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Outlook基本使用培训3Outlook是什么？Outlook是一个管理电子邮件的工具，而不是电子邮箱的提供者。使用Outlook的前提是你已经拥有了网上邮箱帐号。4自动接收提示新邮件，不需要每次手动登录网页邮箱进行检查。接收邮件到本地电脑，无需担心邮箱容量限制。强大的管理和检索邮件功能，轻松管理数量庞大的邮件。与windows操作系统和其它Office程序无缝集成，随时随地最方便的发送邮件。与登陆网页式邮箱收发邮件相比，使用Outlook管理邮件具有以下优势为什么使用Outlook？5二、学会管理Outlook文件一、学会使用Outlook收发邮件三、掌握Exchange特有功能的使用6一、学会使用Outlook收发邮件7连接邮件服务器，收发邮件SMTP协议的最初版本里发信是不需要身份验证的。也就是说如果我们想发一封信，随便填一个SMTP服务器就可以了，收信时，才需要验证用户名和密码。身份验证后来，为了避免用户受到垃圾邮件的侵扰，增加了SMTP认证，简单地说就是，必须提供了用户名和密码，才能登录SMTP服务器发信。如右图:需要勾选“我的发送服务器（SMTP）要求验证”。89连接邮件服务器，收发邮件通过POP协议将新邮件从服务器上接收下来后，服务器默认不会再保留这封邮件。如果我们在某台电脑上收下新邮件后，还需要在其它地方阅读这封邮件，就需要保留在服务器上保留邮件的副本，以便下次继续阅读。保留邮件副本10邮件示例附件电子邮件签名邮件主题收件人11用分号;分隔多个收件人（英文分号)点击选项，打开“密件抄送”写一封新邮件12使用电子邮件签名你有没有收到过不含签名的电子邮件？有些人喜欢用电子邮件匆忙地给别人写几句话，觉得没必要使用签名，认为收件人可以判断出电子邮件是谁发来的。这种想法是不可取的，签名是一种常用而重要的通信手段。有必要使用签名吗？签名的作用：签名可以增进人际沟通、提供联系信息、设定邮件语境，并且可以向对方表达诚意，甚至可以成为一种有效的营销手段。13使用电子邮件签名电子邮件签名中的信息可以包括：姓名、职务、业务地址、电话、电子邮件地址、网址、营销信息或喜欢的格言、照片等。（注意：在透露任何敏感信息，如实际地址和电话号码之前，一定要仔细考虑收件人的情况。我们并不希望接到陌生人打来的意外电话。）签名实例为Outlook配置多个邮件帐户14设置邮件跟踪：送达回执与已读回执。了解MAPI,IMAP协议,以及与POP协议的区别15二、学会管理Outlook文件1616课程大纲了解Outlook邮件存储原理学会管理Outlook数据文件Outlook将邮件、联系人、日历等项目作为一个数据集合，以单个文件的形式，存储在磁盘上，称之为Outlook数据文件（PST文件）。Outlook启动时，必须有一个默认数据文件。17PST文件默认位置在C盘，考虑到数据安全性，建议将其转存到其它盘。18更改PST文件位置到“D:\Outlook文件”目录下步骤如下：1.打开当前PST文件所处的文件夹，退出Outlook。（确认完全关闭并退出Outlook，否则下一步复制时会提示文件正在使用中，无法复制）2.在D盘建立“D:\Outlook文件”文件夹，将pst文件复制到此处(不要剪切，因为Outlook启动时必须有默认数据文件，否则会出错）3.重新打开Outlook，选择“添加数据文件”，选中新数据文件4.将新数据文件设为默认，以便删除无用的旧数据文件。关闭Outlook5.再次重新打开Outlook，删除旧的数据文件。至此数据文件迁移完成。Outlook启动时需要打开默认的数据文件。将数据文件设上密码，是必要的。即使别人将你的数据文件拷贝走，没有密码也是无法打开的。19设置数据文件密码如果你没有选择“将密码保存在密码表中”，则每次打开Outlook都需要输入密码。2013/7/920三、掌握Echange特有功能的使用2013/7/921日历是用来记录我们中生活点点滴滴的地方。OA里面的工作日程，就是一种日历，但是Outlook日历功能更加强大。什么是日历•如何共享自己的日历1.在Outlook中选择日历2.右键日历，单击选择“共享”，选择共享日历在共享邀请页面中可根据实际需求选择共享权限在收件人处输入接收人姓名此处可选择“请求查看收件了的日历“•查看其他用户共享的日历1.接受其他用户的日历共享邀请后在outlook左侧导航窗格中会出现“人员日历”这一栏2.勾选相应用户，则显示其日历，就可以根据被授予的权限对其日历进行操作•1.右键单击要共享的文件夹；•2.在弹出菜单中单击选择“更改共享权限”•3.单击“添加”，选择要为其授予权限的其他用户，再单击“添加”，并确定•4.可对用户进行权限设置，outlook具有多种不同的权限等级可供选择，也可根据自己的需求进行自定义。•查看其它用户共享的邮件文件夹1.单击“文件”--“打开”--“其他用户的文件夹”2.点击“姓名”，选择相应用户并确定；3.在文件夹类型下拉菜单中选择相应的文件夹类型；4.点击“确定”，就可以看到对应用户共享出来的文件夹了。•如何共享自己的联系人1.在Outlook中选择联系人2.右键联系人，单击选择“共享”，选择共享联系人在共享邀请页面中可根据实际需求选择共享权限在收件人处输入接收人姓名此处可选择“请求查看收件了的日历“•查看其他用户共享的联系人1.单击“文件”--“打开”--“其他用户的文件夹”，弹出如下图所示的窗口；2.点击“姓名”，选择相应用户并确定；3.在文件夹类型下拉菜单中选择联系人；4.点击“确定”，在outlook左侧的导航窗格中就可以看到对应用户共享出来的联系人了。•我们可以在“日历”安排会议，选择相关与会人员，并发送邮件通知对方1.在“邮件”页面中点击新建会议2.点击后弹出邀请与会者的框体。选择“收件人”即与会者，“地点”，“开始时间”，“结束时间”，填写会议主题。•通过调度助手查看忙闲情况调度助手中可以看到每个与会者以及会议室的忙闲情况，清晰明了的帮助主持人安排会议时间和地点。左下角按键可以添加与会者和会议室。菜单栏可设置“提醒时间”，“重复周期”。•通过“恢复已删除邮件”我们可以在在14天以内已彻底删除的邮件自行寻找回来菜单栏中点击“文件夹”——“恢复已删除邮件”在弹出“恢复已删除邮件”框体，选中需要恢复的邮件或文件夹，点“恢复”。——全选——恢复——删除•当您长时间无法使用邮箱时，可通过外出助理程序在您收到邮件的同时由系统自动回复邮件答复邮箱可以分为域内和域外两种方式在规则中可以选择特定发件人和收件人的邮件进行“提醒”，“删除”，“移至”文件夹等操作•在全球地址簿中可以查找到所有员工的姓名，电话，职位，邮件地址等信息谢谢！