如何写作和使用电子邮件-电子邮件礼仪

商用电子邮件礼仪商用电子邮件礼仪Business e Business e­ ­mail Etiquette mail Etiquette ­ ­How to Write & Use e How to Write & Use e­ ­mails Effectively mails Effectively? ? 张建 James2020世纪最重要的发明世纪最重要的发明Most Important Invention in 20th Century? Most Important Invention in 20th Century?互联网改变了世界互联网改变了世界u 1000年前，亚洲­欧洲，数百年u 100年前，东半球­西半球，数年u 50年前，一封家书，数日u今天，人与人即时通信，世上新闻即刻传遍全球u Internet/Intranet u QQ/MSN/SkyPE u手机短信u e­mailQ1: How many years the e­mail was invented? a. 19 years ﴾1991﴿  b. 29 years ﴾1981﴿ c. 39 years ﴾1971﴿ Q2: Who invented the first e­mail and chose @ ﴾at﴿? a. Bill Gates  b. Ray Tomlinson  c. Steve Jobs [e-mail] [e-mail] [e-mail] [e-mail] [e-mail] [e-mail] [e-mail] [e-mail]1971主要内容主要内容Agenda Agenda u电子邮件的特点Strengths of e­mails u电子邮件的用途Use of e­mails u电子邮件的风险Risks of e­mails u书写10要点Netiquette for writing e­mails– 10 Tips u使用10要点Precautions for sending e­mails– 10 TipsIt’s just an e­mail. No one cares what it looks like, right?电子邮件的电子邮件的特点特点Strengths Strengths of e of e­ ­mails mails • 发送速度快 Light Speed • 信息多样化 Multi­Media • 收发方便 Anytime, Anywhere • 与多人瞬间联络 Multiple Recipients • 成本低廉 Economical • 安全 Security.电子邮件的电子邮件的重要性重要性Why e Why e­ ­mails mails important important to us? to us? u 最广泛使用的正式书面沟通工具（企业、政府） u 反映你的职业化水平（文如其人） u 显示发信者的语言表达能力 u 反映你的逻辑思维能力 u 显示你的解决问题的能力 u 显示你的创新能力 u 折射你的态度和价值观电子邮件的电子邮件的用途用途Why e Why e­ ­mails mails important important to us? to us? u Most widely used written communication tools u Show your language skills u Reflect your professionalism u Reflect your logic thinking u Show your skills in handling problems u A good means to show your innovative ideas u Express your attitude& values.使用电子邮件的使用电子邮件的风险风险Risks Risks in using e in using e­ ­mails mails l Risk of leaking secret﴾Confidential info to irrelevant people﴿ e.g. HR info, Fin info, Tech info etc. l Risk of legal trouble﴾Promise what we cannot do, say what against law, original mail is altered etc.﴿ e.g. Contract termination, Labor dispute etc. l In extreme cases, risk of getting fired误用电子邮件的误用电子邮件的后果后果Negative Consequences Negative Consequences in Misusing e in Misusing e­ ­mails mails l美国管理协会和电子政策学会：2006年超过1/ 4 的美国公司解雇过违反公司电子邮件政策的员工l最新调查表明，至少有1/3的英国企业对于其雇员滥用电子邮件的行为给予严惩，最通常的方式就是请雇员走人l英国桂冠诗人安德鲁·莫辛因涉嫌“性骚扰”一名女学生而被所任职的东英吉利亚大学开除。证据就是他写给该学生的40封电子邮件小组讨论I（10分钟）：在写电子邮件的时候，你有哪些体会和经验可以分享？每组选代表发表，每人发言限定4分钟以内（分享调查结果）书写书写电子邮件电子邮件1010要点要点Netiquette in Netiquette in Writing Writing e e­ ­mails mails – – 10 Tips 10 Tips电子邮件的格式电子邮件的格式• 电子邮件格式, 由三部分组成：Ø信头 Letterhead Ø信体 Body Ø签名区 Signature信头信体签名区1. Begin & End e 1. Begin & End e­ ­mails with mails with Salutation/Greetings Salutation/Greetings 开头和结尾要有问候语开头和结尾要有问候语最常用的问候语最常用的问候语Most Frequently Used Greetings Most Frequently Used Greetings u开头问候Opening u Dear 亲爱的XX u Hello XX先生/女士u Hi 各位同事/朋友/伙计u尊敬的X局长u X主任，您好！u结尾问候Closing u敬候回复/期望您的早日回复u顺致问候/祝秋安/祝工作顺利u祝一切顺利/祝一帆风顺u保持联系u代问大家好u Best regards / Kind regards u Best wishes/ Regards/Rgds u Thanks & best regards.2. Do not miss subject line 2. Do not miss subject line Make subject line relevant, clear Make subject line relevant, clear & specific & specific 不要遗漏主题不要遗漏主题主题要切题、清晰和具体主题要切题、清晰和具体3. Limit your message in one subject 3. Limit your message in one subject Don’t deal with more than 2 issues in one mail Don’t deal with more than 2 issues in one mail 一个邮件只谈论一个主题一个邮件只谈论一个主题不要在一个电邮中涉及两个不相干的议题不要在一个电邮中涉及两个不相干的议题1、关于降低员工流失率的建议 。。。 。。。 。。。 2、关于开展职业技能培训的提案 。。。 。。。 。。。 3、关于缩短招聘周期的措施 。。。 。。。 。。。 尊敬的X主任：您好！恭候您的答复！顺祝秋安！4. Ensure Text 4. Ensure Text Brief, Clear, Key Points Standing Brief, Clear, Key Points Standing­ ­out out Do not write too long mails Do not write too long mails ­ ­more is less more is less ­ ­within one computer screen within one computer screen 邮件正文简短、清晰、重点突出邮件正文简短、清晰、重点突出电邮不要太长电邮不要太长 ­ ­多多= =少少 ­ ­不要超过一屏不要超过一屏（（25 25行）行）5. Keep paragraphs short 5. Keep paragraphs short Use ‘sections’ where appropriate in longer notes Use ‘sections’ where appropriate in longer notes Use blank line between paragraphs Use blank line between paragraphs 每段不要太长，每段不要太长，及时分段，及时分段，段与段之间加空行段与段之间加空行6. Use capital, bold type and color to 6. Use capital, bold type and color to HIGHLIGHT HIGHLIGHT main points main points 使用大写、加粗和彩色文字使用大写、加粗和彩色文字强调强调重点重点消灭一切成本魔鬼挑战习惯细节中降低成本7. BUT DO NOT SHOUT! 7. BUT DO NOT SHOUT! – – USING USING ALL CAPITAL/COLOR LETTERS / ALL CAPITAL/COLOR LETTERS / ALL RED ALL RED！！！！！！！！不要用太多大写不要用太多大写/ /彩色文字！！！！彩色文字！！！！各位部门负责人：大家好！ 1、我认为，这次出现的客户投诉质量问题的应对不及时，不是技术问题，也不是能力问题，而完全是态度和责任心的问题！！！ 2、我们有些部门就喜欢推诿扯皮，逃避责任，心中完全没有客户这个上帝。这种工作态度和缺乏责任心的行为，已经严重影响了我们公司产品在客户心中的形象，这是我们公司的价值观所不能接受的！！！ 3、我强烈呼吁，采取以下措施，弥补业已造成的对企业形象的伤害： 1）质量保证部要立即启动8D程序，彻底分析此次质量问题的根源，并提出改进措施 2）生产部要严格执行SOP和对操作人员的操作技能培训8. Do not deal with issues of a 8. Do not deal with issues of a confidential or sensitive nature confidential or sensitive nature 不要用电子邮件讨论不要用电子邮件讨论需高度保密或敏感的问题需高度保密或敏感的问题不适合用邮件讨论的话题举例不适合用邮件讨论的话题举例u个人隐私u薪资问题u技术机密u劳动争议u法律纠纷u辞职与挽留u争论和吵架u批评和指责.9. Do not use e 9. Do not use