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OUTLOOK2003应用操作主讲:沈加辉云南云天化股份有限公司信息中心介绍Microsoft®OfficeOutlook®2003是个人信息管理器和通信程序，作为Office的套件，为您提供了一个统一的界面，帮助管理电子邮件、日历、联系人以及有关其他人和工作组的信息。Outlook2003中特别增强了一些功能，如邮件自动分组、处理垃圾邮件和全新的阅读视图等，旨在为您改进信息的组织和管理方式，提高效率，改善服务器的连接性能。云南云天化股份有限公司信息中心培训内容界面介绍邮件管理工作日历使用工作任务、便笺练习与问题解答云南云天化股份有限公司信息中心界面介绍云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——更改存储地址（1）1、Outlook2003存储文档位置Outlook2003电子邮件和文档位置默认在C:\DocumentsandSettings\sjh\LocalSettings\ApplicationData\Microsoft\Outlook\个人文件夹.pst2、更改步骤：（1）创建新文件夹方法一点击菜单栏“文件”—“文件数据管理”—弹出Outlook数据文件窗口—选择“添加”—弹出新建Outlook数据文件窗口，选择存储类型为“OfficeOutlook个人文件夹文件”（注：一般系统默认）后确定—弹出创建或打开Outlook数据文件窗口—根据需要选择存放地址和文件名称后确定（该步骤与日常存储文件类似）——弹出创建Microsoft文件夹窗口（注：该步骤允许选择设置新建文件夹密码）确定即可。云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——更改存储地址（2）方法二点击菜单栏“工具”—选择“选项”，弹出窗口—选择“邮件设置”—在该窗口选择“数据文件”按钮后，弹出Outlook数据文件窗口—选择“添加‘—弹出新建Outlook数据文件窗口，选择存储类型为“OfficeOutlook个人文件夹文件”（注：一般系统默认）后确定—弹出创建或打开Outlook数据文件窗口—根据需要选择存放地址和文件名称后确定（该步骤与日常存储文件类似）——弹出创建Microsoft文件夹窗口（注：该步骤允许选择设置新建文件夹密码）确定即可。方法三点击菜单栏“工具”—选择“电子邮件帐户”，弹出窗口—选择“查看或更改现有电子邮件帐户”后进入”下一步“—在新窗口中选择”新建Outlook数据文件“，弹出Outlook数据文件窗口—弹出新建Outlook数据文件窗口，选择存储类型为“OfficeOutlook个人文件夹文件”（注：一般系统默认）后确定—弹出创建或打开Outlook数据文件窗口—根据需要选择存放地址和文件名称后确定（该步骤与日常存储文件类似）——弹出创建Microsoft文件夹窗口（注：该步骤允许选择设置新建文件夹密码）确定即可。云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——更改存储地址（3）（2）指定电子邮件存储位置点击菜单栏“工具”—选择“电子邮件帐户”，弹出窗口—选择“查看或更改现有电子邮件帐户”后进入”下一步“—在新窗口中选择”将新电子邮件投递到下列位置“下拉菜单—选择自己新建立的新文件夹名后点击”完成“即可，今后的电子邮件帐户存储地址将保存到选择的文件夹内。云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——添加帐户（1）建立帐户选择菜单栏“工具”—点击“电子邮件帐户”选项—弹出电子帐户窗口—选中“添加新电子帐户”后进入下一步—选择“添加”—在弹出的电子邮件服务器类型窗口选择“POP3”进入下一步—弹出电子帐户设置窗口，根据内容填写（注：1、在填写用户信息、服务器信息、登陆信息后，可以点击“测试帐户设置”，如果正常会显示全部完成；2、如果测试不通过，可以选择该窗口上的“其他设置”，在新窗口中选择“发送服务器”，在“我的发送服务器需要验证”选项上打√，选中登陆使用，填写邮件用户名和密码后确定返回，再次测试帐户设置，成功后完成）云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——添加帐户（2）电子帐户添加实例云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——添加帐户（3）服务器信息公司外部邮箱：接收服务器信息（POP3）：61.166.53.196发送服务器信息（SMTP）：61.166.53.196公司内部邮箱：接收服务器信息（POP3）：10.10.10.11发送服务器信息（SMTP）：10.10.10.11126邮箱：接收服务器信息（POP3）：POP.126.com发送服务器信息（SMTP）：smtp.126.com新浪邮箱：接收服务器信息（POP3）：POP.sina.com/pop3.vip.sina.com发送服务器信息（SMTP）：smtp.sina.com/smtp.vip.sina.com云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——删除旧文件名（1）方法一：在菜单“文件”—选择“数据文件管理”—在新“Outlook数据文件”窗口选择需要删除的文件即可。方法二：在菜单“工具”—选择“选项”—选择“邮件设置”—选择“数据文件”按钮—在新“Outlook数据文件”窗口选择需要删除的文件即可。云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——删除旧文件名（2）云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——创建联系人（1）选择导航栏内“联系人”，在工具栏选择“新建”，在新窗口中填写相关信息云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——创建联系人（2）填写完成后，可以选择工具栏上“保存并关闭”即完成，如果需要继续添加，可以选择菜单栏“文件”下“保存并新建”继续该窗口操作，进行联系人添加。快捷方式：在空白阅读栏上双击鼠标即可。如果联系人名称重复，会弹出“发现重复的联系人”窗口，选择“将其作为新联系人添加”后确定完成。（续）云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——创建联系人（2续）云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——创建联系人组（1）在联系人空白处点击鼠标右键，选择“新通讯组列表”，命名自己通讯组名称后选择“添加成员”，在“选择成员”窗口根据需要添加已建联系人中在本组的成员。在建立通讯组列表时，也可以选择“添加新成员”，在弹出窗口直接添加联系人，并确定是否要同步添加到联系人窗口。云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——创建联系人组（2）云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——创建联系人组（3）云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——创建联系人组（4）具体操作方法（与分组类似）：第一步，在Outlook左侧的导航窗格中选择“联系人”，单击工具栏中“新建”按钮右侧的下拦箭头，选择“文件夹”。第二步，显示“新建文件夹”对话框，在“名称”中输入联系人的类别，例如“同事”，单击确定。第三步，用同样的方法建立其他类别的联系人文件夹，建好后，导航窗格中除默认的“联系人”外，又多出几个新建的分类。现在，可以把原来“联系人”中的内容按类别拖动到这些文件夹里。云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——邮件应用（1）创建邮件发送邮件接收邮件阅读邮件答复、转发邮件复制邮件删除邮件邮件的备份云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——邮件应用（2）阅读邮件窗口选择菜单栏“视图”下“阅读窗格”—选择阅读窗口位置。邮件收件人输入在自己不清楚对方邮件地址或人数较多的情况下，可以双击新建邮件中的“收件人”，在弹出窗口增加选择收件人。云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——邮件应用（3）云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——邮件应用（4）Outlook多账户信息的备份Outlook是MicrosoftOffice的一部分。在安装完Office2003后，打开“开始—程序—MicrosoftOffice—MicrosoftOffice工具—MicrosoftOffice2003用户设置保存向导”，打开“MicrosoftOffice2003用户设置保存向导”对话框。单击“下一步”。如图，选择“保存本机的设置”，单击“下一步”，在出现的对话框中选择文件保存的位置和文件名(扩展名为.ops)，单击“完成”，系统开始备份Office里所做的各种个性化设置，其中就包括Outlook的多个账户信息以及Office用户配置的注册表信息。有了这些信息，恢复多账户信息已经足够。云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——邮件应用（5）备份Outlook的邮件及任务、日历等信息如果个人文件夹默认地址已经更改，没有在C盘，则不需要在做该步。如果没有，在Outlook数据文件上点击“设置”就可以看到我们的文件夹存储地址，将其备份到安全地方即可。提示：有几个文件名就备份几个。导出个人文件夹(.pst)文件中的数据：选择菜单“文件”—导入和导出—在导入和导出向导中选择—导出一个文件——选择“个人文件夹.pst”—选中文件名（注意：要把相关子文件前的√打上，避免相关信息丢失）——弹出导出个人文件夹窗口，选择目标地址存储即可。云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——邮件应用（6）云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——邮件应用（7）导入、恢复Outlook邮件帐户及邮件打开“开始→程序→MicrosoftOffice→MicrosoftOffice工具→MicrosoftOffice2003用户设置保存向导”，打开“MicrosoftOffice2003用户设置保存向导”对话框，单击“下一步”，在下图的对话框中选择“将原先保存的设置恢复应用到本机”，单击“完成”按钮开始恢复，恢复完成后单击“退出”按钮结束。云南云天化股份有限公司信息中心邮件管理——邮件应用（8）导入个人文件夹(.pst)文件中的数据在“文件”菜单上，单击“导入和导出”，在弹出的“导入和导出向导”对话框中单击“从另一程序或文件导入”，然后单击“下一步”。单击“个人文件夹文件(.pst)”，再单击“下一步”。单击“浏览”按钮输入要备份的个人文件夹(.pst)文件的路径和文件名，然后单击“下一步”，选择要导入的文件夹，或选择层次结构的顶层以导入全部内容，最后单击“完成”按钮即可将以前所有的个人文件夹、邮件、计划、便签统统恢复如初。云南云天化股份有限公司信息中心工作日历——视图（1）选择导航窗口“日历”启动改变日历视图1、日历显示窗口可以根据个人选择时间周期在“显示窗口”显示。2、选择天、周、月视图3、根据需求可以在功能区用鼠标拖拽显示时间天数4、在日历视图显示窗口点击鼠标右键，选择“其他设置”中的时间