定产品等情况下的物资需求，可以采取指定供应商采购方式，采用指定供应商方式必须进行议标谈判，对于选用专用设备的，在采购设备报价时，供应商要连同配件价格一并报送。10第二十二条对于集团公司内部所属企业生产的产品，要引入市场机制，在同等价格和质量情况下，必须使用内部资源。第二十三条物资采购合同管理物资供销合同是规定和约束双方权利和义务的法律文本，可保护双方经济利益，最大限度地减少经济纠纷，要求采购物资必须签订物资供销合同。一、签订物资供销合同的依据是物资采购计划，合同签订的供货人必须是邀请招标、续标、议标或指定供应商等形式，确定的供应商，合同价必须是招标、比价或定点采购确定的价格。二、供销合同采用国家标准合同和招标文件条款规定格式。要对合同条款认真填写，依照采购计划认真填写物资的名称、规格、质量标准等，避免填写失误造成进货错误。按照合同法认真填写涉及纠纷、赔偿、仲裁的条款，避免合同欺诈给企业带来损失。三、供销合同须经律师或法律顾问审核。供销合同经双方签字盖章即发生法律效力。若解除、变更、终止均须双方协商达成一致意见。四、合同执行合同生效后，按合同交货进度，及时催促供应方按时发货。收到托运单据或提货凭单后，即前往提货点，按提货程序清点货物品种、质量、数量相符后签收。验收合格的货物及时运抵仓库，办理移交入库手续，并持有关发票和提货凭证到财务部门办理结算手续。五、问题处理11（一）如发现货物品种、数量或重量与合同不符的；经检测，质量与合同约定标准不符的，可拒绝接收或将货物退回供应方并及时告知供应方，就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜按合同规定进行谈判。（二）如发现缺货、供货延迟、货款诈骗等问题，应及时上报主管领导处置，寻找替代品或变更生产计划。并保留追究经济赔偿的权力。六、合同存档各单位供应部门要妥善保管已签订的合同及其技术协议、调价文件或通知，要建立合同台账，按类别、日期进行整理和保管。定期将执行完毕的合同转交档案管理部门存档管理。第二十四条供应商管理根据本集团需用的物资要求，按照确定供应商标准，由物资供应分公司和基层单位共同推荐供应商。经物资供应分公司对供应商进行全面资质认定后，确定为筛选对象。一、被确定的筛选对象，经过招标，确定中标单位为集团供应商库成员。二、建立供应商管理库和供应商档案，对供应商库成员实行动态管理，定期对供应商进行综合评价，确定资质等级。三、建立对供应商考核制度。每月对供应商进行考核，每季度对存在质量问题、不能满足供货要求的供应商库成员进行质询、淘汰更换。对长期考核保持优良的可晋升为战略合作伙伴关系。12四、对供应商实行专业化管理，明确供应商的进货范围，取消“万能供应商”。五、本着“保护市场不保护落后”的原则，在同等价格和质量情况下，必须使用集团内部产品。第二十五条其它要求一、各单位供应部门应采取有效措施，完成企业下达的降低采购成本的指标，或达到采购目标成本。二、应密切关注主要材料的市场供求、价格变动情况。三、分析主要物料的采购成本及构成。掌握出厂价、运输费、采购费用、在途损耗、保险费等在采购成本中的比重。四、选择运输方式。应考虑运输费用、途中损耗、快捷性、安全性、方便性等。五、会同财务部门确定结算方式。协商使用赊购、承兑汇票、先进货后付款，送货到厂的形式，减少采购和库存资金的占用。六、货款的支付程序以到货验收单、入库单、合同增值税票为原始凭证→验证核实→财务挂账→供应科提出付款申请→主管领导批准→付款记账。第二十六条物资供应分公司对各矿、(厂)供应科进行如下检查：一、采购目标