笔会活动策划及细案修改版

笔会活动策划及细案修改版共“臻”风雅，妙笔画“心”第一季“臻心雅集”书画笔会活动策划案及执行细案一、活动主题：共“臻”风雅，妙笔画“心”二、活动宗旨：与名师为伴、以书画会友，展示书画鉴赏、投资收藏天地。同时借书画作品与家装设计艺术的结合，推动为文化创意产业的共发展共繁荣。三、活动组织：主办：重庆臻纪文化传播有限公司承办：HeartHouse家居艺术馆四、笔会地址：渝北区新南路166号龙湖MOCO家居生活馆B馆4F-1五、笔会时间：2011年12月24日（上午10:00——下午17:30）六、活动主要内容：1、名家名画作品展；2、名家现场挥毫泼墨；3、书画艺术品投资与收藏讲座（即臻纪讲坛）；4、家居设计与书画软饰搭配技巧讲座（即家装讲坛）；5、互动、交流环节。七、参加范围：1、龙湖地产业主；2、广东商会、浙江商会嘉宾；3、藏家朋友及书画爱好者；八、活动主要环节流程表上午活动流程来宾臻纪家装领导签到讲坛讲坛致词下午活动流程自由合影大师大师观展保真泼墨互动九、活动详细流程：1、嘉宾签到10:00－10：30活动开始前半个小时，现场迎接嘉宾，营造现场氛围，签到台前填写客户信息调查表。在签到台旁边准备案桌、对联、笔墨，与会嘉宾挥墨填写，将对联作为新年礼品赠送。期间领取抽奖卷，并放入抽奖箱里面。2、臻纪讲坛10：30-11：00主持人开场，并介绍本次活动流程。期间通知臻纪讲坛及家装讲坛内容、时间。由培训部协助朱总，在多媒体室进行臻纪公司简介、画家简介以及书画艺术品投资与收藏的视频播放和现场讲解。3、家装讲坛11：00-11：30HeartHouse家居艺术馆在多媒体室进行展示标志性家居设计作品，并演绎书画藏品在软装布局中风水学讲究。★注意事项：上午活动中，心房子生活馆进行冷餐的提供。嘉宾在上午活动中可自由进行取食。上午活动中，艺术部进行对现场嘉宾进行画作讲解和信息收集，嘉宾离开时赠送相关资料。4、藏家签到13:30－14：00活动开始前半个小时，现场迎接藏家，营造现场氛围，签到台前填写客户信息调查表，在签名台旁边准备案桌、对联、笔墨，让藏家自己挥墨填写，并将此作为新年礼品赠送。期间领取抽奖卷，并放入抽奖箱里面。5、领导致词14：00－14：30由主持人开场，邀请臻纪和心房子的领导分别进行简短的致词（每人10-15分钟），并由臻纪领导介绍大师出场。工作人员进行欢迎和献花行动，音乐配合。6、大师互动14：30-15：00主持人邀请来宾和熊显林教授、苏扬老师进行互动，两位老师对各自代表作品及藏家收藏的作品进行点评。7、大师泼墨15：00-16：30熊显林教授和苏扬老师现场挥墨，及题写墨宝，并进行现场讲解与客户互动沟通。8、合影保真16：30－17：00主持人按照会员中心提供的藏家名单，有序邀请熊显林教授和苏扬老师在现场与藏家合影，进行作品的保真纪念。9、自由观展17：00－17：30主持人感谢大师离席，告知进行自由观展，藏家互动交流，并进行抽奖活动。活动结束，感谢各位嘉宾到场，并献上祝福。活动结束后，邀请领导、藏家、员工集体照。十、会场布置（一）外场布置（1）提前进行宣传横幅、海报、路牌、X展架等的张贴、摆放，宣传和引导嘉宾入场。（2）HeartHouse家居艺术馆进门处安排礼仪人员进行迎接。（二）内场布置（1）灯光音响设备的调试。（2）签到台、台花、桌布、水果、茶水、礼品、桌椅等安排到位。（3）画家作品摆放、悬挂到位。（三）内外场布置示意图场内物料布置图场外物料布置图人员点位规划图十一、会场人员设定人员点位分布图现场管理及冷餐饮料供给多媒体室管理现场管理及讲解现场管理及讲解签到、登记、资料发放收款、签约现场管理及讲解现场管理及讲解入门迎宾★注意事项：以上人员安排数量为初步设定，根据现场人数及变化，相关部门进行机动支援。十二、效果图示意宣传物料效果图十三、注意事项1、如果参会人数过多，现场所有工作人员注意维持持续，现场疏通。2、上午活动进行嘉宾登记时，工作人员注意表达语术，避免登记嘉宾产生抗性。3、活动期间保证冷餐及茶水的供应数量和及时。4、上午活动中，主持人应及时提醒臻纪论坛和家装论坛活动，工作人员应尽量将嘉宾领入多媒体室参加。5、财务部做好现场收款和签署合同协议准备。6、拍摄人员进行活动全程现场拍摄，注意重要节点的拍摄。7、本次活动第一协调人：企划部（张维），第一监督人：人力资源部（仪汐）。十四、奖项设置：1、熊显林及苏扬老师墨宝赠送。2、由于时值新年，故本次活动中考虑设定对联赠送，以增加新意。由企划部设计制作，每幅对联上空出一个字的位置，由与会嘉宾进行填写。十五、活动物料预算单位：元序号物料规格数量单价总价备注1入口大门横幅8m0.8m1幅107不含安装2心房子内横幅4m0.6m1幅77不含安装3心房子入口横幅5m0.6m1幅64不含安装4海报0.6m×0.9m4张128不含安装5X展架1.8m0.8m5个4286公告喷绘11.2m3.6m1幅433不含安装7背景墙喷绘2m2m1幅856不含安装8画板、展架0.8m0.6m2套685不含安装9桌牌0.1m0.2m2个107不含安装10活动折页630210mm400张11抽奖巻400张企划部印制12对联140960mm400套14签到薄、签字笔行政部负责15鲜花、胸花16笔墨套件财务部负责17宣纸不可预估费用：2000备注：实报实销整体费用预算：RMB元十六、活动筹备细案2011年第一季“臻心雅集”书画笔会活动筹备进度表日期负责部门筹备事项12月13日企划部召集各部门参加活动筹备会企划部活动策划案及执行细案提交给心房子企划部活动物料设计定稿，并安排制作12月14日企划部活动现场领导致词稿1份（15分钟）心房子活动现场领导致词稿1份（15分钟）培训部主持人串词稿心房子业主及其嘉宾通知艺术推广部客户通知12月16日会员通知会员中心统计墨宝明细12月19日企划部、心房子、行政部活动物料制作、现场安装完毕笔墨纸砚数量落实赠送藏家的墨宝落实财务部墨宝和作品的记录与分类现场收款和签署合同协议准备12月20日培训部现场活动宣传PPT、VCR制作等落实艺术部、财务部画家作品准备完毕行政部画家资料、内刊准备、抽奖券准备完毕企划部活动其他物料检查12月21日财务部、艺术部、推广部协助书画作品布置企划部、艺术部、行政部活动现场场地布置12月23日行政部预订鲜花、花环等准备心房子冷餐、茶水、现场桌椅、音响落实全体活动参与部门活动开始现场作品运输回库12月24日现场宣传物料拆除、运输回库现场活动资料收集心房子扫尾工作企划部笔会新闻稿、网络推广、活动总结12月25日会员中心会员名单收集整理十七、各个部门执行细案：1、企划部：（7人参加）与心房子对接，完成活动策划方案、客户信息登记表和物料设计制作。全程记录本次活动状况，照相和后期跟踪，新闻稿撰写。日期负责部门筹备事项12月13日企划部召集给部门参加活动筹备会企划部活动策划案及执行细案提交12月14日企划部活动物料设计定稿，并安排制作企划部活动现场领导致词稿1份（10-15分钟）企划部、心房子、行政部活动物料制作、现场安装完毕12月19日企划部向心房子提供本次参展作品电子版12月21日企划部活动其他物料检查12月23日企划部、艺术部、行政部活动场地布置12月24日全体活动参与部门全程人员进行管理、调动，专人进行拍摄工作12月25日企划部笔会新闻稿、网络推广、活动总结2、行政部：（4人参加）会前画家资料准备（数量）、内刊准备（数量）、抽奖券、预订鲜花工作。当天前台客户签到接待、现场画家资料及内刊发放、茶水及水果准备、画家两餐等工作。日期负责部门筹备事项12月19日企划部、心房子、行政部负责物料安装时车辆安排及活动结束后车辆安排企业宣传单（200份）活动折页（200份、企划部设计）12月20日行政部签到礼品（对联200套，企划部设计）、抽奖券（200份）公司内刊（200份）手提袋（200个）准备完毕企划部、艺术部、行政部活动现场场地布置12月23日行政部预订鲜花4束、胸花10个、红绸带2卷等准备行政部画家行程安排及接待（见附表一）12月24日行政部进行礼仪接待、茶水供给工作行政部嘉宾入场时资料发放（上午）附表一、画家行程时间表时间（12.24日）事项责任12:00画家午餐接待行政部1:30将画家接到心房子暂作休息，准备参加笔会行政部2:00邀请画家入场，活动开始行政部18:00画家晚餐接待行政部19:30画家回程行政部3、艺术推广部：（全部人员参加）来宾的到场情况的把握以及来宾资料收集。活动资料和请柬的发放。日期负责部门筹备事项12月16日艺术推广部藏家、客户通知艺术推广部下午13：00到达现场，迎接工作12月24日艺术推广部现场作品搬运4、艺术部：（6人参加）布展、作品讲解、大师访谈、书画投资与收藏讲坛。日期负责部门筹备事项12月19日艺术部向企划部提供本次笔会参展作品电子版12月20日艺术部、财务部画家作品准备完毕、书童培训12月21日艺术部书画作品布置、画案布置检查12月23日企划部、艺术部、行政部活动场地布置、检查艺术部现场对嘉宾和藏家的引导和讲解工作。12月24日艺术部活动现场流程控制艺术部现场作品看管、回库5、财务部：（2人参加）画家赠送给藏家的墨宝的分类与出入库、配合艺术部出库部分作品布展。收款和签署合同协议、藏家合影配合。画案笔墨纸砚的准备、现场墨宝和作品的记录，分类与保管。保真环节作品出库、保管。大师作品进行运输和保管，以及活动后的作品回库。日期负责部门筹备事项12月13日财务部画家邀约笔墨纸砚数量落实赠送藏家的墨宝落实财务部12月20日抽奖墨宝和作品的记录与分类现场收款和签署合同协议准备艺术部、财务部画家作品准备完毕12月23日财务部向会员中心提供保真作品财务部现场收款和签署合同协议12月24日财务部作品回库6、培训部：（3人参加）会场布置、开场主持及整场、礼仪、VCR制作。日期负责部门筹备事项12月14日培训部主持人串词稿现场活动宣传PPT、VCR制作等落实12月20日培训部（请朱总提供30分钟演讲稿）按流程进行准备多媒体室视频管理、播放12月24日培训部（由朱总进行臻纪论坛的讲解）画家互动活动、现场抽奖7、人事部：（2人参加）安保工作（比如维护作品安全、提醒客户手机静音等）。日期负责部门筹备事项12月24日活动开始8、会员中心：（4人参加）统计墨宝明细、藏家邀约、藏家代表准备（2位）、藏家到访情况确认、辅助讲解。笔会上午来宾登记、协助藏家合影及作品展示、离职经纪人藏家配合、藏家代表协商。日期负责部门筹备事项会员通知12月16日会员中心统计墨宝明细会员中心签到、客户信息表填写、奖券发放12月24日会员中心抽奖环节会员中心保真环节9、心房子：业主及其他嘉宾邀约、家装与书画讲坛活动讲解。日期负责部门筹备事项12月14号心房子活动现场领导致词稿1份（10-15分钟）12月16日心房子业主及其嘉宾通知心房子所有物料的安装完成12月19日冷餐、茶水、现场桌椅、音响、台花（1盆）落实心房子宣传资料400份12月20日心房子家装讲坛视频或PPT制作心房子家装讲坛12月24日心房子扫尾工作重庆臻纪文化传媒公司企划部2011年12月12日