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OUTLOOKTRAINING——THE2007VERSION课程内容一、邮件内容保存路径设置二、邮件的签名设置三、邮件会议通知使用四、邮件日历功能使用五、邮件自动回复设置六、邮件通讯录查找七、INBOX内收件箱分组管理八、邮件撤回九、回复邮件，收件人的确认十、部门邮件的群发一、邮件内容保存路径设置Outlook2007邮件客户端默认设置后，所有邮件都保存在系统盘目录下：1）这样一方面不安全，另一方面如果恢复或是重新安装系统时，这些邮件就都被覆盖掉了。2）这样邮箱容易存满导致无法接收和发送。所以需要自己重新设置一下邮件保存目录。步骤1、先在电脑的非系统盘（一般是D盘）,建立一个准备放置邮件信息的目录。比如在D盘建立一个NEW目录。2、单击工具栏上“TOOLS”→单击“OPTIONS”，选择“MAILSETUP”界面→单击“DATAFILES…”3、选择“DATAFILES”界面，单击“ADD”图标，双击如图所示“OFFICEOUTLOOK….”4、在跳出的文件框中找出第一步中所建的文件名NEW，在FILENAME中命名保存的文件名，单击OK。5、在NAME一栏可以输入自已设定的名字，或者使用默认的PS:同时可以点击“CHANGEPASSWORD”来设置接收邮件时需要的密码，也可不设置。6、（1）选中新建的存放路径，（2）单击“SETASDEFAULT”（即设置默认值），（3）点击OK即可。关闭OUTLOOK，重新打开，则收到的邮件会自动存放至电脑的本地磁盘。3返回213二、邮件签名设置邮件签名，就是显示在邮件底部的，写有发件人的信息的一段文字，通常会包含发件人的姓名、公司、联系方式等，小则代表一个人的形象，大则代表一个公司的形象。1、点击工具栏“TOOLS”→单击“OPTIONS”，选择“MAILFORMAT”界面，单击“SIGNATURES…”步骤2、点击“NEW”，填入NAME，点击OK,3、（1）在编辑框内输入所要设置签名的文字和格式，点击“SAVE”，保存在所命名的标签内，比如之前设置的“JINDAN”。（2）在NEWMESSAGES和REPLIES/FORWARDS选项的下拉菜单中选中签名的标签“JINDAN”（即写新邮件、回复邮件、转发邮件都会自动使用此签名），点击OK，则设置完成。编辑框12三、巧用OUTLOOK发送会议提醒方式一：点击工具栏中“NEW”旁下拉菜单→找到“MEETINGREQUEST”，单击。方式二：快捷键：回到邮件主界面，按CTRL+SHIFT+Q1、选择会议要求2、选择相关与会人员、会议室及会议时间等（1）进入“会议室”管理单元，选择单击“ROOM”，选中会议室地点双击，则TO和LOCATION会自动显示会议室地点，这属于正常状态，不必删除。（2）系统地点不清楚的，则可以手动在LOCATION位置直接输入地点，例如：一楼阶梯教室（3）确定会议时间，在“STARTTIME”和“ENGTIME”里的下拉菜单中选择会议的时间或者直接输入即可。（4）确定与会人员，单击收件人“TO”，输入要参加的人员的邮箱地址，点击OK；单击“OPTIONAL”输入可参加也可不参加的人员的邮箱地址。（5）SUBJECT：输入会议的主题（6）在编辑框内输入会议相关内容可参加也可不参加的人员3、选择“SCHEDULINGASSISTENT”（调度助手），查看相关与会人员及会议室的忙闲状态。建议会议时间与会者的状态如果有冲突则会显示如果会议室和参会人员都有空，可以直接点击发送，如果显示繁忙，则重新选择时间、地点。4、与会人员接收邮件回复（1）与会人员打开接收邮件，选中状态恢复（ACCEPT:同意；TENTATIVE:暂定；DECLINE:拒绝；PURPOSENEXTTIME:重新建议会议时间），单击（2）选中“SENTTHERESPONSENOW”，点击OK即可。状态回复12四、初始OUTLOOK2007日历功能使用1、打开OUTLOOK2007，点击左侧导航窗格中的“CALENDAR”选项，即可进入OUTLOOK2007的日历界面，如下图：2、在右侧的主界面中，我们可以根据自己的需要，点击相应的标签，即可选择将日期按照DAY\WEEK\MONTH（天、周或月）来显示，23、选中要设定的某一天，右击，在菜单中选择要添加的内容（NEWAPPOINTMENT:新建约会提醒；NEWMEETINGREQUEST:新建会议邀请），单击，所出现的操作内容则与以上“巧用OUTLOOK发送会议提醒”中出现的操作步骤相同，见本PPT第14页至第18页五、外出邮件自动回复设置选择工具栏“TOOLS”下拉菜单中的“OUTOFOFFICEASSISTENT”当您外出公干或休假不在公司时，可以设置“OUTOFOFFICEASSISTENT”以提醒发件人您当前的状态信息及相关您希望反馈给发件人的信息，可以通过如下方式进行外出邮件自动回复设置：1、选择“SENDOUTOFOFFICEAUTO-REPLIES”2、可以预先设定外出的时间3、在“INSIDEMYORGANIZATION”里设置内部自动回复邮件4、在“OUTSIDEMYORGANIZATION”里设置外部自动回复邮件1234六、邮件中通讯录使用1、点击新建邮件“NEW”2、（1）点击“ADDRESSBOOK”&“TO…”添加收件人，点击OK；（2）或者直接在TO…一栏输入，比如“JINDANCHEN”,然后检查点击“CHECKNAMES”1123、要查看联系人的电话及所属部门等信息，可按如下方式：（1）新建邮件，在收件人一栏输入联系人的地址，按CHECKNAMES检查（2）双击输入的联系人，则可显示联系人的详细信息及所属部门七、INBOX内收件箱分组管理1、选择工具栏“TOOLS”下拉菜单中的“RULESANDALERTS…”为了可以快速的找到邮件，我们可以对其进行分组管理2、选择“NEWRULE…”→选择蓝色字体“SPECIFIED”→选择要分组的名称（已有的可以直接选择，新组可以点击NEW进行新建），点击OK1233、回到“RULESWIZARD”界面，点击蓝色字体“PEOPLEORDISTRIBUTIONLIST”→“RULEADDRESS”界面添加要加入该组的联系人邮箱地址，点击OK。4、回到的“RULESWIZARD”界面点击FINISH→APPLY→OK八、邮件的撤回在工作过程中我们每天都是在不停的收发处理电子邮件。那么如果你在忙乱之中错发了一封很重要的邮件给不相关的人，甚至是不能看到邮件内容的人，该怎么办呢？步骤1、在“SENTITEMS”里找到一已发送的要召回的邮件，双击显示编辑邮件召回邮件再次发送此邮件2、选择工具栏中“OTHERACTIONS”下拉菜单中的“RECALLTHISMESSAGE”PS:也可根据自己的要求选择其他选项3、确认撤回该邮件，选择如图所示选项，点击OK4、撤回成功，则会显示如图（1）；撤回失败，则会显示如图（2），表示收件人已阅读这封邮件12九、回复邮件，收件人的确认1、仅仅回复发送人找到要回复的邮件，点击“REPLY”，仅仅回复给发件人点击“REPLYTOALL”，则回复给所有人PS：所有邮件在发送前，都必须检查“To…”一栏所填的所有收件人地址，对于不清楚的收件人可双击查看其信息(City,State,Title,Office,Manager等等)，与此邮件无关的收件人也必须删除。重点十、部门邮件的群发1、新建邮件，“TO…”输入本部门的邮件群（前缀都是#CN-WUZ），地址也可在地址簿里搜寻，双击本部门邮件地址，点击OK地址簿要想查看该群组的成员，则在收件人一栏双击该群组，