财务管理中应付账款管理制度

财务管理中应付账款管理制度在当前的分析中可以看出，现在很多的企业以及相关的管理制度中，都体现了很多的关于财务管理的说明和规定，那么很多的人都通过财务管理在职研究生的提升方式，来使得自己的在某种层次上有相关的提升。第1条应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。第2条应付账款必须由财务部应付账款会计管理1．应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部的应付账款会计专门负责。2．按付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。第3条应付账款的确认和计量应真实和可靠1．应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。3．应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。第4条应付账款必须及时登记到应付账款账簿1．应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。2．应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。第5条及时冲抵预付账款财务部收到供应商开具的发票以后，应该及时冲抵预付账款。第6条正确确认、计量和记录折扣财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。第7条应付账款的授权支付财务部接到已到期的应付账款应及时支付，经财务部经理审核、总裁按权限审批后才能办理结算与支付。第8条应付账款的结转财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，应编制调节表进行调节。第9条应付账款的检查1．财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因。2．如果追查结果表明无会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异。3．财务部相关负责人应定期从供应商处取得对账单，并进行核对、调节工作。第10条同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核，由财务总监和总裁按权限批准。第11条财务部设置应付票据账簿，并认真做好应付票据的核算工作，票据的登记人员不得兼管票据的签发。在以上的条例和说明中我们知道财务管理，在当前的行业中也是很多人在选择的一种行业，财务管理在职研究生也是很多人选择一种提升的手段，也是通过提升个人和需求的必要方式导读：加强应付帐款的管理，是维护企业与供应商之间的良好合作关系，保证企业可持续发展的重要途径。今天，对应收帐款的管理已成为企业加速资金周转、降低经营风险的重要手段，是企业财务管理甚至经营管理中的重点。相比之下，对应付帐款的管理则鲜被提及。在会计理论中，应付帐款是指企业因购买材料、商品或接受劳务供应等而发生的债务，它反映的是经济交易中“买方”与“卖方”之间的关系，即作为买方的企业与作为卖方的供应商之间的关系。传统观念认为，既然大多数生产要素的市场是买方市场，只要我有购买需求，就会有卖家找上门来，与供应商的关系如何并不重要，因此对应付帐款不存在有意识的管理，对帐和尽可能地延缓支付货款成为应付帐款管理的主要内容。但是，在目前流行的供应链理论看来，企业与供应商之间决非“买”、“卖”关系这么简单，而是一种长期的战略合作伙伴关系。通过与供应链上游企业间的紧密联系和协同运作，充分利用内外资源，使供应商有效地参与到企业自身的产品设计、销售预测、成本降低甚至管理运作方式的改进等方面，从而创造了一种新型的、能够增强企业核心竞争力的商业运作模式。加强应付帐款的管理，是维护企业与供应商之间的良好合作关系，保证企业可持续发展的重要途径。本文从财务管理角度出发，谈谈如何进行应付帐款的管理。一、规范应付帐款的会计核算核算是管理的基础和信息来源，错误的核算将导致错误的信息和错误的分析结果，因此规范应付帐款的会计核算至关重要。1.“应付帐款”科目的设置与核算为了保证数据来源的统一性，减少核算级次，对供应商的核算通常只采用“应付帐款”一个一级科目，“预付帐款”业务反映在“应付帐款”的借方（编制会计报表时需根据其余额方向进行重分类）。“应付帐款”科目借方蓝字反映实际支付（或预付）的款项，借方红字反映收到供应商退回多付的款项；贷方蓝字反映实际收到的材料或商品，贷方红字反映退回供应商的材料或商品；期末借方余额反映公司实际预付、尚未到货的款项，贷方余额反映公司应付未付的款项。“应付帐款”科目应按供应商设置明细账或按往来单位（供应商）核算。2.帐务处理及时性要求在采购业务发生后，财务部门应及时取得货物出入库单据并做帐务处理。在企业实际工作中，由于货物流转与单据流转并非完全同步进行，做帐的及时性往往很难得到保证；而帐务处理不及时导致的财务信息的时间性差异，将直接影响应付帐款帐龄分析的准确性。如何保证物流单据流转的及时与畅通，是企业业务流程管理中应解决的问题。规范应付帐款的会计核算是进行应付帐款帐龄分析取数的基础。二、建立供应商基础信息档案供应商基础信息来源渠道有三种，一是财务部门在财务软件中录入，二是财务部门平时手工或电脑记载，三是企业物资采购部门手工或电脑记载。由于各部门对供应商信息需求不同和财务软件自身的局限性，对于从前两种渠道得到的供应商信息，仍需进行适当的加工才能加以运用，因此第二、三种渠道相结合，即财务与采购部门配合、在电脑中共同建立和维护供应商基础信息档案，是较佳的选择。供应商基础信息的内容视企业管理需要而定，通常应包括以下信息：供应商名称、供应商简称（或编号）、国别、城市、供货商品类型（或品种）、开始合作日期、结算币种、结算方式（细分为转帐、电汇、信用证、现金、预付等）、信用额度、信用期、（预付情况下）首付比例、到货比例、尾付比例、运保费承担方、税票类型、我方经办人、对方经办人、供应商电话、供应商地址、供应商银行帐号，等等。应当注意的是，为了增强数据库之间的有效链接、实现数据的自动归集和汇总分析，必须保证上述信息中至少有一条（如“供应商简称或编号”）与财务软件中的供应商资料完全匹配。三、创建应付帐款帐龄自动分析表格为了分析企业对供应商欠款时间的长短，维护企业对供应商的信誉，为资金安排提供轻重缓急的依据，需要象对待应收帐款客户一样，对应付帐款的帐龄进行分析。传统的帐龄分析方法是，从应收（付）帐款明细帐中逐笔提取、按客户逐个进行分析，其结果是速度慢、工作量大、准确度低，在客户数量众多、业务频繁时几乎无法开展。笔者在实际工作中，总结出一种结合财务软件、利用EXCEL自动快速地编制应付帐款帐龄分析表的方法：在按月收集供应商采购额、付款额的基础上，将近几年每个供应商每个月采购额、付款额的数据反映在同一张工作表中，然后运用EXCEL函数，自动、快速地编制出各种帐龄时间段金额分布的应付帐款帐龄分析表（受篇幅所限，具体编制方法在此省略）。简化的“应付帐款帐龄分析表”格式如下：序号供应商名称国别产品品种币种信用期/天近半年累计采购额近1年累计采购额本期应结算金额欠款余额360天结合供应商基础信息档案，“应付帐款帐龄分析表”能为我们提供与供应商管理相关的极为有用的数据信息，如企业欠各供应商货款的时间长短分布、超过信用期的供应商名称和欠款金额、一定时期内各供应商与产品品种的采购与付款金额等。四、建立供应商分类管理系统1.供应商ABC分类法库存ABC分类法同样可以被移植到供应商管理中来：供应商中的少数将占采购总值的大部份。(1)可将所有供应商区分为三个不同的部份：Ａ类供应商：采购额占采购总额的70~80％、但数量只相当于供应商总数的15~20％。Ｂ类供应商：采购额占采购总额的１５~２０％、数量相当于供应商总数的30~40％。Ｃ类供应商：其采购金额在总金额中几乎可以忽略不计，采购额占采购总额的5~10％、数量相当于供应商总数的60~70％。(2)将“应付帐款帐龄分析表”按近半年或近1年累计采购额由大到小排序，计算出累计百分数。通常情况下，当累计采购额百分数达到70%时，组成这些采购额的供应商即为A类供应商；当累计采购额百分数达到95%时，组成70%~95%采购额之间的供应商即为B类供应商；剩下的属Ｃ类供应商。(3)对于不同类别的供应商实施不同的发展策略和控制措施：类别发展策略优先级内部流程参与度往来记录A战略同盟，共同成长始终优先溶入到企业内部销售预测、订货计划制订、结算等主要业务流程中最准确、完整、明细地记录基本信息、商品数量与金额、运输、服务与产品质量、损失等情况B平等协作，互惠互利关键时优先只参与部分次要流程只需正常的记录处理C按需交往不优先不参与内部流程最简单的记录处理2.规范结算条件类别结算条件A尽可能长的信用期、一定的授信额度B一定的信用期C供需双方协商3.规范结算流程清晰的结算流程，能极大地增强财务工作的计划性，减轻结算工作量，提高财务工作效率。可从以下几方面规范结算流程：(1)规定结算期：根据本企业结帐日期（如每月25日），以月为周期划定一个时间周期（如上月26日~本月25日）为结算期，供应商在这个结算期内的所有交货金额即为当月结算额。统一结算期是统一对帐、统一付款的前提，可大大提高工作效率。(2)将结算工作划分为以下几个时间段：a、对帐期：一般在企业结帐日期结束后几天内，在此期间集中安排与供应商的帐务核对工作。对帐结束后，双方应就对帐结果予以书面确认。b、资金计划提交期：属于企业内部业务流程，一般在月末进行。由采购或用款部门提交下月付款计划，财务部门根据资金状况进行审核并将审核结果反馈给采购或用款部门。c、付款申请提交期：一般在付款日前一周内，由采购或用款部门根据审批后的付款计划提交具体的付款申请单，按企业付款审批流程进行审批。d、发票提交期：一般在对帐后几天内或付款日前几天，由财务部门通过采购部通知供应商提交发票。e、付款期：一般每月集中一、两次付款，由财务部门根据付款计划和付款申请单办理货款支付手续。以上结算流程适用于提货后付款或有一定信用期的供应商的货款结算，对于付款提货或订货等预付款业务的结算，则需根据实际情况而定。五、规范采购合同文本对于不同类别的供应商应采用不同的采购合同格式：由于A、B类供应商与企业是长期合作关系，因此应签订一年内或一个较长时期内有效的一般性（框架性）合作协议，以后每次订货时，以双方传真或信函形式往来的订货清单或采购指令为准，免去频繁起草采购合同的繁琐；针对C类供应商的采购合同格式，则应包含合作协议的相关条款与订货清单的内容，不能只有订货清单。合作协议应包括以下内容，以避免日后因交易产生的经济法律纠纷而带来的经营风险：1.供销双方的单位名称、地址、电话、联系人、银行帐号、税号等基本信息；2.对订货清单或采购指令法律效力的说明：如“依据本合同所制定的补充合同、订货清单、采购指令及相关修订书等，与本合同构成一个统一的整体，与本合同具有相同的法律效力”；3.关键名词术语的定义和解释；4.产品的技术规格和标准；5.知识产权的约定；6.包装、运输与保险；7.结算条件：含结算期的约定、信用期、对帐时间和方式、付款方式、币种、发票类型和提交时间，等等；8.质量保证和售后服务；9.反贪条款：防止贿赂和贪污行为；10.违约责任和不可抗力的定义；11.合同变更与解除的情形约定；12.合同期限；13.争议的解决方式（尤其应注意仲裁或诉讼地点的规定）。六、建立供应商信用评级制度不同于以预防收款风险为目的的销售客户信用评级，对供应商的信用评级是为了考察供应商在生产能力、资金、管理、成本控制、质量控制、售后服务、可持续发展等方面的实力，以决定是否选择该供应商作为长期合作伙伴。优质的供应商伙伴能够帮助企业共渡难关、增强竞争力。1.对供应商的信用评级需要搜集以下资料：供应商的资产状况、财务状况、经营管理能力、以往业务记录、企业资信等。2.建立供应商的信用评估模型可按以下步骤进行：1)确定信用评级需采用的大项及其子项目因素或指标体系；2)确定各大项及其子项目因素或指标的分值权重；3)确定各项目因素或指标的计算公式或评分原则（分值）；4)确定综合测评分值对应的信用等级名称及其含义。最后，结合供应商的信用等