物资采购审计

物资采购审计第一节概论一、制定本实务指南的必要性一般而言，在内部审计准则的三个层次中，基本准则和具体准则对内部审计工作作出了一般性、原则性和程序性的规定，而内部审计实务指南则进一步对内部审计实务的开展提供了具有可操作性的指导性意见。《内部审计实务指南第2号——物资采购审计》为内部审计人员提供了从事物资采购审计的引领规范和衡量标准，对该项审计工作起着“引导”、“规范”和“促进”作用，也对提高内部审计工作的效率、质量和效果具有一定的推动意义。二、制定本实务指南的目的和依据根据《内部审计基本准则》及内部审计具体准则的相关内容，制订《内部审计实务指南第2号——物资采购审计》，旨在规范物资采购审计的内容、程序与方法。三、本实务指南的适用范围《内部审计实务指南第2号——物资采购审计》由总则、物资采购前期审计、物资采购过程审计、物资采购后续审计和附则等5章20条组成。本指南适用于各类组织的内部审计机构、内部审计人员及其从事的内部审计活动。本指南由中国内部审计协会发布并负责解释。四、本实务指南的实施时间本指南自2005年1月1日起施行。第二节实务指南的阐释一、物资采购的几个概念（一）物资本指南所称的“物资”，是指组织在产品生产、基本建设和专项工程中所使用的主要原材料、辅助材料、燃料、动力、工具、配件和设备等。（二）物资采购审计是指组织内部审计机构及人员依据有关法律、法规、政策及相关标准，按照一定的程序和方法，对物资采购各部门和环节的经营活动和内部控制等所进行的独立监督和评价活动。（三）物资采购审计的目的旨在改善物资采购质量，降低采购费用，维护组织的合法权益，促进组织价值的增加及目标的实现。（四）物资采购审计的内容物资采购审计是对物资采购全过程实施的监督和评价，是财务审计与管理审计的融合。物资采购审计的主要内容包括审计物资采购内部控制、采购计划、采购合同、采购招标、供货商选择、采购数量、采购价格、采购质量、物资保管、结算付款以及物资采购期后事项等。（五）物资采购审计的模式根据组织的管理模式和要求、物资采购业务量的大小、内部审计机构资源等的不同，物资采购审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式：（1）项目管理式审计。该模式是有重点、有目的地将某物资采购部门、环节或物资品种纳入年度审计计划，形成为特定审计项目，并实施相应审计程序的审计模式。一般而言，大、中型规模的组织适合采用该模式。（2）过程参与式审计。是由专职内部审计人员参与监督物资采购的全过程或者部分重要过程，实现物资采购审计的日常化。通常小规模组织可以采用该模式。（六）物资采购审计的原则它包括：（1）客观公正的原则。审计人员在审核价格时，所站的立场、所用的标准、方法必须客观公正，不能凭主观臆断、歪曲事实、以保证审计的权威性；（2）质量价格相统一的原则。不能片面的追求低价格而忽视其质量，采购物资的质量只追求适中，不追求最优，要综合考虑价格、运费等发生的成本，避免出现低价格、高运费的现象；（3）实行定点采购和减少中间环节的原则。定点采购是保证采购物资质优价廉的重要措施，应同采购部门、审计监督部门共同确定，并适时调整选择信誉良好、有实力的生产厂家和商家；（4）大宗物资、设备实行公开招标的原则。由于此类物资采购数量多、价格高、价差大、必须实行公开招标，进行商务洽谈，避免“暗箱操作”，防止购销过程中的腐败现象，达到节约管理成本的目的。二、物资采购审计内部审计人员的责任及知识结构内部审计人员有责任警示被审计单位关注物资采购的现有和潜在风险。在知识结构上，内部审计人员应具有物资采购管理的相关专业知识，熟悉相关法律、法规、政策和组织内部有关规定，掌握物资采购内部控制原理，了解组织物资采购现状和外部环境的变化。开展专业技术性较强的物资采购审计，内部审计机构可聘请外部专家参与。三、物资采购前期审计物资采购前期审计是从制定年度审计计划开始到具体实施物资采购审计程序之前对各项审计工作作出的安排。基本过程包括：（一）编制年度审计计划，确定审计对象内部审计人员应综合考虑以下各种因素：⒈重要性。选择采购数量较大、采购次数频繁、采购价格较高、采购价格变化频繁、质量问题突出、长期积压或短缺、在ABC分类管理法下的A类和B类物资、群众反映普遍、领导关注、内部控制薄弱和出现错弊概率较高的部门、环节或物资类别等。⒉物资采购方案、内部控制的重大变化。内部审计应根据外部环境和内部条件的变化，适时审查新的物资采购方案和内部控制的适当性、合法性和有效性，将其列入审计计划。⒊改进空间。根据成本效益原则，内部审计人员应将工作改进空间较大、在增值性方面有潜力的物资采购部门、环节或物资类别确定为审计项目。⒋审计资源。⒌风险因素。风险因素可能来自组织内部或外部。组织规模、经济业务兴致、账户余额大小、出现错弊概率、物价变动幅度、技术变化速度、管理人员素质和能力、业务量大小等都是潜在的风险因素。一般而言，风险大的项目应优先作出审计安排。（二）获取与研究相关资料，制定项目审计计划和审计方案相关资料包括：（1）物资采购目标和计划；（2）前期物资采购审计工作底稿；（3）组织资料，例如组织结构图和工作说明、政策和程序手册以及重大的组织系统变化等；（4）财务会计资料；（5）相关制度规定，例如采购政策、采购程序制度、授权审批制度、供货商管理制度、财产接触制度、合同或协议签订制度、凭证管理制度和定价策略等；（6）外部信息资料，例如同行业相关资料、物价水平和变化幅度、技术变化程度和供货商资料等；（7）法律性文件。内部审计人员应通过审阅资料、咨询技术专家、进行分析性复核、现场观察物资采购流程、询问等方法，研究相关背景资料，初步评价重要性和审计风险，进行制定适合本组织实际情况的物资采购项目审计计划及审计方案。经适当管理层批准后，向被审计单位发出物资采购审计通知书。（三）审查、评价内部控制物资采购内部控制包括控制环境、风险管理、控制活动、信息与沟通以及监督五个要素。⒈采购控制环境。采购控制环境包括以下内容：董事会成员的知识和经验丰富程度、独立性地位、独立董事所占比例、审计委员会的设置情况；管理者对待物资采购内部控制的重视程度、采取的经营理念和管理模式；企业文化所塑造的员工基本信念、价值观念、思维和行为方式；组织结构的适当性、权责划分的明确性、奖惩的分明性、岗位设置的合理性、人员素质的恰当性；组织人力资源政策的适当性等。⒉采购风险管理。采购风险管理包括物资采购风险识别、风险评估和风险对应策略。风险识别包括检查外部因素（如竞争、技术和经济变化等）和内部因素（如员工素质、组织活动性质、信息系统处理特点等）；风险评估包括估计风险的严重程度、评价风险发生的可能性；风险应对策略包括根据风险评估结果作出的回避、接受、降低或分担等风险应对措施等。⒊采购控制活动。物资采购控制活动包括以下内容：业务授权、职责分离、质量验收控制、物资采购招标控制、凭证和记录控制、资产接触和记录使用控制、独立检查、物价信息控制。⒋采购信息与沟通。物资采购相关信息除了涉及财务信息外，还涉及非财务信息，如物价变动信息，市场需求信息、经济政策信息、技术信息、供应渠道变化信息、业务流程再造信息等。信息沟通方式包括政策手册、财务报告手册、备查簿、口头交流、例外情况报告和管理事例等。⒌采购监督。采取的方式包括物资采购内部控制自我评估、内部审计报告、内部控制例外情况报告、操作人员反馈以及顾客投诉等。物资采购内部控制审计可通过设置采购内部控制调查表等方式进行深入调查、了解和测试，并形成审计工作底稿。物资采购内部控制调查表格式，如图表30-1所示：（图标30-1）物资采购内部控制调查表被审计单位名称××部门日期索引号审计项目名称物资采购内部控制调查编制人××会计期间或截止日20××年度复核人××页次问题是否不适用备注强弱一般（一）物资采购控制环境问题调查⒈管理部门是否认为健全的内部控制能促成物资采购目标的实现？⒉组织结构的设置是否有利于物资采购各部门职责的明确划分和协调运作？⒊有无物资采购程序、手册和详细的岗位说明书？⒋物资采购涉及的所有员工是否清楚自己所要履行的岗位职责和必须遵守的政策与程序？⒌物资采购政策及其变化是否及时向相关员工进行了传达？⒍管理部门是否定期向员工说明道德行为的重要性？⒎是否制定了书面的道德政策并使员工了解了这些政策？⒏有无制定不合理的采购目标与高业绩挂钩的奖励诱使员工舞弊？⒐员工的素质与其从事的物资采购业务是否相称？⒑有无对员工进行定期专业培训？（二）物资采购风险管理问题调查⒈是否有适当层次的管理部门参与了对物资采购风险的评估？⒉有无识别物资采购风险的适当办法？⒊物资采购风险的识别是否全面？⒋是否对物资采购风险进行了评估？⒌是否有物资采购风险的防范和化解措施？⒍是否有识别人事、控制程序变化并作出相应反应的机制？（续表）问题是否不适用备注强弱一般⒎有无防止物资积压或短缺的有效办法？⒏物资安全库存量的确定是否合理？有无进一步降低的可能？（三）物资采购控制活动问题调查⒈所有物资采购是否以合法经营需求或目的为依据？⒉物资采购是否经过适当的授权批准？⒊是否以最具成本效益的方式取得物资？⒋是否对物资采购实施合同控制？⒌是否对物资采购不相容职务执行了分离？⒍是否对承担采购职责的员工进行定期轮岗？⒎大宗物资采购是否实行招标控制？⒏供货商选择是否做了充分的调查并持续监督供货商业绩？⒐采购物资的价格确定是否合理？⒑有无健全的物资价格信息控制措施，包括物价信息收集、分类、加工、比较的程序控制，信息的质量要求，信息资料的归档保管等？⒒是否对到货物资由独立部门组织认真验收？⒓对验收不合格的采购物资是否及时查明原因落实责任？⒔是否对物资采购进行了永续盘存记录？⒕在缺乏永续盘存记录时，是否存在补偿控制措施？⒖物资采购是否实施了ABC分类管理法？⒗是否对物资进行定期盘点？⒘是否在有关物资采购票证审核一致、无误的基础上确认应付账款负债？⒙是否定期发送供货商对账单？⒚有无物资接触和记录使用控制措施？⒛对物资采购是否采取了健全的凭证和记录控制？21.是否有针对计算机环境下物资采购信息处理的安全控制标准和措施？（四）物资采购信息与沟通问题调查⒈管理部门是否鼓励涉及物资采购的所有各方交流信息？组织内部信息渠道是否通畅？⒉信息沟通是否能使员工有效履行职责？⒊与组织外部是否有信息沟通？⒋是否存在根据截止期信息对物资采购明细账和总账进行控制和调节？⒌是否对重大物资采购差异进行了及时调查和处理，是否将调查结果向管理层提交？（续表）问题是否不适用备注强弱一般⒍管理部门是否投入充分的资源来支持对信息系统的开发和修改？⒎是否保持最新的物资采购会计文件？⒏收集的外部信息是否全面，包括物价变动信息、市场需求信息、经济政策信息、技术信息、供应渠道变化信息、业务流程再造信息等？⒐有无通畅的例外情况报告渠道？⒑员工的反馈以及供货商的投诉渠道是否畅通？⒒是否采取措施保证网络环境下信息处理和传递的安全完整和对计算机病毒的防范？（五）物资采购监督问题调查⒈是否建立适当管理程序来保证物资采购控制的进行并对运行的效果进行评估？⒉是否存在适当的程序对物资采购活动进行持续的日常监督？⒊监督活动中发现的控制薄弱环节是否向适当管理层汇报？是否根据需要对政策和程序进行修改？⒋是否设立独立稽核员对物资采购实施独立监督？⒌审计活动范围是否能够足以证明物资采购内部控制的有效性？审计结论：四、物资采购过程审计物资采购过程审计是根据采购内部控制评审结果，确定采购计划、价格、合同、执行等方面的测试范围、重点和方法，以收集审计证据。（一）采购计划审计采购计划审计是对采购计划中所列物资价格、数量、质量、采购方式和供货商选择等的真实性、合理性和有效性等进行的审计。⒈应获取的相关资料。包括采购政策、采购计划、物资储备定额补库计划、销售计划、产品产量计划、技术措施计划、生产作业计划、在制品期初存量和期末预计存量、新产品试制计划、物资工艺消耗定额、生产设备大中小修理计划、技术改造计划和物资价格供应状况等。⒉应关注的风险领域。包括采购计划程序失控、采购计划依据不当、采购计划分解不到位、采购