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目录第一章行政办公室的组织架构与权责1、办公室人员架构2、办公室权责3、岗位职责第二章行政办公室日常事务及办事流程1、办公室日常事务1.1文档管理1.2物质管理：1.3行政事务1.4外联工作：2、办事流程第三章行政办公室管理制度办公用品领用管理制度来客分类标准与流程办公物资采购管理规定会议管理规定文件审批管理规定证照档案管理规定保密制度第四章四川金煜投资集团有限公司印章管理办法第一部分总则第二部分授权管理第三部分银行印鉴章管理的特别规定第四部分印章管理人的变更第五部分监督和检查第六部分附则第五章四川金煜投资集团有限公司合同管理办法第一部分总则第二部分合同的订立第三部分合同的履行第四部分合同的变更和解除第五部分其他第六部分责任第七部分附则第六章四川金煜投资集团有限公司门卫管理办法一、总则二、管理办法三、附则第一章行政办公室的组织架构与权责1、办公室人员架构行政经理——办公室主任，下设行政文员、行政专员和驾驶员。2、办公室权责办公室主要负责公司的日常行政事务处理;组织协调集团内部各部门、分公司之间的关系，做好信息沟通和传达;为总经理决策提供科学、合理的建议和意见;负责公司对外联系工作。2.1办公室的职责职责1：传达和贯彻公司各项规章制度及文件精神。职责2：负责公司行政工作的工作计划起草、实施和管理等工作。职责3：负责公司办公用品的购买、管理和监督工作。职责4：对公司所有文件进行归档整理。职责5：负责小车管理及日常用车的调配。2.2办公室的权利权利1：参与公司各项管理制度的制定工作。权利2：对集团内部各部门和分公司行政事务进行监督和检查。权利3：开展内部工作的自主权。权利4：要求相关部门配合工作的权利。权利5：向总经理提交管理制度和工作流程改进计划并获得回复的权利。权利6：公司行政后勤管理的权利3、岗位职责3.1办公室主任职责：职责1：贯彻执行集团、部门和分公司各项制度并督促检查。职责2：协助总经理处理各部门之间的业务工作。职责3：监督各部门对工作计划的实施，随时向总经理汇报。职责4：办公用品的分派和管理工作。职责5：及时签批、送阅上级来文和外来文件，按照领导签批意见处理回复。职责6：起草和审核以集团名义发出的所有文件。职责7：本部门员工的管理工作。3.2行政文员的职责职责1：负责公司每日各类通知和其他文件的处理工作。职责2：按时与部门、分公司联系，保证文件准时上传下达。职责3：公司会议记录与整理工作。职责4：档案及文件管理。职责5：落实信息周报制度。职责6：做好部门、分公司的沟通与协调工作。职责7：完成领导交办的其他工作任务。3.3行政专员职责职责1：行政办公会会议决议事项的追踪。职责2：各类会议、活动的组织、协调和安排。职责3：职工名片、工号、工作服的管理。职责4：信件、报刊杂志的接收和分发工作。职责5：外来人员的接待工作。职责6：办公室采购及物品领用工作。职责7：出差人员旅程安排工作。职责8：公司公告、信息公开管理与制作。职责9：每天了解车辆状况，保证合理安排车辆使用。3.4驾驶员职责（集团公司）职责1：凭出车单或者领导通知出车，做到安全文明驾驶。职责2：经常检修保养车辆，保管好车上物品，保证车辆内外整洁，性能良好。职责3：做好车辆防火、防冻、防盗工作，按国家规定办理车辆年检手续。职责4：未经领导允许，不得将车辆转借他人。职责5：无出车任务时，在办公室正常上班。职责6：完成领导交办的其他工作任务。第二章行政办公室日常事务及办事流程1、办公室日常事务1.1文档管理：公司各类通知和日常公文的规范处理；制度建设与执行；与集团部门和分公司联系，保证文件及时上传下达；会议记录整理与管理；档案管理；公文管理；公司各类总结、计划的起草工作。1.2物资管理：小车管理、办公用车调度；固定资产的申购与管理；办公物品的领用与采购。1.3行政事务：行政办公会会议决议事项的追踪；。各类会议、活动的组织、协调和安排；职工名片、工号、工作服的管理；信件、报刊杂志的接收和分发工作；公司公告、信息公开管理与制作；员工通讯录的更新与制定。1.4外联工作：外来人员的接待；出差人员的旅程安排、机票预订；预订酒店、旅馆，以及外联车辆。2、办事流程2.1文件处理流程外单位来文——办公室附处理签，并签署拟办意见送分管领导——总经理办公室或职能部门起草文件——办公室审核——职能部门领导审核——总经理签发——办公室制作——文件分发和存档。2.2名片制作流程个人向办公室提出申请——填写名片内容——联系印刷单位印制——取回并发放申请人。2.3办公用品领用流程个人提出申请——部门领导签字——办公室审核——符合标准——领取物品——领取人签字注：各部门确定1人为办公用品固定领取人，每周1，周3为固定领取日，其余时间不得领用。第三章行政办公室管理制度办公用品领用管理制度【目的】有效管理办公用品领用，加强内部控制，杜绝浪费。【范围】公司全体人员【责任】行政办公室【内容】一、计划管理1、办公用品实行计划管理。办公室根据办公用品发放情况合理掌握办公用品库存和配备，以备各部门领用之需。2、各部门需在每月第一周内将本月需要领用的物品清单交办公室，办公室根据库存情况合理采购和预先准备。二、领用管理1、领用办公物品时间为每周1和周3，员工领用物品必须填写《物品领用单》，手续不全不予领用。2、专人负责。各部门需指定本部门办公用品负责人，由此人负责本部门办公用品计划、领用和分发管理。办公室在办公用品领用时只对部门办公用品负责人负责。3、新进员工的办公用品由办公室统一负责，离职或转岗员工的办公用品由本部门办公用品负责人进行管理。4、各部门的办公用品按公司标准额度进行配发，每月领用的物品仅限于低值易耗品，如：橡皮、中性笔、圆珠笔、曲别针、大头针、书写便笺等。5、如非计划内配发的办公用品，申请部门应以书面形式向办公室提前2天申请。按流程审批后，办公室方可发放。6、墨盒等较高价值物品的申领按以旧换新原则，一次申领1个。7、如需领用特殊办公物品，如U盘、文件柜之类，需经办公室主任同意后方可办理，价值在500元以上的物品需报总经理审批。三、新进员工的领用标准岗位配备的办公用品每月领用额度高层文件筐1个，A4文件夹10个，笔记本（大）1个，名片册1个，钉书器1个，计算器1个，笔筒1个，剪刀1把，美工刀1把，胶棒1个50元中层文件筐1个，A4文件夹6个，笔记本（大）1个，名片册1个，钉书器1个，计算器1个，笔筒1个，剪刀1把，美工刀1把，胶棒1个20元基层文件筐1个，A4文件夹4个，笔记本（中）1个，笔筒1个，中性笔2支，圆珠笔1支，铅笔1支，胶棒1个10元注：项目部、财务和工程部等涉及专业性较强的器材，由该部门负责人直接报总经理审批后交办公室办理。来客分类标准与流程【目的】规范、有序接待来访人员，树立公司良好形象。【定义】来访客人分类：A类：需要副总经理或总经理接待的人员（上级政府部门、分公司领导、合作单位领导人等）B类：需要部门领导接待（同行、厂商、营业员等）C类：需要办公室人员接待（应聘者、维修人员、咨询者等）【具体流程】临时性访客接待流程：由办公室对所访问的人员进行初步接待，通过简单交流后对其进行简单分类并按照不同类别进行接待。A类：1、有预约电话的，客人来后电话请示总经理或副总经理，待允许后将客人引至总经理或副总经理办公室，泡茶。2、无预约电话，客人来后先询问来意，电话告知领导，待允许后将客人引至总经理或副总经理办公室，泡茶。B类：客人来后询问来意，电话告知部门经理，将其引进接待室，办公室做好前期接待。询问客人是否需要代订房间，办公室可帮其代订。C类：办公室人员做好初步接待准备工作。办公物资采购管理规定【目的】规范公司采购行为，降低公司运营成本，为公司的办公物资采购提供明确的依据，特指定本规定。【范围】本规定适用于金煜投资集团有限公司【名词解释】办公物资，是指公司为销售产品、提供服务、出租或日常经营管理而持有的，不以出售为目的的各类物品。【职责】：1、办公室：解释、推行办公物资采购管理制度；负责办公物资的采购；根据公司实际需要，本着节约的原则，确定采购物品的型号、种类和价格。2、财务部：负责办公物资的账务管理工作；负责对结账确认单上发票开具名称进行确认。【管理制度】1、采购计划与申请。为节省配送费用和采购成本，各部门对办公物资的需求将按计划申报，每月第一周向办公室申请1次。2、采购方式。办公物资采购可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式进行。公开招标采购是指采购部门以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标的采购方式。邀请招标采购是指招标人以投标邀请书的方式邀请5个以上的特定供应商投标的采购方式。竞争性谈判采购是指采购部门直接要求3家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。询价采购是指对3家以上的供应商提供的报价进行比对，以确保价格具有竞争性的采购方式。3、采购合同的签定办公用品的采购原则上必须签定采购合同，以便于维护公司的利益。符合下列条件的可以不必签订合同：单笔采购金额较小的；急需使用的；不属于公司长期采购项目的。4、办公物资采购必须由办公室2个或2个以上人员共同进行。5、办公物资的结算：供应商所售货物经验收合格后，根据合同约定的付款期限和付款方式，由办公室上报付款申请，报总经理批准后，供应商凭批准单到财务部进行结算。6、工作流程：6.1办公室汇总各部门物资申报单，审核后报总经理审批。6.2采购员根据审批后的物资申请单，采用合适的采购方式进入采购程序。6.3办公室审核并确定拟采购的办公物资。6.4采购员依流程采购物资。6.5授收物资时，必须由2个以上行政人员同时接收，并签字确认。6.5办公室在接收物资5日内依据实收物资和出库单制作确认单和差异单，并叫财务审核并签字。6.6采购员汇总确认单并留存。7、注意事项：7.1采购员要密切注意采购物资市场供应、价格变动等因素，切实维护公司利益。7.2与供应商的结算方式尽量采用按一定期限结算的方式，协商使用赊购、商业票据等方式，减少占用公司采购和库存资金。7.3在保证价格优势和服务质量的前提下，公司可采用定点消费的方式进行办公用品采购。会议管理规定【目的】为规范会议管理、提高会议质量，本着“提高效率、节约资源、解决问题”的原则，特制定本规定。【范围】金煜投资集团有限公司各部门及分公司涉及经营管理的正式工作会议，不含其它非工作性质会议。【名词解释】紧急会议：具有明确时间限制的突发性、重要会议。常规会议、例会：指已经确定的有固定时间、会议议题和参会人员的会议。专题会议：多部门围绕某一中心议题进行专门研究、讨论并形成决议的会议。主持人：负责对会议进程进行组织与整体控制，保证会议目标实现，进行会议总结。汇报人：对会议议题内容进行阐述，并回答参会人员的问题，参与讨论。参会人员：对会议议程进行讨论并进行决策。列席人员：参与会议，但是不参与会议议程的讨论和行决策。会议级别：A类会议，指由集团组织的各类会议；B类会议，是指集团各部门、分公司组织的会议；C类会议，是指各部门内班组会议。【职责】办公室是各级、各类会议的统筹管理部门，负责A类会议的组织、安排和协调，B、C级会议统筹管理由各部门、分公司自己指定。[管理制度]1、会议说明：1.1集团实行会议分级管理，分级管理制度是集团战略计划得以实施的重要保证，所有部门、个人均需严格遵守。1.2涉及2个以上部门的议题应事先沟通，并提交解决方案上会讨论。1.3为保证会议效率和质量，会议前应制定详细的《会议议程》并分发与会人员，会议时间一般控制在2小时以内。1.4有关人员做好会议记要，及时送职能部门和相关领导审批并发送有关部门。会议记要原则上必须在会议结束24小时内完成。2、会议通知。2.1会议通知应包含以下内容：会议目的：明确说明举行会议需要达到的效果。会议时间：包括会议开始和结束的时间。会议地点：会议地点应该明确标注，对不熟悉地点的与会者，应提供明确的乘车路线和会议地点标示图。会议议程：会议议程第一项是主持人宣布请假者（个人或部门）名单、点名、宣讲会议议题和注意事项。每项会议议题原则上应该列出本项议题的汇报人和时长。3、