常用公文及函的写法

常用公文及函的写法本章包括两个方面的公文，一是法定公文中平行文即函的写法。“函”是公文中唯一的一个平行文。有人认为，把“函”说成是唯一的平行文不妥，因为除“函”以外，“意见”不也可以平行吗？关于这个问题，我们应有一个完整的认识。虽然“意见”也可平行，但它还可以用于上行或下行，其本质属于中性行文。“函”虽然有时也有行文方向的变通，但它的本质是平行。二是党政法定文种以外的一些常用公文的写法。这方面的文种主要有“计划类公文”、“总结类公文”、“讲话类公文”及“调查类公文”等。这些文种虽不是党政机关的主要或正式文种，但使用之多，写作难度之大都是许多法定文种无法相比的。因此，本章将结合作者多年从事公文工作实践的酸甜苦辣，对一些常用公文文种的写作方法和技巧作些介绍。—函（一）文种特征在党政公文主要文种中，“函”是唯一的一个平行文。按照党和国家行政机关两大公文法规的规定，“函”是相互商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准时使用的文种。函在实际行文中形成了多种类型。从内容作用上看，包括：申请函。申请函，即向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项的函。商洽函。商洽函，即用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。询问函。询问函，上下级或同级之间均可使用，如上级向下级询问工作情况或某一具体事情，下级向上级机关及主管部门询问有关方针、政策和工作中遇到界限不明确的问题等。答复函。答复函，上级答复下级询问、平级相互答复事项及审批答复函时使用的函。告知函。告知函，平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函，其内容均属周知事宜，不得带有指挥的性质。“函”是党和国家行政机关使用的一个主要文种，行文时要采用正式文件的标印格式，它的红色版头是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的（党的机关文件还可以在发文机关名称后面加括号标注“函”的文种名称）。，因此，不能把机关日常使用的普通“信函”（也叫“便信”、“便函”）与“函”混为一谈，信函不是正文公文。“函”在建国前就被广泛使用，早在1940年和1942年，我晋察冀边区行政委员会和陕甘宁边区政府就将“函”列为正式公文文种。在当代社会中，“函”已成为联系工作、传播信息、沟通情况、赢得理解和支持的重要手段。随着我国改革开放的深入，商品经济的发展，流通领域的活跃，横向联系的扩大，“函”在公务活动中的作用必将越来越大。（二）结构与写法“函”的内容结构一般由以下几个部分组成：1．标题。基本上由“三要素”构成，即“制文机关”、“事由”与“文种”，如《中国科学院××研究所关于商洽建立全面协作关系的函》、《××市人民政府办公室关于清缴各类机密文件的函》、《××市第一变压器厂关于请归还贵厂劳动服务公司开办费借款的函》及《国务院办公厅关于宁夏回族自治区农村税费改革试点方案的复函》（2002年6月8日，国办函【2002】57号)。2，正文。一般是由两个层次组成：一是制文的依据、缘由与背景，即为什么要发函。如“申请函”开端部分“为什么要申请”的内容，“商洽函”开端部分“提出商洽问题的原因”，“答复函”的开端部分“所引来文的标题及发文字号”等。例如“我局所属××区食品公司，担负着该地区猪、禽、蛋的购销任务。根据商业部及市政府关于实行一条龙经营的方针，区供销社经营的收购业务移交给区食品公司。但由于区供销社房屋紧张，只交了业务，未移交房屋，猪、、禽、蛋收购无地方。”这是××市第二商业局写给市规划局《关于××区食品公司建立食品购销站征用土地的函》的第一层次内容。“你厂于2004年1月，从我厂借去资金11万元，作为贵厂劳动服务公司开办费，当时议定年内偿还”。这是2005年1月10日××市第一变压器厂写给市第七变压器厂催还借款的第一层内容。“你识关于上报（青海省农村牧区税费改革试点工作实施方案）的请示》（青政[2002]27号）收悉。经国务院领导同意，现函复如下：”这是国务院办公厅于2002年6月8日主送给青海省人民政府的一份“函代批复”的开端。再如国务院办公厅于2002年10月22日以国办函【2002】83号文件主送给海关总署《关于海关总署走私犯罪侦查机构职能调整和更名的复函》，开头部分也是先引来文的标题与文号：“你们《关于薪形势下海关缉私警察承担各项打私任务的请示》（署厅发[2002]160号）收悉。经党中央、国务院领导同志同意，现函复如下：”二是申请、商洽、回复的具体事项。以前述的那份“申请函”为例，它的第二层次是：“为了支持生产，方便收购，拟在x辛店和×苑各建购销站一处，每处征地两亩，共需征地四亩，拟请贵局协助选址和办理征地手续”。前述的那份“催款函”的第二层次内容是：“目前，正在编制2004年财务决算，为及时搞好各类款项的清理结账，望贵厂能将所借款项于1月20日前归还我厂。”3.结尾。属申请及商洽事项的函，通常结尾要写“可否。请审批”、“同意否，望请复函”等；答复函一般可写作“特此复函”。（三）写作要点提示1.叙事清楚，说理有节。“公函”是代表机关向外联系工作、告知、商洽事情、请求支持帮助的公文文种。欲要对方理解、接受、支持，取得圆满的效果，首先叙事要清楚、明白；其次就要说理有节，令人信服。如果这两点做不到，对方不能充分理解提出要求的背景，不能激起感情上的共鸣，他就不能千方百计地帮助你解决问题。而要做到上述两点：一是善于思索，整理好思路，占有一定的材料；二是用恳切、谦和的语言表述，避免使用“你们要……”，“你们不要……”，“否则，由此引起的一切后果由你方承担全部责任”；及“承蒙关照”等命令、声讨和客套、寒喧、过分感激的语体；三是提出的意见、办法、请求符合对方的实际情况。2．入木蔓分，用语平和。当遇有属于纠纷、交涉性的事情，相互致“函”时，也要注意掌握分寸，抑制过激词语，做到叙事入木三分，但用语要显得平和，即“外柔内刚”，切不可使用怒斥、讨伐等语调。俗话说“有理不在声高”，这是由“函”文种的性质所决定的。铡如{947年1月20日中共中央革命军事委员会为《皖南事变发表的命令和谈华》，（《毛泽东选集》第二卷）与《共产党第七参政员为重申不能出席本届会议理由复参政会函》（1941年3月8日，《中共中央文件选集》第13卷），同属针对“皖南事变”的，但由于文种形式不同，其语气却大相径庭，前者语气十分强劲、激烈。后者措辞虽也激烈。但又十分讲究尺度，有理有节。这就更使我们领略到“函”的写作用语特色。3.短小精悍，注意技法。“短小精悍”是指写函不必详述过程，不必大发议论，要求字约意丰；“注意技法”是指公函的撰写应根据具体内容，推断对方见函后的心理特征。采用不同的写法。比如，以答复函为例，假若属于肯定性的开头就可以将答复的内容提出，后面再叙述其他有关事宜。这样既能使对方充分掌握函的内容，也能促进单位之间的密切合作关系。假若属于否定性的，开头就不宜将否定的内容提出，而应是先简明、恳切地说明理由，最后表明否定态度，这样能使对方谅解，感到否定是正常的、合理的，不致产生误解和反感。4．不能将“函”遗忘。“函”不仅在革命战争时期被广泛使用，而且在当前也是党政公文中一个十分活跃的文种。因为平级或不相隶属单位之间行文要用“函”，向有关主管部门请求批准事项也要用“函”。上级与下级相互询问事宜或上级答复下级也可以使用“函”，从这三点足以说明“函”的使用频率是多么高。但是实际情况恰恰相反，在上述两方面的情况中，一些单位往往不用“函”，而用通知、请示与批复，从而使“函”处于“被公文遗忘的角落”。为了保证党和国家公文法规的贯彻落实，切实促进机关工作的科学化程度，我们应当把“函”从被通知、请示与批复的“淹没”下解救出来，恢复它在公文处理中应有的地位与作用。5．要准确理解“函代批复”。对于下级机关的“请示”，由上级机关进行批复时要使用“批复”，但当这种批复是由上级机关的办公厅（室）代行时，由于它们之间形成了一种平行关系，故用“函”代行“批复”来行文，这就是人们通常所说的“函代批复”。因为从公文外形上看它是一份“函”，而实质上是一份千真万确的“批复”。“函代批复”里的“代”字，万万不可当作“代替”来理解，而是强调它的实质，是形式与内在的完整与统一。二总结（一）文种特征“总结”虽不是党和国家机关公文法规中所确定的正式、主要文种，但它的使用频率之高却是正式、主要文种中许多文秤无法相比的，它的使用频率不亚于“通知”、“报告”与“请示”。“总结”是对以往工作进行回顾、检查、分析、研究，从中提炼出规律性的东西，用以指导今后工作的一个文种。“总结是实践的本质概括”，“总结就是提高”，“向后看是为了向前干”，这些论断揭示出了总结文种的真谛。1．“总结”与“计划”是一前一后，相辅相成的一对文种。今年的“总结”是对去年“计划”的检验，因此，写“总结”时必须以去年的“计划”做前提，今年的“总结”势必又成为制订明年“计划”的基矗2．“总结”不同于“报告”。总结不是一般的情况综合，而是在情况综合的基础上，通过分析、概括、提炼、归纳出几个专门问题，也就是通常所说的经验和体会。与一般的工作报告相比，理性的成分浓了，规律性的东西多了．对问题的认识趋向立体化。一般的工作报告在表述方式上大量使用叙述，其中情况、实例的表述占绝大部分，只在篇、部分、段落的开头处提纲挈领地使用一些议论性文字。而“总结”则不然，其对事实、情况的直接叙述只占较少部分，而且是概括性的，较多使用的是议论和说明性文字。一般的工作报告，无论是专题性的还是综合性的，其行文的方向都是上行文，而“总结”不但要上报，而且要下发，它属于中性行文。3．“总结”可以从不同角度进行分类。从内容上看，有专题性和综合性的工作总结两种。从结构形式上看，又包括以下五种：(1)“三大块”式。这是综合性工作总结极其普遍而又常见的一种基本形态。它通常由三大部分即“三大块”内容组成，包括“基本情况概述”——“主要做法”（或称“主要经验”，或称“主要经验和做法”，或称“经验与体会”，或称“经验与教训”等）——“问题及今后打算”（或称“今后打算”）。在文字详略上表现为“两头孝中间大”，即“凤头——猪肚——豹尾”。(2)“因果倒置”式。这是专题性工作总结极其普遍的一种结构形态。它将经验、体会置于重心部位，通常在开头部分先讲这一专门工作所取得的成绩，这就是“果”，随后分条列项地表述这一成果取得的原因，也就是经验、体会，这是“因”，先“果”后“因”，形成“因果倒置”。对待这一工作中存在的问题，通常是置于结尾部分，通过三言两语，一带而过，属于表态性的。(3)“条款并列”式。即把情况、效果、做法、经验、体会、问题、今后意见等融合在一起，归纳成若干条条，逐一加以叙述、议说，不采取大问题套小问题的方法，而每个问题都具有相对的独立性。(4)“正反对比”式。即把情况特别是经验与教训融和在一起，归纳成几个大的问题，逐一从事实与道理、正面与反面、经验与教训的对比结合上进行叙述和议说。(5)“层层递进”式。这也是专题总结经常采用的一种布局形态。通常是先写一个非常简明的开头，说明开展某一工作或活动的原委、背景，然后在主体部分，按照这一工作进行的过程，从初期到后期、从远处到近处、从低级到高级，分作几个层次逐一加以说明。步步深入、顺理成章。（二）结构与写法总结的内容结构一般由以下几部分组成：1．标题。综合性工作总结的标题，基本是由“制文机关”、“时间概念”与“文种”组成，例如《中共××乡委--OO七年工作总结》、《天津新港船厂二OO七年生产总结》等；专题性工作总结的标题，大都是由“制文机关”、“事由”（即专题事项内容）及“文种”组成，例如《××省救灾协调小组关于一年来抗灾救灾工作的总结》、《××县行政机关工作人员目标管理考核工作总结》。2．正文。主要有三种写法：一是“层层递进式”的结构形式。例如××省救灾协调小组于2008年1月15日写给省政府的《关于我省2007年抗灾救灾的工作总结》，开头先讲明这项工作的背景及总体评估：“去年，我省自然灾害严重发生。在省委、省政府领导下，灾区各级政府组织广大干部、群众奋起抗灾救灾，普遍开展生产自救，积极恢复生产，将灾害损失降到了最低程度。