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公司《会议组织标准执行手册》一、分组概述筹备组：领会会议精神，摸清领导意图，明确会议目的和形式，评估核算会议收支，落实领导工作要求，全面负责会议各项工作的协调、组织和统筹。具体工作：安排整个会议流程，制定并明确会议方案；合理安排协调人员调动及物品配给；会前与双方渠道负责人做好沟通，明确来宾人数、会议时间及其他各项要求；会前分配各小组工作，明确分工，会议进行时监督指导；会议结束后负责疏导来宾，分配员工进行会场清理物品归位等清理工作；对可能发生的及不可预见的突发事件给予解决；对各小组给予帮助并予以指导；确保会议圆满成功；会议结束后对会议工作进行评价，撰写会议总结，不断提高会务水平等。文秘组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报、宣传通稿，负责会议的录音、录像、照相服务、信息存档等。会务组：负责会议通知、会议物资、会场布置、会议接待、签到等会议协调工作。接待组：负责生活服务（用餐、住宿等）、交通（路线）引导、医疗服务等工作。财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付账等财务工作。保障组：负责防火、防盗、人身安全、会务安全、保密、应急等工作。二、责任组成领导决策层筹备组(一级责任)文秘组（二级责任）会务组（二级责任）财务组（二级责任）接待组（二级责任）保障组（二级责任）根据具体任务，分工到个人（三级责任）根据具体任务，分工到个人（三级责任）根据具体任务，分工到个人（三级责任）根据具体任务，分工到个人（三级责任）根据具体任务，分工到个人（三级责任）决定会议主题、目的、事项，向筹备组传达任务根据总任务，统筹、组织、协调各小组，确保会议结果根据筹备组会议分工，执行分工任务根据各小组任务分工，抓细落实好各项工作。三、会议组织流程责任人流程描述说明说明：确定会议主题、议程、方案接到会议任务结束填写会务安排需求表（附1）是否确定与会人员人数、名单确定(调整)会议场地发布会议通知和信息开会（会前检查）（附2）与会人员是否参加讨论议题、方案（文秘记录）整理和撰写会议纪要、新闻稿会议纪要审批是否通过下发会议纪要执行信息存档是否会前会中会后筹备组、文秘组会务组会务组会务组会务组会务组、文秘组文秘组附件1-1会务安排需求表需求日期时间工作内容（如需要，请在□上打“√”）责任人经办成员对外联系人及联系方式备注（数量）一般会议基本需求□预订会议室（另填附件1-1）□悬挂横幅、牌匾□桌椅□水（台）牌□工作人员工作证□签到台□签到表□全程摄像□照相工作□会场电脑、音响设备调试□专人讲解□专人陪同□报社记者□电视台记者□其他媒体□实物投影仪、投影幕（检查并测试）□激光笔□激光笔电池□笔记本电脑□DVA转高清线□U盘□录音笔□相机□固定麦克风□移动麦克风□音响□公司宣传片□宣传资料□签字笔□铅笔□纸□白板笔□白板擦□吸铁石□尼龙绳□透明胶□剪刀□打印机□驱动程序□打印纸□胸花□鲜花摆放□礼炮□会前车辆安排□会后车辆安排□用餐□住宿□水果（另填附件1-2，1-3）□礼仪□保卫附件1-2会议室使用申请表使用部门用途人数：人使用日期时间申请人申请日期会议室地点管理公司联系人长风酒店联系人场地费用是否安排水果□是□否水果费用水果类型：综合部意见综合部分管领导意见总经理意见备注附件1-3会议接待（用餐/住宿/接送）申请表申请部门接待类型□用餐接待人数：□住宿接待人数：□车辆接送人数：用餐接待时间接待地点费用预算住宿接待时间接待地点费用预算车辆接送时间接送何人以及接送点车辆和司机安排综合部意见综合部分管领导意见财务部分管领导意见总经理意见备注附件1-4会议签到表地点：时间：主要议题：序号姓名单位职务联系方式备注123456789101112131415附件2-1会前准备须知一、统筹组：会议前需与文秘、会务、接待、财务、保障等各小组充分沟通，再三检查，确保会议所需的各种文书材料、会务物料、人员资金等到位。必要时，可提前组织全体工作人员进行1-2次会议流程预演。二、文秘组：①会前必须检查是否已拟写好会议方案、会议流程，并经领导同意；②会议所需的各种文件和资料是否准好；③是否落实好专人负责会议记录（必要时可录音）、拍照、录像等。三、会务组：①检查是否已经备齐《会务安排需求表》勾划的各种物料；②需反复确认会议室场地落实情况，并确保会议室的音频、投影、屏蔽（如必要）各项设备正常使用；③提前检查会议室布置工作，包括台凳布置、场景布置（横幅拉挂，茶水、水果、会议资料摆放等）、水（台）牌顺序摆放（详见附件2-2）等；④提前（视情况，建议提前0.5-1小时）提醒所有参会人员（包括参会领导、媒体人员），并跟踪好到会情况，做好会议签到，引导嘉宾入席；⑤提前检查其他事项。四、接待组：①提前与会务组沟通，检查是否已落实好会议需要的用餐和住宿接待的地点，并明确接待时间；②如会议需要医疗服务，需提前检查医护人员或医护用品等是否到位。；③参会人员如需车辆接送，需提前与会务组沟通，检查接送车辆和司机是否到位，交通（路线）引导是否到位。④用餐接待时，要提前谋划一些特殊情况，如领导是否需要喝酒、喝什么酒，喝酒后的送行安排等等。五、保障组：①提前检查会场的防火、防盗、人身安全、会务安全工作；②提前检查会场是否有积水，做好防滑工作；③根据会议的性质，提前检查会议外围保障、应急保障工作是否到位。六、财务组：需提前检查会议各项经费使用（支出)是否合规、合理。如欠妥，需及时知会统筹组或财务分管领导，由统筹组或财务分管领导向主要领导汇报情况，并及时作出调整，确保会议经费收支正常。附件2-2接待工作领导排位顺序及技巧排序总原则：按职级排序，“左尊右卑”。同级领导情况下，先以“年长者为尊”原则判断，次以“男尊”原则判断。一、会议主席台排序（一）直排型1、领导为单数时：1号领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，4号领导在2号领导左手，5号领导在3号领导左手，如此类推。如图：主席台：7531246台下：64213572、领导为偶数时：1、2号领导同时居中，1号在居中位置的左边，2号在居中位置右边。领导在1号领导左手位置，4号领导依然在2号领导右手位置，如此类推。如图：主席台：86421357台下：64212578（二）回形（或圆形）会议桌原则：避门而坐，上下对坐，靠竖（长边）而坐，左上右下。关键：看实际场地灵活安排。如图：二、就餐排序总的来讲，座次是“尚左尊东”、“面朝大门为尊”。宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。上菜位一般安排在副主陪左边。如图：会议桌门口餐桌门主客主陪2客副主陪3客4客上菜位领导下属三、仪式座次签字双方主方在左边，客方在主方的右边。如图：四、合影座次安排与主席台安排（直排型）相同。五、乘车（5座小轿车）座次（一）有司机驾驶：小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。如图：（共坐4人）（共坐5人）（二）车主（领导）亲自驾驶：以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之。坐4人或5人一样。如图：主方客方司机1号2号3号司机3号1号2号4号领导1号1号2号3号