中国大唐集团新能源股份有限公司基建工程档案管理办法(试行)

-1-附件：中国大唐集团新能源股份有限公司基建工程档案管理办法（试行）第一章总则第一条为做好中国大唐集团新能源股份有限公司（以下简称大唐新能源公司）基建工程档案的管理工作，统一工程文件的编制、整理与归档，依据国家档案管理有关规定，特制定本办法。第二条本办法适用于大唐新能源公司新建、改建、扩建及技术改造等风电项目。工程各参建单位均应遵照本办法执行。第二章引用文件及术语第三条引用文件（一）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）（二）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）（三）《风力发电场工程达标投产考核标准（试行）》（中电建协工2008年2月）-2-（四）《风力发电场项目建设工程验收规程》（DL/T5191-2004）（五）《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）（六）《技术用图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3—1989）（七）《中国大唐集团公司光伏太阳能发电企业档案分类表（6-9大类）（试行）》第四条术语（一）工程文件：指从工程立项、可行性研究、初步设计、审批、招投标、勘察设计、施工、监理、生产准备到竣工投产，以及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件材料，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件。（二）工程前期文件：指工程开工以前在立项、可行性研究、初步设计、谈判、审批、招投标、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。（三）工程监理文件：指监理单位对项目工程质量、进度、安全和建设资金使用等进行控制以及合同管理、信息管理、工程协调过程中形成的文件。（四）工程施工文件：指工程施工过程中形成的反映工程建筑、安装等施工情况的文件。（五）工程竣工文件：指工程竣工时形成的反映工程建设（包括土建、安装及调试、监理等）过程和工程真实面貌-3-的文件。主要由工程施工文件、工程竣工图和工程质量监督、监理、监造、设计工代、设备缺陷处理文件以及主要主、辅设备安全性能检验报告、配套设备技术文件组成。（六）单项工程：指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。（七）单位工程：指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。（八）工程竣工图文件：指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。（九）工程竣工验收文件：指工程竣工后试生产（试运行）中以及竣工验收时形成的文件。（十）工程竣工验收：指工程竣工、试生产后，由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查和验收。（十一）工程档案：即建设工程档案，是由工程文件经鉴定、整理、归档后形成的。（十二）工程档案移交：一方面指工程设计、施工、调试、监理等单位根据合同、协议，在工程完成时向工程建设单位（以下简称建设单位）移交的经系统整理过的全部文件；另一方面是指建设单位内部基建部门将工程各阶段形成的文件经系统整理后定期或按阶段向档案部门移交。第三章组织管理原则-4-第五条贯彻统一领导与管理的原则，确保工程档案的完整与安全，为工程建设提供有效的服务。第六条建设单位应建立综合档案室，对档案实行集中统一管理。综合档案室承担基建单位和生产单位档案集中统一管理的双重职能，负责对施工、设计调试、质检、监理等工程各参建单位竣工文件的编制、工程档案的整理与移交工作进行组织、协调和指导。第七条大唐新能源公司新建、扩建、改建和技术改造等工程各参建单位要建立各自的工程档案管理组织网络，由一位公司级负责人牵头，工程管理部统一协调工程、质量、材料、设备等各有关部门的档案工作。档案部门负责工程档案工作的组织、实施、监督和检查。第八条大唐新能源公司基建工程档案管理工作要注重工程过程管理，贯彻工程档案管理与工程建设同步开始、同步进行、同步验收的要求。工程档案管理是工程建设管理的有机组成部分。各但闻应把工程档案管理工作纳入工程基建目标管理程序及工作计划，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门和人员的职责范围、工作规范中，并有相应的检查、控制及考核措施。第九条为保证工程合同档案资料的完整性、准确性、系统性，执行工程档案保证金制度，并在招标文件和合同文件中明确档案管理职责，档案保证金为合同项目结算价的1%。档案保证金的提留和支付由建设单位计划、财务、工程和档案部门负责实施。对不按本规定移交档案的，视为合同违约，不返还档案保证金。对按规定移交档案的单位，档案保证金预以返-5-还。第四章工程档案管理职责划分第十条建设单位职责（一）认真履行建设单位对工程档案工作统一组织和管理的职能，负责对大唐新能源公司工程各参建单位档案管理工作的组织、协调、指导、监督和检查。（二）建设单位在工程招投标和签订合同协议时，应当设立专门条款，明确规定工程参建各方在工程文件收集、整理、归档等方面的责任，明确施工、设计、调试、质检、监理、制造等单位移交档案材料的内容、数量、费用、时间、质量、电子文件的提供等要求和违约的责任。在监理合同中应明确其对竣工文件审核的责任；在竣工图编制合同中应明确竣工图的编制范围与编制深度，竣工图章的样式及签署内容，竣工图编制的套数、时间、电子版本等具体要求。（三）按照国家和行业的规定以及集团公司档案管理部门建设工程档案管理规定、办法，制定本单位工程项目档案管理办法。（四）档案部门按要求认真检查、核对工程各参建单位移交的工程文件，确认符合归档要求后在移交清册上签字。财务部门在见到档案部门的签字后方可与工程各参建单位进行资金结算。-6-（五）在单位工程验收时，工程管理部应通知档案部门参加验收，档案部门会同工程监理单位对工程竣工档案的归档率、完整率、准确率进行检查，发现问题，及时处理。（六）负责设备图、施工图及部分施工文件的统一登记、分发工作。（七）负责工程前期文件、工程交接验收文件、生产准备（包括企业技术规范）及试生产文件的收集与整理。（八）负责机组生产准备、试生产总结及建设总结的收集与整理。（九）负责接收工程的全部档案，运用档案现代化管理手段进行汇总、整理后编目、上架，具备检索、借阅条件。（十）负责同当地建设工程档案管理部门的工作联系，负责统一组织、协调向当地档案管理部门的有关档案移交工作。（十一）建立符合要求的工程档案保管库房，集中统一保管档案。档案保管库房要符合国家的“九防”要求，要为档案保管和提供利用配备必要的装具和设备；档案室应做到库房、阅览、办公三分开，档案保管库房应留有二十年保存余量。其费用列入工程总概算。（十二）配备与工程规模相适应的档案人员，并经过档案业务培训，档案人员应具备档案专业知识和电力生产知识，不断提高综合文化素质和业务素质，为工程建设提供有效服务。（十三）建立工程档案管理网络，一是档案工作人员网-7-络，按照建设项目的布局和档案工作自身特点，布网建点设人，以点联线，以线联网；二是重要档案资料的流向网络，对重要的档案资料的情况及流向进行追踪管理。（十四）建设单位在工程招标、投标和签订合同协议时，应设立档案资料移交情况的有关条款，明确规定工程参建各方在文件收集、整理、归档等方面的责任，明确施工、设计、调试、质监、监理等单位移交档案的内容、数量、费用、时间、质量等要求和违约的责任。第十一条施工单位职责（一）责提交施工、安装全部技术资料（含隐蔽工程及测量记录）。（二）负责提交土建、水工施工及设备、管线安装文件。（三）负责提交分部试运阶段的方案、措施。（四）负责提交分部试运记录及验收签证书。（五）负责提交移交试生产前的消缺记录。（六）负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。（七）负责提交反映工程施工、安装过程的声像材料。（八）负责提交工程总结和工程技术总结。（九）施工单位受甲方委托签署设备材料购置合同时，应设立专门条款，明确移交档案材料（如产品说明书、质量合格证、试验报告、设备图纸等）的内容、数量、质量等要求。（十）凡工程实行总承包的，由各分包单位负责其分包工-8-程全部文件的收集、整理，并提交总包单位汇总；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、整理其承包工程的全部文件。（十一）负责编制工程竣工草图。（十二）凡工程竣工（包括单项工程及分期建设的工程投入使用）后一个月内，按照本制度及集团公司档案管理的有关要求整理、装订、装盒，并编制工程档案移交清册后，向建设单位档案部门办理移交手续，清点、签字后进行工程档案移交。第十二条设计单位职责（一）负责提交工程各设计阶段的勘测设计文件，编制施工图总清册。（二）负责提交全部设计修改通知单。（三）负责提交工程设计总结。（四）对汇总的工程各类变更文件进行最终审核，保证其完整、准确。按竣工图编制合同，结合电力行业和档案管理的有关要求，编制两套完整的竣工图及一套与纸质竣工图内容完全一致的电子文件竣工图，并按本办法及集团公司档案管理的有关要求进行整理、装盒。编制移交清册，风电场完成满负荷试运后3个月内移交建设单位档案部门。凡在城市规划区范围内的重要建设项目，应根据《城市建设档案归属与流向办法》第五条的规定，另编制一份与城市建设、规划及其管理有关的主要建筑物及综合管线竣工图。第十三条调试单位职责-9-（一）负责提交所承担的试验项目调试方案、措施、调试报告及性能试验报告等文件。（二）负责提交分系统调试和整套试运阶段的调试验评表和签证单。（三）负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。（四）负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。（五）负责将机组整套启动试运及系统调试文件按本办法及集团公司档案管理的有关要求进行整理、装盒。编制移交清册，在机组投产后一个月内移交建设单位档案部门。第十四条质监单位（质量监督中心站、质量监督站）职责（一）负责编制、收集、整理、提交工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件（质量监督的质监计划、评价报告、纪要、监检记录、呈报、总结、报告和结论意见等质监活动文件；对工程参建单位不合格项的纠正措施，关闭文件情况验证文件、设备的监造报告等）。（二）按本办法及集团公司档案管理的有关要求进行整理、装盒。编制移交清册，在工程竣工（包括单项工程及分期建设的工程投入使用）后一个月内移交建设单位档案部门。第十五条监理单位职责（一）负责提交工程监理项目的监理文件（监理大纲、规划、目标、办法、措施等）及结论意见（如对于工程质量、-10-工期、投资等的监理意见）。（二）负责提交工程监理通知单及整改措施记录、总结。（三）负责提交工程施工及调试期间的设计变更通知单、设计变更执行情况总结及未完成项目的闭环签证（处理结果）。（四）负责提交工程建设期间的设备缺陷处理清单、设备缺陷处理会议纪要和处理后复试报告。（五）负责提交调试过程中的设备缺陷处理记录及处理结果。（六）负责提交设备修改通知单。（七）负责提交工程联系单及材料代用记录。（八）负责提交全部施工调度（协调）会议纪要、专业会议纪要。（九）按本办法及集团公司档案管理的有关要求进行整理、装盒。编制移交清册，在工程竣工（包括单项工程及分期建设的工程投入使用）后一个月内移交建设单位档案部门。（十）监理单位作为工程建设过程中的档案责任单位，负责监督工程文件内容的真实性、齐全完整情况以及归档文件的质量，督促检查工程建设中文件材料的收集积累和完整、准确情况，负责竣工文件和竣工图的审核并签署意见并与建设单位密切配合共同做好工程档案管理工作。第十六条设备厂家（一）编制移交清册，在设备开箱验收前移交建设单位-11-档案部门。（二）在设备到货时，必须同时提供装箱单、产品质量证明书、合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料及至少三套设备图纸（合同中另有规定的除外）。第五章工程文件的质量要求第十七条文字材料质量要求（一）凡合同、协议、试运后签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产交接书等文件材料均应为正本（即必须有各方代表的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章）归档，签字方不能用副本或复印件归档。（二）施工记录、验评单、验收单、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表式和数据均应用合格的书写材料