合同档案管理办法

合同档案管理办法为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。一、合同档案管理原则1.合同档案实行行政部复印件、财务部原件的管理办法，以确保档案的完整、完全和有效利用。2.财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有协议、合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。二、合同文档的管理办法1.合同文档以公司名称结合签署日期年月份进行财务部分类编号。2.销售及工程合同编号规则：公司名称首字母+销售合同首字首字母（X）+合同签署年月+“-”+销售合同合同编号。示例：RX201703-0013.采购合同编号规则：公司名称首字母+采购合同首字首字母（C）+合同签署年月+“-”+采购合同合同编号。示例：RC201703-0014.财务部要以原始记录为依据，编制合同情况执行表，同时建立电子档的合同情况执行表，加强对合同档案的统计工作，以有效开展合同文档的查询、利用工作。5.公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出邀约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。6.销售部、工程技术部和行政部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制。7.已签署的合同应明确支付方式及付款时间，根据财务部的收款情况，销售部、工程技术部与客户联系进行收款。8.财务部、行政部对已保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。9.各部门员工可在行政部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在行政部办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。10.合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。11.借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。12.合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。三、合同文档的移交1.各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存档。2.移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。3.合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。4.合同档案移交清单移交日期移交人合同编号合同资料附件资料页数接收人备注5.合同管理台帐表（见附件）。6.本制度自2017年03月08日起开始执行。北京瑞诺威能源科技有限公司附件1XXX公司合同管理台帐序号登记日期合同编号合同签订日期合同类型标的/项目对方单位对方签约人对方签约人联系方式合同约定生效日期合同约定终止日期合同总价款合同已支付金额合同余款合同份数我方签约人我方签约人联系方式合同履行情况备注