搜索
第四部分预览和调整报表外观•一份电子报表建立好后，就可以将它打印在报表纸上。在此之前，为了了解报表内容与格式是否正确，有必要预览报表外观，并且根据预览的结果作些调整。下列操作将说明这一点：图22选择“打印预览”第四部分预览和调整报表外观•步骤一、从“文件”下拉菜单中选择“打印预览”命令，参见图22。•此命令可将打印的结果显示在屏幕上，预览的结果将如图23所示。图23预览电子报表第四部分预览和调整报表外观•步骤二、参见图24，使用“缩放”工具单击预览窗口，结果如图25所示。•使用它单击预览窗口后，文字就能放大至建立电子报表时所设置的尺寸，如图25所示，再次单击又会还原。图24使用“缩放”工具单击预览窗口图25放大显示文字第四部分预览和调整报表外观•此时，您就可以仔细看一下该电子报表的版式设计情况，并且很容易的找到需要修改的地方。就本例而言，显然需要至少修改下列4点：•1.应加上表格标题。•2.至少“年龄”字段中的记录值应当居中。•3.隐藏没有使用的行和列/设定打印区域。•4.计算工资总计列的值。•下面的操作就将完善这些内容。第四部分预览和调整报表外观修改1：应加上表格标题。•为了加入标题，首先需要在报表前插入一行，以便于书写它。•图27插入新行后的效果第四部分预览和调整报表外观•步骤一、单击行号1，然后从“插入”下拉菜单中选择“行”命令,参见图26。第四部分预览和调整报表外观图26选择“行”命令第四部分预览和调整报表外观•此后，在原“行1”前将插入新的行，而原来的“行1”将变成“行2”,如图所示。第四部分预览和调整报表外观•（由于新行将用于书写工资表的标题，所以应当合并相关区域各列，而由一个单列取而代之，从而让标题可以正常出现在电子报表的开头处）步骤如下：•步骤二、选定A1:D1区域，然后右击鼠标从中选择“设置单元格格式”命令,然后选择“对齐”选项卡,勾选“合并单元格”复选框,最后单击“确定”按钮。•完成这一步操作后，“A1:D1区域”中就只有一个单元格了第四部分预览和调整报表外观图28打开“合并单元格”对话框第四部分预览和调整报表外观步骤三、如图29所示(图29：在“行1”中书写好标题“员工工资表”)•步骤四、选定A1:D1区域，然后右击鼠标从中选择“设置单元格格式”命令,然后选择“对齐”选项卡,并单击“水平对齐”下拉按钮和从下拉列表中选择“居中”项，参见图32。第四部分预览和调整报表外观图32选择“居中”项第四部分预览和调整报表外观修改2：如前面的预览图所示，“年龄”列中的记录值应当居中。第四部分预览和调整报表外观第四部分预览和调整报表外观•方法跟前面设置标题居中的方法一样，•选定“年龄”列，右击鼠标进入快捷菜单后，选择“设置单元格格式”命令。接着选择“对齐”选项卡，并单击“水平对齐”下拉按钮和从下拉列表中选择“居中”项，参见图32。•当然，我们也可以把区域内所有单元格的文字都设置为居中。如下图：第四部分预览和调整报表外观图33让各单元格中的文字居中第四部分预览和调整报表外观•顺便说一句，拖动列(行)标间的分隔线，可以调整各列(行)的显示宽度。•思考：为什么不是整行合并成一个单元格，即整行合并成一个单列？这样做对后面的居中操作会有何影响？第四部分预览和调整报表外观•由图可见,在这一份“员工工资表”中，仅使用了当前工作表中的部分行和列，如何隐藏那些并没有使用的列和行？请按下列步骤进行操作：修改3：清除/隐藏那些并没有使用的列和行第四部分预览和调整报表外观•假如只用30行15列，则分别进行如下操作进行行/列隐藏。•隐藏行——单击行标31，再按住组合键Ctrl+Shift单击↓键（向下的光标控制键）；鼠标右击，执行快捷菜单命令“隐藏”即可。•隐藏列——单击列标P（第16列），再按住组合键Ctrl+Shift单击→键（向右的光标控制键）；鼠标右击，执行快捷菜单命令“隐藏”即可。•隐藏那些没有使用的列和行图30选定那些没有使用的列图31隐藏没有使用的列•注：思考：清除、删除行/列、隐藏三者的区别。•若要打印工作表中某个特定区域，可采用单击“文件”*“设置打印区域”命令，将选定的区域设定为打印区域.第四部分预览和调整报表外观修改4：计算工资“总计”值•中文Excel2003提供有各种用于计算的函数，•其中SUM将用于“总计”，计算指定列中所有数值的和。•“函数”是这个软件的开发者预先制定的一些特殊功能，可以直接拿来使用。第四部分预览和调整报表外观•步骤一、加入“总计：”标题•然后单击在“工资”列后的第一个空白单元格，接着从“插入”下拉菜单中选择“函数”命令，参见图34。第四部分预览和调整报表外观图34选择“函数”命令第四部分预览和调整报表外观•步骤三、在“粘贴函数”对话框的“函数名”列表窗中选定SUM函数，然后单击“确定”按钮，参见图35。•(注:在“函数名”列表窗中选定某个函数后，它的功能描述字将显示在“函数分类”列表窗的下方，您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。•操作时，可先从“函数分类”列表窗中选定某类函数，然后从“函数名”列表窗中选择此类函数的某一个)。第四部分预览和调整报表外观图35选定SUM函数•步骤四、单击SUM函数计算的结果信息框中的“确定”按钮，参见图36。此后，就能在工作表中看到工资的总计值了。•第四部分预览和调整报表外观图36SUM函数计算的结果信息第四部分预览和调整报表外观