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事项工作任务具体内容注意事项会议名称会议名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、准版单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。（如：***有限公司2015年第四次临时股东会***有限公司2015年一季度工作会议）（1）会议名称要用确切、规范文字表达。（2）会议名称应与会议的主题、类型相符。公司例会名称确保每次能统一规范，如：如总经理办公会议，公司全称+年份+“总经办”+次数+“办公会议”，“***公司2015年总经办第一次办公会议”。会议时间确定大致时间，根据议程内容确定会议的会期、开始和结束的具体时间考虑会议资料能否按时准备、会议开始时间是否恰当（不能太早或太晚）会议地点确定大致地点考虑参会人员是否方便、交通、时间成本。会议室预订根据会议形式及人数预订会议室。根据会议内容考虑会议桌形摆放，如：授课类型的的采用课桌式，交流讨论式采用圆桌或椭圆形、回字形，人数较多、无需记笔记类的可采用剧院式，人数较多、需会议资料、记笔记类的可采用课桌式，研讨、小组讨论的可采用鱼骨型。参会人员确定参会人员类别及具体人员名单。考虑新员工和新晋级人员，制定参会人员签到表会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等与会议召集人确定会议议程，确定每项议程的时间、主讲人、需要准备的会议材料等，必要时候征询参加部门的意见（时间、内容等）确定酒店根据会议的规模、档次、预算等选择地点，房间类型、数量，会议室数量、要求，用餐要求。提前考察会场，包括住宿、大会议室、小会议室、用餐环境、交通状况。制定会议预算整理各项花费，制定预算表，报领导审批。根据需要提前借款。会务工作流程清单会议前期准备会议确认明确人员分工制定会务组具体人员分工。根据人员工作具体情况安排分工表。撰写会议通知会议时间、地点、参会人员、会议内容、会议要求、会务安排、会议议程等。将会议相关内容依次说明清楚，确保通知到每个人。会议回执收集，确定参会人员信息、整理通讯录。确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式，制作签到表、通讯录。房间确定制定住宿表，确定房型及数量后，告知酒店。根据层级安排房型、考虑参与人员的习惯安排具体房间，考虑房间是否需要摆放茶歇、放置欢迎辞。机票、车票、车辆安排根据参会人员需求，订好车票，安排合适车辆接送。快餐：确定标准及人数，筛选口碑较好的商家。酒店外餐厅：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、酒水准备酒店内餐厅：确定自助餐或桌餐，确定桌数、餐标、菜单。会务组准备：提前购买酒店准备：告知标准和要求会议材料准备与收集收集会议电子版资料，确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一个文件夹中。将会议议程、签到表、住宿表、乘车表、会务分工、需用文件等会议材料打印，装入文件袋。多备一台电脑，以防电脑出现问题。会议所需物资准备准备好笔、本、文件袋、文件夹、荧光笔、草稿纸、白板笔、激光笔、录音笔、剪刀、胶带、投影仪、电脑等。会议室物资准备投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、发言席话筒、音响、LED屏幕、绿植等需酒店准备的提前对接好，自己准备的及时安排。会场布置桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂（内容一般为会议名称、会议的主题，欢迎语等）；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位。会议音乐准备会前、会中、会议结束播放音乐会前音乐激昂，会中舒缓、活泼，会后轻松愉悦。可根据会议类型具体定音乐风格。用餐安排，就餐形式、地点确定会议前期准备茶歇准备，确定茶歇标准、数量便于清洗、方便拿取、垃圾易于回收、吃起来方便等摄影安排根据需要，自备相机拍摄或请专业机构拍摄是否安排合影，合影位置、座次提前确定。会议礼品预订若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，按时送达。礼品选择考虑参会人员、意义、适用性。会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订工作对接单将所有需要酒店配合准备的事项整理成清单，与酒店方沟通对接好，确保会议前各事项准备到位。人员报到确定报到地点，安排人员接待，发放会议相关资料。叫早服务若需叫早服务，提前告知酒店时间。检查会场设备、会场摆放情况。检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪；会议资料、文具、桌签是否摆放整齐；桌椅、横幅悬挂、欢迎牌、指引牌、座位牌是否按要求摆放；茶水、礼品是否到位。至少提前1小时到场确认。会议地点指引指引领导到指定地点就坐参会，其他人员尽量到前排就坐。至少半小时到会场门口引导。会议签到会场入口处放置签到台、签到表，依次签到。至少半小时到会场门口指引签到，未到人员打电话确认。笔记本电脑使用协助查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知会场服务员协助。按议程播放会议资料根据主讲人需要，适时播放会议资料。会议开始前提前播放全部资料，保障资料无误正常播放。茶水供给到位及时通知会场服务人员倒茶水。摄影会议重要环节必须拍摄。会议记录录音笔录音，人员现场记录。麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人。会议主持人沟通若议程临时有变、需要特别提醒的，及时告知主持人。会议期间会议前期准备清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施整理、是否有物品遗漏。用餐做好就餐地点指引，若需要餐桌可提前放置桌牌会后活动安排联系车辆到位，组织人员上车，前往活动地点，活动中根据人员需求做好各项服务。活动结束后召集人员上车，确保安全送达酒店。退房、费用结算提前告知退房时间，会期结束后，与酒店结算各类费用，开具发票。宣传资料准备及发布及时撰写通讯稿、整理照片，将稿件及照片在公司网站、内刊、微信平台等平台宣传报道尽量在活动结束后2天内发布。会议纪要整理及发布会议后尽早整理会议纪要，经领导审阅后发各相关人员。尽量在活动结束后3天内发布。会务费用结账报销对会务期间发生的费用进行结账报销。会务工作总结组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处会议布置工作跟进针对会上确定的各项工作任务进行跟进。会议期间会议后期工作