搜索
2020/6/24项目管理软件刘鹏1项目管理软件（续）MicrosoftProject上海大学管理学院管理工程与科学系刘鹏2008.122020/6/242项目管理软件刘鹏第七章美化建立好的项目信息经过美化后甘特图以及文字2020/6/243项目管理软件刘鹏一、甘特图向导进行甘特图的美化工程为了方便我们练习，我们可以已有一个名称为“一览无疑清凉秀.MPP”的Project项目进行练习首先，我们可以在〔格式〕工具列中找到〔甘特图向导〕图示按下〔甘特图向导〕后便会出现〔甘特图向导〕对话框，在此我们按下〔下一步〕2020/6/244项目管理软件刘鹏接着，我们可以选择要在甘特图中显示哪些信息，一般而言用到最多的便是〔关键路径〕，因此，我们选择〔关键路径〕。（有关键路径的解释，下面会有进一步的说明）2020/6/245项目管理软件刘鹏按〔下一步〕后，接着可以设定要在甘特图中显示哪些任务信息，一般而言，几乎都是选择〔资源与日期〕2020/6/246项目管理软件刘鹏最后，当按下〔开始设置格式〕，系统便会开始运作2020/6/247项目管理软件刘鹏完成之后，我们便会发现，甘特图中有些便会自动变成红色的了！2020/6/248项目管理软件刘鹏为何有些任务中的甘特图会变成红色呢？这是因为此项任务为“关键路径”，我们可以试着改变此任务的工期便会发觉总项目的工期便会增加，相对的，如果任务的甘特图为蓝色则是代表此任务不是关键路径，试着改变其任务的工期瞧瞧，其总项目的工期是不会改变的2020/6/249项目管理软件刘鹏二、条形图样式的应用让浏览的效果更好更多的信息利用文字效果加强摘要任务2020/6/2410项目管理软件刘鹏(一)让浏览的效果更好首先，我们选择菜单中的〔格式/条形图样式〕2020/6/2411项目管理软件刘鹏接着，选择想要变更的名称，例如：我们也可以把〔关键路径任务〕中的〔图案〕变更成另外一种用点阵式打印机也可以打印出来看得清楚的效果2020/6/2412项目管理软件刘鹏一旦设定完毕，相信打印出来时效果便不差了吧2020/6/2413项目管理软件刘鹏(二)更多的信息由菜单中选择〔格式／条形图样式〕，同样进入条形图样式对话框中2020/6/2414项目管理软件刘鹏选择想要变更的条形图，如“任务”这个名称。接着选择〔文本〕页。此时，我们可以利用下拉式的选择方式分别在条形图的左边、右边、上方、下方以及内部分别加入想要呈现的信息2020/6/2415项目管理软件刘鹏利用相同的方式也可以设定其它的任务数据，以便符合我们要的需求2020/6/2416项目管理软件刘鹏三、利用文字效果加强摘要任务首先，我们选择菜单中的〔格式／文本样式〕2020/6/2417项目管理软件刘鹏在〔要更改的项〕中，我们可以设定要更改的任务项目，像是：关键路径任务、摘要任务等。选择完毕后，再设定其要变更的〔字体〕、〔字形〕、〔字号〕、〔颜色〕等等2020/6/2418项目管理软件刘鹏设定好了之后，您瞧！这样不是项目信息在观看时不是更加清楚，效果不是更好吗2020/6/2419项目管理软件刘鹏第八章在项目间建立更多检视方式了解如何轻易掌握所有项目状况了解如何利用筛选器筛选要观看的信息2020/6/2420项目管理软件刘鹏一、如何轻易掌握所有项目状况在菜单中选择〔工具／自定义／域〕或是选择任何一个域后，按下鼠标右键选择〔自定义域〕2020/6/2421项目管理软件刘鹏接着，便会出现〔自定义域〕对话框，选择域类型为〔数字〕2020/6/2422项目管理软件刘鹏接着，按下〔重命名〕，为此检视的状况加入一个名称，举例而言，我们想要掌握成本情形便输入如“成本状况”，想要掌握完成进度的百分比情形便输入如：“进度状况”等等，由于我们之前有输入成本的相关数据，为了方便练习起见我们输入“成本状况”2020/6/2423项目管理软件刘鹏接着，按下〔公式〕。在公式中我们可以输入控制此灯号的游戏规则，同时利用插入〔域〕功能插入要的域，如：〔工期／工期差异〕、〔工时／工时完成百分比〕等等，这里我们选择〔成本／成本〕2020/6/2424项目管理软件刘鹏最后便会将域插入到公式之中，如果还需要加入其它域同样可以利用如此的方法进行，或者想要加入像是计算的函数等等，这里，我们直接按下〔确定〕吧2020/6/2425项目管理软件刘鹏接下来的工作便轻松多了！在〔显示值〕中按下〔图形标记〕设计其条件。接着在〔测试条件〕中输入准则，如：等于、不等于、在两者之间、大于等等；再到〔值〕中输入其数值，最后在〔图标〕中选择要的图标。例如：我们设定当成本小于￥1，000之间是绿灯；等于￥1，000是黄灯；超过￥1，000便危险所以以红灯表示2020/6/2426项目管理软件刘鹏一旦按下〔确定〕之后，以后只要状况变化，灯号便会随时通知我们了2020/6/2427项目管理软件刘鹏二、利用筛选器筛选要观看的信息首先，我们可以直接在〔格式〕工具列中选择〔自动筛选〕图示。此时便会在域中多了一个下拉选单2020/6/2428项目管理软件刘鹏利用下拉式选单便可筛选哪些是要观看的信息，哪些隐藏起来例如：我们想要了解哪些任务的工期超过一个星期需要特别注意便选择〔＞１周工时〕2020/6/2429项目管理软件刘鹏或者我们也可以选择〔自定义〕，此时便可以加入我们想要筛选的条件像是：工期等于实际工期或是大于或等于１个星期，等等这样的条件2020/6/2430项目管理软件刘鹏想要有更多条件吗？直接由菜单中选择〔项目／筛选〕，再选择想要筛选的目的名称如：〔已完成的任务〕、〔关键路径〕、〔摘要任务〕等等，其中〔所有任务〕便会回到原始的状况2020/6/2431项目管理软件刘鹏筛选完毕之后，项目信息在观看上是不是更加清爽呢？2020/6/2432项目管理软件刘鹏第九章项目报表制作了解如何制作各类项目报表了解如何将制作好的项目数据与Office文件整合2020/6/2433项目管理软件刘鹏一、如何制作各类项目报表给您的主管看经过几次的开会会商，联信公司所规划的上市活动正火速的开始进行，当然了！主管又怎么可能不多加以关照以及了解一下项目进度的情形呢？然而，这样的情形却是恶梦的开始，因为他的主管可不是信息有关专业毕业的，对于软件操作或是MicrosoftProject又不可能像是他一样可以操作得得心应手，因此，他总不能直接把Project文件寄给他的主管吧！这下子该如何是好呢？更何况这些文件中的数据一点都不直观，没有专业水平看起来，还是满头痛的2020/6/2434项目管理软件刘鹏所幸，我们除了可以直接把Project文件打印出来外，Project甚至提供了许多专业的报表供我们输出给主管观看之用，现在！您便需要帮助他把他的项目信息打印成各种报表2020/6/2435项目管理软件刘鹏首先，最容易的做法便是直接把看到的画面打印出来，例如，当我们选择甘特图，再按下菜单中的〔文件/打印预览〕便可以看看打印出来的结果2020/6/2436项目管理软件刘鹏值得一提的是，当甘特图表太大时，可以利用〔文件／页面设置〕设定调整成为几页宽几页高或是缩放比例等等2020/6/2437项目管理软件刘鹏同样的，当我们在菜单中选择〔视图／日历〕则看到项目日历画面，利用预览打印瞧瞧，打印出来的便是项目日历2020/6/2438项目管理软件刘鹏我们可以利用相同的方法打印更多项目画面，再此不赘言。此外，其实MicrosoftProject还提供了许多设计好的报表供我们直接套用，只要选择〔视图／报表〕，哇！一共有5大类22种，够多吧2020/6/2439项目管理软件刘鹏怎么使用呢？选择想要输出的报表，如〔成本／现金流量〕，最后按下〔选定〕这样就可以了！容易吧2020/6/2440项目管理软件刘鹏另外还有像是：〔盈余分析〕、〔超过预算的任务〕、〔谁在做什么〕、〔资源使用状况〕5大类22种报表之多2020/6/2441项目管理软件刘鹏二、将制作好的项目数据与Office文件整合经由利用Project所提供的报表功能详细的把各类项目报表数据打印给他的主管游先生看过后，他的主管果然十分满意这次在项目规划上的努力，然而，接下来，他的主管还希望能够把这些项目数据一并制作成简报，甚至制作一份新产品上市的结案报告给他，这下子又伤脑筋了…主要原因在于甘特图的数据是可以在Project中打印出来的，然而又如何能够把图型数据贴到PowerPoint或是Word文件中呢？2020/6/2442项目管理软件刘鹏所幸，MicrosoftProject还提供了一个贴心的设计〔复制图片〕，虽然这项功能的最主要目的用于制作网页之用，然而戏法随人而变，我们也可以把复制好的图片用于简报或是文件整合之中不是吗？2020/6/2443项目管理软件刘鹏首先我们先试着抓取甘特图的画面，先将开启的项目调整到最佳的显示画面笑一个，按下照相机，按下工具栏中〔复制图片〕图示接着，在〔表现图像〕中选择〔到GIF图像文件〕并且选择其路径2020/6/2444项目管理软件刘鹏如有必要做可以在〔时间刻度〕中设定范围，最后按下〔确定〕，甘特图画面便会储存成为GIF图形档案了！接着怎么把图形放在PowerPoint或是Word文件中呢？很容易的，只需选择〔插入／图片／从档案〕，再把图形档案加入即可